Электронные документы: проблемы и их решения

Сергей Викторович Разгулин,
заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Беседу провела Екатерина Степина,
эксперт по финансовому законодательству

Электронный документооборот прочно вошел в жизнь компаний. С контрагентами заключаются соглашения об использовании документов в электронном формате, фирмы обмениваются первичкой и сдают декларации в налоговую инспекцию по каналам связи. Безусловно, такой способ передачи документов имеет множество преимуществ: экономит время как компаний, так и инспекторов, позволяет быстро получить дубликат в случае утери или порчи оригинала и т. д. Но электронный документооборот — явление сравнительно новое, и существуют практические вопросы, которые волнуют его участников. Чтобы получить на них ответы, мы побеседовали с Сергеем Викторовичем Разгулиным, заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России.

Сергей Викторович, существует ли определенный формат, в котором нужно посылать документы в налоговую инспекцию по ТКС?

Компания-налогоплательщик вправе направлять документы в налоговую инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, если запрашиваемые документы составлены по установленным форматам. Об этом говорит статья 93 Налогового кодекса.
Ряд статей Налогового кодекса предусматривает утверждение ФНС России форматов отдельных документов. При этом под «установленным форматом» в принципе может пониматься любой формат, который обеспечивает возможность его приема и обработки налоговыми органами. Главное, чтобы документ был подписан электронной подписью, сформированной с помощью средств криптографической защиты информации, позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи. Средства криптографической защиты информации в компании и в налоговой инспекции должны совпадать, это необходимо, чтобы выяснить, не была ли информация искажена в ходе передачи документов.
Виды соответствующих форматов приведены в приказе ФНС России, устанавливающем Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС 1 .

А можно ли представлять в инспекцию запрошенные документы на бумаге, если компания ведет их в электронном виде?

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде, то представление документа может производиться на бумажном носителе. Для этого компании нужно заверить копию (распечатку) документа и сделать отметку о том, что документ был подписан электронной цифровой подписью.

Если бумажный документ содержит такую отметку, он считается первичным и может служить основанием для принятия расходов?

Да. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами 2 . Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе 3 .
Таким образом, распечатанный и заверенный документ, оформленный изначально в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может подтверждать расходы, осуществленные налогоплательщиком.

Сергей Викторович, давайте обсудим отчетность по ТКС для компаний, имеющих обособленные подразделения. Если у фирмы есть обособленное подразделение и среднесписочная численность по предприятию за предыдущий год составила более 100 человек, как правильно представить декларацию по налогу на прибыль по подразделению?

Налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде, если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен российским законодательством 4 .
Плательщики налога на прибыль обязаны по истечении каждого отчетного и налогового периода представлять декларацию в налоговую инспекцию по месту своего нахождения и месту нахождения каждого обособленного подразделения 5 . При этом головная организация представляет декларацию в целом по компании с распределением по обособленным подразделениям 6 .

То есть ответственность за расчет налога и подачу декларации по подразделениям лежит на головной компании?

Да. Сведения о суммах авансовых платежей по налогу, а также суммах налога, исчисленных по итогам налогового периода, головная организация сообщает своим обособленным подразделениям и налоговым органам по месту нахождения обособленных подразделений не позднее срока, установленного для подачи налоговых деклараций за соответствующий отчетный или нало¬говый период 7 .
Приказом ФНС России от 15 декабря 2010 года № ММВ 7-3/[email protected] утверждены форма и формат налоговой декларации по налогу на прибыль, порядок ее заполнения. Согласно этому приказу по месту нахождения обособленного подразделения компания представляет декларацию, включающую в себя титульный лист (лист 01), подразделы 1.1 и 1.2 раздела 1 (при уплате в течение отчетных (налогового) периодов ежемесячных авансовых платежей), а также расчет суммы налога (приложение № 5 к листу 02), подлежащей уплате по месту нахождения данного обособленного подразделения.

А если обособленных подразделений несколько и все они находятся на территории одного субъекта?

При расчете налога на прибыль по группе обособленных подразделений, находящихся на территории одного субъекта РФ, декларация в указанном объеме представляется в налоговый орган по месту нахождения обособленного подразделения, через которое осуществляется уплата налога на прибыль в бюджет этого субъекта РФ. В любом случае компания, обязанная представлять декларации в электронном виде, направляет их как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения обособленного подразделения (подразделений) в электронном виде.

Сергей Викторович, всех волнует вопрос о том, когда будут утверждены форматы электронных счетов фактур?

Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов 8 . Таким органом является Федеральная налоговая служба 9 .
Вместе с тем хочу обратить внимание, что форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ.
С учетом поправок, включенных в главу 21 Налогового кодекса, в настоящее время проводится работа по внесению изменений в постановление Правительства РФ № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» 10 , направленная в том числе на обеспечение выставления и получения счетов фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.

Что означает фраза «согласие сторон сделки» на составление и выставление счетов фактур в электронном виде?

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде 11 . Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Используемая в Налоговом кодексе формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры.
При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделки на составление счета-фактуры в электронном виде Налоговый кодекс не регулирует.

А как можно зафиксировать согласие на использование электронных счетов фактур между контрагентами?

Согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота). Например, стороны могут обменяться фиксирующим согласие письменным документом, составленным в виде соглашения в произвольной форме. Можно установить использование электронных счетов фактур и без подписания письменного документа-соглашения — зафиксировать согласие устно и т. д.

1 приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/[email protected]
2 пп. 1, 2, 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ
3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ
4 абз. 2 п. 3 ст. 80 НК РФ
5 ст. 289 НК РФ
6 п. 5 ст. 289 НК РФ
7 ст. 288 НК РФ
8 п. 9 ст. 169 НК РФ
9 пост. Правительства РФ от 30.09.2004 № 506
10 пост. Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
11 п. 1 ст. 169 НК РФ

www.garant.ru

Федеральная
нотариальная
палата

Советы нотариуса

Ваш населённый пункт

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.
Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу

С 1 июля 2014 года нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:

— электронного документа документу на бумажном носителе;

— документа на бумажном носителе электронному документу.

Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, предусмотренного статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется документ на бумажном носителе.

Нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.

Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF.

В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде.

Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и передается лицу, обратившемуся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, способом, согласованным с данным лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).

Требования к формату изготовленного нотариусом электронного документа утверждены приказом Минюста России от 29.06.2015 № 155. Электронный документ изготавливается нотариусом в виде XML-файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER).

Однако, если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате.

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу, предусмотренного 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется электронный документ.

Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, проверяется, подтверждается ее принадлежность в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ передается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или электронного документа документу на бумажном носителе составляет 50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе (статья 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Помимо нотариального тарифа при совершении рассматриваемых нотариальных действий нотариусом может взиматься плата за оказание услуг правового и технического характера.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, указанном в квалифицированном сертификате, позволяющая определить лицо, подписавшее электронный документ и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания. Созданные нотариусом электронные документы и подписанные его усиленной квалифицированной электронной подписью обладают той же юридической силой, что и документы на бумажном носителе.

notariat.ru

Необходимо ли заверять бумажную копию электронного документа подписью ответственного лица и печатью организации?

25.09.11 | Раздел публикации: Бухгалтерский учёт

Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее — ЭЦП). Электронная форма товарной накладной соответствует требованиям, перечисленным в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ. Между организацией и покупателями заключаются соглашения об организации электронного взаимодействия, согласно которым у организации и покупателей имеются совместимые технические средства и возможности для приема и обработки документов с ЭЦП. Исходя из положений п. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Правомерно ли для целей бухгалтерского учета и налога на прибыль учитывать расходы и доходы, первичные учетные документы по которым составлены в электронном виде и подписаны ЭЦП?

Какой существует порядок оформления электронных документов на бумажном носителе в целях их представления по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ? Необходимо ли заверять бумажную копию электронного документа подписью ответственного лица и печатью организации?
———————————————————————————————————
Ответ:

В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно п. п. 1, 2 и 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 вышеуказанного Федерального закона.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В соответствии со ст. 93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/[email protected] «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» (зарегистрирован в Минюсте России 28.03.2011 N 20303).

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

Основание: ПИСЬМО МИНФИНА РФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521

webservice24.ru

Делаем бумажную копию электронного документа

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Подписывайтесь на главное от «Клерка» на Яндекс.Дзен. Самый умиротворяющий бухгалтерский сервис.

www.klerk.ru

Копию электронного документа на бумажном носителе нужно заверить

Организация работает с казначейством в системе электронного документооборота. После поступления выписки из лицевого счета получателя бюджетных средств и главного распорядителя бюджетных средств в системе удаленного финансового документооборота организация распечатывает выписки и приложенные документы (платежные поручения, расходные расписания). Нужно ли руководителю и главному бухгалтеру подписывать распечатанные документы?

Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ). В силу п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, документ, составленный в электронной форме и подписанный электронной подписью, является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Так, согласно ч. 6, 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ и п.п. 7, 10 “Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета…”, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), копии на бумажных носителях необходимо формировать:
1) по письменному запросу других участников хозяйственных операций;
2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;
3) если машинные носители, на которых хранятся электронные документы, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).

Кроме перечисленных случаев, государственные (муниципальные) учреждения не обязаны формировать копии электронных первичных (сводных) учетных документов, если в учетной политике учреждения не содержится требований о формировании копий таких документов в целях оптимизации учетных и организационных процедур внутри учреждения. Конкретный порядок создания, хранения и заверения подобных копий должен быть установлен локальным правовым актом госучреждения с соблюдением требований, установленных Законом № 402-ФЗ и Инструкцией № 157н.

Напомним, что согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ организации государственного сектора оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством.

Так, в настоящее время госучреждениями обязательно должны применяться унифицированные формы:
– требования об оформлении которых предусмотрены Приложениями к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н или же Инструкцией № 157н;
– установленные уполномоченными органами на основании отдельных федеральных законов (например, кассовые документы).

Положениями Порядка кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов и порядка осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов РФ и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденных приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н (далее – Порядок № 8н), предусмотрено, что проведение органами Федерального казначейства кассовых выплат осуществляется на основании платежных документов, представленных клиентом. Формы соответствующих платежных документов, в том числе Заявок на кассовый расход, а также порядок заполнения реквизитов регламентированы Порядком № 8н.

Соответственно, документами, на основании которых осуществляется списание денежных средств с лицевого счета клиента, открытого в органе Федерального казначейства, являются платежные документы, представление которых в целях осуществления кассовых выплат предусмотрено Порядком № 8н.

Первичные и иные бухгалтерские документы оформляются в электронном виде с применением средств электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании Договора (соглашения) об обмене электронными документами, заключенного между участником бюджетного процесса и Федеральным казначейством или органом Федерального казначейства, и требованиями, установленными законодательством Российской Федерации (п. 1.3 Порядка № 8н).

В указанном Договоре (соглашении) предусматривается обязанность по сохранности электронных документов. Порядок хранения электронных документов устанавливается приказом Федерального казначейства (органа Федерального казначейства) (п. 8.7 Порядка № 8н). Ограничений по машинным носителям (серверам), на которых будут храниться электронные документы, на сегодняшний день нет. Иными словами, документы в электронном виде могут храниться как на сервере уполномоченной организации (органа Федерального казначейства), так и на сервере учреждения.

Согласно п. 6 Инструкции № 157н в целях организации и ведения бухгалтерского учета правила документооборота утверждаются актами субъекта учета (например учетной политикой, положением о документообороте).

Соответственно, даже при хранении в электронном виде документов, представляемых в органы Федерального казначейства, в рамках учетной политики учреждения может быть предусмотрен вывод документов на бумажные носители с последующим проставлением на документах подписей руководителя и главного бухгалтера, или же при формировании копии электронного документа на бумажном носителе и заверении подписью ответственного сотрудника организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе, следует проставлять отметку “Копия электронного документа” (письмо Минфина России от 03.06.2014 № 02-07-05/26571 “О хранении заявок на кассовый расход”).

В заключение отметим, что отсутствие единообразия в вопросах организации документооборота (без надлежащих обоснований) в учреждении и его подведомственных учреждениях может послужить причиной возникновения претензий со стороны проверяющих органов.

Ответ подготовил: Левина Ольга, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, советник государственной гражданской службы 1 класса
Контроль качества ответа: Миллиард Мария, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

www.garantexpress.ru

Это интересно:

  • Калькулятор пенсий военнослужащих фсб Калькулятор пенсий военнослужащих фсб Данный расчет основан на: 1. Федеральном Законе от 7 ноября 2011 года "О денежном довольствии военнослужащих и предоставлении им отдельных выплат". 2. Постановлении правительства Российской […]
  • Расчет пенсии полицейского в 2018 году Расчет пенсии полицейского в 2018 году Данный расчет основан на: 1. Федеральном Законе "О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел" 2. Постановлении Правительства РФ от 03.11.2011 г. N 878 "Об установлении окладов […]
  • Как посчитать пенсию полицейского Как посчитать пенсию полицейского Данный расчет основан на: 1. Федеральном Законе "О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел" 2. Постановлении Правительства РФ от 03.11.2011 г. N 878 "Об установлении окладов месячного […]
  • Дачна амнистия закон рф 93-фз от 30062006 действующая редакция Законодательное регулирование проведения упрощенной процедуры регистрации дачных участков Государством строго регламентирована процедура регистрации имущественных прав на различные объекты недвижимого имущества, которая в свою […]
  • Образец заявления на сокращенный рабочий день по беременности Сокращенный рабочий день для беременных Всем известно, что дискриминация женщины на рабочем месте - довольно распространенное явление. Некоторые работодатели даже перед тем, как взять женщину на работу, заставляют ее пройти тест на […]
  • Приказ о неполном рабочем дне декретницы Отпуск по уходу за ребенком: оформляем выход на неполный рабочий день К сведению Неполное рабочее время – это режим труда, при котором сотрудник трудится на условиях неполного рабочего дня или неполной рабочей недели (ст. 93 ТК РФ). […]