Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью

Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты.

Форма, называемая «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» используется для оформления документации, предоставляемой на конкурсы или имеющие характер запроса. Можно указать следующий порядок приведения бумаг в надлежащий вид:

  1. Правильная прошивка документов;
  2. Оформление нитки, используемой для прошивки, в узел;
  3. Нанесение поверх узла наклейки из бумаги с надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью»;
  4. Внесение на поля бланка наклейки информации о количестве листов и заверение печатью учреждения.

Как правильно прошнуровать и скрепить печатью документы?

Несмотря на отсутствие четких требований по манере прошивки бумаг, нередки случаи, когда многолистовые документы отклонялись из-за неправильного оформления. Информацию о технике выполнения прошивки можно почерпнуть из приказа Росархива о «Делопроизводстве и архивном деле».

Перед тем, как скрепить документы, их надо подготовить к данной процедуре. В первую очередь, на бумагу наносятся отверстия. Расположение проколов должно быть строго вертикальным. В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом. В случае работы с большой стопкой бумаг, используют дырокол.

После этого, на каждый из листов документа наносится порядковый номер.

В проделанные отверстия вставляют нитку, веревку или ленту, в зависимости от вида документа и диаметра отверстий.

Оформление многолистового документа

Для итогового оформления многолистового документа изготавливают специальную наклейку из бумаги, содержащую поля для внесения информации о количестве листов и печати. Наклейка представляет собой вырезанный ножницами из обычной офисной бумаги прямоугольник с размерами примерно 4 на 5 — 6 см. Используя любой канцелярский клей, это прямоугольник из бумаги наклеивают таким образом, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

После высыхания клея на наклейке проставляется штамп, на котором указывается количество прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в прошитом документе («Прошито, пронумеровано и скреплено печатью _____ листа(ов).»), он заверяется печатью и подписью руководителя организации заявителя или уполномоченным им лица с указанием должности, ФИО и даты подписания.

Подпись должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Внешний вид и содержание штампа устанавливается в зависимости от типа организации, производящей документ. Например, прошивка, оформляемая государственным учреждением, допускает нанесение гербовых печатей. Для бумаг индивидуальных предпринимателей и организаций с ограниченной ответственностью, также предъявляются определенные требования, регламентируемые законодательством РФ.

Применение многолистовых документов

Многолистовые отчеты, в частности, используются для предоставления в налоговые органы. В данном случае, документ скрепляется печатью руководителя организации, в том случае, если он является обладателем штемпельного знака. Для ИП наличие такового не является обязательным требованием. В случае отсутствия штампа, используется личная подпись предпринимателя.

После прохождения процедур налоговой проверки, многолистовой документ удостоверяется гербовой печатью представителей налоговой службы.

Вы можете заказать изготовление автоматического штампа «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью», пройдя по ссылке:

www.graver.ru

ЗАВЕРЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО!

ЗАВЕРЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО!

Очень часто по инициативе налоговых органов от компании требуется представление копий различных документов. Такие документы могут потребоваться для проведения проверки, подтверждения права на налоговую льготу и т.п.

Между тем при оформлении копий документов возникает масса вопросов – а все ли делается правильно?

Требования, установленные в Налоговом кодексе Российской Федерации

В соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – «НК РФ») документы подаются в виде копий, заверенных компанией. Требование нотариального удостоверения копий документов может предъявляться только в том случае, если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. Между тем в случае необходимости налоговые органы вправе ознакомиться с подлинниками документов.

Документы можно принести в инспекцию, направить по почте заказным письмом или отправить в электронной форме по установленным форматам по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ). В последнем случае следует руководствоваться Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168.

Срок для предоставления документов – 10 дней со дня получения требования об их предоставлении. А при проверке консолидированной группы налогоплательщиков он составит 20 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Вот такой минимум требований установлен НК РФ.

Основным нормативным актом, содержащим положения об оформлении копий документов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику его нужно подписать. Ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

На копии документа проставляется печать компании.

Теперь обратимся к Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст. Отметим, что он пришел на смену с 1 марта 2014 года ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит следующие определения:

Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Между тем ни положения ГОСТ Р 6.30-2003, ни ГОСТ Р 7.0.8-2013 не дают ответа на вопрос, можно ли заверить несколько прошитых документов одновременно. В связи с этим стоит рассмотреть судебную практику и действующую практику государственных органов.

Позиция Министерства финансов Российской Федерации

Как следует из писем Минфина России от 11.05.12 № 03-02-07/1-122, от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, от 30.11.10 № 03-02-07/1-549, ФНС России от 02.10.12 № АС-4-2/16459, исходя из положений статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Причем даже при очень большом документообороте (копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее 2500 листов ежеквартально) финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.

Следует отметить, что суды не всегда согласны с вышеописанным мнением. Есть несколько примеров судебных решений, когда суды вставали на сторону компаний.

Так, к примеру, Постановлением ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012 предусмотрено, что предоставление подшивки документов не является отказом от их представления и не может расцениваться как непредставление документов (сведений). Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ не возникает.

Еще одним примером может служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.12 № А75-10186/2011. Компания в установленный срок подала в инспекцию копии истребованных документов, оформленных в виде сшива. Он содержал удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать компании. Судьи посчитали, что это не может быть расценено как непредставление (отказ от представления, несвоевременное представление) документов (сведений). А значит, нет и состава правонарушения.

Заверение копии документа, состоящего из нескольких страниц

Согласно письму ФНС России от 13.09.12 № АС-4-2/15309 многостраничный документ может быть заверен двумя способами:

  • заверить можно каждый лист копии документа,
  • заверить прошитый документ в целом.

Эти способы заверения многостраничного документа поддержал и Минфин России в письме от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142.

Необходимо отметить, что требование к прошивке многостраничного документа сформулировано так: «обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке». Из этого можно сделать вывод, что можно сшивать копии нескольких документов и заверить только подшивку. Однако это не так, поскольку само словосочетание «многостраничный документ» предусматривает, что один документ составлен на нескольких страницах. Например, договор, счет-фактура, товарная накладная и т.д.

При этом чиновники достаточно подробно изложили требования к прошивке многостраничного документа.

Документ должен быть оформлен так, чтобы:

  • можно было свободного прочесть текста документа (всех дат, виз, резолюций);
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
  • можно было свободно копировать каждый отдельный лист документа в пачке (в случае необходимости представления копии документа в суд).

Все листы в подшивке (пачке) нужно пронумеровать и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке). При этом отдельный лист, содержащий заверительную надпись, нумеровать не надо. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

  • «Подпись»;
  • «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения.

На этом листе нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).

Кроме того, рекомендуется составить опись документов, а также сопроводительное письмо и подать их в инспекцию вместе с запрошенными документами. Это позволит исключить повторное затребование документов.

Директор Департамента юридических услуг

www.delopolis.ru

Оформление копий судебных постановлений

Для обращения в суд кассацонной инстанции мне былоа выдана копия решения районного суда, где нет подтверждения наличия подписи судьи (слово «подпись»). Надлежаще ли оформлена данная копия и как следует поступить если в суде отказываются ставить слово «подпись»?

Ответы юристов (4)

Здравствуйте, Сергей! Ваш вопрос принят в работу. Для подготовки ответа потребуется некоторое время.

Есть вопрос к юристу?

Сергей, в соответствии со ст. 378 ГПК РФ

5. К кассационным жалобе, представлению прилагаются заверенные соответствующим судом копии судебных постановлений, принятых по делу.

В соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству

Выдаваемые судом копии судебных актов должны быть заверены подписями судьи, председательствовавшего по делу, либо председателя суда, секретаря суда, а также гербовой печатью суда. В случаях, когда судебные акты изложены на нескольких листах, то листы копии судебного акта должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены гербовой печатью суда. В случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного решения делается об этом отметка. На копии судебного постановления делается отметка о дате вступления его в законную силу.

На приложенном Вами решении суда стоит подпись судьи и гербовая печать суда, а также печать «Копия верна», поэтому полагаю, что данная копия заверена надлежащим образом.

В случае, если кассационная инстанция вернет жалобу по причине ненадлежащего заверения копии судебного акта, то пишите жалобу на имя председателя районного суда о том, что Вам выдали ненадлежаще заверенную копию. По опыту скажу, что такого заверения судебного акта для кассационной жалобы достаточно.

Добавлю, что в соответствии с п. 14 Постановления Пленума ВС РФ № 29 от 11.12.2012 г.:

После устранения препятствий, послуживших основаниями для возвращения либо для оставления без рассмотрения по существу жалобы, представления, лицо вправе вновь обратиться в суд с кассационными жалобой, представлением с учетом срока, установленного частью 2 статьи 376 ГПК РФ.

Т.е. даже если кассация вернет жалобу по причине ненадлежащего заверения копии судебного акта, то у Вас есть право подать ее вновь в пределах 6-ти месячного срока.

Если есть сомнения в правильности заверения копии решения суда, то можете сходить на прием к председателю суда с данным вопросом.

Но повторю, что на мой взгляд повода для беспокойства нет, копия заверена надлежаще.

Уточнение клиента

Если жалобу вернут по причине ненадлежащего копии, я не уложусь в 6-ти месячный срок, так как жалоба направляется во вторую кассационную инстанцию. А в определении первой кассационной инстанции слово «подпись» стоит. Разве для разных инстанций разные правила оформления документов?

29 Июля 2014, 08:54

Разве для разных инстанций разные правила оформления документов?

Да, инструкции по оформлению документов для судов разных уровней разные.

как следует поступить если в суде отказываются ставить слово «подпись»?

Чтобы исключить риск пропуска срока для подачи жалобы, рекомендую обратиться на прием к председателю суда и уточнить, надлежаще ли заверена копия судебного акта для подачи в кассационную инстанцию.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

m.pravoved.ru

Заверено и сшито

как считаете, могут ли быть в дальнейшем споры: есть договор подписанный с печатью, есть приложения неподписанные и без ссылки, что они к этому договору, но договор и приложения сшиты и подписаны и заверены печатью?

имхо — в такой ситуации можно было и договор не подписывать..раз уж все кучей подписали. согласны?

как считаете, могут ли быть в дальнейшем споры: есть договор подписанный с печатью, есть приложения неподписанные и без ссылки, что они к этому договору, но договор и приложения сшиты и подписаны и заверены печатью?

имхо — в такой ситуации можно было и договор не подписывать..раз уж все кучей подписали. согласны?

Приложения то не подписаны, то подписаны. На обороте всей кипы, что ли, печать стоит?

именно так, просто договор еще и отдельно подписан и сшит с приложениями)

Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 160 ГК).

Полагаю, что если приложения не подписаны (непосредственно на листе с текстом приложения) и сторона никаким иным образом (путем фактического исполнения, например) не выразила свою волю на заключение сделки на условиях, изложенных в приложении, оснований для признания юридической силы этого приложения нет.

А в договоре прописаны приложения?

Ну и все, тем более они прошиты и прошивка подписана, у другой стороны наверняка тот же самый комплект.

Так оно и есть, если в прошитом комплекте имеются приложения, на которые есть ссылки в договоре, то говорить о том, что сторона не знала и не могла знать о существовании этих приложений не придется.

Отчасти, это может вам помочь:

Позиция ВС РФ: Если стороны подписали только последнюю страницу договора, а сам документ прошит и скреплен удостоверительными надписями с печатями, считается, что письменная форма договора соблюдена

Применимые нормы: п. 1 ст. 160 ГК РФ

Определение Верховного Суда РФ от 04.03.2014 N 18-КГ13-203
Считается, что письменная форма договора соблюдена, даже если стороны подписали не каждый из листов договора, а только последний. Согласно нормам законодательства ставить подписи на каждом листе документа, содержащего более одного листа, не требуется, если указанный документ прошит и скреплен удостоверительными надписями с печатями, что исключает замену его частей.

Но в данном деле акцент сделан на отсутствие в необходимости подписывать каждую страницу договора.

Но следует учитывать также практику, которая говорит о том, что неподписание приложения и отсутствие в приложении ссылки на договор, влечет незключенность договора.

Постановление ФАС Уральского округа от 01.02.2006 N Ф09-30/06-С3
«. Согласно п. 3 ст. 607 Гражданского кодекса Российской Федерации, в договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных соответствующий договор не считается заключенным.
Поскольку сторонами не было достигнуто соглашение относительно объекта аренды (приложение N 1 к договору от 01.11.2000 N 29 не является доказательством согласования, поскольку не имеет ссылок на спорный договор аренды, заштрихованные площади на плане никак не обозначены, изменения сторонами не согласованы), акт приема-передачи объекта аренды сторонами не подписан, суд апелляционной инстанции пришел к обоснованному выводу об отсутствии оснований для удовлетворения исковых требований о взыскании договорной неустойки и убытков, причиненных неисполнением ответчиком ремонтных работ. «

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 14.03.2011 по делу N А29-4727/2010
«. По договору купли-продажи, отдельным видом которого в силу пункта 5 статьи 454 Кодекса является договор поставки, условие о товаре считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара (пункт 3 статьи 455 Кодекса).
Суды, полно и всесторонне исследовав представленные в материалы дела доказательства, установили, что договор от 13.04.2010 подписан покупателем в редакции протокола разногласий от 15.04.2010; данный протокол разногласий не подписан поставщиком; в договоре не содержится определенных характеристик поставляемого товара, условие о его предмете сторонами не согласовано; Приложение N 1 к договору, содержащее сведения о товаре, определяющие в данном случае предмет договора, сторонами не подписано, в связи с этим пришли к выводам, что договор не является заключенным, ибо стороны не согласовали наименование товара, то есть не пришли к соглашению о существенных условиях договора; отсутствует единый документ, подписанный сторонами; оспариваемая хозяйственная операция является разовой сделкой купли-продажи, к которой подлежат применению нормы главы 30 «Купля-продажа» Кодекса. «

forum.garant.ru

Как правильно должны быть заверены протоколы судебных заседаний?

Подсудимому, находящемуся в сизо привезли для ознакомления протоколы суда. Протоколов несколько , они не пронумерованы, страницы не пронумерованы, все вместе сшиты и стоит печать и подпись секретаря. Есть необходимость написать жалобу по неправильному изложению в протоколах всего того, что происходило и говорилось на самом дела. Но, есть опасение, что копии не заверены надлежащим образом, и они в дальнейшем просто могут быть сфальсифицированы. Как правильно должны быть заверены протоколы судебных заседаний

Ответы юристов (1)

Если у Вас имеются возражения по существу протокола судебного заседания, то на основании статьи 260 УПК РФ Вы имеете право:

1. В течение 3 суток со дня ознакомления с протоколом судебного заседания стороны могут подать на него замечания.
2. Замечания на протокол рассматриваются председательствующим незамедлительно. В необходимых случаях председательствующий вправе вызвать лиц, подавших замечания, для уточнения их содержания.
3. По результатам рассмотрения замечаний председательствующий выносит постановление об удостоверении их правильности либо об их отклонении. Замечания на протокол и постановление председательствующего приобщаются к протоколу судебного заседания.

Непонятно, где стоит печать? И каким образом протоколы сшиты?

Уточнение клиента

Здравствуйте. Протоколы ВСЕГДА поступают на ознакомление с существенным нарушением сроков, Задержки с первого суда до 2-х месяцев.

Несколько протоколов без подписей и печатей сшиты в одну стопку и заверены печатью и подписью на последней странице этой стопки.

13 Июня 2017, 22:04

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

m.pravoved.ru

Это интересно:

  • Заявление на разрешение приватизации Приватизация земельного участка: образец заявления, порядок оформления 01.03.2015 г. в силу вступил законодательный акт, продлевающий, так называемую «дачную амнистию». Федеральный закон от 23.06.14 №171-ФЗ позволил гражданам […]
  • Как предъявить иск к ип Как подать на ИП в суд. Как можно подать в суд на индивидуального предпринимателя. Возможные причины судебных разбирательств с ИП. Существует масса вариантов, при которых определенное физическое или юридическое лицо, может посчитать […]
  • Возврат билетов у s7 Каковы условия возврата билетов — электронных, промо и других в авиакомпании S7 (С7) airlines: как действовать лично или через официальный сайт Если у вас возникла ситуация, требующая возврата или обмена авиабилета, надо учитывать […]
  • Сплошная полоса штраф Штраф за наезд на сплошную линию разметки Многие россияне намеренно, неумышленно или по причине отсутствия опыта в вождении допускают грубую ошибку – пересекают сплошную полосу. Независимо от того, разделена дорога одной или двумя […]
  • Образец приказа на проведение ревизии Образец приказа о проведении инвентаризации Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация: Состав инвентаризационной комиссии, Что […]
  • Сроки выплат алиментов Периодичность и срок выплаты алиментов на ребенка Даже после оформления развода родители ребенка не освобождаются от воспитания и материального обеспечения несовершеннолетнего. Финансовая часть проблемы решается при помощи […]