Письмовник

Техническое оформление текста

Какую дату ставить в документе?

Датой документа считается дата его подписания, для акта – дата события, для протокола – дата заседания, принятия решения.

При написании даты используются арабские цифры (пара цифр для обозначения числа, пара цифр для месяца и четыре цифры для обозначения года), разделительный знак — точка:

Возможно также буквенно-цифровое обозначение даты: 5 марта 1999 г., 1 сентября 2007 г.

Как писать, с пробелом или без пробела: 1500г.; 150г. до н.э. / 1500 г., 150 г. до н. э.?

Графически наличие пробела – признак слова. Следует разделять все сокращения и цифры: 2007 г., 2008–2014 гг., с 2001 по 2008 г.

Можно ли так писать дату в документах: 19.04.08?

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр (через точку), год – четырьмя арабскими цифрами: 19.04.2008.

Если дата записывается цифрами (22.08.2007), уместно ли после 2007 писать «года», и если уместно, то как правильно это делать?

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то возможно различное написание:

  • цифрами: 22.08.2007;
  • словами и цифрами: 22 августа 2007 года; 22 августа 2007 г.;
  • только словами: двадцать второе августа две тысячи седьмого года.

Если дата записывается цифрами, то слово года или сокращение г. после даты не требуется.

Как правильно писать: 2000–2002 г.г. или 2000–2002 гг.?

Принятое сокращение слова годыгг.

Следует писать: 2000–2002 гг. Такое сокращение читается как «двухтысячный – две тысячи второй годы».

Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон.

new.gramota.ru

Как правильно исправить запись в трудовой?

Подскажите, пожалуйста, как исправить неправильную запись. В трудовую книжку была ошибочно внесена запись об увольнении за №5, после была внесена запись такая «Запись за №5 считать не верной. Отд.кадров и подпись». Последняя запись внесена без порядкового номера и без записи приказа. Как исправить эти записи? Или это все допустимо?

Мой вариант: поставить п.№6 от такого-то числа. Запись за №5 считать недействительной как внесенной ошибочно. Приказ №1 от такой-то даты». Правильно ли это? Нужно ли ставить печать в этом случае?

Здравствуйте. Отвечу так:

  1. Вносить в трудовые книжки «фантазийные» записи нельзя. Можно использовать ТОЛЬКО те формулировки, которые даны в ТК РФ и инструкции по заполнении трудовых книжек. Это означает, что предложенная конструкция «Запись за №5 считать недействительной как внесенной ошибочно» не возможна. Под «указанием причин» подразумеваются «фиксированные формулировки» Кодекса и Инструкции.
  2. Ни одна запись в трудовой книжке не может существовать без документа-основания для ее внесения. Поэтому запись без ссылки на Приказ или иной документ не возможна. И без порядкового номера, конечно, тоже существовать не может. В том числе потому, что потом не понятно, как ее отменить…
  3. Печать организации ставиться в ситуации увольнения и выдачи трудовой книжки сотруднику. Она «закрывает» все записи сделанные с данной организации. Получается так: «название организации» открывает записи, а запись об увольнении и печать организации «закрывает». Внутри записей может быть множество, а исправление – это такая же запись, как и все остальные.

Итого: № 6 (дата) «Запись №5 недействительна (далее возможна правильная формулировка, если увольнение было произведено по иным основаниям)» Приказ от (дата) №…

Если работник продолжает работать в организации печать не нужна, если увольняется по иному основанию – нужна.

если неверная запись внесена по невнимательности кадровика то ссылка на тот же Приказ, что в ошибочной записи (вноситься запись из правильного приказа-основания)

если ошибка была в Приказе, то сначала нужно издать исправить документ-основание (Издать новый приказ «О внесении изменений в приказ № …от… ) В этом случае в трудовой книжке делается ссылка на НОВЫЙ Приказ.

Не забудьте, что при наличие в трудовой книжке записи об увольнении или переводе признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки без «ошибочной» записи…

А что Вы скажете о неверной записи,в случае скажем, если кадровик перепутал трудовые книжки? Или «перепутал», например, работодатель сначала решил,а потом приказ анулировал без документа (то есть просто решил выкинуть его,как -будто его и не было).

В этом случае как раз и вноситься формулировка «как внесенная ошибочно». И как раз здесь никакого правильного основания просто нет.

В том-то и дело, что человек так и сделал: сначала перепутал трудовые книжки, написав об ошибочном увольнении, потом написал запись об аннулировании предыдущей БЕЗ порядкового номера и ссылки на какой-либо приказ (просто как-будто ничего и не было)..и теперь этого человека просто нет. и непонятно как это исправить. Как правильно сделать запись в этом случае? Какой должна быть формулировка в этом случае?

Так вот -эта запись об ошибке, не предполагает приказа. Его просто не может быть в отношении этой записи.Другое дело,что все другие правила (как то -номер ,дата и тд.) должны быть соблюдены.

  1. Перепутаны трудовые книжки и внесена неверная запись (в этом случае нет ссылки на Приказ или есть, но это Приказ имеет отношение к другому лицу) И в том и в другом случае запись не действительна, но нуждается в корректировке
  2. Корректирующая запись внесена с нарушением правил. (то есть тоже не действительна) (Вопрос: дата записи стоит?)
  3. Сейчас у вас две «проблемные записи» и человека, который создал проблему нет.

Советую сделать АКТ или служебную записку и отразить в этом документе факт обнаружения некорректной записи. На основании первичного документа издать Приказ (который будет являться документом-основанием) для внесения записи в трудовую книжку. И после того, как будет создан этот документ правильно отметить запись №5 со ссылкой на изданный Приказ.

№6 (дата) Запись №5 признать не действительной (Приказ №…от…)

Вам сейчас в первую очередь нужно подумать не столько о записи, сколько а о том, какие у вас есть документы-основания.

Схема делопроизводства неумолима: документ-основание – запись со ссылкой на документ-основание. Если по каким-либо причинам документа-основания нет, то нужно подумать, как его создать. После этого проблема «что писать в трудовую» исчезнет сама собой. И фантазийные формулировки отпадают автоматом.

Ну, а если возникнут проблемы с человеком, которому принадлежит книжка, не забываете о том, что есть возможность выдачи дубликата. Но для этого нужно будет его письменное заявление и последующая цепочка документов и действий.

Человек, который перепутал трудовые книжки и которого теперь нет, сделал такие неверные записи в трех(!) трудовых и еще испортил несколько. И похоже он делал это все без приказов или их куда-то дел (после него много чего не нашли).

Дата записи об увольнении стоит, а об ее отмене нет (Ниже попробую загрузить отсканированную страничку).

Нужно ли давать копии приказов об отмене недействительной записи человеку, кому принадлежит трудовая книжка, чтобы в дальнейшем у него не возникали проблемы с пенсионным фондом? Или достаточно внесения правильно записи, согласно Инструкции?

Веселая трудовая книжка : (((

Если честно, то все до одной записи сделаны с ошибками:

Название организации пишется полностью (а также возможно внесение кратного названия при наличие) — Общество с ограниченной ответственностью «…» — полностью. Далее может быть указано при наличии сокращенное ООО «…»

  1. Порядковый номер записи ставиться не в графе «наименование организации», а в графе записи о приеме на работу
  2. Сокращения делать нельзя (запись «отд. кадров» существовать не должна)
  3. Запись «уволен по собственному желанию» тоже быть не может (нет такого пункта в статье 77) Все записи должны точно соответствовать ТК РФ. То есть запись выглядит так («трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 77 часть первая пункт 3 Трудового Кодекса Российской Федерации»). На сегодняшний момент Инструкция действует лишь в части не противоречащей ТК РФ, поэтому нет больше такой записи как «уволен по собственному желанию» — легитимны формулировки по ТК) Кроме этого, обратите внимание на последовательность — номер статьи, часть, пункт.
  4. «Запись №5 считать не верной» — этот прикол я уже выше комментировала. Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности, в нем все регламентировано и фантазия не допустима…
  5. Как в трудовой книжке одновременно оказались подписи генерального и руководителя отдела кадров? В организации лицо, уполномоченное вносить записи назначается Приказом. Если оно в отпуске, на больничном и т.д. должен быть документ, на основании которого запись вносит иное лицо…

Если у вас ст. 77 п. 3 то должно быть письменное «Заявление» от работника на основании которого издается Приказ. Насколько я понимаю, в наличие нет ни того, ни другого и регистрационной книги тоже скорее всего нет… (или есть и документы в ней зарегистрированы?) И люди вообще не в курсе, что их якобы увольняли по их инициативе…

Мой совет – составляйте акт, в котором должны быть отражены факты отсутствия документа (заявлений и приказов), на основании которых внесены записи или ситуация «кадровик перепутал» (если заявления и Приказы реально были, но оформлены на других) , а также фиксируйте нарушения в области заполнения трудовых книжек. На основании Акта делаете Приказ руководителя организации о внесении верных записей в трудовые книжки. Не забудьте о том, что со всем записями, вносимыми в трудовую книжку ( Приказами — основаниями), люди, которым трудовые принадлежат должны быть ознакомлены под роспись… Иначе говоря их нужно будет привлекать к составлению АКТа и предварительно знакомить с Приказом (и точными формулировками вносимых записей).

Если люди будут очень сильно злы – есть вариант с выдачей дубликатов трудовых книжек по их письменному заявлению без этих «косячных» записей. Это оговорено в Инструкции. Точный пункт не помню, но это там легко найти.

Печать будете ставить, когда людей будете увольнять реально. Но уведомлять с записями вносимыми в Трудовую Книжку нужно под роспись, поэтому их росписи должны быть на Приказах и в Личной карточке, а трудовой книжке только при получении на руки при увольнении.

Если вы только что пришли на эту работу и получили это «счастье», то вам нужно оформлять «Акт приемки-передачи» и в этом акте фиксировать все обнаруженные проблемы, нехватку документов и оформлять служебку, оформлять приказ о лице, уполномоченном вести трудовые книжки, акт и приказ об устранении нарушений с подключением владельцев трудовых книжек… решить проблему тихо без привлечения людей и генерального здесь не получиться … sorry

Итого, программа минимум:

Внести в трудовую книжку запись:

№6 (дата) Запись №5 признать не действительной Приказ от…№ …

Программа максимум – выдача дубликатов трудовых книжек по письменному заявлению работников, так как у людей все равно могут возникнуть проблемы с пенсионным фондом и последующим работодателем (много других косяков в записях). А у организации со всеми проверяющими инстанциями.

www.hr-portal.ru

Запись о приказе

Насколько страшной является ошибка, если в последний столбец (на основании чего внесена запись), пишется сначала номер приказа, а потом от какого числа?

Страшного ничего нет. И ошибкой запись не будет являтся.

Это ведь ни как не влияет на Конституционные права сотрудника :)), это просто скажем так не корректная запись и в принципе видимо специалист, который заполняет трудовые книжки не изучит Инструкцию.

У меня малюсенький курс был по кадровому делу, так то я менеджером по персоналу хотела быть. Ну вот меня. кстати. в 2011 году учили заполнять номер приказа и потом число, мне это всегда казалось очень логичным, чем по-новому. Ну кстати меня ещё учили писать «уволен по собственному желанию», а сейчас так тоже никто уже не пишет. Когда пришла на должность кадровика (недавно), начала заполнять по аналогии с тем как делал предыдущий кадровик, 70 % записей у него по-новому были и я решила так делать, но вот в последний разs взяла и сделала как захотелось моему подсознанию, переживаю теперь)

P.s. вроде пенсию людям начислили после этого, не заметили, претензий не предъявляли)

В графе 4 «Сведений о приеме на работ» есть ссылка :Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись. Из это следует , что нужно так и заполнять трудовую книжку.

А по поводу трактовки «Уволен или Трудвой договор расторгнут, то тоже еще вопрос спорный.Не все кадровик согласны с новой трактовкой. Я у себя пишу:»Трудовой договор расторгнут»..Считаю, что будет правильно в соотв. со ст.81 ТК РФ, где указаны основания именно расторжения трудового договора.

Всё равно не логично и некрасиво. Ладно с этим закрыли тему.

А мы пишем Расторжение трудового договора. Хотя согласна вопрос очень спорный. Например, у нас не у всех есть трудовой договор как бубмажка, хоть и ведутся все трудовые отношения, ну не можем заставить людей, да и не имеем права, которые по 40 лет у нас отработали, его зафиксировать. А проблему у Нас потом будут, хотя предыдущий кадровик как-то проходил трудовые инспекции, бесплатно даже, не знаю как. Я тут поизучала, она даже похоже расписку-заявление у них не взяла по этому поводу, буду что-то думать.

Действительно, Вам досталось кадровое хозяйство с большими недочетами к тому же серьезными. Вы не отвечаете за ошибки предыдущего кадровика. Проведите кадровый аудит своими силами.И будете знать, где есть не точности. А трудовые с работниками нужно оформить обязательно.В избежаниии вот таких «нагрузок» стараюсь принимать и передавать дела по акту .Тогда проще.

Как это не отвечаю, ещё как отвечаю. Сказано, если в течении месяца не устранены все недочёты предыдущего кадровика — всё, твои проблемы. А я 3 месяца уже бездействую по этому вопросу.

Я вообще менеджер по подбору персонала, когда организация стала окончательно разваливаться, она просто взяла ушла в отпуск с последующим увольнением, делала всё полностью по аналогии как она, а теперь вот начала разбираться, столько ужасов поначиталась.

А если всё-таки не уговорю их трудовые подписать, то заявление всё ещё практикуется?

Короче ругалась ругалась с генеральным, упорно стоит на своём — не надо делать трудовые договора, тем кто работал до принятия этого закона, есть запись в трудовой, есть приказ и всё, пусть довольствуется инспекция этим, типа закон обратной силы не имеет. Я не знаю как поступать.

В принципе генеральный прав — ст.16 ТК «Основания возникновения трудовых отношений.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с наст. Кодексом.» Т.к. трудовые отношение возникли до принятия ТК, то они регулируются КЗоТ. Но, помнится, там тоже было требование о заключении ТД (ст.18). Но все же обязанность оформить письменно договоры с давно работающими работниками законодательством не предусмотрена и документ, на основании которого он принят на работу должен рассматриваться, как ТД.

Но ГТИ, опираясь на ТК, может придраться и привлечь по ст. 5.27 КоАПП. Суд, скорее всего, встанет на вашу сторону. Но оно надо судиться то?

А он говорит, что парень простой и суды любит) его они не пугают

Заключение трудового договора и оформление трудового договора — не одно и тоже. Лица, которые в организации работают с 70-80-х годов на основании договора, заключенного в устной форме, имеют право на оформление трудового договора в письменной форме, которая начала действовать с 1992 года.
Во избежании разногласий с ТК РФ, с такими сотрудниками необходимо оформить письменный договор, тем более что ТК РФ позволяет это сделать.
Дата оформления такого договора будет на момент его письменного оформления, а дата начала действия — дата приема работника (по трудовой книжке).
Номер такому трудовому договору не присваивают, указывается — без номера (Б/Н). Главное, разъяснить работнику, что это только письменное оформление многолетних трудовых отношений в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства. И, конечно, подписать обеими сторонами в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

www.hr-portal.ru

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Продолжение. Начало в № 6 за 2012.

Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, – подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера.

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы [1] .

Наш словарик. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [2] .

Дата документа (реквизит 11)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлены два способа оформления реквизита – цифровой и словесно-цифровой.

Наш словарик. Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования [3] .

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год – четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.

Обратите внимание! Если день и/или месяц содержат одну цифру, перед ней обязательно проставляется ноль, например: 01.08.2012; 01 августа 2012 г.

При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года.

Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.

Обратите внимание! Исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания (утверждения), входящие документы – в день их поступления в организацию.

Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи.

Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др. [4] При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ:

Совет. В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется.

Датой некоторых документов является дата события. Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта – дата актируемого события.

Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания, например:

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
№ 670

ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
№ 421

ПРИКАЗ
от 26 октября 2007 года

Об утверждении формы сведений о привлечении работодателем

иностранных работников к трудовой деятельности,

прибывших в Российскую Федерацию в порядке, требующем

получения визы, представляемой работодателем в орган

исполнительной власти субъекта Российской Федерации,

ведающий вопросами занятости населения

Если в документе место для проставления даты никак не отмечено, дата документа проставляется ниже реквизита «Подпись» непосредственно от левого поля. Так оформляется дата в рукописных документах: в докладной, служебной, объяснительной записках, в заявлении. Например:

Начальник склада Шариков О.Н. Шариков

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации [5] .

Обязательной регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, требующие исполнения и контроля – такие как приказы, распоряжения, исходящие и входящие письма и др. Организация может принять решение о необходимости регистрации и таких документов, как служебные, докладные и объяснительные записки, представления, заявления и др.

Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации. Ниже приведены примеры регистрационных номеров документов.

Наш словарик. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения [6] . Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации [7] .

Регистрационный номер письма 45/1-5,

где 45 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 – индекс дела по номенклатуре дел, состоящий из кода подразделения (1) и номера дела (5), в котором будет храниться подлинник входящего письма или копия исходящего письма.

Регистрационный номер трудового договора 35/12,

где 35 – порядковый номер договора по журналу регистрации;

12 – указание на год, в котором заключен трудовой договор.

Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору 3-35/12,

где 3 – порядковый номер дополнительного соглашения к определенному трудовому договору;

35/12 – номер трудового договора, к которому заключено данное дополнительное соглашение.

Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др.

Совет. Правила индексации документов рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа. Например:

Приказ ФСТЭК России, ФСБ России, Мининформсвязи России

от 13.02.2008 № 55/86/20 [8]

Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

Фрагмент углового бланка письма с центрированным расположением реквизит

Закрытое акционерное общество

Ленинский просп., д. 12, к. 2, Москва, 123456

Тел./факс (495) 123-45-67

Р/сч. 12345678901234567890 в ОАО «Банк Москвы», к/сч. 12345678912345678912; БИК 123456789ОКПО 12345678; ОГРН 1234567890123;ИНН/КПП 1234567890/321654987

О поставке комплектующих изделий

ПРИМЕР 2

Фрагмент продольного бланка приказа с центрированным расположением реквизитов

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

ПРИКАЗ

Об утверждении инструкции по делопроизводству

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Как уже было сказано, гриф утверждения документа оформляется на локальных нормативных актах и других документах [9] .

Наш словарик. Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию [10] .

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа.

Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.

Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает (см. выше):

  • слово «утверждаю», написанное прописными буквами без кавычек;
  • наименование должности лица, утверждающего документ;
  • ичную подпись должностного лица. Если гриф утверждения расположен на бланке организации, достаточно указать наименование должности по штатному расписанию, например: Генеральный директор. Если гриф утверждения оформлен на стандартном листе бумаги формата А4, в состав наименования должности следует включить наименование организации, например: Генеральный директор ЗАО «Новые технологии»;
  • расшифровку подписи, состоящую из инициалов и фамилии. Между инициалами пробел не ставится, фамилия отделяется от инициалов одним пробелом;
  • дату утверждения.

Если документ утверждается двумя должностными лицами, слова «утверждаю», наименования должностей и расшифровки подписей в грифах утверждения располагают на одном уровне.

Документ может быть утвержден другим документом – постановлением, решением, приказом, протоколом. В этом случае гриф утверждения включает:

  • слово «утвержден» (или «утверждена», «утверждено», «утверждены» – в зависимости от наименования вида утверждаемого документа), написанное прописными буквами без кавычек;
  • наименование вида утверждающего документа в творительном падеже;
  • дату и регистрационный номер утверждающего документа.

Решением общего собрания акционеров

Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» ((«утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом.

Согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Обратите внимание! Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях [11] .

Подпись (реквизит 22)

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи: инициалы и фамилия.

Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.

Наш словарик. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица [12] .

Реквизит «Подпись» располагается на 2–3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.

Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги:

Исполнительный директор
ЗАО «Новые технологии» Федоров Н.А. Федоров

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке:

Исполнительный директор Федоров Н.А. Федоров

Обратите внимание! При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывают.

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица:

Медведев М.А. Медведев

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:

Генеральный директор Медведев М.А. Медведев

Главный бухгалтер Логинова Н.И. Логинова

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по экономике Заместитель директора
по производству

Козлов О.Г. Козлов Шумов Л.Д. Шумов

В актах и других документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» должности лиц, подписавших документ, не указываются. Следует указать их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии Иванов П.А. Иванов

Члены комиссии Греков Д.К. Греков

Кирова Д.В. Кирова

Луговая В.Т. Луговая

Извлечение

из Методических рекомендаций

по разработке инструкций по делопроизводству

в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Подпись должностного лица

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность [13] лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. заместителя Министра Подпись И.О. Фамилия

заместителя Министра Подпись И.О. Фамилия

Протоколы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, либо председательствующим на заседании.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

«Об акционерных обществах»

(в ред. от 30.11.2011)

Статья 63. Протокол общего собрания акционеров

1. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.

Статья 68. Заседание совета директоров (наблюдательного совета) общества

4. […] Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Статья 70. Коллегиальный исполнительный орган общества (правление, дирекция)

2. […] Проведение заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) организует лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества (директор, генеральный директор), которое подписывает все документы от имени общества и протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), действует без доверенности от имени общества в соответствии с решениями коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), принятыми в пределах его компетенции.

Оттиск печати (реквизит 25)

В соответствии с п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Извлечение

из Методических рекомендаций

по разработке инструкций по делопроизводству

в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте [14] , не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Основное правило, которое необходимо соблюдать при проставлении оттиска печати, можно сформулировать следующим образом: оттиск печати следует ставить так, чтобы была четко видна подпись должностного лица и вся информация на оттиске печати.

Оттиск можно размещать, не задевая подписи, на свободном месте [15] .

Обратите внимание! Ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, недопустимо.

Требования к печатям с воспроизведением Государственного герба установлены ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст (в ред. от 04.03.2004).

Согласно п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001 печать должна иметь круглую форму, на печати должно быть отображено полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Кроме того, вокруг Государственного герба Российской Федерации располагается микротекст, включающий информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Требования к печатям акционерных обществ изложены в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011), согласно ч. 7 ст. 2 которого общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Аналогичная норма содержится в ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011).

В соответствии с ч. 2 ст. 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. В подавляющем большинстве случаев в качестве места нахождения общества указывают название населенного пункта (например: Москва; г. Саратов; Московская область, г. Жуковский).

Согласно п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 12-ФЗ «О некоммерческих организациях» (в ред. от 16.11.2011) некоммерческая организация должна иметь печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке.

Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему.

На практике кроме полного фирменного наименования организации и указания на место ее нахождения на печатях акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью часто отображают ОГРН и ИНН, которые, в отличие от наименования и места нахождения, являются уникальными идентифицирующими признаками организации:

Кроме печати организации (печати работодателя) в организации могут быть и печати структурных подразделений, например печать отдела кадров.

Совет. В организации рекомендуется разработать инструкцию по применению имеющихся печатей. В инструкции приводится перечень печатей, места их хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования, а также перечни документов, которые можно заверять печатью организации и печатями структурных подразделений.

Приложение 1

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению [16]

АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

РАСЦЕНКИ на производство работ.

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ФОРМЫ унифицированных документов.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение 2

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (логотипа) [17]

АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

ЗАЯВКИ на получение билетов для проезда на транспорте.

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

ПЕРЕПИСКА с заграничными представительствами.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

[1] Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. М.: МЦФЭР, 2004. (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1–2004).

[2] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 25.

[3] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 54.

[4] В Приложении 1 приведен примерный перечень документов, подлежащих утверждению.

[5] Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2005.

[6] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 65.

[7] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 66.

[8] ФСТЭК – Федеральная служба по техническому и экспортному контролю; ФСБ – Федеральная служба безопасности; Мининформсвязи – Министерство информационных технологий и связи; с 12 мая 2008 г. – Министерство связи и массовых коммуникаций (Минкомсвязь России).

[9] В Приложении 2 приведен примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (логотипа).

[10] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 53.

[11] Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. М.: МЦФЭР, 2003. (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1–2003).

[12] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 50.

[14] Здесь и ниже выделено автором.

[15] Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2005.

[16] Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2005. Приложение 7.

[17] Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2005. Приложение 8.

М.В. Журавлева, специалист по кадровому учету

www.profiz.ru

Это интересно:

  • Как обналичить материнский капитал в улан-удэ Материнский капитал в Республике Бурятия В Республике Бурятия наравне с федеральным так же действует региональный материнский капитал. Республиканский материнский капитал предоставляет возможность получить дополнительные денежные […]
  • Консультант плюс о разводе Развод. Алименты, раздел имущества. Как правильно подать иск в суд? Институт семьи довольно хрупок. Расстаться супруги могут быстро, а вот развестись - это дело хлопотное. Особенно, если есть что делить (дети, имущество), и нет […]
  • Комментарий к закону 66-фз Постатейный комментарий к ФЗ "О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан" Особое внимание в представляемом Комментарии уделено статьям, которые неоднозначно применяются на практике, что зачастую […]
  • Панченко сергей адвокат Адвокат, Руководитель коллегии. Юридический стаж с 1999 года. Огромный опыт работы по комплексному правовому сопровождению бизнеса, досудебному урегулированию споров, арбитражным и гражданским спорам, защите по уголовным, […]
  • Смирновская нотариус Нотариус Люберецкого нотариального округа Московской области Терехина Ирина Анатольевна Московская область, г. Люберцы, Октябрьский проспект, дом 123, корпус 3 Телефон: (495) 503-33-72 Часы работы: Вт, Чт 10:00 - 17:00 (перерыв […]
  • Штраф за курение в тамбурах Разрешено ли курение в поездах международного сообщения на территории РФ? Следуя в поезде Белорусского формирования по территории России я спросил у проводника вагона где можно покурить на что он ответил что курить можно в нерабочем […]