Оглавление:

Служебная записка (memo) на английском — оформление

Memorandum (служебная записка) в единственном числе, или memoranda во множественном. Если Вы плохо владеете латинским, то можете использовать соответственно memo или memos. Служебные записки это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании. Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес процессов, предоставления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный и дружественный стиль. Хотя Вам и не нужно быть слишком кратким, излишне официозным в тоже время лаконичность приветствуется. Структура служебной записки составляется таким образом, чтобы наиболее важная информация находилась в первом абзаце, а в последующих абзацах разъяснить эту информацию более подробно. Все служебные записки имеют аналогичную структуру. В них присутствуют следующие элементы:

  • Получатель: выравнивание по левому краю, прописными буквами, в верхней части страницы
  • Отправитель: по левому краю, прописными буквами, непосредственно под «Получателем»
  • Дата: по левому краю, прописными буквами, сразу под «Отправителем»
  • Тема: по левому краю, прописными буквами, под «Датой»
  • Подходящая бумага: белая для печати, размер должен быть стандартным или меньше, что бы поместиться в лотки для входящих документов.

Некоторые люди, кажется, думают, что у их сотрудников никогда не бывает слишком много служебных записок, и поэтому они наполняют почтовые ящики других до предела. Помните, что каждый занят и у него есть своя работа. Другие думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, потому как они публичные. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку непосредственно. Если Вам все же необходимо выступать в роли критика, убедитесь, что Вы критикуете не личность человека, а только продуктивность его труда.

Не смотря на то, что большинство информации сегодня передается по электронной почте, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке 21 столетия. Отправка в напечатанном виде возможно уже вчерашний день, но все еще важно использовать правильное оформление при отправке по электронной почте.

Пример оформления служебной записки

Memorandum

TO: GTS Sales Staff

FROM: Karen Moore

CC: Mr. John Sakazaki

DATE: April 18, 2008

SUBJECT: Customer Presentation

The JSKL Marketing presentation you prepared last week to showcase our new
product line was exceptional!

Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and
certainly sealed the deal with Mr. Lockhart!

Thank you for your outstanding work and dedication. Bonus checks will be
distributed next week.

My sincere congratulations to all of you!

businessenglish.kiev.ua

Английский язык для всех

Написание меморандума на английском

Меморандум (memorandum или сокращенно memo) — это служебная записка, которая относиться к внутренней документации компании и служит для коммуникации между сотрудниками. Memo используется для распространения информации среди персонала всей компании, одного отдела или же разных компаний задействованных в совместном проекте.

Написание меморандума на английском языке требует знания некоторых особенностей этого документа, таких как стиль, структура, форма.

  • Стиль меморандума может быть формальным или же нейтральным. Документ менее официален, нежели деловые письма, но, как правило, в нем не используется сленг, сокращения или слишком фривольные высказывания, поскольку он предназначен для публичного чтения.
  • Служебная записка должна быть лаконичной — не больше одной страницы. Дополнительная информация по главной теме записки может находиться в приложении.
  • Если в меморандуме рассматриваться несколько вопросов, следует использовать нумерацию для их перечисления.
  • Первый абзац раскрывает основную информацию, а последующие могут содержать объяснения и детали.

Структура меморандума

Прежде всего, заполняются поля шапочки, далее излагается суть записки. Вся информация делиться на пункты или абзацы.

Шапочка выглядит таким образом:

To: (Кому предназначается)

Пример меморандума

From: Mike Fisher

Date: 6 September

Please note that all the reports must be completed by all the departments and sent to the Marketing Department until Monday.

Completed reports should be passed to Franklin Duncan to be registered and analyzed.

Thanks for your cooperation.

P.S. Deadline is on 12 September

(подпись или инициалы)

bebris.ru

Шаблоны служебных записок

Статьи по теме

Шаблоны служебных записок, разработанные и утвержденные локальным нормативным актом работодателя, помогут значительно упростить и ускорить деловую переписку внутри организации. Они могут быть использованы в качестве образца любым сотрудником, который еще не знает, как пишется служебная записка. В статье рассказывается, как применение шаблонов служебных записок повышает производительность труда и оперативность принятия управленческих решений.

Из статьи вы узнаете:

  • что такое служебная записка;
  • как написать служебную записку;
  • по каким правилам оформляется служебная записка;
  • для чего необходим шаблон написания служебной записки.

Что такое служебная записка

Эффективная производственная деятельность любого предприятия, независимо от его формы собственности и сферы деятельности, обеспечивается, прежде всего, за счет своевременности и грамотности принимаемых управленческих решений. То есть, от того, насколько эффективно налажено на предприятии информационное взаимодействие. Причем, участниками этого информационного взаимодействия являются все работники компании — от линейного персонала до топ-менеджмента.

Скачайте документы по теме:

Каждый работающий на предприятии сотрудник выполняет определенную трудовую функцию, обязанности, определенные для данной должности. Он также имеет оговариваемые должностной инструкцией права и несет определенную ею ответственность. Поэтому имеет право решать самостоятельно те вопросы, которые входят в его обязанности, зону его ответственности. Но те вопросы, которые не входят в компетенцию работника, он решать не вправе. Поэтому он может обратиться к другому работнику, имеющему тот же управленческий уровень, сообщив о наличии проблемы. Донести информацию от должен официальным образом, используя такой способ, как написание служебной записки.

Оформление служебных записок в тех случаях, когда работник или руководитель любого уровня не может взять сам на себя ответственность за решение вопроса, позволяет обеспечить оперативность управления. Ведь из цепочки принятия решения исключается передача информации на другие уровни управления. Конечно, во многих случаях такие вопросы можно решить устным обращением, но иногда достоверность сведений должна быть подтверждена документально. Поэтому важно, чтобы каждый из сотрудников компании знал, как правильно писать служебную записку.

Как написать служебную записку

Служебная записка является документом, имеющим информационно-справочный характер. Это означает, что сведения, изложенные в ней, считаются достоверными и могут использоваться при принятии управленческих и организационных решений. Как любой документ, служебная записка обладает юридической силой. Чтобы обеспечить это требование, оформление служебных записок производится в строгом соответствии с утвержденными официально государственными стандартами.

По каким правилам оформляется служебная записка

Оформление служебных записок производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Но следует учитывать, что с 1 июля 2017 года этот регламент будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Поэтому до того, как написать служебную записку впервые, следует ознакомиться с теми требованиями, которые установлены ГОСТами.

Юридическую силу служебной записке обеспечит, в том числе, наличие реквизитов, которые являются обязательными для заполнения:

  • название структурного подразделения, в котором работает составитель записки;
  • должность фамилия и инициалы составителя документа;
  • наименование документа «Служебная записка»
  • краткое содержание — суть документа, оно начинается с предлога «Об» или «О»;
  • дата составления записки;
  • подразделение, в котором работает адресат, его должность, фамилия инициалы;
  • текстовая часть;
  • отметка о приложении, если оно имеется;
  • подпись составителя.

Перечень обязательных реквизитов и правила оформления служебных записок можно установить локальным нормативным актом работодателя. Такой регламент может предусматриваться, например, положением или инструкцией по делопроизводству, утвержденной руководителем компании. Локальным актом могут быть также утверждены шаблоны служебных записок, значительно облегчающих и ускоряющих составление этого вида документов.

Как пишется служебная записка

До того, как писать служебную записку, необходимо определиться, каково ее назначение. Этот вид документов составляется со следующими целями:

  • чтобы инициировать принятие какого-либо решения адресатом;
  • сообщить информацию, которая может входить в круг его служебных и производственных интересов;
  • отчитаться о полученном ранее задании, выполненном поручении.

Поэтому текстовое содержание будет определяться назначением служебной записки. В общем случае ее структура может состоять из трех логически связанных между собой смысловых блоков.

Первый содержит краткое изложение фактов и причин, побудивших автора составить служебную записку. Второй — анализ этих фактов и причин, тех последствий, которые они могут иметь. Этот смысловой блок не относится к обязательным разделам и в некоторых случаях его можно пропустить. Третий — конкретные выводы и предложения, просьбы и побуждения к принятию каких-либо действий, основанные на смысле сказанного выше.

Содержательная часть при оформлении служебной записки пишется от первого лица в единственном числе. Текст должен быть кратким и емким, с использованием штампов и, при необходимости, специальных терминов. Исключено употребление приветствий,пожеланий, уверений в уважении и прочих не имеющих непосредственного отношения к сути смысловых вставок. Завершающая, третья часть содержания должна начинаться словами: «Прошу Вас. », «Считаю необходимым (целесообразным). », «На основании вышесказанного предлагаю. ».

Для чего необходим шаблон служебной записки

Понятно, что оформление служебных записок — повседневная часть производственного процесса. При этом их назначение и требования к оформлению таковы, что процедура составления такого рода документов может быть стандартизирована, а форма — унифицирована. В этом случае целесообразно разработать и утвердить на предприятии шаблоны служебных записок, наиболее часто используемых в процессе делового общения между отдельными сотрудниками, взаимодействия между подразделениями и производственной деятельности.

Шаблон служебной записки может быть составлен в любом текстовом редакторе и содержать некоторые обязательные для заполнения реквизиты. Так, если это, например, служебная записка, которую руководитель подразделения еженедельно пишет начальнику отдела охраны с просьбой пропустить в выходной день на работу некоторых сотрудников, готовый бланк может быть заполнен почти полностью.

Руководителю подразделения останется только, при необходимости, отредактировать шаблон служебной записки word, указав дату заполнения и перечислив фамилии сотрудников, которые выйдут на работу в этот выходной день. Пример такого шаблона приведен ниже.

Сотруднику, который только недавно начал работать и не знает, как написать служебную записку, образец или даже незаполненный шаблон этого документа уже помогут понять, как ее следует оформить, сэкономив его рабочее время.

Новые статьи

Шаблоны служебных записок

Работникам, которые назначены ответственными за делопроизводство в компании, необходимо проанализировать подобного рода деловую переписку между сотрудниками или подразделениями и разработать шаблоны служебных записок. Готовые шаблоны служебных записок могут быть разработаны в общем порядке при составлении локального регламента по делопроизводству. При необходимости, они всегда могут быть скорректированы в оперативном порядке под конкретную производственную ситуацию.

Так, например, если потребуется снять взыскание с сотрудника, совершившего ранее дисциплинарный проступок, за образец при составлении шаблона может быть использован пример, приведенный ниже.

Еще один шаблон служебной записки может потребоваться ля подтверждения фактического срока пребывания сотрудника в служебной командировке, в которую он отправился на своем личном автомобиле. Образец его приведен ниже.

www.sekretariat.ru

Деловая переписка на английском языке

В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании. Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:

  • получатель: с выравниванием по левому краю, в верхней части страницы;
  • отправитель: с выравниванием по левому краю, непосредственно под получателем;
  • дата: с выравниванием по левому краю, под отправителем;
  • тема: с выравниванием по левому краю, под датой.

Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).

Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.

Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

To: Igor Ivanov/Игорь Иванов

Managing director Funny Cats, ZAO/

Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»

From: Yulia Sergeeva/Юлия Сергеева

Vice-president Communications ZAO Funny Cats/

Вице-президент по связям с общественностью ЗАО «Фанни Кэтс»

Date: June 08, 2011/08 июня 2011

Attached: Advance report #08/2011/

Авансовый отчет № 8/2011

OAL (copy)/Выписка со счета (копия)

Memorandum/Служебная записка

I ask to accept to the account 52 300 (fifty two thousand three hundred) roubles that I drew out as daily allowance for my first business trips to Sweden and Italy without the receipt (it was lost).

Прошу принять к учету сумму в размере 52 300 (пятьдесят две тысячи триста) рублей, снятых в качестве командировочных за мои первые две служебные поездки в Швецию и Италию без чека, т.к. он был утерян.

_________________ / Yulia Sergeeva /Юлия Сергеева

www.profiz.ru

Оформление письма на английском: образец

Статьи по теме

Навык общения на английском языке все чаще включают в требования к квалификации секретаря. Оформление письма на английском требует владение языком, знание этикета деловой переписки и традиций. Разберем на примерах.

Из статьи вы узнаете:

В английском языке существует несколько видов официальных сообщений. Для каждого прописаны свои правила построения текста. Основная цель — донести мысль до адресата. Чтобы ее реализовать, следуйте сложившимся правилам деловой переписки.

Скачайте документы по теме:

Оформление делового письма на английском: бланк и обязательные реквизиты

Во многих компаниях существуют фирменные бланки для деловой корреспонденции. Основным международным языком общения в сфере бизнеса считается английский. Разрабатывая форму или шаблон письма, сразу переведите его для переписки с иностранными партнерами.

Оформляйте официальное письмо на английском на бланке, который включает:

  • эмблему (логотип) компании;
  • полное наименование;
  • род деятельности;
  • почтовый адрес;
  • номер телефона;
  • адрес электронной почты;
  • названия представительств и филиалов с указанием городов и стран;
  • банковские реквизиты.

Основное отличие от русскоязычного бланка — сведения об адресации ответа в шапке бланка. Например:

In reply please address the Chief Accountant. Ответ направьте главному бухгалтеру.

All letters to be addressed to the Director General. Все ответы адресуйте генеральному директору.

Если документ составляют на обычном листе, а не на фирменном бланке, адрес отправителя помещают в левом верхнем углу. Ниже пишут адрес получателя. Тремя строками ниже проставляют дату в формате день / месяц / год. При оформлении адреса запятые в конце строк не используют.

Правила оформления делового письма на английском языке требуют четкого форматирования текста. Все абзацы начинают от одной вертикальной линии. Красные строки не используются. Каждый абзац соответствует отдельному смысловому блоку. Белые поля расположены равномерно. Даже если текст состоит из одной–двух строк, их помещают в центре листа.

Об оформлении документов на английском языке читайте в электронном журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Оформление делового письма на английском: пример бланка

Бланк для ведения переписки с англоязычными партнерами разрабатывают для выполнения условий договоров и контрактов. В соглашении оговаривается условие переписки на двух языках. Это значит, что корреспонденция на русском и английском считается юридически равнозначной.

Универсальным вариантом считают оформление деловых писем на английском языке по образцам стандартов ISO 90-х годов. Эти правила применяются до настоящего времени.

Рис. 1. Оформление официального письма: образец заполненного бланка на английском

Правила оформления письма в английском языке: структура письма

Каждый вид официальной корреспонденции на английском имеет четкую структуру. Обязательные реквизиты и основной текст выстраивают в последовательность.

Таблица 1. Структура делового письма на английском языке

www.sekretariat.ru

Это интересно:

  • Налог на прибыль организации нк рф ставки Ст. 284 НК РФ (2017): вопросы и ответы Отправить на почту Ст. 284 НК РФ: официальный текст Ст. 284 НК РФ: вопросы и ответы Ст. 284 НК РФ определяет ставки налога на прибыль. В статье мы ответим на основные вопросы по «прибыльным» […]
  • Алтайский край льготы матерям одиночкам Льготы для матерей-одиночек Согласно Семейному Кодексу РФ, одинокой матерью считается женщина, которая родила ребенка, будучи не замужем, либо спустя 10 месяцев после развода. Таким образом, женщина, родившая ребенка в законном […]
  • Займы по материнскому капиталу тюмень Займы с использованием материнского капитала Займы с использованием средств материнского (семейного) капитала на строительство дома или на приобретение недвижимости являются реальной альтернативой ипотеке, и выдаются для покупки всех […]
  • Оформите кредитный договора Русфинанс Банк Условия для заемщиков в предоставлении кредита на автомобиль Кредит предоставляется на приобретение: легкового автомобиля отечественных и зарубежных производителей коммерческого транспорта с разрешенной […]
  • Возврат подоходного налога с лечения зубов Социальный налоговый вычет на лечение зубов Лечение зубов как правило, становится довольно затратной процедурой. Компенсировать часть расходов можно с помощью налогового вычета на лечение зубов. Как это сделать? Мы расскажем вам об […]
  • Судебная практика по наследству по закону Обзор судебной практики по делам о наследовании Наследство является предметом возникновения частых споров и судебных разбирательств, несмотря на то, что наследственные вопросы давно полностью отрегулированы действующим […]