Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.

Для чего нужна нумерация документов

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

  • Быстрый поиск нужного акта.
  • Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
  • Обеспечение правильного хранения документации.
  • Систематизация актов на основании их содержания.
  • Создание порядка регистрации бумаг.
  • Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
  • Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Что обозначает присвоение номера

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

  • Длительный: 50 или 75 лет.
  • Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Особенности присвоения номера

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

  • Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
  • Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
  • Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

  • Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
  • Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Какие бумаги подлежат нумерации

Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

  • По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
  • По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
  • По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Модели организации нумерации

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

  • Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
  • Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
  • Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

Журнал регистрации приказов

Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме. В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант. К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.

ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой.

У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.

Порядок присвоения номера

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

  1. Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.
  2. Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
  3. Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

  • Символ П обозначает прием на работу.
  • У – увольнение.
  • ПР – перевод сотрудника на другую должность.
  • О – отпуск.
  • Н – нарушение дисциплины.
  • К – прочие кадровые распоряжения.

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

assistentus.ru

Ведение документации: трудовая книжка, приказ, дополнительное соглашение

Индивидуальный предприниматель, нанимая работников, вовсе не думает о приеме секретаря, кадровика, юриста. В лучшем случае он обращается к консалтинговой фирме для разработки и аудита договоров, предполагаемых к заключению. Поэтому очень важно знать, как оформлять документы. В этой статье мы рассмотрим основные документы, с которыми предприниматель сталкивается наиболее часто и расскажем как оформлять документы, приведем краткую инструкцию по заполнению трудовых книжек, по оформлению приказа и составлению дополнительного соглашения к договору.

Трудовая книжка

Делать записи в трудовой книжке довольно просто. Ее графы говорят сами за себя. Вы принимаете на работу сотрудника, сначала он пишет заявление о приеме на работу, потом вы издаете приказ о его приеме на работу. И только потом вы можете делать запись в трудовой книжке. Присваиваете номер вашей записи, пишете число приема на работу. Затем в основную графу пишите: «Принят на работу в качестве… (должность, на которую вы принимаете работника)». Далее пишете номер приказа о приеме на работу, расписываетесь. В момент увольнения вы будете делать подобную надпись: номер записи, число, основная запись, номер приказа. Основная запись в этом случае будет выглядеть так: «Уволен с занимаемой должности по собственному желанию (соглашению сторон, по статье кодекса, пр.)» Далее ставите печать и расписываетесь. Так же в момент приема первого сотрудника вы обязаны завести книгу учета движения трудовых книжек, где будете писать, когда, кому вы отдали трудовую книжку. По закону в день увольнения сотрудник должен получить трудовую книжку, в противном случае вы несете ответственность. А это минимум штраф, максимум — оплата сотруднику средней зарплаты до момента вручения на руки книжки, административная ответственность за нарушение и возможность появление у вас всех возможных проверок.

Еще одна обязанность, которая ляжет на вас во время работы сотрудников, это выдача копий трудовых книжек. Они требуются в банках, при получении кредита, при оформлении загранпаспорта и пр. И вы должны знать, как это сделать правильно. Делаете на ксероксе копии всех страниц книжки (заполненных), на каждой странице копии пишите «Копия верна. ИП Успехова, подпись, число». На последней странице, где будет стоять только запись о приеме на работу в ваше ИП, надо будет сделать другую надпись: «Работает по настоящее время. ИП Успехова, подпись, расшифровка подписи, число, месяц и год выдачи копии». Затем ставится печать предприятия на каждой странице около надписи «Копия верна».

Такая копия трудовой считается правильной и принимается многими банками, и только самые придирчивые требуют особенного оформления копии. Мы расскажем, как ее делать, вовсе не потому, что хотим отвлекать ваше внимание. Изучив эти правила, вы научитесь правильно делать любые копии, какие от вас потребуют самые различные инстанции.

Вы так же делаете копии на бумаге, и слева прошиваете все страницы белыми суконными нитками, сделав три прокола. Хвостики должны оказаться на обороте, они завязываются на узел. На них наклеивается квадратный кусочек бумаги, на нем пишется «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью столько-то листов». Печать ставится наполовину на квадратике, наполовину на копиях. Так же ставится число выдачи копии и подпись предпринимателя. Таким образом можно заверять даже стопку из копий разных документов.

Как видите инструкция по ведению трудовых книжек довольно проста. Если же у вас появятся дополнительные вопросы, вы можете попросить консультацию у опытного кадровика.

Согласно этому документу происходит не только прием и увольнение сотрудников, но и финансовые передвижения: выплаты зарплат, премий, покупка оборудования, реклама и многое другое. Поэтому вы должны грамотно писать его. В шапке документа на верхней строке посередине пишется полное название организации. Например, «Индивидуальный предприниматель Успехова Анна Семеновна»

Далее пишется номер приказа, посередине, на две строки ниже, чем название предприятия. Иногда после номера ставят буквы, которые обозначают сферу деятельности, в которой издается приказ. Например, приказ об отпуске или приеме на работу помечается буквой ЛС, то есть по личному составу. Приказы по производству помечаются буквой П, на выплаты буквой Ф. Буквы законом не требуются, а вот проставление номера – обязательно. Затем в шапке слева ставится число и тема приказа. Сначала «01.03.13», а на следующей строчке: «О выплате праздничной премии сотрудницам ИП Успехова».

Сам приказ может быть изложен в свободной форме, но обязательно деловым сухим стилем, без эмоций. Например: «В связи с получением дополнительной прибыли в феврале произвести дополнительное праздничное премирование сотрудниц ИП Успехова, приуроченное к 8 марта. Бухгалтерии ИП начислить премиальные выплаты, произвести перечисление на банковские карты сотрудниц до 6.03.13 г. ». Далее, строчкой ниже, ставится т подпись директора, индивидуального предпринимателя. Под приказом так же должны расписаться все, кто будет его исполнять. Ставится должность, подпись и число (пишется сотрудниками ручкой), подпись расшифровывается. Вам намного легче будет писать все приказы, если у вас есть программа 1С или ее бесплатные аналоги, в них есть шаблоны, которые просто заполняют и распечатывают. Это значительно упрощает процесс ведения документации.

Дополнительное соглашение

Каждый индивидуальный предприниматель в своей работе заключает договоры, которые действуют на протяжении многих лет. За это время может повыситься цена, измениться параметры поставок, условия. Требования к качеству и многое другое. В этом случае не надо обращаться к юристам за консультацией и платить деньги за составление нового договора. Надо просто очень быстро и легко составить самостоятельно дополнительное соглашение к договору.

В шапке дополнительного соглашения надо четко прописать реквизиты основного договора. Сверху пишется название документа «Дополнительное соглашение к договору №____ (указывается полный номер, с дробями, буквами, так, как написано на договоре) от (точное число, месяц год, когда был заключен основной договор)».

На следующей строчке пишем город, где происходит заключение соглашения, справа — дата заключения дополнительного соглашения. В основной части соглашения вы должны указать, какие пункты договора будут изменены. Копируется старая редакция пункта, а затем пишется новая. Вот пример.

«Стороны ООО «Кумир» и ИП Успехова договорились о внесении изменений в договор № ___ (опять все данные договора). С 13 января 2013 года пункт 13 «Оплата за 1 лист картона составляет 17 рублей 70 копеек, объем одной поставки 1,5 тонны» следует читать в следующей редакции: «Оплата за 1 лист картона составляет 21 рубль 20 копеек, объем одной поставки 5 тонн, доставка транспортом компании «Транс-авто». Изменения приняты по взаимной договоренности на 3 (три) года». После основной части надо указать реквизиты сторон точно так же, как это делается в основном договоре, подробно и полно. В завершении проставляются печати, ставятся подписи первых лиц. Затем дополнительное соглашение вступает в законную силу. Каждой из сторон достается один экземпляр, он хранится в одной папке с основным договором.

Нужна ли ИП печать?

Мы не просто так завершаем первую статью о документах вопросом о необходимости печати. Как вы увидели, все эти документы заверяются печатью. Конечно, вы можете этого не делать. Закон не требует каждого ИП изготавливать печать и работать с ней. Но если вы открыли индивидуальное предприятие и продаете товар или оказываете услугу с выездом к клиенту на место, то вы будете выписывать ему документ под названием расходно-кассовый ордер, в народе он называется «расходник». Ведь не возить же с собой кассовый аппарат. Так вот, забирая деньги, выдавая «расходник» клиенту, вы должны поставить на него печать, на линию разрыва, так, чтобы половина печати оказалась на вашей половине документа, а половина – на корешке, который получит на руки клиент. Печать, на которой указаны название ИП, все реквизиты предприятия, должна быть в этом случае у предпринимателя.

ИП может работать без печати, но будет много проблем, проволочек, задержек по срокам в работе с банком. Предпринимателю нужно открыть расчетный счет, для перевода денег партнерам-поставщикам, для того, чтобы покупатели переводили средства предпринимателю, А так же предприниматель будет снимать свои деньги, чтобы жить. Очень важный момент работы, как мы видим. И вот индивидуальный предприниматель идет в банк и заявляет о своем желании перевести деньги в форме подачи платежного поручения, а так же счета на оплату. Банк охотно сделает для вас это, если не возникнет вопросов к точности вашей подписи. А у вас просто в этот день было не то настроение, и хвостик последний буквы ушел не влево, а вправо. Для банка это повод задать несколько лишних вопросов, разрешение которых может занять несколько дней. А вдруг у вас срочный платеж? А если вы поставите печать – ни у кого не возникнет вопросов. Печать всегда одинакова.

Крупные компании, особенно государственные монополисты, которые захотят с вами работать, попросят вас поставить печать на договоре. Также вы не сможете работать с крупными поставщиками товара, а ведь на покупке у них большим оптом вы можете хорошо сэкономить.

Как ни крути, а получается, что индивидуальному предпринимателю нужна печать. С ней намного проще работать. Причем стоимость ее изготовления очень невысока – от 300 до 500 рублей, заправлять ее надо не чаще 1 раза в год. Регистрировать печать нигде не надо, просто закажите и изготовьте ее, и активно пользуйтесь.

Конечно, это далеко не все документы, которые должен уметь составлять и вести предприниматель. Так же надо иметь штатное расписание, ориентируясь на минимальный размер оплаты труда, правила внутреннего распорядка, премиальное положение. Эти документы обязательны. А вот миссию компании можно и не делать, но она очень нужна в корпоративной культуре вашего небольшого предприятия. Все это будет рассмотрено в следующей статье.

indivip.ru

Рекомендации.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Трудовой договор.

Охрана труда / Безопасность.

Приказы: форма, нумерация, исправления

Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

Форма приказа

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
— о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
— о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
— о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
— о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:
— о поручении дополнительной работы (совмещении);
— об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
— о переносе отпуска или его продлении;
— об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
— о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
— об установлении надбавки к окладу;
— об изменении персональных данных работника;
— о присвоении разрядов, классности;
— о направлении работника на курсы повышения квалификации.

Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).
Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором — в унифицированной системе первичной учетной документации.
Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Внесение исправлений в приказ

Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

Нумерация приказов

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:
«п» — приказы о приеме на работу;
«пр» — приказы о приеме на работу рабочих;
«пс» — о приеме специалистов (ИТР);
«к» — командировки;
«вк» — внутренние командировки;
«зк» — загранкомандировки;
«мк» — местные командировки;
«отд» — отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
«отк» — отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения — 5 лет) и т.д.
Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе — с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь — море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много — выбирайте любой!
Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 — 172.
2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.

www.hrmaximum.ru

Нумерация приказов для маленькой организации

Посмотрите выдержки из статьи И.Гущиной «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 3

Цитата: Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
— о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
— о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
— о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
— о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

www.buhonline.ru

Классификатор приказов вам поможет

  • Папков Андрей | к.и.н., доцент, заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета

Зачем все это нужно?

П рактика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» 1 . Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Содержание классификатора

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации 2 . При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации 3 . Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 4 , т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

  • ОДОсновная Деятельность,
  • ЛСЛичный Состав,
  • МПМатериальная Помощь / Материальное Поощрение,
  • ОКО`К — все хорошо, отпуск,
  • КМКоМандировка (обычная),
  • КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
  • АХАдминистративно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

www.delo-press.ru

Это интересно:

  • Нарушения физических законов Ответственность за нарушение закона о персональных данных Лицам, нарушившим требования закона о персональных данных, в зависимости от конкретных обстоятельств и серьезности деяния может грозить не только административная и уголовная […]
  • Транспортный налог с дорогих автомобилей 2018 Транспортный налог за 2018 год: опубликован перечень дорогих автомобилей, который применяется для расчета налога Министерство промышленности и торговли РФ опубликовало новый перечень автомобилей средней стоимостью от 3 млн. рублей. […]
  • Правила дорожного движения cd 2018 Экзаменационные билеты ПДД категории СД 2018 года Экзаменационные билеты CD ГИБДД 2018 Официальные экзаменационные билеты категории СД 2018 года. Билеты и комментарии составлены на основе ПДДот 18 июля 2018 года (применяются с 10 […]
  • Получения пенсии по инвалидности Какие нужны документы для оформления пенсии по инвалидности? Существует три вида пенсий по инвалидности (п. 2 ст. 6 Закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ; пп. 3, 5 п. 1, п. 6 ст. 5 Закона от 15.12.2001 N 166-ФЗ): страховая пенсия по […]
  • Ответственность за нарушения закона о тишине Какой штраф за шум после 23:00 в 2018 году Каждый человек после трудового дня хочет отдохнуть в тишине и спокойствии. Также тишина после 23:00 необходима, если в доме есть маленькие дети, которые спят по графику, либо же пожилые […]
  • Архивная справка о стаже в пенсионный фонд Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы Законодательством установлены различные сроки хранения документов в организациях. Так, работодатели обязаны хранить трудовые договоры с сотрудниками на протяжении 75 лет, а […]