Оглавление:

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    assistentus.ru

    Табель учета рабочего времени: образец заполнения на 2018 год

    В каждой организации, независимо от ее рода деятельности, на каждого работника ведется табель учета рабочего времени. Многие считают, что он не является важным документом, но на самом деле ведение табеля обязательно, а его отсутствие наказуемо.

    Для чего нужен и кто заполняет в организации

    Табелем учета рабочего времени называется документ, в котором указывается информация о том, сколько смен и какое количество часов фактически было отработано сотрудником за месяц. Также в нем отражаются все прогулы, отпуска и нахождение на больничном.

    Табель учета рабочего времени необходим:

    1. Бухгалтерии — по данным табеля сотруднику ежемесячно начисляется его заработная плата.
    2. Налоговой службе — при проверке правильности уплаты налогов, которые удерживаются с заработной платы, табеля используются для сверки данных.
    3. Трудовой инспекции — она может проверить, не нарушает ли работодатель права своих работников.

    Ответственного за ведение табеля учета рабочего времени назначает руководитель организации. Для этого оформляется специальный приказ. Обычно этим занимается каждый руководитель подразделения. При многочисленном штате работников в организации может быть открыта отдельная вакансия табельщика.

    Табель учета рабочего времени является первичным документом, который, согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, должен обязательно присутствовать на каждом предприятии, об этом говорится в статье 91.

    Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

    Для оформления отработанного времени разработаны унифицированные формы Т-12 и Т-13. Разница между ними состоит в том, что форма Т-12 размещается на двух листах, каждый месяц после заполнения она подписывается руководителем и сдается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

    Что касается формы Т-13, то она оформляется в электронном виде в специальной программе, в которой уже введены все необходимые данные и реквизиты. В конце каждого месяца создается бланк и распечатывается. После документ заверяется руководителем и сдается бухгалтеру по расчету заработной платы.

    Поэтапная инструкция по заполнению табеля

    В заполнении формы табеля нет ничего сложного, так как все строки и графы имеют обозначения того, какая информация должна в них содержаться.

    В первую очередь необходимо заполнить шапку документа:

    1. Наименование организации.
    2. Наименование структурного подразделения, в котором трудятся работники.
    3. Код ОКПО.
    4. Номер документа по порядку.
    5. Дата составления табеля. В этом месте необходимо вписать последний день месяца. Отчетный период, то есть первый и последний день отчетного месяца.

    После заполнения шапки документа можно приступать к оформлению табличной части:

    znaybiz.ru

    Табель рабочего времени на 2018 год

    Статьи по теме

    В статье — как как составить табель учета рабочего времени в 2018 году, кто это должен сделать, рассмотрим пошаговый механизм оформления Т-12, выясним назначение графика рабочего времени, а наши заполненные образцы, которые вы сможете скачать здесь же, послужат удобным наглядным примером.

    Рассчитайте зарплату онлайн бесплатно

    Активируйте вип-доступ к журналу «Зарплата»

    Кто и зачем должен вести табель учета рабочего времени

    ТК РФ ст.91 обязал все компании и ИП вести табель учета рабочего времени, фиксирующий фактически отработанное время наемными сотрудниками, а также причины их неявки на работу. Форму учета можно разработать самим, а можно использовать готовый бланк формы Т-12 или Т-13, если на вашем предприятии существует электронный контроль прихода и ухода на работу.

    Табель учета рабочего времени является основанием для начисления зарплаты работникам. Он позволяет отследить соблюдение нормы продолжительности рабочей недели, сверхурочного труда, выполнение работ в выходные и праздничные дни.

    Обращаем ваше внимание! Табель учета рабочего времени является главным документом при проверке компании Трудовой инспекцией, поэтому к его оформлению нужно отнестись со всей серьезностью.

    Упрощенный бланк табеля учета рабочего времени

    Под упрощенным бланком табеля учета рабочего времени понимается форма Т-12, так как она подходит для любых предприятий.

    Форма Т-13 предназначена для компаний, оборудованных электронной системой контроля рабочего времени, данные с которой автоматически считываются компьютерной программой.

    Основные правила по ведению табеля учета рабочего времени Т-12

    Ведение табеля учета рабочего времени подчиняется определенным правилам:

    1. Табель ведет специально предназначенное для этого лицо. Однако для этой цели не обязательно нанимать особого человека, эту функцию может выполнять кадровик, начальник подразделения, бухгалтер и т.д;
    2. Табель учета рабочего времени ведется помесячно, таким образом, датой составления табеля является последнее число месяца, либо следующий за ним день. Порядковый номер табеля соответствует порядковому числу месяца;
    3. Составлять табель можно как на всех сотрудников сразу, так и с разбивкой по подразделениям, при этом каждому работнику должна быть выделена собственная графа;
    4. Заполнять бланк можно вручную или электронным способом, с последующей распечаткой документа;
    5. Заполнение табеля происходит с использованием специальных буквенных или цифровых символов (более подробно о заполнении табеля будет рассказано ниже);
    6. В табеле учета рабочего времени необходимо отражать все данные, связанные с выходом и не выходом сотрудника на работу, в том числе командировки, отпуск, учебу, больничный, выходные, прогулы;
    7. Итог в табеле подсчитывается два раза: первый раз – за отработанную половину месяца, второй раз в конце месяца – за весь период. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, и он передается в отдел кадров;
    8. В конце года, подшитые в специальные папки, табеля учета рабочего времени передаются в архив. Срок хранения документов 5 лет.
    9. Табель можно использовать не только для учета рабочего времени, но и для начисления заработной платы, для этого в бланке Т-12 предусмотрен специальный раздел.

    Заполняем табель учета рабочего времени Т-12

    Как и любой документ, табель учета рабочего времени по форме Т-12 (упрощенный бланк) следует заполнять, начиная с шапочки. В ней указываются: полное название компании, ее код по ОКПО, здесь же укажите название подразделения, по которому составляется табель и дату заполнения формы.

    Далее необходимо заполнить 1 часть формы.

    Как заполнить часть 1 Т-12 «Учет рабочего времени», образец

    Часть 1 «Учет рабочего времени» — это основной раздел формы Т-12, где и указываются данные по отработанному времени ваших сотрудников. Давайте заполним эту часть вместе.

    Графа 1 – указываем порядковый номер сотрудника.

    Графы 2 и 3 – ФИО сотрудника (целесообразней указывать полностью), его должность, табельный номер (во избежание ошибок данные лучше брать из личной карточки работника).

    Графы 4 и 6 – ежедневно делается отметка о явке или неявке сотрудника на работу. Причем в верхней строчке ставится буквенный или цифровой код, а в нижней проставляется количество отработанных в данные сутки часов. Если работник не вышел на работу, нижнюю строчку можно не заполнять.

    Основные коды учета явки работников на службу*:

    www.zarplata-online.ru

    Образец заполнения табеля учета рабочего времени

    Табель учета рабочего времени позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочное время и переработки, а также получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы.

    Ведение рассматриваемого документа является обязательным для работодателей. Это законодательно закреплено в статье 91 ТК РФ.

    Порядок ведения табеля рабочего времени на 2018 год

    Приказ на составление табеля издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения.

    Документ составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

    Данный документ имеет два бланка — форма T-12 и форма T-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Первая форма позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Форма Т-13, напротив, содержит только графы для заполнения фактически отработанного времени. Скачать табель учета рабочего времени на 2018 год (бланк) можно ниже.

    Правила ведения табеля учета

    При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения могут отражаться в таблице двумя способами:

    • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
    • путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

    Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).

    Все обозначения и коды табеля указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д.

    Подробнее об этом читайте в статье « Обозначения и коды в тебеле учета рабочего времени».

    Образец табеля учета рабочего времени скачать бесплатно

    Программы для ведения учета

    Некоторые организации используют специальные программы для ведения отражения рабочего времени сотрудников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д.

    Однако в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Так как она является важнейшим документом не только для расчета заработной платы, но и для декларирования расходов предприятия на оплату труда, что, в свою очередь, влияет на размеры налогов. Следовательно, заполнять ее нужно грамотно и внимательно.

    clubtk.ru

    Табель учета рабочего времени на 2018 год

    Статьи по теме

    Все работодатели обязаны вести учет времени, которое отработали сотрудники. Делать это необходимо в табеле. Посмотрите, как составить табель учета рабочего времени на 2018 год, какую форму использовать, а также скачайте бесплатно бланк в Excel и образец заполнения данного документа.

    Организации могут составить его двумя способами:

    • Использовать унифицированную форму (скачайте бланк бесплатно на нашем сайте ниже);
    • Разработать форму табеля самостоятельно.

    Есть две унифицированные формы табеля, которые могут использовать компании. Это Т-12 и Т-13. Обе формы утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

    Если компания решит использовать самостоятельно разработанную форму, то нужно выполнить два условия:

    1. Своя форма должна содержать все реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
    2. Свою форму необходимо закрепить в учетной политики организации для целей бухгалтерского учета.

    Важно! Форму Т-12 используйте, если фиксируете время прихода и ухода на работу вручную. А форму Т-13 — если используете автоматику (например, турникеты, которые сами фиксирую время нахождения сотрудника на работе)

    Для чего нужен этот документ

    Табель учета рабочего времени — важнейший кадровый документ. В нем отражается информация об отработанных сотрудником часах, о нахождении сотрудника в отпуске или на больничном, о невыходе сотрудника на работу. Информация из табеля используется в следующих целях:

    1. Бухгалтерия рассчитывает и начисляет заработную плату, а также использует данные для составления статотчетности по форме П-4;
    2. Налоговая сравнивает сведения об отработанном времени с данными о выплатах зарплаты, проверяя обоснованность расходов на оплату труда;
    3. Трудовая инспекция проверяет соблюдение норм рабочего времени;
    4. При увольнении за прогул данные, отраженные в табели могут быть использованы как доказательство в суде.

    Работнику срочно нужно в отпуск: отпустить или отказать>>>

    Образец заполнения табеля учета рабочего времени

    Мы собрали основные принципы заполнения табеля учета:

    1. Документ, заполняет уполномоченное лицо.
    2. Отметки в табели ставятся ежедневно на протяжении всего рабочего месяца. В последний день месяца табель подписывают – уполномоченное лицо, ведущее табель и руководитель подразделения;
    3. Если компания небольшая – ведется 1 табель по всей компании. В организациях имеющей несколько подразделений – табели ведутся по подразделениям.

    Посмотрите образец заполнения табеля учета рабочего времени в 2018 году.

    Табель можно вести двумя способами:

    • Сплошным – отмечайте отработанные часы и отсутствие работника;
    • По отклонениям – отмечайте опоздания, ночную работу, неполные дни (часы) и т.д.

    При отражении отгулов, пропусков работы, дополнительных выходных и т.д. используйте специальные коды. Посмотрите ниже, какие коды используются при заполнении табеля учета рабочего времени в 2018 году.

    Как заполнить табель учета рабочего времени на 2018 год в отдельных случаях

    Мы составили таблицу частых ситуаций, которые встречаются при заполнении табеля, и по которым возникают вопросы.

    www.rnk.ru

    Это интересно:

    • Ищу работу юриста воронеж Работа «помощник юриста» в Воронеже, 12 вакансий Помощник юриста 30 июля 2018 – Обязанности: Составлять юридическую документацию (исковые заявления, жалобы и т.д.). Оказывать помощь юристу в обработке документации; Выполнение […]
    • Сроки выплаты пенсий в россии Выплата пенсии ​ сроки.​ месту регистрации. Рассматривается​​подают заявление в​ ​ в виде свидетельства​​ назначаемых пенсий входят:​ содержится в ст.​ в России, условия​ конкретном случае.​ доставки, при этом​ фонда России по​ […]
    • Правила по пожарной безопасности на рабочем месте Инструкция по пожарной безопасности 1. Общие требования пожарной безопасности 2. Требования безопасности перед началом работы 3. Требования безопасности во время работы 4. Требования безопасности по окончании работы 5. Действие […]
    • Нотариус москва некрасовка Нотариальные действия 11 и 12 июня 2018 года — выходные дни. 20 ноября 2017 г. проводится Всероссийский «День правовой помощи детям», установленный решением Правительственной комиссии по вопросам реализации Федерального закона «О […]
    • Нерезидент россии продажа квартиры налоги Налоги при продаже квартиры: сколько заплатят нерезиденты и хозяева съемного жилья. В вопросе налогообложения при продаже недвижимости существует правило, хорошо известное сегодня не только профессионалам, но и вообще всем […]
    • Стаж работы по беременности и родам Входит ли декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет в основной трудовой стаж? Имеет ли право мать 3-х детей уйти на пенсию в 50 лет? Какой трудовой стаж нужно иметь матери 3-х детей, чтобы уйти на пенсию? 1. […]