Правила складання наказу

Проекти наказів з особового складу працівники кадрової служби установи готують на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів, вивчення причин видання наказів та з дотриманням законодавства про працю [1].

У невеликих установах усі операції, пов’язані з підготовкою наказів з особового складу, як правило, виконує секретар або менеджер з персоналу.

Накази оформляють на спеціальних бланках (для наказів). До складу їх реквізитів входять:

o зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або емблеми чи товарного знака;

o назва установи-автора;

o назва виду документа (НАКАЗ);

o дата видання наказу;

o реєстраційний індекс (номер) наказу;

o місце видання;

o заголовок до тексту;

o підстава до окремих пунктів тексту;

o підпис керівника;

o відмітка про ознайомлення з наказом та підписи відповідних осіб.

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення. «, «Про прийняття. «, «Про переведення. «, «Про звільнення. «, «Про зміну прізвища. «, «Про відрядження. «, «Про надання відпустки» тощо.

У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про особовий склад», «Про кадрові питання», «Про рух кадрів». Іноді в заголовку називають дій, які зазначено в наказі, наприклад: «Про прийняття, переведення, звільнення», «Про заохочення працівників».

Особливістю оформлення наказів з особового складу є відсутність констатуючої частина (преамбули) та розпорядчого слова «НАКАЗУЮ».

Розпорядчу частину наказу з особового складу починають дієсловом, що точно позначає дію: прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, надати, оголосити тощо. Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими — ім’я, по батькові та текст наказу.

Є певні вимоги до викладу тексту наказу з особового складу, а саме: пункти наказу мають бути чітко сформульовані, відповідати Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) [1], гарантувати трудові права працівників. Наприкінці кожного пункту наказу вказується підстава для його складання. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника, контракт, в інших випадках — відповідні документи (заяви, доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо). Кожен пункт наказу може мати одну чи кілька підстав.

Проект наказу з особового складу візують посадові особи установи, яких він стосується, а іноді — й юрист. У наказах про призначення на посади або переведення, звільнення з посад, пов’язаних з матеріальною відповідальністю, є обов’язковою віза бухгалтера.

Наказ з особового складу набуває чинності з моменту його підписання керівником установи. Однак окремі пункти наказу можуть мати інші терміни набуття чинності. Так, призначення працівника на посаду може бути зроблено з 1 березня, тоді як наказ підписаний 27 лютого.

На відміну від наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань накази з особового складу мають відмітку «з наказом ознайомлений(і)». Працівники кадрової служби зобов’язані ознайомити з наказом усіх пойменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

Як правило, накази з особового складу складаються у двох або трьох примірниках: оригінал залишається у кадровій службі, другий примірник передається до бухгалтерії, яка проводить необхідні розрахунки, третій (у разі потреби) — вміщується до особової справи.

pidruchniki.com

Правила складання наказу

Документ : Складання наказів по особовому складу

Материал подготовлен специалистами издательства ООО «Баланс-Клуб»

Складання наказів по особовому складу

Роботу будь-якого підприємства неможливо уявити без робітників і службовців. Ну а де є персонал, там є накази та розпорядження, пов’язані з ним. Ці накази частенько доводиться складати «майстру на всі руки» — бухгалтеру. Ця стаття призначена для бухгалтерів, менеджерів і юристів, які ведуть діловодство по особовому складу на невеликих фірмах, але можливо, буде корисна і співробітникам відділу кадрів великих підприємств.

Наказами по особовому складу на підприємстві регламентуються важливі питання — прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу роботу, надання відпустки, заохочення тощо.

До складання будь-якого наказу пред’являються певні вимоги. Як правило, текст наказу повинен складатися з констатуючої (суть справи, питання) і розпорядчої частин і містити обов’язкові реквізити — найменування підприємства, дату, назву типу документа (наказ, розпорядження), реєстраційний номер або індекс, заголовок до тексту наказу, текст наказу, підпис і, якщо необхідно, візуючий підпис. Накази по особовому складу можуть і не містити констатуючої частини.

У межах своєї групи накази по особовому складу можуть мати окрему нумерацію. Звичайно до номера наказу по особовому складу додається індекс — К (кадри), П (персонал), О/С (особовий склад), наприклад 37К, 37П, 370/С).

Для окремих наказів по особовому складу Наказом № 253 розроблені та затверджені типові форми (П-1, П-5, П-6, П-8).

Залежно від прийнятого на підприємстві порядку ведення кадрового діловодства накази по особовому складу можуть оформлятися шляхом:

— заповнення вищезазначених типових форм наказів (розпоряджень) по особовому складу,

— занесення записів до спеціальної книги наказів по кадрах,

— оформлення наказу на окремому листі формату А4.

Найчастіше накази оформляються в машинописному (варіант комп’ютерне роздрукування) або рукописному вигляді на окремих листах формату А4 і потім підшиваються в спеціальні папки або книги наказів по особовому складу.

Накази по особовому складу є для бухгалтера документами первинного обліку. Розглянемо складання окремих видів наказів по особовому складу детальніше.

Приймання на роботу

Приймання на роботу здійснюється на підставі наказу (розпорядження). При складанні наказу про приймання на роботу слід дотримуватися загальноприйнятої назви професії або посади відповідно до Класифікатора.

У наказі необхідно відобразити: посаду, структурний підрозділ, з якого числа прийнятий на роботу; характер роботи (постійна чи тимчасова); чи призначається випробувальний термін. За необхідності в наказі відображаються особливі умови праці (неповний робочий день, матеріальна відповідальність тощо).

Розглянемо, у якому порядку відбувається оформлення наказу про прийняття на роботу з використанням типової форми № П-1.

Крок 1. Начальник відділу кадрів (особа, відповідальна за кадрове діловодство) візує проект наказу, який є пропуском на підприємство для переговорів та ознайомлення претендента з умовами роботи.

Крок 2. Керівник структурного підрозділу приймає рішення про можливість прийняття претендента на роботу (знайомиться з документами про його кваліфікацію, попередні місця роботи, стан здоров’я). I якщо працівник підходить, то на звороті наказу зазначається, ким може працювати претендент, його розряд, оклад, тривалість випробувального терміну тощо.

Крок 3. Працівник знайомиться з умовами праці, проходить медогляд (у випадках, передбачених законодавством), інструктаж з техніки безпеки, протипожежного мінімуму, санітарного мінімуму, про що робляться відповідні відмітки на звороті наказу.

Крок 4. Наказ про прийняття на роботу візується у відповідному відділі (службі) підприємства для підтвердження вакантної посади й окладу, що встановлюється за штатним розписом.

Крок 5. Підписаний керівником наказ і посадова інструкція оголошуються працівникові під розпис.

Крок 6. На підставі наказу вноситься запис у трудову книжку працівника, заповнюється його особиста картка, у бухгалтерії відкривається особовий рахунок або аналогічний йому документ.

Допущений до роботи – отже прийнятий

Часто роботодавець уважає, що працівник уважається офіційно прийнятим тільки після підписання наказу і внесення запису в трудову книжку. Але це не так. Слід пам’ятати, що коли мало місце допущення працівника до виконання своїх обов’язків без складання наказу, то такий працівник відповідно до ст. 24 КЗпП також уважається працевлаштованим на підприємство і на нього поширюються всі положення законодавства про працю.

Зразки формулювань наказів про прийняття на роботу і записів у трудових книжках наведені нижче в таблиці.

cons.parus.ua

Персональний сайт вчителя математики Мисюри Любов Павлівни

Тисячі шляхів ведуть до помилки, але лише один – до істини. (Жан-Жак Руссо)

ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ НАКАЗІВ

Загальні вимоги

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Основне призначення розпорядчих документів — регулювання діяльності, що дозволяє забезпечити реалізацію поставлених перед школою завдань.

Наказ — а) це розпорядчий документ, який видає керівник на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції; 2) це категорична форма управлінського рішення, яка вимагає обов’язкового і своєчасного виконання завдань, визначених у ньому.

Накази видають на основі та для виконання законів, постанов, розпоряджень, указів Президента, Уряду, Верховної Ради, Кабінету Міністрів, Міністерства освіти і науки України, нормативних актів органів освіти обласного і районного (міського) управлінь (відділів), місцевих владних структур.

За своїм призначенням усі накази поділяються на ініціативні й такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що відбуваються всередині навчального закладу. Підставою для видання такого наказу можуть бути довідка, доповідна записка, акт.

Відповідно до пункту 3.1.1. Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 28.07.2013 № 1239 (далі — Типова інструкція) накази видаються з:

  • основних питань діяльності;
  • адміністративно-господарських питань;
  • кадрових питань (особового складу) .

Для оформлення наказів використовують шрифт із такими параметрами: розмір — 12-14 друкарських пунктів; гарнітура — Times New Roman.

Наказ (розпорядження), як правило, оформлюється на бланку загальноосвітнього навчального закладу (пункт 3.1.4 Примірного положення).

Кількість наказів і періодичність їх видання визначає керівник навчального закладу з урахуванням типу навчального закладу, його потреб та специфіки діяльності.

Накази мають бути:

  • науково-обґрунтованими;
  • грамотними;
  • законними;
  • не суперечливими за замістом;
  • своєчасними;
  • чіткими, логічно послідовними, закінченими;
  • конкретними.

Наказ доцільно писати короткими реченнями. Текст має бути точним, не допускати різних тлумачень. Кожна нова думка викладається з абзацу.

Виокремлюють такі етапи підготовки наказів:

· вивчення суті питання;

· складання проекту наказу;

· доведення наказу до виконавців (заінтересованих установ або осіб).

Установчі накази стосуються різних сторін шкільного життя, а тому їх кількість визначити неможливо. До них, наприклад, належать такі накази: про створення тарифікаційної чи атестаційної комісії, про призначення відповідального за ведення ділової документації, про затвердження правил внутрішнього розпорядку та інші. Установчі накази, як правило, видаються на виконання законодавчих та нормативно-правових документів в галузі освіти.

Констатуючо-установчі накази, як правило, стосуються питань навчально-виховної роботи. Підставою для їх видання можуть бути:

  • результати перевірки стану викладання навчального предмету, виконання навчальних програм;
  • результати державної підсумкової атестації учнів, проведення шкільних олімпіад і змагань;
  • вивчення стану позакласної та позашкільної роботи;
  • результати перевірки ведення шкільної документації;
  • результати проведення контрольних робіт, анкетування, тестування, діагностування учнів;
  • рішення педагогічних рад тощо.

Бажано, щоб у школі періодично узагальнювались у наказах також і такі питання:

  • виконання Законів України «Про освіту», «Про загальну середню освіту», Концепції національного виховання і таке інше;
  • виконання планів роботи школи;
  • виконання рішень педагогічної ради;
  • результативність методичної роботи;
  • створення необхідних умов для здобуття загальної середньої освіти.

Видання окремих установчих і констатуючих наказів керівники шкіл повинні передбачати у річному плані.

Аналітичні накази — найбільш складні накази. В них узагальнюються підсумки вивчення досвіду роботи вчителів, груп вчителів, методичних об’єднань з метою його розповсюдження, результати дослідницької та експериментальної роботи в школі, підсумки реалізації єдиної науково-методичної проблеми, запровадження педагогами інновацій та перспективного досвіду.

Структура наказу

Дата

Відповідно до п. 2.5.6. Типової інструкції дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 01.06.2013).

У тексті наказу, що містить посилання на нормативно-правові акти застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 03 квітня 2013 року. Дозволяється застосовувати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 01 червня 2013 р.

Нумерація

Номер наказу, який складається зі знака № і порядкового номера наказу, зазначається після його дати.

Відповідно до п. 3.1.15 Примірного положення накази нумеруються у порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Назва (заголовок)

Зміст наказу коротко викладається в назві (заголовку), яка починається з прийменника «Про» та складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження…», «Про створення…») або іменника («Про підсумки…»).

Крапка в кінці заголовка наказу не ставиться.

Про підготовку навчального закладу до 20__/20__ навчального року

Про стан викладання історії у __ класах

Відповідно до п. 2.5.5 Типової інструкції назва наказу повинна відповідати назвам, передбаченим Державним класифікатором управлінської документації ДК010-89, що затверджено наказом Державного комітету України по стандартизації від 31 грудня 1998 року № 1024, зокрема:

Документація з управління кадрами

matematuka.wordpress.com

Правила складання наказу

З метою розв’язання основних або оперативних завдань, що стоять перед навчальним закладом, керівник закладу, який діє на засадах єдиноначальності, у межах своєї компетенції видає накази.

Дія наказу поширюється на невизначений період, якщо інше не зазначено в наказі. Накази, які не втратили своєї чинності, щорічно не дублюють. За потребою до них можна вносити зміни (наприклад, якщо змінено кількісний чи якісний склад комісії).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший строк не вказано в його тексті

Вимоги до оформлення наказів

До обов’язкових реквізитів наказів належать:

• зображення Державного герба України (порядок використання реквізиту визначаться відповідним законом);

• назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ);

повна назва навчального закладу — автора документа;

• назва виду документа (НАКАЗ);

• дата видання наказу;

• реєстраційний індекс (номер) наказу;

Якщо керівник навчального закладу фіксує накази у Книзі наказів, то такі реквізити, як зображення Державного герба України, емблема, назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ), назва навчального закладу, не зазначаються.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Потрібно дотримуватися вимог щодо оформлення реквізитів документів.

Дата видання наказу

Дату видання наказу оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом; номер складається зі знака № і порядкового номера наказу, наприклад: від 17.12.2015 № 37, або від 15 листопада 2008 р. № 45.

Реєстраційний індекс (номер) наказу

Основною складовою реєстраційного індексу [номеру) наказу є його порядковий номер. Накази нумеруються упродовж календарного року.

Заголовок наказу має викладати його основний зміст («Про підготовку навчального закладу до нового навчального року», «Про стан викладання навчальних дисциплін»].

Заголовок, як правило, починається з прийменника «про» і продовжується віддієслівним іменником («Про затвердження. », «Про введення. », «Про створення. », «Про внесення змін. ») або іменником, що вказує на предмет («Про підсумки. », «Про заходи. »). Ставити крапку в кінці заголовка не потрібно. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.

Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині наказу зазначають цілі і завдання приписуваних дій та причини видання наказу. У ній може бути наведено факти, зазначено події, подано оцінки. Як правило, констатуюча частина починається словами: «З метою. », «На підставі. », «Відповідно до. », «Згідно з. », «На виконання. » тощо.

Якщо підставою для видання наказу є нормативний документ органу вищого рівня, то в констатуючій частині наказу подають посилання на цей документ у такій послідовності:

• повна назва (заголовок).

Приклад оформлення посилання на нормативно-правовий акт

Відповідно до наказу Міністерства освіти і науки України від 23 червня 2000 р. № 240 «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-III ступенів».

Якщо зміст наказу не потребує роз’яснень, констатуючої частини може не бути. У такому разі текст наказу складатиметься лише з розпорядчої частини.

Розпорядчу частину наказу викладають у наказовій формі від першої особи однини. Розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами, з нового рядка, без відступу від межі лівого берега. Далі ставлять двокрапку і з нового рядка з абзацу подають текст розпорядчої частини наказу.

Формулюють цю частину документа, дотримуючись певних вимог, зокрема:

— зміст має бути конкретним, зрозумілим, таким, що не суперечить раніше виданим розпорядчим документам;

— не допускаються вислови, що можуть мати подвійне тлумачення.

Під час формулювання розпорядчої частини наказу також необхідно уникати неконкретних доручень, наприклад: «прискорити», «підвищити», «вплинути», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Такі доручення не можуть бути об’єктом контролю, оскільки їх виконання складно перевірити.

Розпорядчу частину наказу поділяють на пункти (1, 2, 3. ) і підпункти (1.1, 1.2, 1.3. ), які нумерують арабськими цифрами і оформлюють з абзацу. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці, назви або прізвища яких подають у давальному відмінку (це можуть бути назва установи, структурного підрозділу або посада й прізвище посадової особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Завдання формулюють за допомогою дієслів неозначеної форми — «підготувати», «організувати», «забезпечити», «розробити» тощо.

Приклад оформлення розпорядчої частини наказу

1. Заступнику директора з навчально-виховної роботи Іванченку Ю. Г. до 25.12.2015 організувати проведення новорічних заходів відповідно до затвердженого плану.

Строк виконання завдання можна друкувати окремим рядком і оформляти як дату завершення виконання.

У наказі необхідно визначати реальний строк виконання завдання (доручення), що відповідає обсягу передбачуваних робіт (варто враховувати час доведення інформації до конкретних виконавців). Може бути зазначено також спільний для всіх пунктів строк виконання. Однак, зазвичай, строк виконання встановлюють для кожного завдання окремо.

Після основних пунктів наказу подають перелік документів, що втратили чинність або до яких вноситимуть зміни після видання цього наказу.

Приклад оформлення запису про документ, що втратив чинність

Вважати таким, що втратив чинність, наказ від 10.06.2015 № 12 «Про затвердження Положення про преміювання працівників».

В останньому пункті наказу зазначають посаду, ініціали і прізвище особи, яка відповідає за виконання наказу. Зазвичай, загальний контроль за виконанням наказу покладають на одного із заступників керівника закладу.

Приклад оформлення останнього пункту наказу

Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора з навчально-виховної роботи Іванченка Ю. Г.

Керівник може особисто контролювати виконання наказу. У такому разі останній пункт наказу формулюють так:

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Накази з основної діяльності можуть мати додатки, посилання на які наводять у відповідних пунктах тексту наказу.

Приклад оформлення посилання на додатки

Затвердити режим роботи загальноосвітнього навчального закладу, що додається.

Затвердити склад атестаційної комісії (Додаток 2).

Підпис

Додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у правому верхньому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Спільні накази (наприклад, загальноосвітнього навчального закладу і територіального медичного закладу] оформлюють на стандартних аркушах паперу формату А4 із зазначенням найменувань закладів, які видають наказ. Назви закладів розміщують на одному рівні. Назву виду документа (НАКАЗ) розміщують центровано. Дата спільного наказу — єдина і відповідає даті більш пізнього підписання. Реєстраційний індекс спільного наказу складається з реєстраційних номерів документів кожного закладу, що проставляють через скісну риску в порядку зазначення авторів документа, наприклад: № 45/23

Накази керівник навчального закладу підписує особисто. Якщо керівник відсутній, це покладається на особу, яка виконує його обов’язки.

Приклад оформлення підпису документа особою, яка виконує обов’язки керівника

Виконуючий обов’язки директора Петренко В. В. Петренко

В. о. директора Петренко В. В. Петренко

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» застосовують у разі заміщення керівника за наказом

У разі видання спільного наказу, який мають підписати кілька осіб, їх підписи розміщують на одному рівні і засвідчують гербовими (основними) печатками відповідних закладів (установ).

Приклад оформлення підписів спільного наказу

Після підписання наказу жодних виправлень до нього вже не вносять.

Деякі накази, які видає керівник навчального закладу, можуть візуватися. Візують наказ виконавець і зацікавлені посадові чи службові особи.

Візи

Віза офіційного документа — це реквізит, що засвідчує згоду або незгоду посадової особи щодо змісту документа

Віза складається з таких елементів:

— назва посади особи, яка візує документ;

— особистий підпис; ініціали і прізвище.

Приклад оформлення візи

Васильченко О.І. Васильченко

Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша документа. Якщо ж місця для віз там не вистачає — на зворотному боці цього аркуша. Назви посад, ініціали і прізвища осіб, які мають візувати проект наказу, можуть бути надруковані заздалегідь або посадові особи зазначають ці дані власноруч безпосередньо під час візування на першому примірнику документа. Якщо особа, яка повинна візувати наказ, має певні зауваження та пропозиції до його змісту, то вона на окремому аркуші складає мотивований висновок, про що на документі роблять відповідну відмітку.

Приклад оформлення відмітки про наявність зауважень та пропозицій

Зауваження та пропозиції додаються.

Проекти наказів, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов’язково погоджуються з фінансовими органами або службами.

Якщо до документа були внесені значні виправлення, то він підлягає повторному візуванню.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Відбитки печаток на наказах, надрукованих на бланках, не проставляють

Особливу увагу приділяють доведенню розпорядчого документа до виконавців.

З підписаними наказами працівників ознайомлюють під особис¬тий підпис (якщо йдеться про персональну відповідальність окремих осіб, дотримання правил охорони праці, внутрішнього трудового розпорядку тощо).

Приклад оформлення пункту наказу про ознайомлення окремих працівників навчального закладу з цим наказом

3. Ознайомити з цим наказом під особистий підпис працівників Василенка П. Г., Коваленка М. О., Іванченка Г. С.

У цьому випадку в наказі передбачають відмітку «З наказом ознайомлені» і з нового рядка зазначають посаду (в разі необхідності), підпис особи, розшифрування підпису, дату. Цю відмітку бажано проставляти на зворотному боці останнього аркуша наказу.

Якщо є необхідність ознайомити з наказом усіх працівників закладу або їх більшість, то в наказі формулюють пункт такого змісту:

Приклад оформлення пункту наказу про ознайомлення усіх працівників навчального закладу з цим наказом

5. Ознайомити з цим наказом працівників спеціалізованої школи № 209 з поглибленим вивченням англійської мови під особистий підпис згідно зі списком, що додається.

При цьому складають окремий аркуш ознайомлення, що зберігається разом з наказом як додаток (див. Додаток 1).

Повний текст матеріалу у форматі Word можна скачати ТУТ

osvitabor.ucoz.ua

Накази щодо основної діяльності: правила оформлення і строки зберігання

01.12.2017 22287 0 2

Акценти цієї статті:

  • які існують вимоги до складання наказів щодо основної діяльності;
  • як правильно зареєструвати такі накази;
  • протягом якого строку та як необхідно зберігати накази щодо основної діяльності;
  • який порядок внесення змін до таких наказів та їх скасування.

Накази щодо основної діяльності веде кожне підприємство. Правильно оформлений наказ допоможе уникнути штрафних санкцій та оптимізувати фінансові результати. У цій консультації розглянемо нюанси оформлення, зберігання, реєстрації, внесення змін і скасування наказів.

Що таке наказ?

Поняття «наказ» законодавством не визначене. На практиці під наказом розуміють розпорядчий документ, який видається керівником підприємства, організації, установи в рамках його компетенції. Разом з тим законодавством не встановлено, які види наказів повинні вести комерційні підприємства.

У ст. 16 розд. I Переліку типових документів, які створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), виділено три групи наказів:

  • щодо основної діяльності;
  • з кадрових питань;
  • з адміністративно-господарських питань.

За основу береться такий критерій, як строк зберігання документів. Водночас не заборонено групувати накази за видами з огляду на особливості конкретного підприємства. Наприклад, на підприємстві можуть вестися два види наказів: кадрові та щодо основної діяльності. Зупинимося докладніше на останніх.

З яких питань видаються накази щодо основної діяльності?

Накази щодо основної діяльності – це документи, якими оформляють рішення керівника щодо організації роботи підприємства в цілому або роботи його структурних підрозділів.

Накази щодо основної діяльності видають з питань:

  • створення, реорганізації, ліквідації, перейменування;
  • зміни виду діяльності;
  • затвердження статутів, положень, інструкцій, правил, структури, штатного розпису;
  • унесення змін до внутрішніх нормативно-правових документів;
  • проведення заходів щодо роботи з персоналом;
  • ціноутворення;
  • охорони праці;
  • проведення рекламних акцій;
  • нормування витрат тощо.

Як оформити наказ щодо основної діяльності?

Законодавством не затверджена форма наказу щодо основної діяльності. У цілому при оформленні наказів, у тому числі і зазначеного, необхідно керуватися Національним стандартом України. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації «Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55 (далі – ДСТУ 4163-2003).

Наказ щодо основної діяльності має, зокрема, містити (п. 4.4 ДСТУ 4163-2003):

  • найменування підприємства відповідно до установчих документів;
  • назву виду документа – наказ;
  • дату складання – зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад, «08.10.2017»). Водночас стандартом дозволено зазначати дату і в зворотній послідовності («2017.10.08»);
  • реєстраційний індекс (номер) – порядковий номер, який може бути доповнений індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про виконавця тощо. Наприклад, накази щодо основної діяльності можуть бути з літерами «ос» (наприклад, «Наказ № 44/ос»);
  • заголовок наказу. Цей реквізит повинен відповідати на запитання: «Про що видається наказ?» (наприклад, «Про внесення змін до штатного розпису»);
  • текст наказу. Він повинен містити інформацію, заради якої видавався. Її потрібно висловлювати стисло, зрозуміло і без вживання фраз, які не несуть ніякого смислового навантаження. Наказ може бути оформлений у вигляді суцільного тексту або розбитий на декілька пунктів, якщо частини тексту мають різні смислові навантаження або потрібно викласти декілька рішень. Наказ може складатися з двох частин: описової (опис обставин, що послужили підставою для видання наказу) і розпорядчої, де зазначається, що потрібно зробити: «Призначити», «Провести» тощо;
  • підпис. Цей реквізит повинен складатися з найменування посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка його підписує.

Наказ може мати додатки, у такому разі на це необхідно вказати. Сам додаток теж повинен мати посилання на реквізити наказу, наприклад: «Додаток 1 до наказу від 27.10.17 р. № 55/ос».

Як правило, перед підписанням накази візуються відповідними службами (наприклад, фінансовою, юридичною). Порядок візування рекомендуємо прописати в інструкції з діловодства підприємства. У цьому випадку в наказі має бути реквізит про візи. Наприклад, це можна оформити позначкою: «Узгоджено» із зазначенням посади, ініціалів і прізвища осіб, які його завізували, і дат проставляння віз.

Як затвердити або ознайомити з наказом зацікавлених осіб?

Право підпису наказів надане керівникові підприємства установчими документами. Проте внутрішніми документами підприємства і посадовими інструкціями таким правом можуть бути наділені й інші посадові особи (наприклад, заступник директора, директор філії тощо).

З наказом необхідно ознайомити зацікавлених осіб під підпис з таким формулюванням: «З наказом ознайомлені», зазначивши їх посади, ініціали та прізвища, а також дату ознайомлення.

Як реєструються накази щодо основної діяльності?

Оригінали виданих і підписаних керівником наказів формують у справи в рамках календарного року. Тобто якщо юрособа веде два види наказів, то щороку на підприємстві має бути сформовано дві справи з наказами. Накази реєструються в окремих реєстраційних формах. Накази щодо основної діяльності повинні реєструватися у «своєму» журналі.

Крім того, на підприємстві має бути журнал реєстрації наказів з кадрових питань. Журналів може бути і більше, залежно від внутрішньої класифікації.

Журнал реєстрації наказів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами. Реєстрація наказів ведеться протягом календарного року.

У грудні можна підготувати реєстраційні журнали на наступний рік. Проте якщо в журналі достатньо місця для продовження реєстрації наказів, продовжувати реєструвати у ньому не заборонено. Проте нумерація з початку року повинна починатися з № 1. Журнал можна вести в елект­ронній формі, але тоді доведеться дублювати записи в паперовій формі (п. 4 Порядку роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.14 р. № 1886/5).

Завважимо, що типових форм журналів реєстрації наказів немає.

Скільки часу зберігаються накази щодо основної діяльності?

Строки зберігання наказів щодо основної діяльності визначені в ст. 16 Переліку № 578/5. Проте в цій статті йдеться про строки зберігання для центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів та організацій. Про комерційні підприємства тут не згадується. В інших статтях Переліку № 578/5 окремі строки зберігання для комерційних підприємств теж не встановлені. Тому вони можуть керуватися ст. 16 Переліку № 578/5, згідно з якою накази щодо основної діяльності повинні зберігатися до ліквідації підприємства, тобто безстроково.

Журнали реєстрації наказів щодо основної діяльності теж зберігаються постійно, як і відповідні справи з наказами. У разі ліквідації підприємства документи підлягають повторній експертизі цінностей. Ті накази, які стосуються прав громадян, передаються на зберігання за описом справ до місцевих архівних установ. А якщо таких архівів немає, документи передають до державних архівних установ, архівних відділів міськрад (п. 2.7 Переліку № 578/5).

Комерційні підприємства мають право встановлювати в локальних документах інші строки зберігання наказів щодо основної діяльності. При визначенні цих строків можна дотримуватися таких правил:

  • усі накази щодо основної діяльності зберігати до завершення перевірки ДФС з питань дотримання податкового законодавства;
  • після перевірки провести аналіз документів і вирішити, які накази слід зберегти (наприклад, накази, які мають тривале практичне значення), а які – вилучити для знищення (наприклад, накази зі строком дії, що минув, які не мають тривалого практичного значення).

Які можливі помилки в наказах?

При оформленні наказів щодо основної діяльності можуть виникати різні помилки. Найчастіше це:

  • відсутність якогось обов’язкового реквізиту;
  • неправильне зазначення реквізиту (наприклад, номера наказу або дати);
  • помилки у змісті (наприклад, відсутність описової частини);
  • підписання наказу директором з перевищенням повноважень тощо.

Чи можна скасувати або виправити наказ щодо основної діяльності?

За необхідності дозволяється вносити зміни до наказу щодо основної діяльності. Така необхідність може виникнути у випадку:

  • прийняття нового закону України та іншого нормативно-правового акта;
  • внесення змін до законів України та інших нормативно-правових актів;
  • зміни локальних документів;
  • втрати актуальності частини завдань, зазначених у наказі, тощо.

Унесення змін до наказу оформляється окремим документом. У його описовій частині наводять підстави для внесення змін до раніше виданого наказу, а в розпорядчій – які конкретно зміни вносяться (див. зразок 1).

Зразок 1

У зв’язку зі звільненням з роботи Остапчука В. В., члена комісії з питань охорони праці, НАКАЗУЮ:

1. Внести до наказу від 01.03.17 р. № 45 «Про створення комісії з питань охорони праці» такі зміни:

  • вивести зі складу комісії Остапчука В. В., інженера з охорони праці;
  • ввести до складу комісії Сорокіну Є. р., інженера з охорони праці.

За необхідності наказ щодо основної діяльності можна скасувати. Підставами для такого скасування можуть служити:

  • невідповідність положень наказу Конституції або законам України, іншим нормативно-правовим актам;
  • видання наказу посадовою особою з перевищенням повноважень;
  • рішення суду тощо.

Для цього треба видати новий наказ, зазначивши в ньому підставу для скасування старого наказу і дату, з якої його дія припиняється (див. зразок 2).

Зразок 2

У зв’язку з невідповідністю назв деяких посад Державному класифікатору 003:2010 НАКАЗУЮ:

1. Скасувати наказ від 17.08.17 р. № 574 «Про внесення змін до штатного розпису».

Порядок оформлення, затвердження, скасування і внесення змін до наказів рекомендуємо викласти в локальних документах, наприклад в інструкції з діловодства. У такому документі можна навести декілька прикладів правильного оформлення наказів щодо основної діяльності та інших видів наказів.

Висновки

Накази щодо основної діяльності видаються з метою оформлення рішення керівника щодо організації роботи підприємства в цілому або роботи його структурних підрозділів.

При складанні таких наказів необхідно керуватися ДСТУ 4163-2003.

При визначенні строків зберігання наказів щодо основної діяльності комерційні підприємства можуть керуватися ст. 16 Переліку № 578/5 або встановити свої строки в локальному документі. Проте при самостійному визначенні строків слід зважити на те, що такі накази не можна знищувати до завершення перевірки ДФС з питань дотримання податкового законодавства.

Порядок оформлення, затвердження, ознайомлення зацікавлених осіб, унесення змін, скасування наказів щодо основної діяльності підприємство може встановити в локальному документі (наприклад, в інструкції з діловодства).

uteka.ua

Это интересно:

  • Ооо юрист центр Организация ООО "ЮРИСТ-ЦЕНТР" Юридический адрес: 394030, Г ВОРОНЕЖ, УЛ РЕВОЛЮЦИИ 1905 ГОДА Д 66 ОКФС: 16 - Частная собственность ОКОГУ: 4210014 - Организации, учрежденные юридическими лицами или гражданами, или юридическими лицами […]
  • Признаки наследования групп крови ГРУППЫ КРОВИ (генетика) ГРУППЫ КРОВИ (генетика). Группы крови открыты в начале XX века Landsteiner (1900, 1901) и Jansky (1907). Их обозначение: 0, А, В и АВ было введено в 1910 г. Dungern и Hirzfeld. Согласно представлениям […]
  • Закон джоуля единица измерения Закон джоуля единица измерения Каталог статей Справочная информация Справочник по электротехнике Currently 3.79/5 1 2 3 4 5 Рейтинг 3.8/5 (194 голосов) Закон Джоуля-Ленца определяет меру теплового действия […]
  • Новый закон капремонт Помогут капитально Таким образом, из законодательства уберут образовавшуюся коллизию. Дело в том, что сейчас регионы компенсируют взносы на капитальный ремонт неработающим пожилым людям, если они живут одиноко или в семьях из […]
  • Дата войны за испанское наследство Война за Испанское наследство 1701 - 1714 - причины - участники - итоги Содержание: На фото: Битва при Денене (1712 год). Картина Жана Ало Причины войны за Испанское наследство Война за испанское наследство (1701—1714 гг.) — […]
  • Таможенные органы Их система задачи полномочия Таможенные органы Их система задачи полномочия §1. Понятие, задачи и система таможенных органов Таможенные органы - одни из старейших правоохранительных органов, история возникновения и развития которых неразрывно связана с […]