Оглавление:

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
  • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

  1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
  2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
  3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

assistentus.ru

Приведение уставов ООО в соответствие с Законом от 30.12.2008 года № 312-ФЗ

Международные стандарты банковской жизни

Газета «Бизнес» / Татьяна Крупина МСФО банкам необходима, но обходится слишком дорого С прошлого .

Косая черта перед подписью — как ее понимать?

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Наталия Гуренкова, эксперт «УНП»

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Договор подписал заместитель

Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.

Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»). Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Работа над ошибками

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Особо о счетах-фактурах

Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.

Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают, что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если документ подписывает другое лицо, его должность можно не указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Тем не менее не будет ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.03 № 65-ст.

Другие юридические статьи:

Заводы «заведут» на окраины

Правительство Петербурга разработало схему вывода промышленных предприятий из центра города Когда жители других городов смо.

Рейтинговые агентства констатировали улучшения в городской экономике

Западные рейтинговые агентства свидетельствуют — в экономике города наблюдаются позитивные изменения. На днях стало известно, что международное рейтинговое агентство Fitch .

Лошадиная сила налога

На прошлой неделе состоялись депутатские слушания, посвященные принятому в первом чтении законопроекту «О внесении изменений и дополнений в закон «О транспортном налоге». П.

К закону для «упрощенцев» добавят отсрочку

Вчера, 23 октября, петербургские парламентарии приняли в третьем чтении проект закона, делающего объектом налогообложения для «упрощенцев» совокупный доход со ставкой 10%.

Водители автомобилей без госзнаков будут лишаться прав на 3 месяца

Водители автомобилей без государственных регистрационных знаков теперь могут быть лишены прав на срок до трех месяцев. Об этом РИА «Новости» сообщили в понедельник в пресс-службе управления ГИБДД Г.

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Наталия Гуренкова, эксперт «УНП»

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Договор подписал заместитель

Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.

Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»). Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Работа над ошибками

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Особо о счетах-фактурах

Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.

Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают, что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если документ подписывает другое лицо, его должность можно не указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Тем не менее не будет ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.03 № 65-ст.

Другие юридические статьи:

Заводы «заведут» на окраины

Правительство Петербурга разработало схему вывода промышленных предприятий из центра города Когда жители других городов смо.

Рейтинговые агентства констатировали улучшения в городской экономике

Западные рейтинговые агентства свидетельствуют — в экономике города наблюдаются позитивные изменения. На днях стало известно, что международное рейтинговое агентство Fitch .

Лошадиная сила налога

На прошлой неделе состоялись депутатские слушания, посвященные принятому в первом чтении законопроекту «О внесении изменений и дополнений в закон «О транспортном налоге». П.

К закону для «упрощенцев» добавят отсрочку

Вчера, 23 октября, петербургские парламентарии приняли в третьем чтении проект закона, делающего объектом налогообложения для «упрощенцев» совокупный доход со ставкой 10%.

Водители автомобилей без госзнаков будут лишаться прав на 3 месяца

Водители автомобилей без государственных регистрационных знаков теперь могут быть лишены прав на срок до трех месяцев. Об этом РИА «Новости» сообщили в понедельник в пресс-службе управления ГИБДД Г.

legalru.ru

Наказание за подпись за другое лицо на коллективном письме?

Представители трудового коллектива (15 чел) обратились в головную организацию с письмом по поводу нарушения трудовых прав. часть людей (3 чел) на момент отправки по почте отсутствовала и с их согласия за них расписались. Теперь всех вызвали в полицию и сличили подписи. Трое отсутствовавших подтвердили, что дали согласие на подпись за них. Но в полиции говорят что это все равно подделка и 327ст. УК

Что может грозить тем, кто расписался за других?

Ответы юристов (2)

Предметом подделки может быть лишь документ, который предоставляет права и освобождает от обязанностей. К таким документам относятся, в частности, удостоверения личности, документы о трудовом стаже, об образовании и т. п. Если подделка не предоставляла владельцу никаких прав и не освобождала его от каких-либо обязанностей, т. е. не влекла никаких изменений в его правовом статусе, то содеянное не может квалифицироваться по ст. 327 УК. Здесь вопрос спорный. Но я думаю, что здесь состав преступления, предусмотренного ст. 327 УК РФ отсутствует. Сколько дней прошло с того момента как Вас вызывали?

Уточнение клиента

Всех вызывали сегодня

13 Марта 2017, 19:42

Срок проверки сообщения о преступлении скорее всего будет длиться 30 суток, так как возможно будут проводить почерковедческую экспертизу. В следующий раз прошу Вас учесть и сообщить другим, что Вы имеете право отказаться предоставлять образцы своего почерка и подписи (они называются экспериментальными). Возможно экспертам понадобятся еще образцы. Учитывая то, что подача данной жалобы не повлекла изменений Ваших прав, думаю здесь будет принято решение об отказе в возбуждении уголовного дела. Но это лишь мое мнение.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

m.pravoved.ru

Косая черта перед росписью подписавшего начальника

На основании какого правового документа запрещена косая черта перед наименованием должности в случае подписания документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя и требуется ли расшифровка подписи подписавшего?

Признаюсь честно, данный вопрос привел меня в замешательство: объяснение кажется очевидным. Немало удивила формулировка вопроса, и у меня сразу возник встречный вопрос: а где вы встречали инструкцию, рекомендацию, любой другой регламентирующий делопроизводственные процессы документ, разрешающий использование косой черты в реквизите «подпись»?

Но давайте попробуем разобраться в этой парадоксальной ситуации.

Для начала обратимся к нормативным актам и отыщем там все, что так или иначе связано с реквизитом «подпись».

Итак, ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее толкование подписи: «Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица». Слово «полномочный» в данном случае неслучайно – документ может подписать только тот, кто имеет право принимать решение по затронутому в нем вопросу.

Еще один определяющий документ, имеющий силу на территории всей Российской Федерации, – государственный стандарт Р 6.302003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» – описывает правила оформления реквизита «подпись» следующим образом (статья 3.22):

«В состав реквизита «подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).»

Обратите внимание, что в состав реквизита, помимо автографа как такового, включены наименование должности и фамилия подписавшего. Как видим, в таких важных документах, как государственные стандарты, даже не предполагается возможность подписи другого человека вместо ответственного лица. Использование косой черты не упоминается вовсе.

Но проблема, тем не менее, существует. Косвенно на это указывают пункты инструкций по делопроизводству отдельных организаций.

Давайте для примера обратимся к «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» – документу, на основании которого составлены инструкции федеральных министерств и ведомств, их подразделений на территории России. В пункте, описывающем оформление подписи документа, читаем:

«Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например, «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.»

Однако инструкции по делопроизводству некоторых организаций запрещают даже такое исправление. Согласно им в случае непредвиденного отсутствия на момент подписания документа ответственного должностного лица следует внести в подготовленный файл наименование должности и фамилию лица, фактически подписывающего документ, и заново распечатать страницу.

В России сегодня ситуация такова, что единых, обязательных для всех требований к оформлению организационно-распорядительной документации не существует. Каждая организация разрабатывает собственный порядок работы с документами, основываясь как на российских, так и на зарубежных традициях. ГОСТ 6.30­2003 носит рекомендательный характер. То есть специального нормативно-правового акта об обязательной расшифровке подписи с указанием фактической должности подписавшего и запрете использования косой черты не существует.

Тем не менее, помимо разнообразных инструкций и предписаний, существует здравый смысл. Попробуем разобраться, насколько важен такой, простой на первый взгляд, реквизит.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Подпись подтверждает:

  • достоверность сведений, изложенных в тексте документа;
  • полномочия должностного лица, подписавшего документ.

Подпись – один из первых сложившихся в российском делопроизводстве обязательных элементов. Еще до формирования в XVI веке официального – «приказного» – делопроизводства в деловых документах указывали имена непосредственных участников события, после текста – имена его составителя и свидетелей. Это, во-первых, подтверждало достоверность события, а во-вторых, указывало, с кого можно потребовать ответ в случае необходимости.

Использование косой черты или предлога «за» вместо наименования должности лица, фактически подписавшего документ, а также отсутствие расшифровки его фамилии может оказаться невыгодным как составителю документа, так и его адресату. Очевидно, что реально ответственный за ведение дела человек не подписывал документ, а значит, не подтвердил принятое решение. Скорее всего, всезнающему секретарю организации известно, кому принадлежит росчерк. Но получатель такого документа вряд ли знаком с особенностями почерка всех руководителей предприятия и не владеет информацией о полномочиях этих людей. Получается анонимный документ, фактически подписанный неизвестно кем, что, конечно же, не дает никаких гарантий достоверности информации, содержащейся в нем. Ничего страшного, если это информационное письмо. А если речь идет о приказе или распоряжении? Непонятно, кто несет ответственность за принятое решение. Получатель вправе посчитать такой документ недействительным. В самом деле, ведь неизвестно, кто подписался под важным сообщением. У человека, осмотрительного в делах, не склонного доверять всему и сразу, могут возникнуть такие вопросы:

  • А имеет ли право этот неизвестный ему персонаж принимать ответст­венные решения и подписывать документы?
  • И знает ли настоящий руководитель о принятом решении?
  • А не подделка ли это? Некто составил выгодный для себя текст и, инсценировав отсутствие ответственного лица, отправил его адресату.

Руководитель, несмотря на то, что указаны его должность и фамилия, может отказаться от документа – его автографа нет, а значит, он не несет никакой ответственности за содержание «бумаги» и возможные последствия. Тем более что об отправке документа или его оглашении он распоряжения также не давал.

Таким образом, автор документа оказывается в невыгодной ситуации, потому что получатель имеет все основания не принимать документ за подписью «неизвестного» лица и, как следствие, не исполнять его.

Получатель документа окажется в проигрыше, если должностное лицо откажется от документа, ссылаясь на тот факт, что он не ставил свой автограф, несмотря на то, что документ был подготовлен за его подписью.

Пример 1
Н.А. Светлов обратился в Кировский районный суд г. Иркутска с жалобой на бездействие должностного лица – председателя Иркутского областного суда, не давшего ответ на ранее направленное на имя должностного лица обращение. Ответ Н.А. Светлову направлен за подписью неизвестного лица с простановкой косой черты на реквизитах (должность, инициалы и фамилия) председателя суда. Как видите, неправильное оформление реквизита «подпись» стало основанием для обращения в суд.

Теперь, после анализа положений нормативных актов можно дать ответ на поставленный вопрос.

Использование косой черты или предлога «за» перед наименованием должности и отсутствие расшифровки подписи подписавшего не разрешено ни одним из существующих нормативных или методических документов по ведению делопроизводства. При этом в инструкциях многих организаций существует запрет на «анонимность» подписи.

Полное и грамотное оформление подписи немаловажно. Наименование должности и фамилия лица, фактически подписавшего документ, указывают на должностное лицо, ответственное за принятое решение, а также подтверждают его полномочия в решении затронутого в документе вопроса. Анонимность подписавшего может привести к различным недоразумениям, например, к отказу получателем принятия документа к исполнению. Или к обращению в суд, как в описанной в примере ситуации.

Итак, что же делать, когда документ не может подписать руководитель, но это могут сделать его заместитель или исполняющий обязанности? Если у вас есть возможность перепечатать документ, то в реквизите «подпись» необходимо исправить наименование должности и фамилию, указав данные лица, фактически его подписывающего.

Но как быть, если на перепечатку страницы нет времени? Проблема решается при помощи обычной ручки. Секретарь должен вписать перед наименованием должности «зам.» или «и.о.» и исправить фамилию. Согласитесь, особых условий здесь не требуется. И потом вам не придется объяснять ситуацию и умолять адресата поверить анонимной подписи, вы избежите неожиданных и неприятных последствий.

help-hr.ru

Расписался за другого

Статья 183. Заключение сделки неуполномоченным лицом

1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку.
2. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

Статья 188. Контрабанда

1. Контрабанда, то есть перемещение в крупном размере через таможенную границу Российской Федерации товаров или иных предметов, за исключением указанных в части второй настоящей статьи, совершенное помимо или с сокрытием от таможенного контроля

либо с обманным использованием документов

или средств таможенной идентификации либо сопряженное с недекларированием или недостоверным декларированием, —
наказывается штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет либо лишением свободы на срок до пяти лет.
А в этом случае не будет обманного использования документов? И, соответственно, уголовного преследования?

Какие перспективы? Приговор?

Не юрмнение — если человек и все участвующие в процессе не против. то кому какая разница?

Дальше ты сама. Тем более ты отлично подделываешь мою подпись.. Но я собственно и не против (с) Доктор Быков, Интерны

Обманным использованием документов признается представление таможенному контролю поддельных документов, документов с заведомо искаженными данными, а также документов, полученных, составленных либо заверенных без законных на то оснований в целях введения таможенных органов в заблуждение для принятия ими неправомерных решений, связанных с перемещением объектов таможенного контроля через таможенную границу РФ.

Обманное использование документов (таможенных деклараций, справок из банка о размере приобретенной валюты и т.п.) предполагает их подделку, подчистку, внесение в подлинные бланки фиктивных сведений, использование просроченных документов и т.д.

Поддельным является фальшивый, то есть полностью не-изготовленный документ, либо подлинный документ, и которые внесены искаженные, дополнительные данные или изменения в тексте.

Документ с искаженными данными — это документ, полученный законным путем, но в связи с внесением в него путем подчистки, вытравливания и иными способами искаженных сведений, являющийся незаконным. Внешне такой документ напоминает подлинный.

Документ, не имеющий юридической силы — документ, полученный законным путем, но в связи с истечением сроков, заменой и т.д., утративший юридическую силу.

m.e1.ru

Это интересно:

  • Бланк приказа о инвентаризации Приказ о проведении инвентаризации. Форма № ИНВ-22 Читайте также: Мы Вконтакте Документы инвентаризации Заполните бланк без ошибок за 1 минуту! Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и […]
  • Яндекс вакансии юриста Яндекс вакансии юриста Яндекс — ведущая российская интернет-компания, владеющая самой популярной в России поисковой системой и интернет-порталом. По данным LiveInternet, в ноябре 2012 года доля поиска Яндекса на российском рынке […]
  • Как переоформить квартиру купля продажа Как переоформить квартиру Несмотря на видимую трудоемкость, при правильном подходе переоформление квартиры не вызовет сложностей. И в этом деле вам не обойтись без наших рекомендаций. Для переоформления квартиры требуется следующий […]
  • Что входит в льготный стаж для пенсии учителя Льготная пенсия для педагогов по выслуге лет Работники педагогической сферы осуществляют свою деятельность в особых условиях труда. Поэтому для них предусмотрен ряд государственных привилегий. Государство гарантирует педагогам […]
  • Пособия по беременности и родам студентам Декретные выплаты и пособия по уходу студентам очной формы обучения и в академическом отпуске в 2018 году Право на декретные в российском законодательном поле имеют женщины, занимающиеся официальной деятельностью. Среди них — […]
  • Фз о защите прав потребителей от 2014 Фз о защите прав потребителей от 2014 Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав потребителей […]