Минский городской исполнительный комитет
220030, Минск, проспект Независимости 8

  • Власть
    • Республиканские государственные органы
      • Комитет государственного контроля Республики Беларусь
      • Управление КГБ по г.Минску и Минской области
      • Прокуратура города Минска
      • Управление Следственного комитета Республики Беларусь по г. Минску
      • Инспекции МНС Республики Беларусь по городу Минску
      • Минское городское управление МЧС
      • Минский городской комитет природных ресурсов
        и охраны окружающей среды
      • Минское городское агентство по государственной регистрации
      • Минский городской центр гигиены и эпидемиологии
      • Главное статистическое управление города Минска
      • Минское городское управление по надзору
        за рациональным использованием ТЭР
      • Минское городское управление Фонда социальной защиты
      • Представительство Республиканского центра по оздоровлению
        и санаторно-курортному лечению населения
      • Управление Государственного комитета судебных экспертиз Республики Беларусь по г.Минску
    • ПРЕДСТАВИТЕЛЬНАЯ ВЛАСТЬ
    • Мингорсовет депутатов
    • Депутаты Палаты представителей от г. Минска
    • Члены Совета Республики Национального собрания от г. Минска
    • ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ВЛАСТЬ
    • Мингорисполком
    • Руководство Мингорисполкома
    • Структурные подразделения Мингорисполкома
      • Комитеты
      • Управления
      • Главное управление внутренних дел
    • Администрации районов г. Минска
      • Заводской район
      • Ленинский район
      • Московский район
      • Октябрьский район
      • Партизанский район
      • Первомайский район
      • Советский район
      • Фрунзенский район
      • Центральный район
    • СУДЕБНАЯ ВЛАСТЬ
    • Минский городской суд
    • Экономический суд города Минска
    • ПРЕДПРИЯТИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ
    • Предприятия и организации
  • Администрации районов Минска
    • Заводской район
    • Ленинский район
    • Московский район
    • Октябрьский район
    • Партизанский район
    • Первомайский район
    • Советский район
    • Фрунзенский район
    • Центральный район
  • О Минске
    • Устав города
    • Символика
    • История города
    • Руководители города с 1879 года
    • Общие сведения
    • Почетные граждане
    • Минчане года
    • Города-побратимы
    • Знаменательные даты
    • Фотогалерея
    • Видеоролик о г.Минске
    • Экскурсионный путеводитель
  • Одно окно
    • «Одно окно» Мингорисполком
    • «Одно окно» Заводской район
    • «Одно окно» Ленинский район
    • «Одно окно» Московский район
    • «Одно окно» Октябрьский район
    • «Одно окно» Партизанский район
    • «Одно окно» Первомайский район
    • «Одно окно» Советский район
    • «Одно окно» Фрунзенский район
    • «Одно окно» Центральный район
  • Обращения
    • Форумы
    • Электронные обращения
    • Запись на прием к главам администраций районов г. Минск
    • Нормативные документы
    • График «прямых телефонных линий»
    • Графики приема граждан и юридических лиц
    • Ответы на электронные обращения, носящие массовый характер
  • Объявления
    • Конкурсы
    • Аукционы
    • Аренда помещений
    • Закупки
    • Все объявления
  • Поиск

  1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее — настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее — документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 — 95) «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 «Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов» (далее — СТБ 6.38 — 95).

Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

2.1. формат А4 (210 х 297 мм) — для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем — формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):

  • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
  • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов*. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
  • межстрочный интервал: для формата А 4 — одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 — точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
  • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
  • выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
  • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 — 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).


2.2. для тезисов выступлений:

  • формат А4 (210×297 мм);
  • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
  • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер
    16 пт (в заголовках — полужирный курсив подчеркнутый и полужирный
    курсив, размер 14 пт);
  • межстрочный интервал полуторный (в заголовках — точно 12 пт);
  • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
  • выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
  • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

  • Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
    Например:

    При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
    Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков (70 мм).

    От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

    Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

    Реквизит «Адресат» оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

    Реквизиты «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу» оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

    Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
    При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

    Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст — через межстрочный интервал точно 14 пт.

    В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

    10.1. для рефератки малого размера:

    • формат А6 (105 х 148 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 10 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;

    10.2. для рефератки среднего размера:

    • формат А5 (148 х 210 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;

    10.3. для рефератки большого размера:

    • формат А4 (210 х 297 мм);
    • поля страницы: верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается)
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов.

  • Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):
    • поля страницы: верхнее и нижнее — 20 мм, левое — 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого — до 8 мм (когда текст не вмещается);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
    • номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.

  • В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;
    • межстрочный интервал — точно 9 пт.

    Например:

    minsk.gov.by

    Как правильно оформлять документы: новые требования СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

    Постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Респуб­лики Беларусь от 26.10.2016 № 83 был утвержден и введен в действие с 01.06.2017 Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее ― СТБ 6.38-2016).

    Действие СТБ 6.38-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы, которые в соответствии с СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» входят в систему организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, письма, акты и т.д.).

    СТБ 6.38-2016 введен взамен СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.

    Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее ― СТБ 6.38-2004), на протяжении более чем 10 лет регламентировавшего составление и оформление ОРД и их бланков. В течение этого времени в нашей стране активно развивались информационные технологии, которые внедрялись во все сферы жизни и деятельности общества, в том числе в организацию документооборота.

    Кроме того, возникла необходимость законодательно закрепить некоторые нормы делопроизводства ― как сложившиеся в рамках устоявшейся делопроизводственной практики, так и возникшие в результате применения новых технологий в работе с документами и появления требований, основанных на вновь принятых нормативных правовых актах Республики Беларусь.

    Все это нашло отражение в СТБ 6.38-2016.

    Так, например, требования к бланкам документов и их текстам в СТБ 6.38-2004 были объединены в одну главу, в то время как разработчики СТБ 6.38-2016 более подробно изложили требования к бланкам документов в гл. 4, а к текстам ― в гл. 6. В частности, п. 4.2 СТБ 6.38-2016 было установлено, что на бланках изготавливается только первая страница документа (ранее эта норма содержалась в п. 22 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее ― Инструкция по делопроизводству), но отсутствовала в СТБ 6.38-2004).

    Также п. 4.8 СТБ 6.38-2016 закреплено, что при угловом расположении реквизитов бланка максимальная длина их строк не должна превышать 73 мм.

    В соответствии с новым СТБ при печатании бланков применяются типографские шрифты по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33, компьютерный шрифт Times New Roman или Arial размером от 6-го до 16-го кегля. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Как и предыдущий СТБ, новый устанавливает, что бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, но при этом разработчики добавили: «Позволяющими дальнейшее тиражирование документов».

    Также была добавлена гл. 5 «Использование углового штампа при оформлении документов», в которой установлены состав реквизитов и порядок использования углового штампа организации (в СТБ 6.38-2004 этот аспект делопроизводства не затрагивался, но был закреплен в п. 32–34 Инструкции по делопроизводству).

    В СТБ 6.38-2016 более детально регламентированы требования к тексту документа (они выделены в самостоятельную главу). В частности, добавлены положения, содержащиеся в п. 73–74 Инструкции по делопроизводству и касающиеся разбивки текста на главы, пункты, подпункты и оформления этих элементов текста. Например, в соответствии с СТБ 6.38-2016 в больших по объему документах пункты могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Но при этом пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа.

    В целом требования, предъявляемые к оформлению реквизитов документов (гл. 7), в СТБ 6.38-2016 остались такими же, какие устанавливал СТБ 6.38-2004. Но все же есть некоторые изменения и в этой части документа. Например, СТБ 6.38-2016 установлено, что негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь (в СТБ 6.38-2004 эта норма отсутствовала).

    Такие реквизиты, как «Код организации» и «Код документа» СТБ 6.38-2004 устанавливал как обязательные к оформлению, а СТБ 6.38-2016 рекомендует их к оформлению, но при этом решение о необходимости проставления на бланках кодов организации и документа остается за организацией.

    Похожая ситуация и с оформлением реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные»: состав указываемых коммуникационных и коммерческих данных определяется организацией (в СТБ 6.38-2004 эта норма отсутствовала).

    СТБ 6.38-2016 установлено, что наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).

    Также в СТБ 6.38-2016 уточнено, что сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации (положении о ней), то есть и в данном случае выбор остается за организацией (в СТБ 6.38-2004 эта норма была обязательной).

    Добавлены положения об оформлении реквизитов при совместном издании документа. Так, например, документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом листе бумаги установленного формата. Полные официальные наименования организаций располагаются на одном уровне. При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться соответствующий бланк с указанием наименований организаций, создающих документ, в том числе на одном языке.

    Разработчиками СТБ уточнено использование реквизита «Место составления или издания»: реквизит указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений.

    В СТБ 6.38-2016 более детально описаны и закреплены правила составления реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Резолюция» (данные правила содержатся в п. 51, 52, 53 Инструкции по делопроизводству соответственно, но отсутствовали в СТБ 6.38-2004).

    В частности, добавлено, что при наличии листа резолюции на документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается». Для оформления листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров и полей:

    • для формата А6: верхнее и нижнее ― не менее 10 мм, левое ― не менее 12 мм, правое ― не менее 8 мм;
    • для формата А5: верхнее ― не менее 15 мм, нижнее ― не менее 10 мм, левое ― 20 мм, правое ― не менее 8 мм;
    • для формата А4: верхнее и нижнее ― не менее 20 мм, левое ― 30 мм, правое ― не менее 8 мм.

    СТБ 6.38-2016 установлено, что заголовок к тексту допускается не указывать на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформляемых на бланках или чистых листах бумаги формата А5 (выделенная курсивом часть отсутствовала в СТБ 6.38-2004).

    В новом СТБ более развернуто сформулированы правила оформления таких реквизитов, как «Отметка о наличии приложения», «Подпись», «Гриф приложения», «Гриф согласования», «Виза» (в СТБ 6.38-2004 этот реквизит назывался «Визы»), «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель» (эти правила содержатся в п. 56–58, 60–61 Инструкции по делопроизводству).

    В СТБ 6.38-2016 отсутствует глава «Требования к документам, изготавливаемым с помощью технических средств» (ранее содержалась в СТБ 6.38-2004), но в него были добавлены главы «Оформление документов с использованием компьютера» (гл. 8) и «Особенности оформления документов в электронном виде» (гл. 9).

    Глава 8 «Оформление документов с использованием компьютера» регламентирует технические требования к оформлению реквизитов документов (устанавливает тип гарнитуры шрифта, его размеры, межстрочные интервалы, отступы и т.д.).

    Главой 9 «Особенности оформления документов в электронном виде» закреплены требования к оформлению реквизитов документов в электронном виде. В частности, СТБ 6.38-2016 устанавливает, что документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичных документов, оформляемых на бумажных носителях, за исключением Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документов в электронном виде при их внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным для аналогичных документов, оформляемых на бумажных носителях.

    Автор: Ольга МОИСЕЕНКО, организатор делопроизводства — референт

    ohranatruda.of.by

    Правила оформления документов при обращении по консульско-правовым вопросам

    При обращении в Посольство по консульско-правовым вопросам (выдача (обмен) паспорта, оформление постоянного проживания за пределами Республики Беларусь, консульский учет, выход из гражданства Республики Беларусь, оформление свидетельств на возвращение в Республику Беларусь, регистрация актов гражданского состояния, совершение нотариальных действий, истребование документов, выдача справок и др.) необходимо придерживаться следующих требований:

    — заявления и анкеты должны быть заполнены заранее. Отсутствует возможность заполнять документы в ходе приёма. Консультации по заполнению заявлений и анкет возможны по телефону 030-536-359-36;

    — все поля заявлений и анкет должны быть заполнены — без пропусков. Документы необходимо заполнять на языке, на котором составлен бланк (исключение – адрес проживания в ФРГ заполняется на немецком языке). Если сведения отсутствуют, необходимо указывать «нет»;

    — документы, выданные в ФРГ, должны быть апостилированы (порядок оформления документов, выданных в иных государствах, определяется международными договорами Республики Беларусь);

    — документы, составленные на иностранном языке (хотя бы частично), должны быть переведены на белорусский или русский язык;

    — подпись переводчика должна быть заверена нотариально;

    — перевод должен содержать весь текст оригинального документа, переводчик либо заказчик не вправе сокращать переводимый текст;

    — одни и те же имена и названия на языке перевода должны совпадать во всех представляемых документах;

    — перевод имен в иностранных документах должен соответствовать написанию имен в документах, выданных в Республике Беларусь;

    — все документы необходимо предъявлять с копиями в указанном количестве. Если не указано иное, требуется копия всех страниц документа, включая апостиль и перевод;

    — печати, штампы и подписи в копии документа должны быть читаемыми, соответствовать качеству оригинала документа;

    — копируемый документ должен полностью размещаться в пределах листа, без смещений за его границы;

    — при обращении с заявлениями нескольких членов семьи необходимые копии должны предоставляться отдельно к каждому заявлению.

    При планировании даты посещения Посольства просим учитывать необходимость предварительной записи, а также количество консульских работников, ведущих прием.

    germany.mfa.gov.by

    Требования к текстам документов, изготовляемых с помощью технических средств

    Автор: Мария ПОПЛАВСКАЯ, юрист 13 Апрель 2017 .

    Сегодня мы рассмотрим такую тему, как требования к текстам документов, изготовляемых с помощью технических средств. Ей посвящена глава 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция).

    Тема более чем важна, поскольку в наше время подавляющая масса документов изготавливается именно с помощью технических средств. Поэтому тем, кто занимается подготовкой документов, а это чаще всего секретари, нужно раз и навсегда запомнить несколько простых, но очень важных требований.

    Итак, пунктом 77 Инструкции установлено, что текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Согласно пункту 78 Инструкции при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта — не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа. Установлено, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта — 15 пт.

    • наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;
    • поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;
    • поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых форматов.

    Как известно из практики, всегда особые сложности вызывает оформление документов в виде таблиц. В инструкции предусмотрены и эти моменты, в частности, говорится, что при подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал — до 11 пт. Но содержится оговорка о том, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

    Может это покажется кому-то и странным, но кое-где документы еще оформляются на пишущей машинке. Инструкция предусмотрела и этот нюанс. Так, согласно пункту 80 при оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2–3 межстрочными интервалами. Приводится следующий пример:

    по архивам и делопроизводству

    Оформлению документа на компьютере посвящен пункт 81 Инструкции, согласно его норме реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Приводится следующий пример:

    Пунктом 82 Инструкции установлена максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

    Определено, что при печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

    • 0 – граница левого поля;
    • 1 – после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
    • 2 – после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
    • 3 – после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
    • 4 – после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
    • 5 – после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
    • 6 – после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
    • 7 – после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;
    • 8 – после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.
    • реквизит «Название вида документа»;
    • реквизит «Заголовок к тексту»;
    • реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
    • реквизит «Отметка о наличии приложения»;
    • реквизит «Отметка об исполнителе»;
    • реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
    • реквизит «Отметка о заверении копии»;
    • реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
    • слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

    Согласно пункту 84 Инструкции от нулевого положения печатаются:

    От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

    От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».

    От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

    От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».

    От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

    При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 × 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).

    Установлено также, что при наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, несколько реквизитов «Подпись», располагаемых один под другим, допускается разделять двойным межстрочным интервалом.

    Согласно пункту 86 Инструкции, если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля). Пунктом 87 установлено, что если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

    В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

    Имейте в виду, что в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. Однако в середине строк реквизитов знаки препинания, естественно, сохраняются.

    Пункт 90 Инструкции запрещает в документах текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. Установлено, что прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.

    Также важно знать, что при оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется. В республиканских органах госуправления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов – 14 пт. Еще один очень важный момент: новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

    Документы со сроком хранения до трех лет включительно Инструкция допускает печатать на двух сторонах листа.

    И последнее. Согласно Инструкции документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота госорганов, должны соответствовать следующим требованиям:

    • быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;
    • создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;
    • содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иными актами законодательства Республики Беларусь;
    • содержать одну или несколько ЭЦП, а также, при необходимости, дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.

    statut.by

    Требования

    СТБ 6.38-2004

    Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. В 1997 г. Президентом Республики Беларусь был подписан Закон «О внесении дополнений и изменений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях». Закон предусматривает ответственность за утерю или незаконное уничтожение документов постоянного или долговременного хранения, выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных нормативными актами требований, невыполнение положений Государственных стандартов и др.

    Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

    Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

    Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

    Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на организационно-распоряди­тельные документы (далее — документы), относящиеся к Унифицирован­ной системе организационно-распорядительной документации,— поста­новления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформ­лению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

    Общая характеристика реквизитов документов

    Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).

    Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

    Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой.

    Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

    Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

    Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

    Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.1). Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность.

    Рис.1 Схема расположения и размеры реквизитов.

    При оформлении организационно-распорядительных документов, в соответствии с СТБ 6.38-2004, используется следующий состав реквизитов:

    1 — Государственный герб Республики Беларусь;

    2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    3 — код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и дру­гих органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

    4 — код документа по [3];

    5 — наименование вышестоящей организации;

    6 — наименование организации;

    7 — наименование структурного подразделения;

    8 — почтовый адрес отправителя;

    9 — коммуникационные и коммерческие данные;

    10 — название вида документа;

    12 — регистрационный индекс;

    13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

    14 — место составления или издания;

    15 — гриф ограничения доступа;

    17 — гриф утверждения;

    19 — заголовок к тексту;

    20 — отметка о контроле;

    22 — отметка о наличии приложения;

    24 — гриф приложения;

    25 — гриф согласования;

    28 — отметка об исполнителе;

    29 — отметка о заверении копии;

    30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входя­щих документов);

    32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

    СТБ 6.38-2004 устанавливает единые правила подготовки ор­ганизационно-распорядительной документации и бланков, приме­няемых при их оформлении.

    Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроиз­веденными на нем реквизитами, содержащими постоянную инфор­мацию, и местом, отведенным для переменной.

    Организации независимо от формы собственности разрабаты­вают бланки, которые используются при подготовке организацион­но-распорядительных документов. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания доку­ментов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упро­щает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

    На бланках изготавливают только первую страницу докумен­та, для изготовления всех следующих страниц используют стандарт­ные листы бумаги.

    Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210Х297 мм) и А5 (148Х210 мм). Выбор формата бланка при изго­товлении документа зависит от характера и объема текста.

    Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

    Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих даль­нейшее тиражирование документов.

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и ниж­нее —не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей блан­ка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

    Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

    Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов бланка. Определение перечня реквизитов необходимо про­водить отдельно по каждому виду бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответ­ствующие только документам данного вида. В СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов.

    Бланки разрабатываются на основе углового или продольного ва­рианта расположения реквизитов.

    При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

    При продольном варианте реквизиты бланка располагают посе­редине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по гори­зонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

    При флаговом способе— каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

    При центрованном способе — начало и конец каждой строки реквизита центруются т. е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

    Каждая организация должна разрабатывать и применять ус­тановленные стандартом виды бланков организационно-распоряди­тельных документов — общий бланк и бланк для письма.

    На общем бланке могут оформляться такие распорядитель­ные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы — положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых лис­тах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

    Допускается изготовление специальных бланков для кон­кретных видов организационно-распорядительных документов.

    Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год

    На бланках конкретных видов документов используются все ре­квизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», ко­торый печатается прописными буквами без разрядки (пробелов меж­ду буквами) и в кавычки не заключается.

    Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Наименование вышестоящей организации
    Найменне арганiзацыi Наименование организации

    ЗАГАД ПРИКАЗ
    _________№________

    Месца складання або выдання Место составления или издания

    В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные орга­ны и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (да­лее — гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

    Организации негосударственной формы собственности могут раз­рабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

    Для письма применяется бланк только с продольным располо­жением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

    Угловой штамп содержит те же реквизиты, что и бланк документа.

    Найменне вышэйстаячай Наименование вышестоящей

    Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной поли­графии для размножения таких бланков не допускается.

    Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хра­нится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

    Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учет­ные порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров.

    Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в орга­низации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).


    ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

    При подготовке и оформлении документов используются ре­квизиты, состав которых представлен в СТБ 6.38-2004.

    Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1) по­мещают на бланках документов и угловых штампах организаций в со­ответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Пре­зидента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядо­чении изготовления и использования бланков документов с изображе­нием Государственного герба Республики Беларусь».

    Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках.

    Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещают по аналогии с бланками документов.

    Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 2).

    В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994г. «О политических партиях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 35-3 с изменениями и дополнениями и Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «Об обществен­ных объединениях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005г. №36-3 с изменениями и дополнениями политиче­ские партии, общественные объединения, союзы могут иметь эмбле­му— условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи, зарегистрированное в установленном законом порядке.

    Товарный знак и знак обслуживания (далее — товарный знак) — обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юри­дических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц, помещается на бланках документов организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 февра­ля 1993 г. в редакции Закона Республики Беларусь от 29 октября 2004 г. № 319-3 «О товарных знаках и знаках обслуживания».

    Зарегистрированное согласно установленному порядку изобра­жение эмблемы (товарного знака) организации помещается на блан­ках организаций в соответствии с учредительными документами (ус­тавом, положением об организации).

    Организации государственной формы собственности могут по­мещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита «Наиме­нование организации». Организации негосударственной формы собственности при про­дольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) органи­зации помещают в центре на верхнем поле бланка — размер 17 мм.

    При угловом расположении реквизитов эмблема (товарный знак) организации помещается на верхнем поле бланка над серединой стро­ки реквизита «Наименование организации».

    Код организации (реквизит 3) проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

    Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управ­ления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Об­щегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

    Код документа (реквизит 4) проставляется на верхнем поле справа под кодом организации по Общегосударственному классифи­катору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентяб­ря 1995 г. № 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.

    Код документа при составлении конкретного вида документа про­ставляется только на унифицированных документах, названия форм ко­торых включены в ОКУД.

    Наименование вышестоящей организации (реквизит 5). При на­личии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

    Наименование организации (реквизит 6) обозначает автора до­кумента, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

    Наименование организации, являющейся автором документа, долж­но соответствовать наименованию, установленному правовым актом (ус­тавом, положением, приказом и др.).

    Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименова­ние (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях когда оно закреплено в ее учредительных документах. Со­кращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

    Министерство здравоохранения Республики Беларусь (Минздрав)

    Наименование структурного подразделения (реквизит 7). Авто­ром документа может быть структурное подразделение организации. На именование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом. Пример:

    Витебский областной исполнительный комитет

    Отдел по архивам и делопроизводству

    Если документ подготавливается совместно двумя и более ор­ганизациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наимено­вания организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации). Пример:

    Министерство финансов Министерство по налогам и сборам
    Республики Беларусь Республики Беларусь

    При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.

    Почтовый адрес отправителя (реквизит 8). На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помешают юридический или почтовый адрес — адрес фактического месторасполо­жения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (далее — Правила), утвержденными Постановлением Совета Мини­стров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111.

    ул. Якуба Коласа, 15, 211400. г. Полоцк, Витебская обл.

    Коммуникационные и коммерческие данные (реквизит 9) по­мещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя: теле­графный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автома­тической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

    Коммерческие данные: номер расчетного счета, наименование банка и т. д.

    Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

    Название вида документа (реквизит 10). Вид документа оп­ределяется его назначением и содержанием. Название вида докумен­та должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В письме название вида документа не указывается.

    Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) — дата его принятия, для утверждаемого до­кумента (план, отчет, инструкция, положение) — дата утверждения.

    Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или ут­верждающее документ непосредственно при подписании. При подго­товке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

    Регистрационный индекс (реквизит 12) создаваемых и полу­чаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемо­го классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д).

    Если регистрационный номер отправляемого письма 4-12/645, то 4 — индекс структурного подразделения, 12 — порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 645 — по­рядковый регистрационный номер письма.

    Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступаю­щие от других организаций и физических лиц документы, требую­щие учета, исполнения и использования в справочных целях.

    Регистрация документа заключается в записи необходимых све­дений о документе в регистрационные формы, присвоении докумен­ту соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

    Наличие на документе регистрационного индекса свидетельст­вует о том, что он включен в информационный массив организации.

    Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего доку­мента (реквизит 13) включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

    Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь.

    Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

    Документы направляют в адрес организаций, их структурных под­разделений, конкретным должностным или физическим лицам. От точного написания адресата (реквизит 16) зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции.

    При направлении документа в вышестоящие органы не допуска­ется его отправка другим адресатам, кроме случаев, когда это опре­делено поручением вышестоящего органа.

    Если документ адресуется организации, то указывают ее наиме­нование в именительном падеже.

    При направлении документа одного содержания в несколько одно­родных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.

    Республиканские органы государственного управления

    При направлении документа руководителям нескольких однород­ных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.

    Руководителям республиканских органов государственного управления

    На документах, направляемых в республиканские органы государст­венного управления, постоянным корреспондентам, подведомственным организациям, адрес не проставляется. Для отправки таких документов целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

    Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последую­щими адресатами не проставляется.

    Если документ является ответом, первым адресатом следует ука­зывать автора инициативного письма независимо от значимости ос­тальных адресатов.

    При направлении документа одного содержания более чем в че­тыре адреса исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляет адреса, наименования орга­низаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе. Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте.

    Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации) — для юри­дического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчест­во — для физических лиц;

    название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т. п.); почтовый код;

    название отделения почтовой связи; название района, области;

    страна (для международных почтовых отправлений).

    При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.

    При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат».

    ул. Коллекторная, 10

    При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

    Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верх­нем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 пе­чатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

    Документ утверждается двумя способами: изданием распоряди­тельного документа (приказа, распоряжения, постановления, реше­ния) или должностным лицом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности липа, утвер­дившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Пример:

    УТВЕРЖДАЮ
    Директор института
    Подпись А. И. Новиков
    23.06.2005

    При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наиме­нование должности лица, утвердившего документ, включается пол­ное наименование организации. Пример:

    Республики Беларусь
    Подпись А. В. Ветров
    25.06.2005

    При утверждении документа несколькими должностными лица­ми грифы утверждения располагают на одном уровне. Пример:

    Директор ЗАО «Прогресс» Директор ОАО «Электроника»

    Подпись Б. В. Кравцов Подпись А. И. Свиридов

    При утверждении документа постановлением, решением, прика­зом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера. Пример:

    Приказ Министра информации

    Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или ин­струкцией по делопроизводству. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают пропис­ными буквами без кавычек и пробелов.

    Резолюция (реквизит 18), как правило, пишется от руки ру­ководителем при рассмотрении поступивших или внутренних доку­ментов для организации их исполнения.

    Резолюция пишется на первом листе документа в правом верх­нем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней ука­зываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок испол­нения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Пример:

    Прошу подготовить смету

    и проект договора к 30.06.2005

    При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за ис­полнение указывается первой, он организует работу других исполнителей.

    При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резо­люция. Лист резолюции прикрепляется к документу и вместе с ним подшива­ется в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

    При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

    Заголовок к тексту (реквизит 19). Все организационно-распо­рядительные документы, оформленные на бумаге формата А4, долж­ны иметь заголовок.

    Формулируется заголовок составителем документа.

    Заголовок должен указывать краткое содержание текста доку­мента, точно называть управленческое действие и грамматически со­гласовываться с названием вида документа. Пример:

    приказ (о чем?) о совершенствовании структуры аппарата управления;

    положение (о чем?) о канцелярии;

    протокол (чего?) собрания акционеров;

    правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

    должностная инструкция (кому?) секретарю-референту;

    акт (о чем?) о выделении документов к уничтожению;

    акт (чего?) ревизии;

    письмо (о чем?) об изменении сроков выполнения договора .

    Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Пример:

    Об утверждении отчета

    и проведении выборов ревизионной комиссии

    В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Рес­публики Беларусь, сокращенные наименования организаций и обще­принятые сокращения. Пример:

    О внедрении СТБ 6.38-2004

    Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строч­ными буквами (кроме заглавной), без кавычек и не подчеркивают.

    Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных зна­ков), то его допускается продлевать до пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

    Место размещения заголовка на документе допускается отме­чать уголками при изготовлении бланка.

    Допускается не указывать заголовок к тексту на документах фор­мата А5 (148х210 мм), текст которых не превышает пять-семь строк.

    Отметка о контроле (реквизит 20) располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки цветным ка­рандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

    Место размещения отметки о контроле на документе допускает­ся отмечать уголками при изготовлении бланка.

    Отметка о наличии приложения (реквизит 22) располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «При­ложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

    Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отмет­ка о наличии приложения оформляется по форме:

    Приложение: на 7 л. в 2 экз.

    Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества лис­тов в каждом приложении и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабски­ми цифрами. Пример:

    Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

    2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

    Если к документу прилагается другой документ, имеющий при­ложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

    Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 8 мая 2005 г. № 12-7/184 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

    Если документ направляется в несколько адресов, а приложе­ние — не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений ука­зывается, в какой адрес посылается приложение. Пример:

    Приложение: на 5 л. в 1 экз., в третий адрес.

    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывается, а только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано название приложения или нет. Пример:

    Приложение: в 3 экз.

    Приложение: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в 3 экз.

    К нормативным правовым или распорядительным документам могут прилагаться документы, которые утверждены или вводятся в действие. Приложениями могут быть документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа. В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

    Подпись (реквизит 23) — обязательный реквизит официаль­ного документа. Должностные лица подписывают документы в пре­делах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименова­ния должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фа­милией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

    Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит на­звание учреждения, указывается только видовое наименование организации. Пример:

    Директор института Подпись Т.А.Ларионов

    Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации. Пример:

    и архивного дела Подпись В.В.Федосов

    В научных и учебных организациях в составе реквизита «Под­пись» могут указываться ученые степени и звания.

    доктор исторических наук,

    профессор Подпись А.И.Новиков

    Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписы­вают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Пример:

    Директор ЗАО «Орион» Директор ОАО «Электрон»
    Подпись А.А.Иванов Подпись Б.В.Егоров

    При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в по­следовательности, соответствующей занимаемой должности.

    Директор Подпись Б.Г.Морозов
    Главный бухгалтер Подпись Г.А.Егорова

    В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Располагаются подписи членов комиссии по алфавиту фамилий. Пример:

    Председатель комиссии Подпись АТ.Лавров

    Секретарь комиссии Подпись А.П.Иванова

    Члены комиссии: Подпись Л.Е.Сидорцов

    Документы коллегиальных органов подписываются председате­лем этого органа и секретарем. Пример:

    Председатель Подпись В.И.Кириллов
    Секретарь Подпись А.А.Купрейчик

    Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, испол­няющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работни­ка, подписавшего документ. Исправление можно сделать чернилами или машинописным способом, поставив «И о.» или «Зам.». Не допускается ста­вить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

    При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии. Если подписываются распорядительные документы, то допуска­ется подписание только первых экземпляров. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

    Гриф приложения (реквизит 24) проставляется на самом при­ложении и указывает на связь этого приложения с основным докумен­том (приказ, распоряжение, инструкция, положение и др.). Гриф прило­жения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.

    Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядко­вого номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, печатается от пятого положения табулятора после 40 печат­ных знаков или 100 мм от границы левого поля.

    Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

    к приказу директора

    Гриф согласования (реквизит 25) — реквизит документа, вы­ражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

    Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юри­дической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согла­сованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри ор­ганизации — со структурными подразделениями и должностными лица­ми (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и непод­чиненными организациями (внешнее согласование). Внешнее согласова­ние оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наимено­вания должности лица, с которым согласовывается документ (вклю­чая полное наименование организации), личной подписи, ее расшиф­ровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

    Директор государственного учреждения
    «Национальный архив Республики Беларусь»
    Подпись В.Д.Селеменев
    25.01.2005

    Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т. д), гриф согласования оформляют по форме:

    Письмо Министерства финансов

    Протокол заседания коллегии

    Если документ имеет два грифа согласования, они располагают­ся на одном уровне.

    Министр юстиции Председатель Верховного Суда

    Республики Беларусь Республики Беларусь

    Подпись А. А. Ветров Подпись В. Г. Бондарь

    При отсутствии места на документе оформляют лист согласова­ния. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

    Заполненный лист согласования прилагается к проекту доку­мента.

    Визы (реквизит 26) — это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должност­ного лица организации-автора с его содержанием.

    Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита Пример:

    Начальник отдела кадров

    Подпись А. В.Смирнов

    Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визиро­вания устанавливаются нормативными правовыми актами организа­ции и зависят от вида документа и его содержания.

    Визированию подлежат как внутренние документы, так и исхо­дящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.

    Отказываться от визирования, а также делать какие-либо ис­правления в документе не допускается.

    При наличии замечаний и дополнений к документу они излага­ются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «За­мечания прилагаются». Пример:

    Начальник отдела кадров

    С проектом не согласен

    Проект документа может быть завизирован несколькими долж­ностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под дру­гой в порядке визирования.

    Начальник отдела кадров

    Зав. отделом документоведения

    Зав. отделом архивоведения

    Реквизит «Визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

    Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, про­токолом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознаком­ления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

    С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров

    При необходимости виза ознакомления может включать наиме­нование должности работника.

    С приказом ознакомлены:

    Начальник отдела кадров Подпись В.И.Гришина
    20.07.2005

    Экономист планового отдела Подпись А.С.Маслова
    21.07.2005

    Менеджер отдела рекламы Подпись С.Н.Рязанов
    22.07.2005

    Визы располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.

    Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

    В организации используются разные по назначению печати — гербовые и простые.

    Право помещать изображение Государственного герба Респуб­лики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государ­ственные органы и иные государственные организации в соответст­вии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь».

    В негосударственных организациях используются печати с соб­ственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

    Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках

    Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

    Печать ставится на документах, требующих особого удостове­рения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, до­веренностях, удостоверениях и др.

    Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

    Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

    В организации могут использоваться простые печати. Они воспро­изводят наименование соответствующего учреждения или его структур­ных подразделений.

    Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положе­нии о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.д.) Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

    Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

    Отметку об исполнителе (реквизит 28) располагают на лице­вой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печа­тают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

    Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

    В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отмет­ка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

    В состав отметки об исполнителе включаются фамилия испол­нителя и номер его служебного телефона, который печатают без зна­ков препинания.

    Иванов 220 40 51

    При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman, Суг обычный, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:

    в первой строке — индекс структурного подразделения, в кото­ром готовился документ;

    во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла. Пример:

    2 Иванов 2204051

    ТН 15.02.2005 с1-3 об-1

    Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия докумен­та — документ, полностью воспроизводящий информацию подлин­ника документа и все его внешние признаки или часть их.

    Организация может выдавать копии только тех документов, ко­торые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

    Заверителъную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от грани­цы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

    Инспектор отдела кадров Подпись А.Т.Леонов

    Если копия документа выдается на руки работнику или пересы­лается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии — гербовой), в негосударственных организа­циях — печатью организации (исполнителя).

    На копиях исходящих документов, остающихся в делах органи­зации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. Пример:

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свиде­тельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты. Пример:

    Этот реквизит проставляется на документе после его исполне­ния и является свидетельством завершения работы над ним.

    Содержание отметки об исполнении зависит от характера ис­полнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности). Ре­зультаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Дан уст­ный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

    Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих докумен­тах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса докумен­та. Для проставления отметки используют штампы. Пример:

    Отметка о поступлении является свидетельством принятия орга­низацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

    Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроиз­водстве и используется для учета количества поступивших документов.

    Отметка о переносе данных на машинный носитель (реквизит 32) включает запись: «Информация перенесена на машинный носи­тель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату перено­са, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной инфор­мационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьюте­ра в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для ис­ключения повторного введения данных о документе в память машины.


    ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

    Текст — главный смысловой реквизит документа, он выра­жает содержание управленческого действия.

    Текст документа печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

    Абзацы в тексте печатают от первого положения табулятора по­сле пяти печатных знаков от границы левого поля (на пишущей ма­шинке) или 12,5 мм (на компьютере).

    Приступая к составлению документа, необходимо уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих решению. Это позволит правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого ре­шения, во многом определяющий стиль и характер изложения текста.

    К текстам организационно-распорядительных документов предъ­является ряд требований. Главные из них— достоверность и объектив­ность, максимальная краткость при полноте информации и точность, не допускающие различных толкований.

    Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, предназначенным для общения в сфере управления. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, дол­жен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. К особенностям делового стиля от­носится широкое применение устойчивых языковых формул.

    Текст документа может быть представлен в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих форм.

    Сплошной связный текст документа должен содержать грамматиче­ски и логически согласованную информацию об управленческом действии.

    Такой текст используется при составлении уставов, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, докладных, объяснительных, служебных записок, справок, писем и т. д.

    Текст документов может состоять из двух или трех смысло­вых частей. Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в пер­вой излагаются причины, основания и цели создания документа, во вто­рой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

    В тексте документа могут быть три смысловые части: первая — вве­дение, где излагаются причины создания документа, вторая— доказа­тельство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья— заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами.

    В отдельных случаях документ может состоять из одной заключитель­ной части, если содержание документа не нуждается в пояснении или обос­новании, например, приказы, распоряжения содержат распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения.

    Если основанием для создания какого-либо документа по­служил другой документ, в тексте приводятся полные его данные, т. е. указываются вид, дата, номер и заголовок. Пример:

    В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изобра­жением Государственного герба Республики Беларусь» разработаны общий бланк, бланк приказа и бланк для письма.

    В документах применяют термины и определения, установ­ленные действующими стандартами и терминологическими словаря­ми, которые способствуют упорядочению терминологии.

    При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в од­ном из своих значений.

    При изложении требований в тексте документа применяют слова: «должен», «следует», «подлежит», «необходимо», «требует­ся», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует», «не должен», «не подлежит», «не могут быть» и др.

    Приводя в тексте документа требования к наибольшим и наи­меньшим значениям величин, применяют словосочетания: «должно быть не более (не менее)» или «не должно превышать».

    При изложении в тексте документа требований, допускаю­щих отступления, применяют слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «допускается», «разрешается» и др.

    Использование сокращенных слов и словосочетаний умень­шает объем текста и ускоряет его восприятие. При первом употреб­лении сокращения в скобках необходимо указать его расшифровку.

    Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т. д.), делят на разделы, подразде­лы, пункты и подпункты. При делении текста документа на пункты и подпункты необхо­димо, чтобы каждый пункт (подпункт) содержал законченную ин­формацию и составлял его отдельное положение.

    Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с точками и записывают с абзацного отступа. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.

    Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста документа. Пример:

    Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разде­ленные точкой (1.1., 1.2., 1.3. и т. д.), а номер пункта— номера разде­ла, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой (1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. и т. д.).

    Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при его на­личии), пункта и подпункта, разделенные точками (1.2.З.4., 1.2.3.5. и т. д.).

    Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не ну­меруют, а выделяют абзацным отступом.

    Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости. Допускается в разделе совмещать подразделы с заголовками и подразделы без заголовков.

    Заголовки должны четко и кратко отражать содержание соответ­ствующих разделов, подразделов, пунктов.

    Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, не ставя точку в конце и не подчеркивая. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.

    В заголовках следует избегать сокращений (за исключением обще­признанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения продукции).

    В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

    Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

    В тексте документа (как правило, внутри пунктов или под­пунктов) могут быть приведены перечисления.

    Перечисления выделяют в тексте абзацными отступами, кото­рые используют только в первой строке. Вторую строку в перечисле­нии приводят без абзацного отступа.

    Перед каждой позицией перечисления дефис не ставят.

    После каждого перечисления, кроме последнего, ставят точку с запятой.

    В тексте документа не допускается применять:

    обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы;

    для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языках;

    сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.

    В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисун­ков, не допускается применять:

    математический знак минус (-) перед отрицательными значения­ми величин (следует писать слово «минус»);

    математические знаки величин без числовых значений, напри­мер: > (больше), 1,5 Председатель Комитета

    1 по архивам и делопроизводству

    1 при Совете Министров

    1 Республики Беларусь

    1,5 Подпись В. И. Адамушко

    1,5 Протокол заседания

    1 экспертного совета

    При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

    Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным меж­строчным интервалом.

    по архивам и делопроизводству Точно 14 пт

    just.grodno.by

    Это интересно:

    • Правила хорошего доклада Правила хорошего доклада ПИШЕМ ДОКЛАД Доклад есть достаточно неизученная, но довольно часто встречающаяся работа в учебных заведениях. Различают устный и письменный доклад (по содержанию близкий к реферату). Доклад — вид […]
    • Виды дисциплинарного наказания по тк Виды дисциплинарного наказания по тк Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав […]
    • Альфа страховка автомобиля Альфа Страхование Сервис для VIP-клиентов Как стать VIP-клиентом Виды страхования Автострахование Страхование бизнес авиации Страхование имущества Страхование яхт и катеров Страхование культурных ценностей […]
    • Школа для девочек в воронеже с проживанием Центр образования ОАНО "Средняя школа "Центр образования Столичный" 117525, г. Москва, Чертановская улица, д.34а Как проехать Теперь мы в Instagram! Центр дошкольной подготовки Детский сад в Чертаново Вечерняя группа […]
    • Жалоба на действие пристава в суд Жалоба на действие пристава в суд Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав […]
    • Закон об оплате долгов Закон об оплате долгов Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав потребителей […]