Опись и архивирование кадровых документов

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения (до 75 лет и более). Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно.

Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:

  • оформлению дел;
  • описи документов.

Правила формирования дел

1. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

2. Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным.

3. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело. На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

4. Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям документы по 1 экземпляру.

5. В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг (карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т.д.). Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию (у автора будет свой второй экземпляр или копия). Как правило, это касается переписки.

6. Проекты, дублетные экземпляры и документы, подлежащие возврату, не должны включаться в дела.

7. Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы.

8. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий.

9. Дело не должно превышать 250 листов. В противном случае необходимо формировать части (тома).

10. Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг (в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения).

11. Приложения должны быть присоединены к соответствующим документам.

Стоит отметить, что все бумаги (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.д.) имеют свою специфику и тонкости архивирования.

orbrm.ru

Архивирование документов постоянного срока хранения

Обеспечение полной сохранности бумаг, безопасность их содержания и удобство доступа – одна из основных задач каждой серьезной организации. Компания ОРБ предлагает услуги по организации и хранению архива документов, благодаря чему вы без лишних хлопот и временных затрат сможете навести порядок в бумагах предприятия. Задача архивации – это помощь как руководителям, так и персоналу, ответственному за архивные работы.

Этапы архивирования документов

На сегодняшний день выполняется архивирование документов следующих типов: бумаг временного хранения с неистекшим сроком давности, дел по личному составу и документации, предназначенной для постоянного хранения. Если же бумаги не подлежат дальнейшему содержанию, выполняется их уничтожение.

Архивная обработка документов проводится в несколько этапов:

Подготовительные мероприятия. Проводится анализ имеющихся бумаг компании, выявляется их состав и особенности, благодаря чему удается значительно упростить последующий процесс архивации документов.

Сортировка. Из всего спектра бумаг организации устраняются те, которые не имеют ценности и не являются необходимыми для хранения.

Систематизация. Для дальнейшего упрощения поиска бумаги сортируют по времени создания, типу, принадлежности к определенному отделу компании. Затем документы одного типа подшиваются в дела и дополняются печатью организации.

Опись. Перед архивированием документов к делам прикрепляется титульный лист, на котором указывается число и перечень бумаг, период их хранения, архивный код.

Каталогизация. На данном этапе подготовленные документы помещают в место их будущего хранения. Как правило, дела сортируются по своему типу на отдельные полки.

Документы из Архивного фонда России, которые находятся у частных лиц, хранить самостоятельно у себя могут их владельцы или собственники, они же имеют право передать такие бумаги на содержание по предварительно составленному договору в муниципальный, государственный или частный архив.

В данном случае условия хранения такой документации определяются и устанавливаются самими владельцами, но всегда с соблюдением норм, указанных в Законе об Архивном деле. При архивной обработке документов также руководствуются Основными правилами хранения.

Особенности архивации документов

В ходе работы любой фирмы, предприятия, организации всегда создается огромное количество документов, отображающих суть их непосредственной деятельности. В силу постоянного развития подобных компаний объем и количество офисных документов неустанно растет. Поэтому законодательство РФ очень четко регулирует действующие правила, которых следует придерживаться при уничтожении и архивировании документов.

Компания ОРБ предлагает полный спектр услуг по архивации документов. Цель нашей работы в отношении каждого клиента – это обработка 100% предоставленных бумаг и их последующее грамотное упорядочение согласно действующего законодательства. В ходе систематизации наши специалисты отбирают документы, у которых истек срок хранения, чтобы в дальнейшем их уничтожить. Также они проводят архивные работы, тщательно оформляют и подготавливают протоколы, акты, описи после их упорядочения для проверки экспертной комиссией самой организации.

Архивирование документов включает в себя следующие услуги:

  • Исследование состояния всех предоставленных для архивного фонда документов в комплексе.
  • Экспертиза практической и научной ценности бумаг с целью установить их подлинные сроки хранения.
  • Проведение систематизации документов бухгалтерского, банковского, научно-технического направления, а также бумаг в отношении личного состава.
  • Оформление описи дел.
  • Выделение тех дел и документов, которые подлежат уничтожению, и составление на этот счет специального акта.
  • Архивный переплет.

Выполнение переплета – неотъемлемый этап архивных работ. Данная услуга позволяет предупредить преждевременную выемку бумаг, предотвращает непреднамеренную потерю документов, позволяет увеличить свободное пространство на стеллажах за счет уплотнения дел (переплетенная папка объемом 250 листов имеет толщину не более 4 см), распределяет дела, которые предназначены для последующего аудита или архивного хранения. Переплет выполняется для документов как постоянного, так и временного либо оперативного (до 5 лет) хранения.

Архивация документов от нашей компании также подразумевает предоставление консультаций в отношении правильного хранения бумаг, периода их подлинности и уничтожения. Наши сотрудники всегда готовы прийти на помощь и ответить на любые вопросы в отношении хранения архивов документов и их оборота.

orbrm.ru

Правила архивирования бухгалтерских документов

После истечения отчётного периода документация направляется в архив. Нормативные акты предусматривают правила архивирования бухгалтерских документов, ответственность за выполнение которых возложена на руководство организации.

Сроки хранения архивных документов

Сроки хранения документов, передаваемых в архив, регламентируются действующим законодательством (закон № 125- ФЗ) и составляют:

  • для первичных бухгалтерских документов – 5 лет;
  • для проектной документации – 20 лет;
  • для лицевых счетов сотрудников – 75 лет;
  • годовые отчеты, паспорта сделок подлежат постоянному хранению.

Порядок архивирования

Нельзя просто сдать документы как они есть в архив, для этого предусмотрена особая процедура, состоящая из нескольких этапов. Такой строгий порядок делает возможным спустя годы оперативно отыскать нужный документ по запросу налоговой инспекции, правоохранительных органов и при любой другой необходимости.

Экспертиза ценности

Прежде всего требуется произвести экспертизу ценности, то есть изучить содержание документов для отбора и передачи в архив и установления сроков хранения. Следующим этапом подготовки является хронологическая систематизация документов. Более старые документы располагают внизу, сверху – более свежие. Разложенные, отсортированные документы формируются в пачки – дела, которые затем нумеруются и прошиваются. Каждую пачку заверяют печатью организации.

Оформление дела

Далее к каждому делу составляется опись в виде титульного листа, где изложены следующие сведения: полное наименование организации и структурного подразделения, кол-во листов, дата составления, срок хранения, проставляется архивный шифр. Так же сведения о количестве листов, его номере, дате составления, составителе и сроках хранения указываются в заверительной надписи. Любые последующие изменения – замена копий, порча, изъятие или внесение и прочее – так же фиксируются в заверительной надписи.

Каталогизация дел

Как видим, архивирование бухгалтерских документов – процедура достаточно сложная, требующая знаний нормативных документов, опыта и квалификации, поскольку ошибки здесь недопустимы. Если в штате организации нет квалифицированных кадров, то целесообразнее привлечь сторонних специалистов по архивированию.

mosarchiv.ru

Порядок архивации документов

Основные этапы архивирования документов

Для работы любой компании важен процесс сохранения документации. Он заключается в архивном хранении образцов, которые должным образом описаны и учтены. Основой всего документопроизводства компании является архивация дел.

В свою очередь порядок архивации документов подразумевает:

  • Архивацию документации для постоянного хранения. Эта категория включает в себя личные дела сотрудников, бумаги, относящиеся к госслужбам и муниципалитету
  • Архивацию документации для временного хранения. Эта категория бумаг хранится 10 лет
  • Отбор документации, не требующей хранения. Такие бумаги уничтожаются

Сам процесс проведения оценки документации для архивации сложен, требует предельной ответственности и профильной подготовки.

Для того чтобы разделить документацию на соответствующие архивные классы, необходимо тщательно изучить номенклатуру компании. Документация временного хранения – дублирующие экземпляры, черновики, копии. Они и формируют тот пакет бумаг, который хранится ровно 10 лет.

Если конкретизировать порядок архивации документов, то стоит выделить такие этапы:

  • Подготовка
  • Сортировка и систематизация документации.
  • Опись бумаг и сведение в каталог.

Хранение документации подразумевает обязательный переплет, чтобы избежать извлечения, утери бумаг, помещение их в коробки и систематизированное размещение на стеллажах.

Так же необходимо обеспечить полную безопасность месту, в котором хранится документация. Содержащаяся в ней информация является конфиденциальной, потому допуск посторонних лиц в помещение архива недопустим. Эти требования соблюдаются неукоснительно, поскольку разглашение содержания документов может повлечь серьезные последствия.

Сегодня все чаще прибегают к услугам профильных компаний для архивации документаций. Это обеспечивает ряд преимуществ. Например, экономию средств на аренду помещения, обеспечение охраны, так же стоит отметить, что компаниями, возлагающими на себя архивацию, обеспечиваются должные условия хранения бумаг, постоянный контроль за их сохранностью.

www.archivarius.ru

Правила архивации документов

Популярные

  • Главная
  • Статьи
  • Правила архивации документов

Практически каждое современное, даже самое маленькое предприятие использует в работе огромное количество разнообразных документов. Но исследования показали, что всего около 50% всех документов, которые хранятся в организации, нужны в работе фирмы. Остальные же занимают ценное свободное место, мешают быстрой и эффективной работе и увеличивают риск утрат действительно важных документов. Некоторые хранящиеся документы используются редко, а другие – просто не имеют никакой ценности.

И, тем не менее, они годами продолжают храниться и преумножаться в архивах организаций.

Фирма по архивированию документов – фирма “Архив Гарант”

Одна из проверенных фирма по архивированию документов – фирма “Архив Гарант”. Эта фирма производит всю необходимую работу, соблюдая полную конфиденциальность и правила архивации документов.

Услуги от компании “Архив Гарант”

Среди услуг, предоставляемых нашей фирмой, можно выделить:

  • Хранение необходимых заказчику документов.
  • Архивная обработка.
  • Архивные переплетные работы.
  • Вывоз и уничтожение ненужных документов.
  • Сканирование документов.
  • Организация электронного архива.
  • Вывод данных.
  • Юридическое оформление и списания документации.
  • Номенклатура дел и другие.

Чтобы навести порядок в документации фирмы, необходимо всегда соблюдать правила архивации документов.

Архивация и хранение документов – дело важное!

Перед тем, как начать работу с документами, сотрудники фирмы “Архив Гарант” осуществляет процедуру их первичного приема. Составляется протокол об акте передачи-приема документов, который подписывается обеими сторонами.
После приема всех документов фирмы, они отправляются в архив компании, где и сохраняются, соблюдая все правила архивации документов.

Уничтожение документов, за что браться в первую очередь?

“Архив Гарант” производит уничтожение ненужных бумаг самолично, не используя помощи третьих лиц, что оберегает документальную информацию клиента от сторонних глаз. Перед уничтожением документы сканируются и помещаются на электронный носитель, который может храниться как на фирме, так и у клиента. После сканирования все документы опечатываются и вывозятся в зону шредирования, где вынимаются из инкассаторского мешка и уничтожаются.

Преимущества работы с “Архив Гарант”

К каждому клиенту сотрудники фирмы относятся с индивидуальным подходом, учитывая все пожелания заказчика. Также каждому клиенту сотрудник фирмы подробно расскажет об особенностях работы фирмы и опишет все правила архивации документов. К примеру, что минимальный срок хранения документов бухгалтерии пять лет. И уничтожают такие документы только по акту. А вот на кадровые документы необходимо делать опись, так как они должны храниться целых 75 лет.

Высокое качество нашей работы

Также фирма по архивированию “Архив Гарант” предоставляет своим клиентам высокое качество своей работы, специально разработанную оригинальную методику, выполнение работы в кратчайшие сроки и за минимальную цену.

А главное – это соблюдение всех законных правил архивации документов.

archives-garant.ru

Это интересно:

  • Право собственности зарегистрировано в едином государственном реестре Обзоры законодательства О компании Пресс-центр Карьера Контакты Кабинет клиента ENG РУС FIN Главная Пресс-центр Обзоры законодательства Нет регистрации в ЕГРП - а может, Вы не собственник? Информация и […]
  • Сколько получит алименты Алименты на одного ребенка При взыскании алиментов на содержание ребенка его родители, прежде всего, интересуются двумя основными вопросами — это сумма, которую необходимо выплачивать на одного ребенка в соответствии с требованиями […]
  • Реестр удержаний по алиментам Возможно ли удержание алиментов на основании заявления работника без исполнительного листа? в Семейном кодексе речь идёт только об ОБЯЗАННОСТИ взыскивать на основании соглашения или исполнительного листа, речи о […]
  • Спрос факторы влияющие на него закон спроса Спрос и факторы его определяющие. Эластичность спроса Действие рыночного механизма основано на установлении соответствия между спросом и предложением экономических благ на рынке. Рассмотрим понятие спроса, закон и кривую спроса, […]
  • Роль элементов налога Элементы налога на прибыль элементы налога на прибыль Похожие публикации В системе налогообложения предпринимательской деятельности особую роль занимает налог на прибыль. Ему посвящена всем знакомая глава 25 Налогового кодекса и […]
  • Интернет-магазин как не платить налоги Как платить налоги за интернет-магазин и как его зарегистрировать У нас есть оффлайн магазин, и скоро мы откроем сайт. Как правильно зарегистрировать его в налоговой? Какую форму ОКВЭД выбрать? Будут ли работники оффлайн магазина, […]