Настраиваем управление сообщениями с помощью правил Microsoft Outlook

Правила служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку «Входящие», или к отправляемым сообщениям. Можно задать следующие правила, действующие автоматически, например:

  • пересылка начальнику всех сообщений от Василия Пупкина, поступающих в вашу папку «Входящие»;
  • назначение категории «Продажи» всем отправляемым сообщениям, в поле «Тема» которых имеется слово «продажи»;
  • отметка всех приглашений на собрание и обновлений сведений о собрании, поступающих от начальника.

Все правила распадаются на две основные категории: уведомления и организации. Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи. Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в заданную папку или помечающее их к исполнению к конкретной дате.

Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке Входящие, и к сообщениям в других папках. В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например, для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности. Если сообщение попадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.

Если учетная запись электронной почты находится на сервере Microsoft Exchange, правила применяются к сообщениям на сервере, даже если программа Outlook пользователя не запущена. Эти правила называются правилами сервера. Для них необходимо задать выполнение при получении сообщений в папку Входящие на сервере, и они должны полностью выполняться на сервере. Например, правило нельзя применить на сервере, если действие подразумевает печать сообщения. Если правило нельзя применить на сервере, оно применяется при запуске Microsoft Outlook.

В конце имени правила, которое нельзя выполнить на сервере, добавляются слова «только клиент». Правила для приложения-клиента выполняются в самую последнюю очередь. Если в списке правил содержатся и серверные, и клиентские правила, сначала применяются правила сервера, а затем – правила клиента.

Уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и извещения об отсутствии обрабатываются как обычные сообщения. Например, при создании правила, позволяющего перемещать все элементы со словом «собрание» в поле «Тема» в определенную папку, все удовлетворяющие условию уведомления о доставке, ответы на голосование и извещения об отсутствии тоже перемещаются.

Если ответ на голосование перемещен из папки «Входящие», данные его отслеживания в исходном сообщении не отражаются.

Приглашения на собрания, поручения и документы рассматриваются как обычные сообщения. Например, при создании правила, по которому элементы, содержащие в поле «Тема» слово «собрание», перемещаются в определенное место, все поручения и приглашения на собрания, соответствующие этому критерию, тоже перемещаются. Однако при создании правил следует иметь в виду ряд ограничений, связанных с этими типами элементов:

  • если место назначения перемещаемого элемента не является папкой почты, то предполагаемое действие может оказаться невыполненным. Например, если сообщение перемещается в папку «Календарь», новая встреча не создается;
  • если ответ на приглашение или на поручение согласно правилу перемещается в папку «Удаленные», в исходном элементе маршрут не обновляется;
  • если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку «Удаленные», собрание не будет включено в «Календарь».

Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрания.

Создание правила

Создание правила из шаблона или с нуля – в области переходов выберите Почта. В меню Файл выберите команду Мастер правил. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие». Нажмите кнопку «Новое правило». Выполните одно из следующих действий:

  • создание правила на основе сообщения в папке – откройте папку, содержащую сообщение. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на основе которого требуется создать правило. Выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить;
  • чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.

Чтобы применить правило сразу после его создания, установите на последней странице мастера правил флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

  • Создание правила на основе создаваемого сообщения – добавьте получателя и тему сообщения. Выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить. Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
  • Создание сообщения на основе имени или списка рассылки в сообщении – Откройте сообщение, на основе которого требуется создать правило. Щелкните правой кнопкой мыши имя или список рассылки в поле «От», «Кому» или «Копия» и выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить. Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
  • Создание правила на основе оповещения, полученного с узла SharePoint – если у вас имеется несколько учетных записей электронной почты, слова «мне» и «мое» в условиях относятся к почтовым адресам всех ваших учетных записей, а не только активной в настоящий момент.

Выполнение правил вручную

  1. В области переходов выберите Почта.
  2. В меню Файл выберите команду Мастер правил.
  3. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие».
  4. Нажмите кнопку «Применить правила».
  5. В списке Выберите правила для выполнения установите флажки рядом с правилами, которые требуется выполнить.
  6. Выполните одно из следующих действий:
    • Выполнение правил в текущей папке – чтобы выполнить правила в подпапках, установите флажок Включая вложенные папки. Выберите в списке Применить к тип сообщений, для которых должно быть выполнено правило, и нажмите кнопку «Выполнить»;
    • Выполнение правил в другой папке – чтобы изменить папку, в которой будут выполнены правила, нажмите кнопку «Обзор». Чтобы выполнить правила в подпапках, установите флажок Включая вложенные папки. Выберите в списке Применить к типу сообщений, для которых должно быть выполнено правило, и нажмите кнопку «Выполнить».

Правила выполняются в том же порядке, в котором они отображаются в списке Выберите правила для выполнения. Порядок выполнения может быть изменен только в списке правил диалогового окна Правила и оповещения.

Обновление правил из более ранней версии

Эта процедура возможна, только если на всех компьютерах используется Microsoft Office Outlook одноц версии. После обновления правил, если используется более ранняя версия Microsoft Outlook, в списке правил будут отображаться только имена некоторых правил. Некоторые описания для правил могут не отображаться.

  1. В области переходов выберите Почта.
  2. В меню Файл выберите команду Мастер правил.
  3. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие».
  4. Нажмите кнопку «Параметры».
  5. Нажмите кнопку «Обновить».

Если существует несколько папок «Входящие», то потребуется повторить эту процедуру для каждой из них.

Автоматическое перемещение сообщений от определенного лица

  1. Выделите сообщение от лица, сообщения от которого необходимо автоматически перемещать.
  2. В меню Файл выберите команду Организовать.
  3. Во втором элементе маркированного списка выберите необходимые параметры. Чтобы выбрать папку, нажмите стрелку рядом со списком в папку.
  4. Нажмите кнопку «Создать».

Для создания более сложных правил организации элементов можно использовать диалоговое окно Правила и оповещения меню Файл.

Импорт или экспорт набора правил

Импортируемые правила помещаются в конец списка мастера правил. За один раз мастер правил может импортировать только один набор правил. Экспортируемые правила сохраняются в файле с расширением имени .rwz.

  1. В области переходов выберите Почта.
  2. В меню Файл выберите команду Мастер правил.
  3. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие».
  4. Нажмите кнопку «Параметры».
  5. Выполните одно из следующих действий:
    • Импорт правил – нажмите кнопку «Импорт правил». В поле «Имя файла» введите путь и имя файла, содержащего импортируемый набор правил. Чтобы импортировать файл, содержащий правила, созданные не в мастере правил, например правила, совместимые с предыдущими версиями Microsoft Outlook, выберите соответствующий тип файла в списке Тип файлов. Нажмите кнопку «Открыть»;
    • Экспорт правил – нажмите кнопку «Экспорт правил». В поле «Имя файла» введите путь и имя файла, в который следует экспортировать набор правил. Если экспортируется файл, содержащий только правила, совместимые с предыдущей версией Microsoft Outlook, выберите в списке Тип файла значение «Правила, совместимые с Outlook 2000», «Правила, совместимые с Outlook 98» или «Правила, совместимые с Outlook 2002/2003». Нажмите кнопку «Сохранить».

Описанная выше процедура может использоваться для создания резервной копии правил.

ladyoffice.ru

Создание правил с дополнительными действиями в Outlook для Windows

Правило — это действие, которое Outlook автоматически выполняет с отправленными или полученными сообщениями электронной почты на основании заданных вами условий. Например, все сообщения от определенного человека могут перемещаться в папку, отличную от папки Входящие.

Некоторые сторонние разработчики создают надстройки с правилами для дополнительных действий. Это библиотеки динамической компоновки (DLL-файлы), которые перед использованием необходимо установить на компьютере приложением Outlook. Корпорация Майкрософт не предоставляет надстройки для дополнительных действий.

Примечание: Правило с дополнительным действием выполняется только на том компьютере, где оно установлено, и только при запущенном приложении Outlook.

Откройте вкладку Файл.

В правой области щелкните Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

В разделе Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для условия, которое вы добавили, укажите значение и нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Выберите действия установите флажок выполнить настраиваемое действие.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните Настраиваемое действие.

В диалоговом окне Выбор настраиваемого действия в списке Выберите действие укажите нужное действие.

Примечание: если надстройка не отображается, возможно, она была неправильно установлена для использования в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows. Чтобы получить дополнительные сведения, обратитесь к разработчику надстройки.

Чтобы изменить действие по умолчанию, нажмите кнопку Изменить.

Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к мастеру правил, а затем нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения, укажите значение и нажмите кнопку Далее.

В окне Шаг 1. Задайте имя правила введите имя для правила.

В окне Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

Чтобы применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

Теперь новое правило автоматически включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

support.office.com

Офисное пространство Офисное пространство

официальный блог о Microsoft Office

Использование правил в Outlook

Использование правил для сообщений Outlook позволяет экономить время, которое вы могли бы потратить на рутинные процессы и значительно повышает производительность вашей работы. Достаточно настроить правила единожды и в дальнейшем заданные условия будут применяться автоматически. Наиболее популярное правило, которое, наверное, используют все пользователи Outlook – сортировка писем по папкам. В моем ящике без этой сортировки творился бы полнейший хаос. А какие еще правила можно настроить в Outlook?

Правила в Outlook подразделяются на две категории: правила организованности и правила информированности. Кроме того, можно создать пустое правило, чтобы настроить его по своему усмотрению.

  • Организованность. Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от определенного отправителя, например от Егора Трибалова, чтобы его сообщения со словом «отчет» в строке Тема были помечены для исполнения, им была присвоена категория «Отчеты» и они были перемещены в папку с именем «Отчеты Егора».
  • Информированность. Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, чтобы на мобильный телефон пользователя автоматически отправлялось сообщение при получении сообщения от его руководителя.
  • Начать с пустого правила. Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.

Создание встроенных шаблонов правил для стандартных сценариев

На вкладке Файл выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Новое.

В группе Шаг 1 выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

В группе Шаг 2 щелкните подчеркнутые значение. При выборе ссылки адресаты или общедоступная группа, будет открыта адресная книга.

Нажмите кнопку Далее.

В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы правило применялось.

Нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1 выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

Нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1 выберите исключения из правила, а затем нажмите кнопку Далее.

В окне Шаг 1 введите имя правила.

В группе Шаг 2 установите флажки для нужных параметров.

Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

Создание правил из сообщения

Кроме того, можно быстро создать правило на основе уже полученных сообщений. Наиболее логичное применение этого правила – перемещение сообщений от заданного отправителя/группы отправителей в одну папку.

Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.

Сделайте одно из следующего:

  • Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК.
  • Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило.

Откроется диалоговое окно Создание правила.

  • В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.
  • В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
  • Установите флажок Переместить элемент в папку.

Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.

Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.

blogs.technet.microsoft.com

Правила для папки «Входящие» в Outlook Web App

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Правило — это действие, Outlook Web App автоматически выполняется для входящих и исходящих сообщений. Например, можно создать правило для автоматического перемещения всех сообщений, отправленных в группу вы входите, а для определенной папке или удаления всех сообщений с «Купить сейчас» в теме.

Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Office 365 или Exchange Server 2016, вашим почтовым приложением является Outlook в Интернете. Справочные сведения о приложении Outlook в Интернете см в статье Получение справки по Outlook в Интернете.

Чтобы создавать правила для папки «Входящие» и управлять ими в классической программе Outlook, см. статью Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.

Как получить правила для папки «Входящие»?

В браузере войдите в Outlook Web App, используя URL-адрес, предоставленный пользователем, который управляет электронной почтой вашей организации. Введите имя пользователя и пароль и нажмите кнопку Войти.

В верхней части страницы, выберите Параметры > Параметры.

В диалоговом окне Параметры выберите Упорядочить электронную почту > правила для папки «Входящие».

В разделе «Правила папки «Входящие»» отображаются все правила для папки входящих сообщений. Здесь вы можете просматривать или изменять существующие правила, создавать новые, удалять ненужные, а также включать или выключать их.

Создать

Используйте эту кнопку, чтобы создавать правила папки «Входящие».

Изменить

Выделите правило, а затем нажмите эту кнопку, чтобы просмотреть или изменить сведения о правиле.

Удалить

Выделите правило, а затем щелкните «Удалить», чтобы удалить его.

Вверх

Перемещает выбранное правило вверх по списку. Правила обрабатываются сверху вниз.

Вниз

Перемещает выбранное правило вниз по списку.

Обновить

Обновляет список правил.

Установите флажок возле правила, чтобы включить его, или снимите флажок, чтобы выключить правило.

Чтобы создать новое пустое правило с помощью страницы правила для папки «Входящие», выберите .

Окно нового правила состоит из трех разделов:

После получения сообщения и:

Задайте имя правила.

Здесь можно выбрать условия для своего правила. С помощью стрелки вниз просмотрите и выберите условия, которые нужно использовать.

Если у критериев есть дополнительные параметры, введите их в открывшемся окне.

Вот что нужно сделать:

Здесь можно выбрать действие, которое должно выполняться после поступления сообщения, соответствующего выбранным условиям.

В разделе «Дополнительные параметры» можно:

добавить в правило дополнительные условия или действия;

добавить в правило исключения, выбрав Добавить исключение;

включить или включить параметр остановки дальнейшей обработки правил. По умолчанию этот параметр включен. При включенном параметре, если поступает сообщение, соответствующее условиям одного или нескольких правил, применяется только первое правило. Если этот параметр не установлен, применяются все правила, условиям которых удовлетворяют сообщения.

Например, параметр Остановить дальнейшую обработку правил не выбран и у вас есть два правила: перемещать все сообщения, отправляемые общедоступной группе, в определенную папку и перемещать все сообщения от вашего руководителя в другую папку. Если ваш руководитель отправит сообщение этой группе, копия сообщения попадет в обе папки. Чтобы применялось только правило, перемещающее сообщения от руководителя, поместите его в списке выше правила, перемещающего сообщения, отправленные группе, а затем измените первое правило, добавив параметр остановки дальнейшей обработки правил;

назначить правилу пользовательское имя.

Можно изменить любое правило, выбрав его и щелкнув изменить, чтобы открыть правило и изменить условия или действия для него.

Если правило больше не нужно, выберите его и щелкните элемент удалить, чтобы удалить его. Если нужно просто временно выключить правило, снимите флажок возле него.

При создании новых правил в Outlook Web App появляется предупреждение, что некоторые правила, которые были созданы в Outlook и в настоящее время отключены будут удалены. Прежде чем удалить эти правила, вы можете войти в свою учетную запись, используя Outlook и проверьте правила для просмотра, если вы хотите сохранить их. Включите все правила, которые вы хотите сохранить.

Правила выполняются сверху вниз в порядке их отображения в окне «Правила». Чтобы изменить порядок правил, выберите правило, которое хотите переместить, а затем щелкните стрелку вверх или вниз, чтобы переместить правило в нужное место в списке.

Некоторые типы сообщений не приводят к срабатыванию правил для папки «Входящие». К ним относятся:

уведомления о доставке, включающие отчеты об ошибке доставки и системные сообщения;

уведомления о прочтении и доставке, отправляемые почтовым клиентом;

некоторые автоматические ответы (сообщения об отсутствии на рабочем месте).

Для создания правил не обязательно использовать вкладку Правила для папки «Входящие». Их также можно создавать непосредственно в сообщениях, выполнив следующее:

Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в общем списке и выберите пункт Создать правило.

Или откройте сообщение в области чтения, выберите меню дополнительных действий и щелкните команду Создать правило.

Все созданные правила появятся в скрытой области почтового ящика. Размер этой области ограничен 64 КБ. Фактический размер пространства, используемый правилом, зависит от нескольких факторов, таких как длина имени и количество примененных условий. Когда вы достигните ограничения в 64 КБ, появится предупреждение о невозможности создавать дополнительные правила. В таком случае вам придется удалить или упростить некоторые из существующих правил, прежде чем можно будет создавать дополнительные правила. Вот несколько способов, которые помогут сократить пространство, занимаемое правилами:

удалите правила, которые вам больше не нужны;

сократите имена правил;

объедините несколько правил, выполняющих одно и то же действие;

удалите из правил условия.

При создании правила пересылки можно указать несколько адресов для пересылки. Количество адресов, на которые можно пересылать сообщения, может быть ограничено в зависимости от параметров учетной записи. Если вы добавите больше адресов, чем разрешено, правило пересылки не будет работать. Создав правило пересылки с несколькими адресами, проверьте его в действии и убедитесь, что оно работает.

support.office.com

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правило — это действие, которое автоматически применяется в Outlook для Windows к входящим или исходящим сообщениям. Вы можете настроить условия, при которых срабатывает правило, и действия, которые оно выполняет. Например, можно создать правило для перемещения всех сообщений от руководителя в определенную папку или для удаления всех сообщений, в теме которых есть фраза «Buy now!» .

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правила помогают уменьшить объем работы, выполняемой вручную, и избежать повторения однообразных действий. После включения правила оно будет применяться автоматически.

Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Правила можно создавать с помощью мастера,

который содержит шаблоны для наиболее часто используемых правил.

Организованность.
Такие правила помогают не только хранить сообщения, но и отслеживать их. Вы можете создать правило для сообщений от конкретного отправителя, например от Регины Покровской, чтобы ее сообщения со словом «продажи» в строке Тема помечались для исполнения, им присваивалась категория «Продажи» и они перемещались в папку «Продажи Регины».

Информированность.
Эти правила уведомляют вас тем или иным образом о получении определенных сообщений. Например, можно создать правило, чтобы при получении сообщения от члена семьи на ваше мобильное устройство автоматически отправлялось уведомление об этом.

Начать с пустого правила.
Такие правила создаются и настраиваются без шаблона.

Шаг 1. Выбор Outlookшаблона правила

Выберите Правила > Управление правилами и оповещениями на ленте или откройте вкладку Файл и щелкните Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

В мастере правил в группе Шаг 1. Выберите шаблон щелкните нужный вариант в списке Организованность, Информированность или Начать с пустого правила.

Шаг 2. Изменение описания правила

Параметры, доступные на этом шаге, зависят от того, какой вариант вы выбрали на шаге 1. Если вам нужно что-то выбрать, например указать отправителя или папку, соответствующий параметр будет подчеркнут. В данном примере мы используем одно из наиболее распространенных правил, которое перемещает сообщения от определенного отправителя в папку.

Щелкните адресаты или общедоступная группа в поле описания, чтобы открыть адресную книгу. Выберите имя из адресной книги или введите адрес в поле От, а затем нажмите кнопку ОК.

Щелкните имя для вывода списка папок. Вы можете выбрать существующую папку или создать новую. Выбрав нужную папку, нажмите кнопку ОК.

Если вы хотите изучить дополнительные параметры правила, нажмите кнопку Далее. В противном случае нажмите кнопку Готово. Снова откроется окно Правила и оповещения. Здесь вы можете создать другое правило или нажать кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

• Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата

Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

В поле Поиск введите имя.

В списке Адресная книга выберите источник.

Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

Щелкните ссылку имя, а затем в диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Далее и перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

• Перемещение в папку всех сообщений с определенными словами в теме

Щелкните ссылку текст.

В диалоговом окне Поиск текста в поле Укажите слово или фразу для поиска в поле «Тема» введите слово или фразу.

Нажмите кнопку Добавить для добавления записи в область Список поиска, а затем нажмите кнопку ОК.

Щелкните ссылку имя, а затем в диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Далее и перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

• Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу

Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

В поле Поиск введите имя.

В списке Адресная книга выберите источник.

Когда выбранное значение появится в поле Кому, нажмите кнопку ОК.

Щелкните ссылку имя, а затем в диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Далее и перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

• Пометка сообщений от определенного пользователя к исполнению

Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

В поле Поиск введите имя.

В списке Адресная книга выберите источник.

Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Пометка сообщения в поле Пометка примите значение по умолчанию для параметра К исполнению или выберите другой элемент в списке.

В поле На примите значение по умолчанию (Сегодня) или выберите другой элемент в списке.

Нажмите кнопки ОК и Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

• Перемещение в папку RSS-элементов из определенного RSS-канала

Примечание: Чтобы использовать этот вариант, необходимо подписаться на RSS-канал. При его выборе появится запрос на подтверждение. Если выбрать Нет, вы не сможете продолжить создание правила. Чтобы создать его, выберите Да.

• Отображение писем от заданного адресата в окне «Оповещение о новом сообщении»

Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

В поле Поиск введите имя.

В списке Адресная книга выберите источник.

Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

Щелкните ссылку текст.

В диалоговом окне Оповещение в поле Введите текст оповещения введите сообщение и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

• Проигрыш звукового сигнала при получении сообщений от заданного адресата

Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

В поле Поиск введите имя.

В списке Адресная книга выберите источник.

Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

Щелкните ссылку Воспроизведение звука, в окне Выберите звук укажите файл (например, WAV-файл), а затем нажмите кнопку выберите Открыть.

Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

• Отправка оповещений на мобильное устройство при получении сообщений от заданного адресата

Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

В поле Поиск введите имя.

В списке Адресная книга выберите источник.

Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

В поле Поиск введите имя.

В списке Адресная книга выберите источник.

Когда выбранное значение появится в поле Кому, нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

Шаблон «Начать с пустого правила»

Выберите один из следующих вариантов:

Применение правила к полученным мной сообщениям

Применение правила к отправленным мной сообщениям

Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

Шаг 3. Задание условий для правила

Теперь вы можете добавить условия к параметрам, выбранных в разделе Шаг 2. Измените описание правила. Возможности настройки правила зависят от выбранных условий.

На странице Шаг 1. Выберите условия отбора установите флажок для условия, которое вы хотите добавить.

Примечание: Вы можете установить несколько флажков.

На странице Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните ссылку, выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

Щелкните «Далее», выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

Если доступна другая ссылка, щелкните ее, выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

По завершении нажмите кнопку Готово.

На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.

В поле Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

В разделе Начать с пустого правила выберите параметр Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям.

Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного условия и укажите значение.

Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для каждого из добавленных действий и укажите значение.

Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения и укажите значение.

Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя.

В группе Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

Чтобы отключить правило, снимите флажок Включить правило.

Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

Нажмите кнопку Готово.

Правило можно создать из любого сообщения. Преимущество этого способа заключается в том, что правила предлагается создать на основе отправителя или получателей сообщения. Например, одно из предлагаемых правил, создаваемых с помощью сообщения, перемещает все сообщения, полученные от определенного отправителя, в выбранную папку.

В папке Входящие щелкните сообщение, для которого вы хотите создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

Примечание: В списке «Правила» появятся правила, которые предлагаются с учетом отправителя и получателей сообщения.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Выберите предложенное правило, укажите папку назначения и нажмите кнопку ОК, чтобы завершить назначение правила.

Нажмите кнопку Создать правило и перейдите к следующему шагу.

В диалоговом окне Создание правила в разделе При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите нужные флажки.

В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить, когда выполняются указанные условия.

Установите флажок Переместить элемент в папку.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Щелкните Выбрать папку и укажите существующую папку.

Нажмите Создать, чтобы создать папку.

Чтобы добавить в правило дополнительные условия, действия или исключения, нажмите Дополнительные параметры и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.

Нажмите кнопку ОК.

В поле уведомления выполните одно из следующих действий:

Нажмите кнопку ОК.

Установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки, а затем нажмите кнопку ОК.

Сведения о том, как импортировать или экспортировать правила таким образом, чтобы ими могли пользоваться другие, см. в статье Импорт и экспорт набора правил.

Если правило больше не нужно, его можно удалить.

На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.

Нажмите кнопки Удалить > ОК.

Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.

В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.

Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.

В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

Правила сервера.
При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.

Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и эти правила невозможно применить, пока они не выполнены на сервере. Например, правило печати сообщения не может выполняться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удалось применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.

Правила клиента.
Правилами клиента являются правила, которые выполняются только на компьютере. Они выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange. Правила клиента могут выполняться только при запущенном приложении Outlook.

Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.

Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы

При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на месте обрабатываются так же, как и обычные сообщения. Например, правило, согласно которому сообщения со словом «собрание» в теме перемещаются в специальную папку, применяется также ко всем уведомлениям о доставке и о прочтении, ответам на голосование и автоответам.

Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопки голосования, данные отслеживания не будут содержать счетчик для ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы

Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:

Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.

Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.

Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу.
Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

При использовании учетных записях Exchange Server (начиная с Exchange Server 2010) можно применять правила для пересылки сообщений по адресам электронной почты за пределами вашей организации. Однако администратор Exchange может запретить автоматическую пересылку сообщений пользователям в определенных доменах.

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих или отправляемых сообщений, отвечающих заданным условиям. С помощью мастера правил можно выбрать множество условий и действий.

Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Правила применяются только к непрочтенным сообщениям.

В мастере правил содержатся шаблоны для наиболее часто используемых правил, включая указанные ниже.

Организованность. Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от конкретного отправителя, например от Алексея Орехова, чтобы его сообщения со словом «продажи» в строке Тема помечались для исполнения, попадали в категорию «Продажи» и перемещались в папку «Продажи Алексея».

Информированность. Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении сообщения. Например, вы можете создать правило, чтобы при получении сообщения от члена семьи на ваш сотовый телефон автоматически отправлялось сообщение.

Начать с пустого правила. Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.

Создание правила

Outlook включает шаблоны правил для стандартных сценариев. Используйте их или создавайте собственные правила.

Использование шаблонов правил Outlook

Откройте вкладку Файл.

Выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

В группе Шаг 1. Выберите шаблон выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение. Например, если щелкнуть ссылку адресаты или общедоступная группа, будет открыта адресная книга.

Нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного условия и укажите значение.

Нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для каждого из добавленных действий и укажите значение.

Нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения и укажите значение.

Нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя данного правила.

В группе Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

По умолчанию новое правило включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

Нажмите кнопку Готово.

Откройте вкладку Файл.

Выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

В группе Начать с пустого правила выберите пункт Проверка сообщений после получения или Проверка сообщений после отправки.

Нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного условия и укажите значение.

Нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для каждого из добавленных действий и укажите значение.

Нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения и укажите значение.

Нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя данного правила.

В группе Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

По умолчанию новое правило включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

Нажмите кнопку Готово.

Правило можно быстро создать из любого сообщения. Преимущество этого способа заключается в том, что правила предлагается создавать на основе отправителя или получателей сообщения. Например, одно из таких правил перемещает все сообщения, полученные от определенного отправителя, в выбранную папку.

Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.

Сделайте одно из следующего:

Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК.

Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило.

Если на шаге 2 выбрана команда Создать правило, откроется диалоговое окно Создание правила. Переходите к следующим шагам общей процедуры.

В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.

В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

Установите флажок Переместить элемент в папку.

Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.

Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительные параметры и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил. Этот же мастер отображается при выборе пункта Управление правилами и оповещениями в представлении Backstage (при открытии вкладки Файл). Дополнительные сведения см. в разделе Создание пользовательского правила.

Нажмите кнопку ОК.

Сведения о том, как импортировать или экспортировать правила таким образом, чтобы ими могли пользоваться другие, см. в статье Импорт и экспорт набора правил.

Если нужно вручную выполнить одно или несколько правил, выполните следующие действия.

Откройте вкладку Файл.

Выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

Нажмите кнопку Применить правила.

В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое нужно выполнить.

В поле Выполнить в папке, если нужно выбрать другую папку, щелкните Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 5.

В поле со списком Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

Нажмите кнопку Выполнить.

В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

Правила сервера. Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server, можно создать правила сервера. Они выполняются в вашем почтовом ящике на сервере Exchange, даже если приложение Outlook не запущено на вашем компьютере. Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и сначала полностью выполняться на сервере. Например, правило печати для сообщения не может применяться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удается применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.

Правила клиента. Правилами клиента являются правила, которые выполняются только на компьютере. Такие правила невозможно запустить, если они не выполнены на сервере, например правила, указывающие напечатать определенные сообщения. Правила клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.

Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются правила сервера, а затем правила клиента.

Применение правил к другим элементам Outlook

При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами (уведомления «Заместителя») обрабатываются так, как если бы это были сообщения. Например, согласно правилу, по которому все элементы со словом «собрание» в теме перемещаются в специальную папку, перемещаются также все уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и автоответы, содержащие в теме слово «собрание».

Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопку голосования, данные отслеживания не будут учитывать ответы, перемещенные правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрание, запросы задач и документы при применении правил обрабатываются как сообщения. Например, если создается правило, перемещающее элементы со словом «собрание» в поле Тема в специальную папку, будут перемещаться также все запросы задач или приглашения на собрание, удовлетворяющие этому условию. Однако при создании правил, влияющих на эти виды элементов, следует помнить о следующих ограничениях.

Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

Если ответ на приглашение или запрос выполнения задачи с помощью правила перемещен в папку «Удаленные», ответ не будет связываться с исходным элементом.

Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Группы контактов

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа создания правила.

Перемещение сообщений, отправленных в папку «Группа контактов». Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server 2010, по умолчанию вы не можете применять правила для пересылки сообщений на адреса электронной почты за пределами организации. Это помогает предотвратить утечку конфиденциальной информации и личных сведений. Данный параметр может изменить только администратор Exchange.

Управление сообщениями с помощью правил

Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих или отправляемых сообщений, отвечающих заданным условиям. С помощью мастера правил и оповещений можно выбрать множество условий и действий. Правила применяются только к непрочитанным сообщениям.

Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Мастер правил и оповещений содержит шаблоны для наиболее распространенных правил.

Организованность. Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от конкретного отправителя, например от Артема Кузнецова, чтобы его сообщения со словом «продажи» в строке Тема помечались для исполнения, попадали в категорию «Продажи» и перемещались в папку «Продажи Артема».

Информированность. Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении сообщения. Например, вы можете создать правило, чтобы при получении сообщения от члена семьи на ваш мобильный телефон автоматически отправлялось сообщение.

Начать с пустого правила. Эти правила создаются с нуля.

Исключения

Для специальных обстоятельств, например, если сообщение помечено к исполнению или как очень важное, вы можете добавлять исключения в свои правила. Правило не применяется к сообщению, если выполняется хотя бы одно из указанных исключений.

В области навигации щелкните элемент Почта.

В меню Сервис выберите пункт Правила и оповещения.

Если у вас несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите нужную папку Входящие.

Нажмите кнопку Новое правило.

В группе Шаг 1. Выберите шаблон выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение. Например, если щелкнуть ссылку адресаты или список рассылки, будет открыта адресная книга.

В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы было применено правило.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если вы этого еще не сделали. Затем нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если вы этого еще не сделали. Затем нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

Чтобы завершить создание правила, введите его название и выберите другие необходимые параметры.

Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в одной из ваших папок, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

Чтобы применить это правило ко всем своим учетным записям электронной почты и связанным с ними папками Входящие, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

Нажмите кнопку Готово.

Чтобы создать правило с помощью собственных условий, действий и исключений, выполните указанные ниже действия.

В области навигации щелкните элемент Почта.

В меню Сервис выберите пункт Правила и оповещения.

Если у вас несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите нужную папку Входящие.

Нажмите кнопку Новое правило.

В группе Начать с пустого правила выберите пункт Проверка сообщений после получения или Проверка сообщений после отправки и нажмите кнопку Далее.

В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы было применено правило.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если вы этого еще не сделали. Затем нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если вы этого еще не сделали. Затем нажмите кнопку Далее.

В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

Чтобы завершить создание правила, введите его название и выберите другие необходимые параметры.

Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в одной из ваших папок, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

Чтобы применить это правило ко всем своим учетным записям электронной почты и связанным с ними папками Входящие, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

Нажмите кнопку Готово.

Вы можете создать правило прямо из сообщения. Например, вы можете создать правило для перемещения сообщений от указанного отправителя в конкретную папку.

Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на основе которого вы хотите создать правило, и выберите пункт Создать правило в контекстном меню.

В диалоговом окне Создание правила установите флажки для параметров, которые уже содержат данные из выбранного сообщения.

Установите флажок Переместить элемент в папку.

Выберите существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать папку для хранения сообщений.

Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте инструкциям в мастере правил и оповещений.

Совет. Чтобы применить правило сразу после создания, установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки на последней странице мастера правил и оповещений.

Все сообщения в папке Входящие или другой выбранной вами папке, которые соответствуют условиям и исключениям правила, перемещаются в указанную папку. Чтобы проверить новое правило, откройте новую папку. Нужные сообщения перемещены?

Если вы хотите применять правило периодически, но не постоянно, выполните указанные ниже действия.

В меню Сервис выберите пункт Правила и оповещения.

В диалоговом окне Правила и оповещения выключите правило, сняв рядом с ним флажок.

Нажмите кнопку Применить правила.

В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с правилом, которое нужно выполнить.

Выберите папку, к которой вы хотите применить правило.

Выберите категорию сообщений, к которой вы хотите применить правило.

Например, вы можете применить правило только к непрочитанным сообщениям в папке.

Нажмите кнопку Выполнить.

Правила сервера. Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange, сервер может применять правила к вашим сообщениям, даже если не используется приложение Outlook. Эти правила называются правилами сервера. Правила должны быть настроены так, чтобы их выполнение запускалось при получении в папке Входящие и полностью завершалось на сервере. Например, правило не может быть полностью выполнено на сервере, если оно предполагает печать сообщения. Если правило нельзя применить на сервере, оно выполняется при запуске Outlook.

Правила клиента. Клиент — это почтовая программа, которая запускается на компьютере пользователя. Правило, которое нельзя применить на сервере, называется правилом клиента, потому что оно выполняется только на компьютере пользователя. Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются правила сервера, а затем правила клиента.

Уведомления о доставке, о прочтении, об отсутствии на рабочем месте и ответы на голосование обрабатываются как сообщения. Например, если создается правило, перемещающее элементы со словом «собрание» в поле Тема в специальную папку, будут перемещаться также все уведомления о доставке, об отсутствии на рабочем месте и ответы на голосование, удовлетворяющие этому условию.

Примечание: при перемещении ответа на голосование из папки Входящие, ответ в оригинальном сообщении не отслеживается автоматически.

Приглашения на собрание, запросы задач и документы обрабатываются как сообщения. Например, если создается правило, перемещающее элементы со словом «собрание» в поле Тема в специальную папку, будут перемещаться также все запросы задач или приглашения на собрание, удовлетворяющие этому условию. Однако при создании правил, влияющих на эти виды элементов, следует помнить о следующих ограничениях.

Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не отслеживается исходным элементом.

Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Поведение нового правила для списка рассылки зависит от способа его создания.

Перемещение в папку сообщений, отправленных в список рассылки. Если вы выбрали этот шаблон правила, в указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в список рассылки. Сообщения от пользователей из списка рассылки не перемещаются в указанную папку.

Примечание: это правило работает только для учетных записей Exchange.

Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата. Если вы выберите этот шаблон правила, сообщения от любого пользователя из указанного списка рассылки, перемещаются в указанную папку.

Если вы работаете в организации, использующей Exchange, по умолчанию сообщения, переадресованные на адрес электронной почты вне организации с помощью правила, не отправляются. Этот параметр позволяет предотвратить раскрытие корпоративных данных и управляется администратором Exchange.

support.office.com

Это интересно:

  • Microsoft office реестр Определите, является ли Office 32-битным или 64-битным через реестр Теперь это Office также поставляется с 64-битной установкой, где в реестре вы узнаете, установлена ​​ли версия Office 32-разрядной или 64-битной? 26 ответов Если вы […]
  • Учебное пособие по access 2010 Самоучитель MS Access В этом разделе Вы можете бесплатно скачать самоучитель Access, электронные книги, учебники MS Access и прочее, необходимое новичку, который только преступает к изучению баз данных на Access. Самоучитель […]
  • Разрешение remoteapp Разрешение remoteapp После последнего, большого обновления Win10, появилась проблема работы с двумя экранами при подключении к RDWeb. Если главный монитор имеет большее разрешение чем второй , тогда есть возможность перетащить […]
  • Ms word правила форматирования Документ Word 2007. Форматирование текста и документов Учебная дисциплина Информатика и компьютерная техника Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007 2.1.4. Форматирование текста и документов Word 2007 в ручном […]
  • Как восстановить поврежденный реестр Как восстановить реестр в Windows 10 Операционная система Windows 10 предусматривает сразу несколько способов резервного восстановления системных файлов при их случайном повреждении. Отдельно защищен реестр операционной системы, […]
  • Какой клан правит миром 7 кланов, которые правят нашим миром Наверное, вряд ли сейчас остались столь доверчивые люди, которые и в самом деле искренне верят в демократию. Миром правит вовсе не демократия, миром правят деньги. И, к сожалению, Данила Багров […]