Образец правила документооборота и технология обработки учетной информации

В настоящее время первичный учет и последующая обработка учетной информации находятся на низком техническом уровне. Поэтому перед наукой и практикой стоит задача разработки и создания комплексных систем автоматизации, охватывающих все участки сбора, регистрации и обработки учетных данных. Дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем сбора и обработки учетной информации будет способствовать претворению в жизнь требований сокращения отчетности, улучшения анализа и дальнейшего совершенствования форм и методов управления. [c.54]

X правила документооборота и технологию обработки учетной информации [c.118]

На предприятиях серийного типа производства с различным сочетанием технологически, предметно и предметно-технологически специализированных цехов и участков при использовании детали в качестве единой планово-учетной единицы имеется возможность группировать затраты по бригадам и участкам, выделенным на хозяйственный расчет, в калькуляционных расчетах по видам продукции с подразделением затрат по нормам и отклонениям от них. Если на производственных участках установлено технологически однотипное оборудование, на котором обрабатываются детали, то принципиально технология обработки одинакова, а отличия заключаются во времени обработки и технологическом маршруте внутри производственного участка или бригады. Эти отличительные характеристики могут быть количественно измерены и служить при механизированном варианте обработки учетной информации основополагающим признаком нормирования бригадного комплекта, ма- [c.207]

В данном определении отражены основные этапы учетного процесса — в начале любой учетный объект наблюдается, потом измеряется, далее регистрируется, затем осуществляется дальнейшая обработка учетной информации для ее передачи пользователям. [c.15]

Оперативность получения информации, а также ее качества и эффективность использования в управлении хозяйственными процессами организации значительно повышается в условиях автоматизации бухгалтерского учета. Использование ЭВМ предполагает применение различных приемов и способов систем компьютерной обработки данных (КОД). Поэтому уровень подготовки бухгалтера должен быть достаточно высоким в области информационных технологий для выполнения работ по обработке учетной информации. Отсюда следует, что бухгалтерский учет связан также с информатикой, компьютеризацией учетно-аналитических вопросов и информационными системами в экономике. [c.31]

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. [c.150]

Так, в организациях бухгалтерским счетам присваиваются коды и кодовые серии, что обеспечивает высокий уровень компьютерной обработки учетной информации. При этом используются различные кодовые системы. Простейший план счетов предполагает двузначное кодирование. Он применяется в небольших фирмах. Первая цифра номера означает отнесение счета к одному из разделов плана счетов, а вторая — конкретный объект учета. Например, если счет имеет номер 111, то первая цифра означает первый раздел, используемый для учета активов, а цифра 11- счет Касса . В счете под номером 511 цифра 5 означает, что счет предназначен для учета расходов, а 11 — что учитываются расходы по заработной плате служащих и т.д. [c.29]

Субсчета — промежуточное звено между синтетическим счетом и аналитическими счетами. При помощи субсчетов осуществляется промежуточная группировка данных аналитического учета с целью получения дополнительной информации об учитываемых объектах. Например, к синтетическому счету Финансовые вложения открывают субсчета Паи и акции , Долговые ценные бумаги , Предоставленные займы и т.д. Для упрощения учета, облегчения машинной обработки учетной информации каждому синтетическому счету присвоен двузначный номер, т.е. условное числовое обозначение. Например, счет Основные средства имеет номер 01, счет Касса — 50 и т.д. Номера субсчетов составляются путем добавления к номеру соответствующего синтетического счета номера данного субсчета. Номер синтетического счета Финансовые вложения — 58, субсчетов 58-1 — Паи и акции , 58-2 — Долговые ценные бумаги , 58-3 — Предоставленные займы и т. д. [c.22]

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета, определяя перечень и построение учетных регистров, последовательность и технику записей в них, их взаимосвязь. При выборе формы учета можно ориентироваться как на традиционные (журнал ьно-ордерная, мемориально-ордерная, журнал-главная и др.), так и на машинные технологии обработки учетной информации, упрощенные формы для субъектов малого предпринимательства. [c.172]

В условиях ручной или механизированной обработки учетной информации предприятие, как правило, имеет единожды определенную неизменную иерархическую структуру аналитического учета. Перегруппировка трудоемка и проводится лишь в крайней необходимости. [c.568]

В соответствии с положением учетная политика организации формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации и утверждается руководителем организации. При этом утверждаются рабочий план счетов бухгалтерского учета формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации методы оценки активов и обязательств правила документооборота и технология обработки учетной информации порядок контроля за хозяйственными организациями другие вопросы, необходимые для организации бухгалтерского учета. [c.30]

Форма обработки учетной информации, принятая в бухгалтерском учете организации. При этом следует указать ее конкретно, исходя из следующих имеющихся вариантов [c.149]

Составляя общий план и программу аудита, аудиторской организации следует учитывать степень автоматизации обработки учетной информации, что также позволит точнее определить объем и характер аудиторских процедур. [c.221]

В настоящее время персональные компьютеры широко применяются в различных видах деятельности, в том числе для обработки учетной информации и проведения аудита. [c.331]

Компьютерная обработка данных предусматривает применение компьютеров различных классов (за исключением калькуляторов) в процессе обработки учетной информации клиента. Экономический субъект может применять их самостоятельно или по договору с третьей стороной. [c.332]

При планировании и определении объема предстоящих аудиторских процедур учитывается также степень автоматизации обработки учетной информации, наличие структурных подразделений и филиалов, показатели деятельности которых включаются в сводную бухгалтерскую отчетность организации. [c.142]

При автоматизированной обработке учетной информации требованиями, позволяющими квалифицировать носитель как учетный документ, должны быть следующие возможность длительного и многократного использования информации в течение срока действия документа (Действительно, если данное условие не выполняется, то нельзя, например, признать оригиналом документа оперативную память ЭВМ при переводе данных с автоматических датчиков. Поэтому необходима правовая регламентация срока хранения и воспроизведения данных с носителя, например, в течение 5 лет.) обеспечение доступа учетных работников к данным машинного документа удостоверение о выполнении организационных и технологических правил обработки информации возможность исправления ошибочных записей, а также их проверки. В конечном счете эти требования направлены на юридическое доказательство совершившихся фактов хозяйственной жизни или права на их совершение. [c.196]

Во втором разделе Положения Формирование учетной политики по-новому определена ответственность за разработку учетной политики. Она формируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. При этом подлежат утверждению рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных документов, по которым не действуют типовые унифицированные формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности порядок проведения инвентаризации активов и обязательств схема документооборота технология обработки учетной информации порядок контроля за хозяйственными операциями и др. [c.276]

При разработке нового плана счетов, ориентированного на современную технологию обработки учетной информации, необходимо продолжить работу над регистрами бухгалтерского учета, так как в условиях автоматизации обработки данных реализуются взаимосвязи регистров учета и стадий учетного процесса. Это достигается разработкой единой схемы формирования исходных, результативных и производственных показателей. [c.288]

Принципиальная схема формы учета на базе ЭВМ развивается по пути децентрализации обработки учетной информации при перманентном осуществлении учетного процесса с получением необходимых справочных, аналитических и синтетических пока- [c.289]

При составлении общего плана аудиторской проверки каждый этап планирования должен быть уточнен с учетом влияния на процесс аудита применяемых экономическим субъектом информационных технологий и системы КОД. Уровень автоматизации обработки учетной информации должен быть учтен при определении объема и характера аудиторских процедур. [c.182]

В условиях использования ЭВМ эта возможность бухгалтерского учета реализуется путем разработки алгоритмов учетного процесса. Поэтому учет должен опираться на методологические приемы и способы, используемые в компьютерных системах, а бухгалтер должен знать основы вычислительной математики, теории алгоритмов и наиболее распространенных языков машинного программирования. При этом не следует забывать, что взаимопроникновение отдельных черт, присущих бухгалтерскому учету и другим дисциплинам, лишь изменяет технологию обработки учетной информации, приближая ее ко времени возникновения хозяйственных операций. Методологические же принципы бухгалтерского учета при этом не затрагиваются. [c.36]

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Примерная схема его дана на с. 129 (схема 4.3). Назначение графика — осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйствен- [c.128]

Современные средства регистрации и обработки учетной информации позволяют получать показатели с любой степенью детализации и обобщения. [c.173]

Автоматизированный учет обработки учетной информации расширяет возможности построения оборотных ведомостей, приводя их содержание в соответствие с особенностями бухгалтерского учета. Содержание таких ведомостей позволяет обеспечить не только иерархическую детализацию, но и многомерное построение аналитических счетов. [c.188]

Новые способы обработки информации в результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учета, оставаясь неизменными по своей сущности, лишь видоизменяют свою форму, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учетной информации. В частности, устойчиво формируется тенденция сокращения первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п. Возможности ЭВМ позволяют создавать тематические многоуровневые рубрикаторы, с помощью которых можно просматривать тематические подборки документов. Не представляет труда найти конкретный документ, если о нем есть хотя бы приблизительная информация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полнотекстовый запрос к базе данных задается на естественном языке либо с использованием выражений формальной логики. Полностью автоматизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени, причем информация, представленная на отдельном синтетическом счете, может быть расчленена на столько аналитических позиций, на сколько могут быть очерчены границы применения соответ- [c.375]

В последние годы различные предприятия независимо от форм собственности приобретают персональные электронно-вычислительные машины (ПЭВМ), создают автоматизированные рабочие места (АРМ) непосредственно в бухгалтерии. Это позволяет отказаться от услуг посредников машиносчетных бюро, машиносчетных станций, вычислительных центров, отделов АСУ и от других громоздких и дорогостоящих структур, а также повысить оперативность и достоверность обработки учетной информации непосредственно на рабочем месте бухгалтера, сделать его работу более интересной и экономичной. Возрастает надежность получаемой информации, ибо ответственность за ее достоверность и качество несет сам бухгалтер, а значит снижается количество ошибок. В итоге при значительно меньшей численности работников, в более короткие сроки и без предварительных запросов бухгалтерия получает необходимые информационные данные. [c.229]

В условиях организации АРМ применяется один из вариантов автоматизированной формы учета. Поэтому в АРМ бухгалтера получают дальнейшее развитие и совершенствование основные элементы автоматизированной формы бухгалтерского учета. В частности, организация АРМ бухгалтера меняет технологический процесс обработки учетной информации отпадает необходимость в применении кодов учетных номенклатур кодированию подвергаются только те показатели, по которым предусматривается обобщение данных и получение итогов раз- [c.229]

Технологию обработки учетной информации. [c.248]

Q Правила документооборота и технология обработки учетной информации. [c.55]

Мнения по данным вопросам разделились. Ведущий специалист-методолог учета В. Макарьева считает, что система налогового учета должна строиться на основе бухгалтерского учета . Аналогично полагает представитель МФ РФ А. Бакаев только совершенствование системы бухгалтерского учета и упорядочение процесса сбора и обработки учетной информации создадут базу для налоговой отчетности. Категорично высказались о налоговом учете главные бухгалтеры крупнейших предприятий. С их точки зрения, налоговый учет вообще погубит какой-либо учет на предприятиях. Высказывания представителей академических кругов также были не в пользу налогового учета. По их мнению, ведение параллельно налогового и бухгалтерского учета вызвано неопределенностью методик исчисления объекта налогообложения. Если мы гармонизируем объекты учета и налогообложения, — указал А. Хорин, — потребность введения налогового учета отпадет . Заместитель председателя ЦБ РФ А. Турбанов отметил необходимость навести порядок в бухгалтерском учете и научить бухгалтеров пользоваться положениями Закона РФ О бухгалтерском учете и свободно в них ориентироваться. Идея налогового учета, — подчеркнул он,. — недостаточно отработана, для того чтобы найти отражение в законодательном акте даже на стадии первого чтения . За исключение понятия налоговый учет из проекта Налогового кодекса высказался и В. Палий (президент АО Союзаудит ). [c.206]

В США, Великобритании и других странах при разработке счетных планов применяют другой подход. В частности, каждое предприятие имеет право создавать и использовать конкретный счетный план собственной разработки. При этом предприятие основывает свой выбор на стандартах и рекомендациях, разработанных специальными негосударственными национальными профессиональными организациями бухгалтеров. В качестве примера рассмотрим порядок формирования планов счетов на американских предприятиях. Здесь типичным является присвоение кодов и кодовых серий бухгалтерским счетам, что позволяет обеспечивать высокий уровень компьютерной обработки учетной информации. При этом используются различные кодовые системы. Простейший план счетов предполагает двузначное кодирование. Он применяется в небольших фирмах, например, счетный план фотографической студии Матса Нэслунда и Хокана Лооба США (табл. 5.2)1. [c.125]

economy-ru.info

Документооборот как элемент учетной политики

Главная > Реферат >Бухгалтерский учет и аудит

1. Формирование учетной политики предприятия. 3

2. Документооборот – элемент учетной политики. 7

2.1. Первичные бухгалтерские документы. 8

2.2. Регистры бухгалтерского и налогового учета. 9

2.3. Отчетные документы. 11

2.4. Исправление ошибок в бухгалтерском учете. 12

2.5. График документооборота. 13

Список использованной литературы 17

Бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики.

Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, непосредственно затрагивает организацию документооборота, являющегося элементом учетной политики. В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Любая хозяйственная операция отражается в бухгалтерском и налоговом учете на основе первичного документа. Нет документа — нет расхода при налогообложении, нет отражения на счетах учета, а в итоге — нет права на вычет НДС. Попробуем разобраться, что представляет собой документооборот и как его правильно организовать.

Некоторые главные бухгалтеры не уделяют должного внимания правилам формирования документооборота в организации. И напрасно. Ведь от того, как оформлен документ, вовремя ли он передан соответствующему подразделению организации, зависит не только точность составленного баланса, который отражает финансовое состояние организации, но и то, насколько правильно определена сумма подлежащих уплате в бюджет налогов.

1. Формирование учетной политики предприятия.

Разделы учетной политики рассматриваются в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое вступило в силу с 1 января 1999 г. Этим положением предусматриваются правила документооборота и технология обработки учетной информации как необходимый элемент учетной политики.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, принятая организацией учетная политика утверждается приказом или иным письменным распоряжением руководителя организации.

При этом утверждаются:

1. рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета;

2. формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

3. методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;

4. порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;

5. правила документооборота и технология обработки учетной информации;

. порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после её окончания.

Формы учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с рабочим планом счетов бухгалтерского учета, методами оценки отдельных видов имущества и обязательств, порядком проведения инвентаризации и контроля за хозяйственными операциями являются обязательными элементами учетной политики предприятия.

Первичные учетные документы создаются, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Особое внимание следует обратить на ужесточение с 1 января 1999 г. требований к оформлению первичных документов. Эти требования изложены в Порядке поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном совместным постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29 мая 1998 г. №57а. Этим постановлением предусмотрено, что введение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации как элемента учетной политики проводится с начала финансового года.

С января 2000г. первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997 — 1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, по следующим разделам учета:

— сельскохозяйственной продукции и сырья;

— труда и его оплаты;

— материалов, МБП, основных средств и нематериальных активов;

— работ в капитальном строительстве и в автомобильном транспорте;

— работы строительных машин и механизмов;

— кассовых и торговых операций.

Маловероятна, но не исключена возможность разногласий с контрольными органами по поводу правомерности принятия или неприятия к учету хозяйственных операций, оформленных с нарушениями упомянутого выше Постановления. Во избежание разногласий на этапе формирования учетной политики следует проанализировать существующую систему документооборота и применяемые формы первичных документов и учетных регистров в целях приведения их в соответствие с требованиями законодательства.

Следует обратить внимание на то, что последовательная унификация применяемых форм первичных документов — это одна из составляющих процесса реформирования бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с требованиями международных стандартов финансовой отчетности (Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности» от 6 мая 1998 г. №283). Организация, осуществляя постановку бухгалтерского учета:

• самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;

• определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетные процедуры,

• разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля;

• формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим вопросам. При этом утверждаются:

• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, в том числе и вид носителей информации — бумажный или электронный;

• порядок проведения инвентаризации;

• правила документооборота и технология обработки учетной информации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией организации.

2. Документооборот – элемент учетной политики.

Одновременно с утверждением учетной политики организация обязана установить правила документооборота, технологию обработки учетной информации, а также «формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности».

Правила документооборота должны не только содержать информацию о прохождении определенного документа, но и устанавливать порядок хранения документов, например авансовых отчетов и др.

При наличии обособленных подразделений и филиалов в графике документооборота необходимо определить порядок и сроки передачи ими в бухгалтерию головной организации информации, первичных и иных организационно-распорядительных документов.

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 5.2):

Рисунок 1. Состав документов бухгалтерского учета

works.doklad.ru

Документооборот и технология обработки учетной информации.

Документооборот как элемент учетной политики.

К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, приемы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы учетных регистров, обработки информации и др.

Более подробно разделы учетной политики рассматриваются в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое вступило в силу с 1 января 1999 г. Этим положением предусматриваются правила документооборота и технология обработки учетной информации как необходимый элемент учетной политики.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, принятая организацией учетная политика утверждается приказом или иным письменным распоряжением руководителя организации.

При этом утверждаются:

1. рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета;

2. формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

3. методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;

4. порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;

5. правила документооборота и технология обработки учетной информации;

6. порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после её окончания.

Формы учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с рабочим планом счетов бухгалтерского учета, методами оценки отдельных видов имущества и обязательств, порядком проведения инвентаризации и контроля за хозяйственными операциями являются обязательными элементами учетной политики предприятия.

Первичные учетные документы создаются, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Особое внимание следует обратить на ужесточение с 1 января 1999 г. требований к оформлению первичных документов. Эти требования изложены в Порядке поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном совместным постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29 мая 1998 г. №57а. Этим постановлением предусмотрено, что введение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации как элемента учетной политики проводится с начала финансового года.

С января 2000г. первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997 — 1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, по следующим разделам учета:

— сельскохозяйственной продукции и сырья;

— труда и его оплаты;

— материалов, МБП, основных средств и нематериальных активов;

— работ в капитальном строительстве и в автомобильном транспорте;

— работы строительных машин и механизмов;

— кассовых и торговых операций.

Маловероятна, но не исключена возможность разногласий с контрольными органами по поводу правомерности принятия или неприятия к учету хозяйственных операций, оформленных с нарушениями упомянутого выше Постановления. Во избежания разногласий на этапе формирования учетной политики следует проанализировать существующую систему документооборота и применяемые формы первичных документов и учетных регистров в целях приведения их в соответствие с требованиями законодательства.

Следует обратить внимание на то, что последовательная унификация применяемых форм первичных документов — это одна из составляющих процесса реформирования бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с требованиями международных стандартов финансовой отчетности (Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности» от 6 мая 1998 г. №283).

studbooks.net

Документооборот в бухгалтерском учете

Инга Златопольская,
Юрист

Документооборот – это совокупность мероприятий по приему документов, их регистрации, рассылке, контролю исполнения, формированию дел, хранению, повторному использованию документов и справочной работе.

Документооборот: первичные учетные документы

Согласно п. 3 ст. 6 ФЗ № 129-ФЗ правила документооборота и технология обработки учетной информации должны быть утверждены вместе с учетной политикой организации. Аналогичное требование можно найти также в ПБУ 1\2008 «Учетная политика организации». Обратите внимание, что согласно подп. 4 п. 3 ст. 21 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступит в силу с 01 января 2013 года, требования к документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются федеральными стандартами, впрочем, не отделяя это понятие от учетной политики организации.

При разработке правил документооборота организация должна определиться с видами первичных учетных документов, которые будут использоваться для подтверждения фактов хозяйственной деятельности. Обратите внимание, что п. 2 ст. 9 ФЗ № 129-ФЗ устанавливает возможность применения как унифицированных форм таких документов, так и, при отсутствии унифицированных форм, разработанных самостоятельно. Пункт 4 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ требует от экономических субъектов разрабатывать формы первичных учетных документов самостоятельно, не предусматривая правила о применении унифицированных форм.

Документооборот: учетные регистры

После того, как организация решит все вопросы, связанные с первичными учетными документами, она должна самостоятельно определить для себя учетные регистры, форма, порядок оформления и способы обработки которых должны быть «выведены» из особенностей систематизации информации, необходимой компании для составления отчетности.

Документооборот: исправление ошибок

Так как ошибки в первичных учетных документах не являются редкостью, организации в процессе постановки документооборота необходимо определить и закрепить способы их исправления.

Способов исправления ошибок в первичных учетных документах существует два:
– официальный: согласно позиции Минфина России, выраженной в Письме от 28 мая 2007 г. № 07-05-06/134, исправления могут вноситься исключительно в первичный учетный документ, выписанный в момент совершения хозяйственной операции. О внесении такого исправления должны быть оповещены все участники сделки. Необходимо отметить, что такое мнение Минфина России полностью разделяют и применяют на практике в процессе проведения проверок налоговые органы.

– условно – официальный: ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве не содержится запрета на исправление ошибок в первичных учетных документах путем выписки новых аналогичных документов, оформленных в надлежащем порядке, и содержащих те же реквизиты. Данную позицию поддерживают арбитражные суды, например, в Постановлении ФАС Московского округа от 21 мая 2008 г. № КА-А41/4238-08.

Таким образом, для того, чтобы не создавать себе лишних проблемы при проверке налоговыми органами, организация должна закрепить способы внесения исправления в первичные учетные документы в своих правилах документооборота.

Обратите внимание, что, несмотря на то, что налоговые органы по данному вопросу придерживаются официальной позиции, если организация закрепит в качестве основного способа внесения исправлений в «первичку» тот, который в этой статье назван «условно – официальный», то проблем при проверке возникнуть не должно, так как запрета на его использование в действующем законодательстве нет.

Документооборот: график документооборота

После того, как организация решила все вышеперечисленные вопросы, ей необходимо разработать и утвердить График документооборота. Здесь следует обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Обратите внимание, что несмотря на то, что этому документу почти 30 лет, он по прежнему действует и его рекомендации во многом актуальны в современной ситуации.

В соответствии с п. 5.2 Положения № 105 мероприятия, связанные с составлением графика документооборота, должен организовать главный бухгалтер организации. Между тем, ни ФЗ № 129-ФЗ и ни ФЗ № 402-ФЗ не содержат требований об организации документооборота именно главным бухгалтером организации. Можно сказать, что такое правило подразумевается в нормах этих законов, но прямого указания, тем не менее, нет.

Среди основных требований к организации документооборота необходимо выделить следующие:
— график документооборота должен содержать минимальное количество подразделений организации для прохождения их первичным учетным документом;
— график документооборота должен содержать минимальное количество специалистов для прохождения первичным учетным документом;
— график документооборота должен предусматривать минимальные сроки нахождения в каждом подразделении организации и у каждого ее специалиста для первичных учетных документов;
— график документооборота может быть оформлен или в качестве схемы, на которой будет обозначен «путь» документа в организации, или в качестве перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые должны выполнять подразделения и специалисты организации, также в этом перечне должны быть указаны взаимосвязи и сроки выполнения названных работ;
— при определении сроков в графике документооборота необходимо руководствоваться помимо критерия разумности, еще и правилами предоставления отчетности в налоговые органы, а также интересами внешних пользователей, в частности, контрагентов организации.

После того, как все мероприятия по разработке и составлению графика документооборота будут проведены, главный бухгалтер должен представить этот документ на утверждение руководителю организации. Если у того будут замечания, исправления или дополнения, они должны быть внесены в график документооборота. После того, как руководитель утвердит график документооборота с ним необходимо ознакомить всех сотрудников, которые упоминаются в этом документе в качестве исполнителей.

Сделать это можно несколькими способами:

— выдать (разослать по электронной почте) схему графика документооборота, в которой отмечен «путь» каждого документа, и из которого конкретный исполнитель сможет сделать вывод о том, к каким документам он имеет непосредственное отношение, откуда (от кого) он должен их получить и куда (кому) передать.

Этот способ особенно актуален для ознакомления с графиком документооборота руководящих и «ключевых» сотрудников, которым необходимо иметь комплексное представление о документообороте первичных учетных документов в организации.
В небольших компаниях таким образом знакомят с графиком документооборота всех сотрудников, так как это позволяет в некоторых случаях определить, где документ «застрял» и ускорить процесс прохождения документом «пути» в организации.

— выдать (разослать по электронной почте) каждому сотруднику выписки из графика документооборота, в которых перечислены все документы, относящиеся к сфере его деятельности, а также указано, в какие подразделения организации (какому сотруднику) и в какие сроки он обязан предоставлять соответствующие документы.

Этот способ ознакомления с графиком документооборота обычно применяют крупные компании, в которых принято, что каждый работник имеет свой участок работы и не касается к работе других сотрудников. Тем не менее, даже в этом случае рекомендуется знакомить «ключевых» и руководящих работников с процессом документооборота в целом, так как отсутствие у них такой информации может привести к утере определенных документов или к нарушению сроков их представления внешним пользователям (контрагентам), а также к пропуску сроков сдачи отчетности в налоговые органы.

Обратите внимание, что график документооборота непосредственно связан с должностными инструкциями работников, а также положениями по отделам и подразделениям организаций. По этой причине при составлении такого документа необходимо учитывать названные инструкции и положения. В случае необходимости, их можно доработать или исправить, но допускать расхождения между всем комплексом документов, регламентирующим работу организации в целом и ее конкретных специалистов, в частности, нельзя.

Обычно, в процессе работы над графиком документооборота организация также осуществляет мероприятия, связанные с кадровой оптимизацией и оптимизацией бизнес – процессов. Дело в том, что именно при составлении графика документооборота выявляются «лишние» работники и «задвоенные», а иногда и «затроенные» бизнес – процессы. Для того, чтобы мероприятия по составлению графика документооборота выявили названные выше «явления», рекомендуется заранее составить «карты рабочих мест», то есть потребовать от сотрудников организации детально описать, чем конкретно они занимаются в рабочее время, к каким документам имеют касательство и т. д. Обратите внимание, что при приведении в надлежащее состояние бизнес – процессов необходимо руководствоваться интересами организации по осуществлению ее основных и неосновных бизнес – функций. А избавляясь от «лишних» работников – трудовым законодательством.

В процессе реализации контроль за движением первичных учетных документов в рамках принятого графика документооборота осуществляется главным бухгалтером организации.

Документооборот: архив

По окончании текущего месяца отработанные первичные учетные документы, которые относятся к определенному учетному регистру и прошли соответствующую обработку, следует скомплектовать в хронологическом порядке, подшить в папки (банковские и кассовые документы – переплести), сопроводить специальной справкой и сдать в архив. Если в организации архив отсутствует как специальное структурное подразделение, документы можно хранить в бухгалтерии, но с соблюдением названных выше процедур.

dis.ru

Это интересно:

  • Аварии на морских и речных судах в россии Аварии на морских и речных судах в россии Безопасность человека на воде всегда была актуальной проблемой, но, несмотря на стремление специалистов повысить безопасность судоходства, число морских и речных катастроф не уменьшается. […]
  • Как удалить с реестра оперу Удаляем браузер Опера Ежедневно выходят новые обновления программ. Далеко не все они отличаются стабильной и качественной работой без сбоев и вылетов. В связи с этим пользователи устанавливают одни браузеры и удаляют другие, […]
  • Документы для фактического вступления в наследство Принятие наследства фактически Большинство потенциальных и действительных наследников не настолько разбираются в законодательстве, чтобы быть осведомленным о нескольких способах принятия имущества от наследодателя. Не всегда […]
  • Кнопка возврата на сайте Веб-дизайн и поисковая оптимизация Вебдизайн с jQuery - это очень просто! • Фотогалерея jQuery - просто и красиво! • Фотогалерея jQuery со слайд-шоу • Фотогалерея для интернет магазина • Фотогалерея prettyPhoto • Фотогалерея […]
  • Исковой срок при ликвидации Срок давности при ликвидации фирм Не выплатили компенсацию за отпуск.Прошло 2 года.Компании уже не существует. Что можно сделать? Спасибо. К сожелению, -уже ничего. Срок исковой давности по финансовым делам - 2 года. В бухучете […]
  • Приказ мз 765 Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 7 декабря 2005 г. N 765 "Об организации деятельности врача-терапевта участкового" Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФот 7 декабря 2005 г. N […]