Оглавление:

Документ Word 2007. Форматирование текста и документов

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.1.4. Форматирование текста и документов Word 2007 в ручном режиме

После редактирования текста необходимо изменить его внешний вид, т.е. оформить документ или выполнить его форматирование. Word 2007 позволяет форматировать символы, абзацы, таблицы, страницы, разделы и документ в целом.

К атрибутам форматирования символов относятся: гарнитура шрифта, размер шрифта, начертание шрифта (полужирное, курсивное, подчеркнутое), цвет выделения текста, цвет текста, регистр, интервал между символами в слове и т.д.

К параметрам форматирования абзацев следует отнести: выравнивание текста (по левому или правому краю, по центру, по ширине), отступы абзацев, отступы первой строки абзацев, межстрочный интервал, заливка цвета фона, маркеры и нумерация списков и т.д.

К элементам форматирования таблиц можно отнести: границы и заливка (более подробно рассмотрим в разделе Работа с таблицами).

Основные параметры форматирования (оформления) страниц: границы рабочего поля (поля сверху, снизу, слева, справа), размеры страницы, ориентация страниц.

К форматированию разделов относится создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, колонтитулы разделов, создание колонок и т.д.

Форматирование документа в целом — это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д.

В Word 2007 основные средства форматирования текста, абзацев и таблиц помещены на вкладке Главная. Для быстрого форматирования вручную символов (текста) и абзацев можно использовать команды в группе Шрифт и Абзац на вкладке Главная.

Кроме того, команды форматирования доступны на Мини-панели инструментов, которая появляется при наведении указателя мыши на выделенный фрагмент текста.

Необходимо отметить, что существует еще один инструмент для быстрого форматирования текста — это кнопка «Формат по образцу» в группе «Буфер обмена» на вкладке «Главная», которая позволяет копировать параметры форматирования одного фрагмента и переносить на другой фрагмент текста при его выделении.

Для быстрого и одновременного изменения нескольких атрибутов форматирования символов и абзацев можно использовать Экспресс-стили из группы стили на вкладке Главная.

Стили предназначены для оформления текста документа и его абзацев. Для форматирования символов и абзацев вручную используют не только кнопки для быстрого форматирования, но и окна диалога Шрифт и Абзац, которые активизируются кнопками на вкладке Главная в группах Шрифт и Абзац соответственно.

Пошаговая инструкция форматирования текста

По умолчанию новый документ создается в стиле Обычный, а это означает, что весь текст выглядит одинаково. Но с помощью средств форматирования всегда можно изменить внешний вид документа. Для этого необходимо выделить символ, фрагмент или абзац и щелкнуть указателем мыши на требуемую кнопку, чтобы применить другой формат.

Отформатируем текстовый документ, который мы создали и отредактировали в разделе «Ввод и редактирование текста документов», скриншот которого представлен на рисунке 2.1.4.5.

Этапы форматирования текста документа:

  • открываем отредактированный документ и меняем стиль «Обычный» на «Без интервала», для этого щелкаем на кнопке «Без интервала» в группе стили;
  • устанавливаем шрифт (гарнитуру шрифта) Times New Roman, размер 12 пунктов — выделяем весь текст, наводим на него указатель мыши и в появившейся Мини-панели инструментов выбираем шрифт: Times New Roman и размер 12 пунктов;
  • выравниваем текст по ширине, для этого выделяем весь текст и щелкаем на кнопке По ширине в группе Абзац;
  • устанавливаем отступ первой строки, для этого выделяем текст, щелкаем на кнопке Абзац и в открывшемся окне диалога устанавливаем величину отступа первой строки 1, 25 см;
  • добавляем к тексту заголовок (Мой первый документ), устанавливаем ему уровень заголовка: Заголовок 1 и выравниваем его по центру, для этого выделяем заголовок, щелкаем на кнопке Заголовок 1 в группе стили (заголовок форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1»), а затем на кнопке По центру в группе Абзац;
  • в первом абзаце фрагменту текста (Мой первый документ) назначить начертание — курсив, подчеркнутый, для этого выделяем указанный фрагмент и щелкаем на кнопках Курсив и Подчеркнутый;
  • устанавливаем размеры полей страницы: верхнее и нижнее — 2 см, левое — 2,5 см, правое — 1,5 см, для этого на вкладке «Разметка страницы» щелкаем на кнопке запуска окна диалога «Параметры страницы» в группе «Параметры страницы».

В результате получим отформатированный текст документа, скриншот которого представлен на рисунке 2.1.4.6.

Для больших документов (рефератов, курсовых и дипломных работ) кроме форматирования символов, абзацев и страниц выполняется форматированию разделов и документа в целом. Эти этапы форматирования большого документа рассмотрим в разделе: Работа с большими документами в Word 2007.

Большие документы (структурированные документы, содержащие несколько страниц), как правило, разбиваются на разделы. Создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, вставка верхнего и нижнего колонтитулов для предыдущего и следующего разделов, создание газетных колонок — все это относится к этапам форматирования документа.

Разрывы разделов выполняются на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы, кнопка Разрывы. Вставка колонтитулов выполняется на вкладке Вставка в группе Колонтитулы, а работа с колонтитулами выполняется на вкладке Конструктор, которая появляется на Ленте при работе с колонтитулами.

Форматирование документа в целом — это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д. Номера страниц вставляются на вкладке Вставка в группе Колонтитулы. В диалоговом окне необходимо установить параметры формата номера страницы: Формат номера, Включить номер главы, Нумерация страниц (Продолжить или Начать с). Оглавление добавляется в документ на вкладке Ссылки в группе Оглавление, кнопка Оглавление.

© Обучение в интернет, . Ткаченко В.А. Обратная связь

www.lessons-tva.info

Форматирование текста

Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами, обтекания отдельных абзацев, а также видов и начертаний шрифтов. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Суть форматирования заключается в способности текстового процессора изменять оформление документа на странице, а именно:

  • — изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа;
  • — устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;
  • — выравнивать текст — центрировать, прижимать к левой или правой границе;
  • — равномерно распределять слова в строке;
  • — использовать разные шрифты и т. п.

Форматирование текста. При редактировании документа изменяется его содержание, а при форматировании — его внешний вид. В текстовых редакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев.

При форматировании символов, как правило, задаются параметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.

Гарнитура шрифта — это термин, которым определяется общая форма символом. Например, гарнитура roman является общим названием для целого семейства классических шрифтов и отличается засечками на концах букв и комбинациями толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов сходного вида, например шрифт Times New Roman, поставляемый с Windows.

Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров:

  • — тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т. д.;
  • — размер шрифта. Задается в пунктах. Например: 14 пт, 16 пт и т. д.;
  • — начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);
  • — тин подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т. д.);
  • — цвет шрифта;
  • — эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т. д.);

Для задания другого шрифта выделите сначала фрагмент, в котором вы собираетесь поменять шрифт. Затем для изменения типа шрифта, размера и начертания воспользуйтесь панелью инструментов.

Если требуется увеличить (уменьшить) размер шрифта, то раскройте список размеров и выберите нужное значение или введите его самостоятельно. Чтобы изменить тип шрифта, раскройте список шрифтов и выберите нужный.

Сделать выделенный фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркнутым (в любых сочетаниях) можно нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов. С их же помощью соответствующие эффекты и снимаются.

В редакторе Microsoft Word более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт. Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления. С помощью элементов данного окна можно изменить не только тип и размер шрифта, но и все остальные параметры шрифта. Сделав необходимые настройки, нажмите клавишу ОК.

В большинство шрифтов кроме обычных символов, изображенных на клавишах клавиатуры, входят специальные символы и значки. Эти символы применяются при создании документов научного или технического характера, а также при работе не с английским, а с некоторыми другими языками. Поскольку символов такого рода на клавиатуре нет, в Word имеется диалоговое окно для их вставки.

Форматирование абзацев

Форматирование часто применяется по отношению к абзацу.

Абзац — фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода Enter . Абзац является ключевым элементом в структуре документа для многих текстовых процессоров (хотя имеются и другие, например, в Microsoft Word — разделы).

Операции форматирования абзацев включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов.

Установку границ абзацев производят с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.

Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте).

Перенос. При выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придаст элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу Enter) переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к необходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста документа.

При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слот и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при повторном форматировании.

shkolo.ru

Ms word правила форматирования

Форматирование документа – это изменение его внешнего вида. WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:

  • н а уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.)
  • на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.)
  • на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.)
  • на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.)
  • на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

Абзац – это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter. К абзацу относятся: абзац основного текста, заголовки, оглавление, списки (нумерованные и маркированные) и т.д.

Для форматирования символов применяется диалоговое окно Шрифт (Формат / Шрифт) или команды на панели инструментов форматирования. Форматирование абзацев осуществляется с помощью окна диалога Абзац, которое открывается командой Формат / Абзац.

Посмотреть форматирование выделенного текста можно в области задач, выполнив команду Формат / Показать форматирование.

Стили предназначены для внешнего оформления документа и его абзацев, т.е. стили используются для форматирования документа. Стиль — это набор форматирующих команд, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную каждый элемент текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста.

Существует три основных типа стилей:

  • Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы
  • Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев

Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

При создании нового документа «Документ 1» на базе шаблона Обычный, он получает копию набора стилей из базового набор стилей общего назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2, 3.

После того как ввод текста в документ завершен, и текст отредактирован, целесообразно воспользоваться командой Автоформат для изменения внешнего вида всего документа.

При автоматическом форматировании документа каждому абзацу назначается один из стилей Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1 или Заголовок 2 , абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список — стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д.

Назначение абзацам документа стандартных стилей Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро строить оглавление.

Кроме того, если для большинства абзацев документа используется стиль Основной текст, а не Обычный, вы сможете легко переформатировать только стиль основного текста, не затрагивая при этом стиль остального текста.

Операции со стилями в области задач Стили и форматирование

Стили можно изменять и создавать новые. Кроме того, можно применить другой стиль (наложить стиль) к уже отформатированному тексту, т.е. переформатировать его.

Для этого необходимо выбрать команду Формат / Стили и форматирование, появится область задач в режиме «Стили и форматирование». Установите курсор в текст, который необходимо переформатировать, и в области задач в разделе «Выберите форматирование для применения» щелкните на требуемый стиль, абзац под курсором переформатируется на выбранный стиль.

Если необходимо изменить стиль или создать новый стиль, то установите курсор в текст, стиль который необходимо изменить, в области задач в разделе «Форматирование выделенного текста» будет отображаться стиль текста под курсором. Далее необходимо подвести указатель мыши к названию стиля и щелкнуть на появившейся справа стрелке, откроется список команд: Очистить формат, Изменить стиль, Создать стиль. Выберите требуемую команду (изменить или создать стиль), появится соответствующее окно диалога, в котором можно осуществить изменение или создание стиля.

Стиль Обычный является основой для большинства других стилей абзаца, поэтому при изменении стиля Обычный изменятся все основанные на нем стили.

Стиль Обычный не основан ни на одном из стилей.

Элементы текстовых документов, которые вводятся в документ в процессе его редактирования и форматирования:

  • Колонтитулы (Вид / Колонтитулы)
  • Символ (Вставка / Символ)
  • Ссылка (сноски; названия рисунков, таблиц, формул; перекрестные ссылки; оглавление и указатели). Вызывается командой Вставка / Ссылка
  • Примечание (Вставка / Примечание)
  • Гиперссылка (Вставка / Гиперссылка)
  • Закладка (Вставка / Закладка)
  • Фоны, подложки и темы (Формат / Фон, Формат / Тема).

    Колонтитул — это текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, название документа, фамилия автора, рисунок и т. д.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

    Для создания колонтитула необходимо выполнить команду Вид / Колонтитулы. Колонтитулы, как и фон документа, а также поля, размер и ориентация страниц, номера страниц, разрывы страниц и разделов относятся к изменению внешнего вида страниц и документа.

    Проверка правописания (орфографии и грамматики) в Word

    Проверка орфографии (правописание) – это средство редактора, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Редактор сравнивает слова в проверяемом документе со словарем, причем неизвестные слова при этом выделяются. После этого можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

    Проверка грамматики – это проверка грамматических и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания).

    Существуют несколько способов проверки правописания:

  • Проверка правописания и грамматики при вводе текста
  • Ручная проверка орфографии и грамматики.

    Чтобы установить автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее: Выберите команду Сервис/параметры и в появившемся окне щелкните на вкладке Правописание. Установите флажок автоматически проверить орфографию и автоматически проверить грамматику.

    Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо выбрать команду Сервис/Правописание, появится окно диалога Правописание, с помощью которого можно выполнить требуемую проверку.

    Просмотр и печать документа

    Режимы макетов используются при работе над документом, к этому режиму относятся: Разметка страницы, Веб–документ, Обычный, Структура.

    Режимы просмотра используются для чтения документа и перемещения в нем, к этому режиму относятся: Режим чтения, Эскизы, Схема документа.

    Просмотр используется для отображения внешнего вида документа в форме публикации, к этому режиму относятся: Предварительный просмотр веб-страницы, Предварительный просмотр.

    Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра нескольких страниц документа в уменьшенном виде. В этом режиме можно просматривать разрывы страниц и подложку, а также изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать

    Перед печатью документа следует проверить его внешний вид, выдав команду Файл – Предварительный просмотр или щелкнув кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра нажмите кнопу «Закрыть».

    Чтобы напечатать документ с использованием принятых по умолчанию параметров принтера и настроек печати, нажмите кнопку Печать в окне предварительного просмотра или на стандартной панели инструментов.

    Для выбора принтера и настроек параметров печати выполните команду Печать из меню Файл, появится диалоговое окно Печать.

    В области принтер следует выбрать требуемый принтер из предлагаемого списка.
    В области Страница, следует задать какую часть документа печатать: весь документ; текущую страницу; выделенный фрагмент или несколько страниц с указанными номерами.

    Количество копий задается в поле Число копий.
    Выбрать опцию Включить: все страницы диапазона или сначала печатаются все страницы с нечетными номерами, а затем — с четными.
    Группа опций масштаб позволяет задать печать нескольких страниц текста на одном листе бумаги.
    Ряд дополнительных параметров печати можно указать, нажав кнопку Параметры.

    cs.petrsu.ru

    Правила оформления текста в редакторе Microsoft Word

    Книжная, в тексте допускаются таблицы

    в альбомном варианте

    правое и левое поле

    По 2 см с каждой стороны

    Не использовать для установления

    абзацного отступа клавишу Пробел

    и табуляцию!

    Times New Roman, размер шрифта –16, возможны другие шрифты, это предварительно обсуждается

    Снизу по центру, 14, Times New Roman (или шрифт текста, если он другой).

    Текст начинается с 3-й страницы.

    Обложка, титульный лист и подтитул (2 стр. с аннотацией) не нумеруются

    Не ставить лишних пробелов между словами.

    Перед знаками , =, +, -, %, №, единицами измерения, инициалами и после них ставится пробел

    В числовом промежутке перед тире и после него пробелы не ставятся:

    Пример: 23–30, XIX–XX, 1890–1896

    Не допускать висячих строк, т. е. 1) одной строки из абзаца на следующей странице

    или 2) трех-четырех букв в строке. Пример: Вот

    Слово «так» надо подтягивать на предыдущую строку.

    1) Устраняется уплотнением межстрочного интервала.

    2) Может устраняться уплотнением межбуквенного интервала нескольких слов в предложении не более чем на 0,3 пункта.

    Шрифт – интервал – уплотненный – 0,3

    Используются русские кавычки: « », НО: для текстов и слов на английском языке –

    Жирный шрифт. В конце точек нет. Главы – прописными, подзаголовки – строчными буквами. В заголовках нет абзацного отступа, нет переносов. Предлоги, союзы располагаются на второй строке заголовка.

    Рисунки и подрисуночные подписи

    Располагаются по центру. После рисунка пропускается строка.

    Пример: Рис. (пробел) 1. (пробел)

    Название рисунка (в конце точки нет)

    Рис. 1. Название рисунка

    Нумерация рисунков – по главам

    (для большого текста).

    Ссылка на рисунок в тексте идет до самого рисунка.

    Рисунки не должны распадаться на части, все должно быть в единой картинке.

    Таблица не должна выходить за поля листа. Для этого: курсор на таблице – щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем слово Автоподбор, а затем Автоподбор по ширине окна

    Слово «таблица» пишется курсивом и располагается по правому краю, далее – название по центру. После названия пропускается строка.

    Набираются в редакторе формул Math Type. Не размещать сканированные формулы! Латинские буквы наклонные, русские – прямые. Слово «где» после формулы – без абзацного отступа. Формулы располагаются по центру, их нумерация – по правому краю.

    СОДЕРЖАНИЕ

    Важно! Автор сам составляет содержание своего произведения.

    Содержание и оглавление составляются в таблице. Один столбец – название частей, второй – номера страниц. Границы таблицы делаются невидимыми.

    В названиях частей нет переносов. Предлоги, союзы располагаются на второй строке заголовка.

    Должны быть на 2 кегля меньше размера основного текста (если текст 16 кегль, то сноски – 14)

    Тире между частями описания в биб­лиографических ссылках отсутствует (это допускается ГОСТ Р 7.0.5-2008).

    (ЛИТЕРАТУРА)

    Имеет заголовок ЛИТЕРАТУРА

    Важно! Список литературы (ГОСТ 7 1-2003) и сноски (ГОСТ Р 7 0 5-2008) оформляются по-разному.

    Во всем списке в нужных местах должно быть тире – , а не дефис -.

    kpfu.ru

    Microsoft Word и правила российского делопроизводства: шесть полезных настроек

    Microsoft Word и правила российского делопроизводства: шесть полезных настроек

    Идея этого материала родилась на занятиях, которые автор этих строк проводил для пользователей Word в одной окологосударственной организации. Сотрудников переводили на новую версию программы – тогда еще 2007-ю. Сильное впечатление на меня произвел тот факт, что добрая половина вопросов касалась изменения умолчаний новой версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п.). Оказалось, что в этой конторе – драконовская инструкция по ведению делопроизводства, с которой совершенно не вязались первоначальные настройки программы.

    Чтобы убедиться в распространенности этой проблемы, достаточно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman. В ответ вы получите список нормативных актов самых разных российских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций. Все эти документы жестко предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать именно Times New Roman и ничего другого. Интересно, знают ли об этом маркетологи Microsoft, которые в двух последних версиях отказались от самого любимого в России шрифта как стандартной настройки русского Word?

    Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, надеемся, поможет вам при переходе на новую версию программы – Microsoft Word 2010. С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.

    Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:

    • Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем. Это не должно смущать.
    • Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.

    1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию

    Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных автору российских инструкциях по делопроизводству. Старожилы делопроизводства не исключают, что эта норма и родилась-то в давние времена потому, что Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного. Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.

    Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему. Для этого:

    1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
    2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы.
    3. В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, например, назвали ее Российская) и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте изменения.
    4. Вновь войдите в меню Главная – Изменить стили – Шрифты, убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
    5. Еще раз вызовите меню Главная – Изменить стили и выберите команду По умолчанию. Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.

    Рис. 1. Диалог Создание новых шрифтов темы

    В документах, которые вы успели создать в Word 2010 до внесения этих изменений, шрифтовую схему нужно поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.

    2. Исправляем размер шрифта и расстояние между строками текста

    Обычно, кроме наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. Чаще всего документы необходимо набирать 14-м размером, реже – 13-м или 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по умолчанию.

    Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Кроме того, Word 2007-2010 разделяет стандартные абзацы интервалами в 10 пунктов – это российские нормы вроде не отвергают, но и не приветствуют.

    Чтобы облегчить изменение этих умолчаний, авторы Word 2010 добавили новую команду на вкладку Главная в меню Изменить стили. Диалог, в который приведет нас эта команда, существовал и ранее, но добираться до него теперь удобнее. Воспользуемся этим:

    1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
    2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Интервал между абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца. Откроется вкладка По умолчанию диалога Управление стилями (рис. 2).
    3. На открывшейся вкладке приведите в соответствие с нормами вашей организации размер шрифта, расстояния перед и после абзаца, междустрочный интервал. На рис. 2 соответствующие параметры выделены рамками.
    4. Обязательно установите переключатель В новых документах, использующих этот шаблон.
    5. Примените изменения нажатием кнопки OK.

    Рис. 2. Вкладка По умолчанию диалога Управление стилями. Рамками выделены элементы управления, отвечающие за размер шрифта, интервалы между абзацами и между строками в абзаце.

    Если вы – пользователь начального уровня и оформляете документы исключительно «вручную» (т. е. ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки Главная), на этом можно перейти к следующему совету. Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после описанных изменений придется также провести проверку используемых стилей на корректность шрифтов и межстрочных расстояний.

    Если вы вникали в устройство стилей Word, то, вероятно, представляете, что они могут довольно сложно связываться между собой. Иногда внесение изменений в один стиль (родительский) приводит к корректировке дочерних стилей, в других случаях этого не происходит. Есть и такие стили, у которых вообще нет «родителей». Изучив эти связи, вы легко поймете, почему после вышеописанных изменений в одних ваших стилях шрифт и интервалы поправились «сами собой», в других – нет. Там, где не поправились, это необходимо сделать вручную. Например, ручной «доводки» потребуют встроенные заголовки Word (стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т. п.). Делается это так:

    1. Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
    2. На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить. Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
    3. В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
    4. Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац. Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы.
    5. На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK.
    6. Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 3), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK.

    Рис. 3. Диалог Изменение стиля.

    Может показаться, что такая «возня» со стилями – это лишние проблемы. Однако если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, затраты сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации быстро окупятся.

    Примечание. Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003. Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться. Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали. Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.

    3. Приводим поля страницы к установленной норме

    По умолчанию Word 2010 создает документы, в которых левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Однако часто в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. Например, могут встречаться цифры, заимствованные из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям отведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см. На вкладке Разметка страницы в меню Поля есть несколько предустановленных вариантов полей, но именно этих значений там нет.

    Чтобы не приходилось менять поля в каждом новом документе, проделайте следующее:

    1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в OKне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
    2. Перейдите на вкладку ленты Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Поля – Настраиваемые поля. Откроется вкладка Поля диалога Параметры страницы (рис. 4).
    3. В открывшемся диалоге установите необходимый размер полей.
    4. Когда поля заданы, обязательно нажмите кнопку По умолчанию в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля изменятся только в текущем документе, а не в шаблоне, на основе которого будут создаваться последующие новые документы.
    5. Закройте диалог нажатием кнопки OK.

    Рис. 4. Вкладка Поля диалога Параметры страницы.

    Если вы создаете документы на основе других шаблонов, аналогичные действия нужно выполнить и с ними.

    4. Создаем стиль для стандартного абзаца с красной строкой

    В российских организациях и учреждениях принято выравнивать обычный текст документов по ширине страницы, а первую строку каждого абзаца начинать отступом («красной строкой»). Во многих инструкциях задана величина такого отступа – обычно 1,25 см.

    Начинающие пользователи такое форматирование обычно производят вручную. Для выравнивания по ширине используется кнопка в группе Абзац вкладки Главная или горячая клавиша . Отступ обычно создают, передвигая на горизонтальной линейке верхний треугольник – тот, который направлен острием вниз. Ленивые обходятся нажатием в начале абзаца клавиши – при стандартных настройках она сдвигает текст влево как раз на 1,25 см. Однако если вы хотите, чтобы ваши документы были аккуратными и предсказуемыми, правильнее реализовать такое оформление как стиль.

    Для этого доступны несколько способов. В частности, можно активировать и поправить уже существующую стилевую заготовку Красная строка, которая глубоко запрятана в недрах программы. Но, пожалуй, проще и быстрее создать новый собственный стиль. Вот как это делается:

    1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
    2. В созданном документе наберите абзац произвольного текста.
    3. Выделите абзац, перейдите на вкладку Главная и в галерее экспресс-стилей убедитесь, что абзацу присвоен стиль Обычный. Если это не так, установите ему именно Обычный. Строго говоря, этот шаг необязателен, но в дальнейшем создание нового стиля на базе Обычного, а не какого-либо другого стиля, облегчит форматирование (особенно если ваш документ попадет к пользователю, который применяет более изощренные приемы оформления).
    4. Полностью оформите абзац. В нашем случае следует установить выравнивание по ширине с помощью соответствующей кнопки вкладки Главная, а отступ первой строки – с помощью верхнего треугольника линейки. На рис. 5 эти элементы управления выделены. Клавишу в этом случае лучше не использовать, если вы точно не знаете алгоритма ее действия. При необходимости определите другие параметры абзаца.

    Рис. 5. Выделенные элементы управления позволяют быстро выровнять абзац по ширине и снабдить его красной строкой.

  • Когда абзац приведен к желаемому виду, установите в него курсор и из контекстного меню вызовите команду Стиль — Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль. Появится диалог Создание стиля.
  • В диалоге Создание стиля определите имя стиля, например, КрСтр. По возможности давайте своим стилям названия длиной не более 5-6 символов, иначе их неудобно различать в галерее стилей.
  • Нажмите кнопку Изменить, которая приведет вас в подробный диалог настройки стиля.
  • В подробном диалоге Создание стиля обязательно установите переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и убедитесь, что включен флажок Добавить в список экспресс-стилей. При необходимости здесь также можно провести более тонкую настройку стиля.
  • Когда стиль полностью настроен, нажмите кнопку OK. В галерее стилей на вкладке Главная должен отобразиться новый элемент (рис. 6).
  • Рис. 6. Сохраненный стиль должен отобразиться в галерее стилей на вкладке Главная.

    Теперь мы сможем выравнивать абзац по ширине и снабжать его красной строкой одним щелчком мыши по кнопке в галерее стилей.

    Алгоритм создания стилей здесь описан на примере абзаца с красной строкой, но на самом деле он универсален. Примерно так же можно создать любой стиль, например, для быстрого оформления адресата документа.

    5. Снабжаем шаблон правильной нумерацией страниц

    Российские правила делопроизводства обычно требуют, чтобы при изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы были пронумерованы. Номер должен состоять только из цифры, размещаться посередине верхнего поля листа и оформляться тем же шрифтом, что и основной текст документа.

    В Word 2007-2010 к этим требованиям ближе всего заготовка Простой номер 2, которая доступна на вкладке Вставка в меню Номер страницы — Вверху страницы. Однако эта заготовка требует «доводки»: номер сначала вставится на всех страницах документа, включая первую, а оформление его может отличаться от основного текста.

    Раз и навсегда сформулируем правила нумерации в шаблоне, на основе которого вы создаете документы. Тогда в будущем из раза в раз требуемый вариант колонтитулов будет генерироваться «сам собой». Проделайте следующее:

    1. Закройте все открытые документы. Текущее окно Word должно быть единственным. Командой Файл – Открыть вызовите диалог Открытие документа (рис. 7).
    2. В открывшемся диалоге щелкните по кнопке Надежные шаблоны, которая находится в левой части диалога (на рис. 7 обведена красной рамкой). Вы окажетесь в папке, в которой хранится файл Normal. Это так называемый общий шаблон, на основании которого Word создает новые стандартные документы.

    Рис. 7. Диалог Открытие документа. Красной рамкой выделена кнопка, позволяющая быстро добраться до папки, в которой хранится файл Normal, а стрелкой – сам этот файл.

  • Откройте файл Normal так же, как вы открываете любой другой документ.
  • Перейдите на вкладку Вставка и в группе Колонтитулы выберите команду Номер страницы – Вверху страницы – Простой номер 2. Выполняя эту команду, программа автоматически перейдет в режим работы с колонтитулами. На ленте отобразится вкладка Работа с колонтитулами – Конструктор.
  • На контекстной вкладке ленты Работа с колонтитулами – Конструктор в группе Параметры установите флажок Особый колонтитул для первой страницы. Номер на первой странице исчезнет, но если вы увеличите число страниц, то легко убедитесь, что на последующих он появляется.
  • Закройте режим работы с колонтитулами, нажав кнопку Закрыть окно колонтитулов у правого края контекстной вкладки Работа с колонтитулами – Конструктор.
  • Если ваша инструкция фиксирует не только положение номера, но и его оформление, измените стиль, которым оформлен колонтитул. При этом вы обнаружите, что галерея Экспресс-стили на вкладке Главная не отображает второстепенные стили, к которым относится и оформление колонтитулов. Значит, вам нужно добраться туда, где виден более полный перечень стилей. Как это сделать, понятно по рис. 8. Щелкните мышью на маленькой диагональной стрелке справа от названия группы Стили. В окне программы отобразится область задач Стили. Если вы все верно сделали на предыдущих шагах, в числе прочего здесь присутствует и стиль Верхний колонтитул.

    Рис. 8. Чтобы отредактировать стиль Верхний колонтитул, до него нужно добраться. Выделены кнопка, которая открывает область задач Стили, и сам искомый стиль.

  • Щелкните правой кнопкой мыши по названию стиля Верхний колонтитул в области задач Стили и из появившегося контекстного меню выберите команду Изменить. Откроется уже знакомый нам диалог Изменение стиля.
  • Приведите настройки стиля Верхний колонтитул в соответствие с требованиями вашей инструкции. Например, можно поправить размер шрифта, если он отличается от того размера, какой мы ранее установили для текста документа.
  • Когда колонтитул сформирован, сохраните и закройте шаблон, в который вносились изменения. Поскольку мы поправили общий шаблон Normal, лучше вообще закрыть Word и запустить его снова.
  • Рекомендуем сразу же создать новый документ и протестировать на нем работу колонтитулов. Пока в файле одна страница, колонтитула на ней нет. Но как только в документ добавятся следующие страницы, на них автоматически должен отобразиться номер.

    6. Усмиряем автозамену и автоформат

    Настройки, о которых мы поговорим в этом разделе, не прописываются в нормативных документах. Однако корень проблемы тот же: умолчания Word не вполне соответствуют российским традициям оформления документов.

    Коротко напомним, в чем суть рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор непрерывно отслеживает ваши действия. И не просто отслеживает: введенный вами текст может корректироваться «сам собой», без явных команд с вашей стороны. В одних случаях такой автоматизм облегчает жизнь, например, программа умеет исправлять широкий круг опечаток. Наберите в документе «оданко» и убедитесь, что Word сам превратит неверно написанное слово в «однако». Увы, не всегда «самоуправство» программы так полезно. Изрядный процент пользователей Word изо дня в день тратит свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, вместо того, чтобы несколькими щелчками мыши раз и навсегда откорректировать их настройки.

    Чтобы добраться до настроек автозамены и автоформата, проделайте следующее:

    1. Вызовите команду Файл – Параметры и в открывшемся диалоге Параметры Word перейдите в раздел Правописание.
    2. В разделе Правописание нажмите кнопку Автозамена. Откроется диалог Автозамена, в котором наибольший интерес представляют две вкладки – Автозамена и Автоформат при вводе.

    Придирчивым пользователям советуем на досуге внимательно изучить все (именно все) настройки этих вкладок. Здесь мы ограничимся одним примером, на котором особенно ярко видны ограничения русификации Word. Это флажок Делать первые буквы предложений прописными на вкладке Автозамена (рис.).

    Рис. 9. Вкладка Автозамена диалога Автозамена. Выделен флажок, отвечающий за перевод букв в заглавные после знака препинания.

    Если этот флажок включен, Word отслеживает появление в тексте знаков препинания. Вы вводите точку, программа проверяет, внесено ли слово, предшествующее этой точке, в список исключений, и если нет, то автоматически переводит первую букву следующего слова в верхний регистр. С одной стороны, такой автоматизм удобен, особенно для пользователей, слабо владеющих клавиатурой. С другой стороны, неуместные заглавные буквы после сокращений – одна из самых распространенных ошибок, с которой сталкивается каждый читатель электронных документов.

    Беда в том, что список исключений, составленный специалистами Microsoft, неполон. Наиболее яркий пример: сокращать слово «рубль» в России принято и тремя буквами (руб.), и одной (р.). Для делового и профессионального оборота второй вариант считается более предпочтительным, именно он прописан в настройках локализации ОС Microsoft Windows. Увы, русский Word изначально считает, что после буквы р с точкой должно непременно следовать начало нового предложения.

    Исправить подобные недоразумения просто: добавьте сокращение к числу исключений. Когда Word ошибочно сделал первую букву слова заглавной, проделайте следующее:

    1. Задержите мышь над буквой, которая ошибочно переведена в заглавные. Под буквой появится мерцающий контекстный значок Параметры автозамены.
    2. Щелкните мышью по этому контекстному значку. Раскроется всплывающее меню управления автозаменой (рис. 10).
    3. Выберите из появившегося меню подходящий вариант. В нашем примере лучше всего создать для буквы «р» с точкой исключение (соответствующая команда отмечена на рис. 10 стрелкой).

    Рис. 10. Пример ошибки автозамены и ее исправление с помощью контекстного меню Параметры автозамены. Выделена команда, которая создаст новое исключение.

    Просмотреть полный список созданных исключений можно в уже упомянутом диалоге Автозамена. Для этого на вкладке Автозамена следует нажать кнопку Исключения.

    Впрочем, автор этих строк предпочитает не мучиться с исключениями, а вообще выключает настройку Делать первые буквы предложений прописными. Кончено, тогда надо нажимать в начале каждого предложения, но, на мой взгляд, это проще, чем отслеживать излишнее «творчество» программы.

    Заключение

    Как видим, изначальные настройки Microsoft Word далеко не в полной мере соответствуют преобладающим правилам российского делопроизводства. Но благодаря гибкости программы, ее реально адаптировать практически к любым вариантам форматирования.

    Если среди читателей этой статьи оказались руководители организаций и учреждений с четкими регламентами оформления документов, рискнем дать им совет. Поручите своим «айтишникам» проработку вопроса о централизованном приведении настроек пользователей Microsoft Office в соответствие с ведомственными или локальными нормативными актами. Можно и нужно создать внутрифирменный шаблон с тщательно выверенным набором настроек, снабдить его инструкцией и затем «раскидать» по рабочим местам. Это позволит при меньших затратах времени создавать более качественные и единообразные документы.

    Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».

    www.oszone.net

    Это интересно:

    • Учебное пособие по access 2010 Самоучитель MS Access В этом разделе Вы можете бесплатно скачать самоучитель Access, электронные книги, учебники MS Access и прочее, необходимое новичку, который только преступает к изучению баз данных на Access. Самоучитель […]
    • Помощник юриста без опыта в ростове-на-дону Работа помощником юриста: вакансии в Ростове-на-Дону Требуются целеустремленные, самостоятельные люди с не оконченным высшим образованием, либо со средне профессиональным образованием. Полное описание Вакансия компании: Ооо Ск […]
    • Оказание медицинских услуг несовершеннолетнему Оказание медицинских услуг несовершеннолетнему Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word […]
    • Microsoft office реестр Определите, является ли Office 32-битным или 64-битным через реестр Теперь это Office также поставляется с 64-битной установкой, где в реестре вы узнаете, установлена ​​ли версия Office 32-разрядной или 64-битной? 26 ответов Если вы […]
    • Гостиничные законы Какие законы и подзаконные акты регулируют порядок предоставления гостиничных услуг? По просьбам читателей Фронтдеск.ру приводит список наиболее востребованных документов и нормативных актов, регулирующих гостиничную деятельность в […]
    • Договор купли продажи 2018 год бланк Договор купли-продажи автомобиля между физическими лицами (2018 год) Процедура оформления ДКП при покупке автомобиля Типовой договор купли-продажи транспортного средства составляется в 2-х копиях, однако мы рекомендуем сделать 3 […]