Оглавление:

Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?

Отправить на почту

Кто подписывает счет-фактуру, должен иметь для этого соответствующие полномочия. Кто подписывает счета-фактуры на предприятии, кроме руководителя и главбуха, и как правильно оформить соответствующие приказы и доверенности – об этом пойдет речь в статье.

Кем подписывается счет-фактура

Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.

Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.

Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.

Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.

Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец

Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.

В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.

В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно ставить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.

Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.

На фирменном бланке

гор. ____________________ «___»____________ ___ г.

в лице _________________________________, действующего на основании ____________,

(Ф. И. О. руководителя, его должность)

настоящим уполномочивает ____________________________________________________

(Ф. И. О. и занимаемая должность)

паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,

зарегистрирован по адресу: ______________________

подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.

Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.

Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.

(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)

_______________________________ _________________ _______________

(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)

Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур

Рассмотрим пример. Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?

Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.

ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.

Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте.

Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон

При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.

Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.

Для наглядности вся информация отражается на отдельных листах, скрепленных и пронумерованных. Можно отразить данные и на обороте, но это неудобно бухгалтерам, обрабатывающим прошитые в архив документы. Реквизиты, определяющие, кто подписывает счета-фактуры в организации («Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»), указываются на последнем листе. Такое расположение подписей не является нарушением, если не разорвана сквозная нумерация.

Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, должен решаться своевременно. Если это делает руководитель (ИП) или главбух, дополнительных действий не нужно, если же подписи ставят иные лица, то необходимо закрепить их полномочия изданием соответствующего локального акта (приказа, распоряжения) или оформления доверенности.

Эти документы официально определят, кто подписывает счета-фактуры, и вашему контрагенту не придется спорить с проверяющими и отстаивать вычет в случае подписания счета-фактуры неуполномоченными лицами.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

nalog-nalog.ru

Порядок подписи счета-фактуры главным бухгалтером при временном отсутствии руководителя

ООО УК поступил запрос от ИФНС: предоставить счет-фактуру за 2015 год.
При проверке обнаружили, что счет-фактура в наличии отсутствует, но он отражен в книге-продаж (декларации). В 2017 году в обществе сменился генеральный директор. Может ли главный бухгалтер расписаться за прежнего гендиректора в счете-фактуре при отсутствии приказа (доверенности) на право подписи за генерального директора?

Главный бухгалтер без соответствующей доверенности или приказа не имеет право подписывать счет-фактуру от имени руководителя организации.

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Нормами НК РФ и Постановления Правительства РФ № 1137 не установлен запрет на подписание счета-фактуры одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности, как за руководителя, так и за главного бухгалтера (письма Минфина РФ от 21.10.2014 № 03-07-09/53005, от 02.07.2013 № 03-07-09/25296.

В письме ФНС РФ от 18.06.2009 № 3-1-11/[email protected] «О порядке подписания счетов-фактур» также указано, что НК РФ не установлен запрет на подписание счета-фактуры единственным уполномоченным лицом.

Таким образом, счет-фактуру вправе подписывать за руководителя и за главного бухгалтера одно лицо, уполномоченное на это на основании приказа организации или доверенности. Следовательно, налоговый орган не вправе отказать в принятии к вычету НДС по указанному счету-фактуре.

Для подписания счета-фактуры на бумажном носителе, то есть для проставления своей подписи в показателе «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», соответствующая доверенность главному бухгалтеру не нужна. Ведь ни положения Налогового кодекса РФ, ни Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные Постановлением № 1137, не предусматривают ее наличия для данного случая. Аналогичный вывод следует из письма Минфина РФ от 21.10.2014 № 03-07-09/53005.

Но для того, чтобы главный бухгалтер мог поставить подпись в графе «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», необходима соответствующая доверенность или приказ организации, на основании которого главный бухгалтер будет уполномочен подписывать счета-фактуры за руководителя.

www.v2b.ru

Как подписывать счета фактуры по приказу

Рабочая неделя приближается к концу. Самое время еще раз просмотреть свой план дел на текущую пятидневку, доделать то, что еще не сделано, и составить список задач на следующую неделю. А чтобы вы ни о чем не забыли, ознакомьтесь с нашими еженедельными бухгалтерскими напоминаниями.

Правительству РФ дано поручение проработать вопрос о введении нового социального вычета по НДФЛ.

Налоговая служба разместила на своем сайте первую партию сведений, которые раньше признавались налоговой тайной.

Налоговики рассказали, где следует искать информацию о потенциальном деловом партнере в целях проверки его добросовестности.

Столичные налоговики считают, что при покупке товаров для компании подотчетник должен применять ККТ.

На сайте ФНС работает онлайн-сервис, позволяющий определить, необходимо ли конкретной компании или ИП применять контрольно-кассовую технику.

Налоговики рассказали, на что следует обратить пристальное внимание при заполнении платежных поручений на уплату страховых взносов.

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™ актуальна на 10 августа 2018 г.

Кем и как должен быть подписан счет-фактура

Счета-фактуры от имени организации должны быть подписаны п. 6 ст. 169 НК РФ, Письма Минфина от 21.10.2014 N 03-07-09/53005, от 27.08.2014 N 03-07-09/42854 :

  • или ее руководителем и главным бухгалтером;
  • или иными лицами, уполномоченными на подписание счетов-фактур от имени руководителя и главного бухгалтера организации доверенностью или приказом по организации. Если счета-фактуры подписывают лица, уполномоченные доверенностью или приказом, в расшифровке подписи надо указывать их Ф.И.О. Письма Минфина от 14.10.2015 N 03-07-09/58937, от 23.04.2012 N 03-07-09/39 .

Счета-фактуры от имени предпринимателя должны быть подписаны п. 6 ст. 169 НК РФ :

  • или лично предпринимателем;
  • или иным лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур от имени предпринимателя нотариально удостоверенной доверенностью п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57 .

Подпись на счете-фактуре должна быть проставлена собственноручно, использовать для этого факсимиле нельзя Письмо Минфина от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81951, Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 N 4134/11 .

Нельзя принять к вычету НДС по счету-фактуре п. 2 ст. 169 НК РФ :

  • или неподписанному;
  • или подписанному неуполномоченным лицом (в расшифровке подписи указаны Ф.И.О. лица, у которого нет полномочий подписывать счета-фактуры);
  • или подписанному факсимиле Письмо Минфина от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81951, Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 N 4134/11 .

Если вы получили от своего поставщика такой счет-фактуру, потребуйте заменить его на счет-фактуру, подписанный правильно.

glavkniga.ru

О праве подписания счетов-фактур уполномоченным представителем индивидуального предпринимателя


О праве подписания счетов-фактур уполномоченным представителем индивидуального предпринимателя

В.Г. Нестолий,
старший преподаватель кафедры гражданского права и процесса ИрЮИ РПА Минюста России

Согласно письму ФНС России от 09.07.2009 N ШС-22-3/[email protected] (далее — письмо N ШС-22-3/[email protected]) индивидуальный предприниматель не может возложить на уполномоченных им лиц обязанность подписывать за него счета-фактуры. В письме сказано: если счет-фактуру подписывает вместо предпринимателя уполномоченное им лицо, такой счет не может являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом — индивидуальным предпринимателем сумм налога к вычету или возмещению. Здесь же разъясняется, что организация в отличие от индивидуального предпринимателя вправе уполномочить кого- либо подписывать счета-фактуры вместо руководителя и главного бухгалтера.

Действительно, согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от ее имени. Одновременно в п. 6. ст. 169 НК РФ сказано: при выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается им с указанием реквизитов свидетельства о его государственной регистрации. Таким образом, формально п. 6 ст. 169 не наделяет индивидуального предпринимателя правом уполномочить другое лицо подписывать за него счета-фактуры, сопровождающие отпускаемый товар (выполняемые работы, оказанные услуги).

Таким образом, как следует из письма, каждый счет-фактуру индивидуальный предприниматель обязан подписать лично. В противном случае суммы налога не должны приниматься к вычету или возмещению. Являются ли правильными результаты буквального толкования п. 6 ст. 169 НК РФ?

Возложение права подписи на уполномоченное руководителем лицо: судебная практика

Для решения вопроса о праве индивидуального предпринимателя передавать право подписи счета-фактуры своему работнику обратимся к судебным спорам по правовому регулированию в отношении аналогичного права организаций. В буквальном смысле указанной выше нормы счет-фактура организации должна содержать две подписи: руководителя и главного бухгалтера, если приказом обязанность подписывать счета-фактуры не возложена на других работников. Если руководитель исполняет функции бухгалтера и не издал приказ о назначении лица, ответственного за оформление счетов-фактур, не означает ли это, что единолично подписанные им счета-фактуры не могут приниматься к вычету? Ошибочность такого мнения подтверждена судебно-арбитражной практикой. Так, ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 09.02.2007 N Ф03-А51/06-2/4966 при рассмотрении дела N А51-7192/06-30- 217 указал: «При разрешении спора судом установлено и подтверждается материалами дела, что в организации поставщика. должность главного бухгалтера отсутствует, все обязанности главного бухгалтера возложены на руководителя Ю.А. Бурнатную. Счет-фактура от 01.07.2005 N 82 в графе «руководитель предприятия» содержит ее подпись и расшифровку подписи — Ю.А. Бурнатная. Поскольку спорный счет-фактура подписан в надлежащем порядке лицом, на которого возложены обязанности главного бухгалтера, вывод суда о несоответствии этого счета-фактуры требованиям п. 6 ст. 169 НК РФ неправомерен». Высший арбитражный суд РФ (ВАС РФ), отказывая в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора, отметил: «Счета-фактуры, на основании которых предприниматель заявил к вычету налог на добавленную стоимость, соответствуют положениям статьи 169 Налогового кодекса. Суммы, предъявленные к вычету, уплачены контрагентом» (см. определение ВАС РФ от 24.04.2007 N 464 1/07).

Полагаем, что вопреки буквальному смыслу п. 6 ст. 169 НК РФ индивидуальный предприниматель вправе уполномочить другое лицо подписывать счета-фактуры, сопровождающие отпускаемый им товар (оказываемые услуги, выполняемые работы), так же как руководитель вправе возложить обязанность оформления счетов-фактур на какого-либо работника или подписывать счета-фактуры единолично, без главного бухгалтера (если он сам выполняет функции главного бухгалтера). Об этом нам говорит здравый смысл. Если индивидуальный предприниматель вправе уполномочить другое лицо доверенностью на совершение от его имени предпринимательских сделок; если его работники (продавцы и кассиры) считаются его представителями, полномочия которых вытекают из обстановки; если предприниматель вправе возложить договором на другое лицо обязанность представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами, иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах (пп. 1 и 3 ст. 29 НК РФ), он тем более вправе возложить обязанность по оформлению счетов-фактур на своего работника (заведующего складом, мелкооптовым магазином и проч.).

В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.02.2007 N А19-36600/05-44-41- Ф02-45/07-С1 по делу N А19-36600/05-44-41 рассматривается спор, в ходе которого налоговый орган мотивировал отказ в возмещении из бюджета НДС по счетам-фактурам, выставленным хозяйственным обществом, тем, что Общество «по юридическому адресу не находится, зарегистрировано по подложному паспорту, руководителем и главным бухгалтером общества в спорном периоде являлся Д.Б. Шляхтуров, тогда как счета-фактуры и накладные на отпуск товаров на сторону унифицированной формы N М-15 подписаны Б.Х. Чиназбековым». Отметив, что налоговый орган не представил доказательства регистрации Общества по подложному паспорту, суд указал: договор поставки от имени общества подписан Б.Х. Чиназбековым на основании доверенности общества. Доверенностью он уполномочен совершать все действия, связанные с заключением договоров. Отсюда арбитражный суд сделал вывод: руководитель общества своей доверенностью уполномочил Чиназбекова не только на заключение договора поставки и совершение всех действий, связанных с этим, но и на подписание счета- фактуры, сопровождающего отпуск товара. Этот вывод представляется верным, поскольку исполнение договора, несомненно, связано с его заключением.

Главное — возможность идентификации «автора» счета- фактуры

Выставление счета-фактуры — обычное действие, сопровождающее оформление исполнения договора, и, по нашему мнению, индивидуальный предприниматель вправе поручить подписывать данные документы родственнику, работнику, любому лицу, к которому испытывает доверие; главное, чтобы счет-фактура содержал реквизиты свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя. ВАС РФ в определении от 26.02.2007 N 1499/07 отметил: «Нарушений пункта 6 статьи 169 Кодекса не допущено, поскольку предъявленные инспекции счета-фактуры содержат реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя — поставщика экспортера, необходимые для его идентификации». Однако не указал, имелась ли в счете-фактуре подпись предпринимателя или он подписан иным лицом. Кроме того, у налогового органа должна быть возможность идентификации граждан (поверенных, работников), подписывающих счета-фактуры по указанию предпринимателя. Этот вывод следует из следующего правила: «Налоговый кодекс РФ не предусматривает возможность представления подтверждение налоговых вычетов счетов-фактур, подписанных от имени руководителя и главного бухгалтера неустановленными лицами» (постановление ФАС Московского округа от 14.08.2008 N КА-А41/7162-08 по делу N А41-К2-1739/07). По аналогии счета-фактуры, отпускаемые работниками от имени индивидуального предпринимателя, не могут подписываться неизвестными лицами.

Согласно правовой позиции, изложенной Конституционным Судом РФ (КС РФ) в определении от 12.07.2006 N 267-О, следует, что налоговый орган не вправе произвольно отказываться от истребования дополнительных сведений, объяснений и документов, подтверждающих правильность исчисления и уплаты налогов. Выявляя правонарушения, налоговый орган обязан пользоваться правом истребовать у налогоплательщиков необходимую информацию. Отсюда следует: в случае сомнений в наличии у поверенных собственника, подписавших счет-фактуру, обязанности оформлять сопровождающие товар документы налоговый орган обязан запросить у предпринимателя соответствующую информацию (копию приказа или доверенности).

Изображение подписи шефа — не подделка

Весьма часто работники, отпускающие продукцию по договорам, заключенным индивидуальным предпринимателем, не могут обеспечить наличие его подписи на сопровождающем товар счете-фактуре по самым разным причинам:

— предприниматель находится на отдыхе или в больнице;

— он может находиться в местах лишения свободы либо в следственном изоляторе и вести бизнес, опираясь на представителей, действующих от его имени на основании доверенности;

— предприниматель проживает в другом городе по месту регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, а не по месту ведения бизнеса, тем более что количество предприятий (магазинов, оптовых баз, строительных бригад с техникой и т.п.), которыми может владеть гражданин, не может быть ограничено.

Стремясь буквально выполнить п. 6 ст. 169 НК РФ, работники зачастую изображают подписи хозяина на счетах-фактурах, а суды, понимая абсурдность требования к предпринимателю (подписывать каждый счет-фактуру), закрывают на это глаза, не проявляя излишнего формализма. «Доводы Инспекции о том, что подписи на счетах-фактурах, на актах выполненных работ, договорах одного и того же предпринимателя значительно разнятся, образцы подписей некоторых предпринимателей на декларациях не соответствуют образцам подписей на счетах-фактурах, представленных заявителем, на ряде счетов-фактур различных предпринимателей стоит одна и та же подпись, судом проверены и признаны необоснованными», -вынужден был констатировать ФАС Московского округа в постановлении от 18.09.2006 N КА-А40/8619-06 по делу N А40-3656/06-141-32. По другому делу суд указал, что требования п. 6 ст. 169 НК РФ соблюдены, ведь представленные счета-фактуры содержат оттиск печати предпринимателя, на которой указан номер свидетельства о государственной регистрации и его ИНН, оставив без внимания вопрос о подписи предпринимателя на данных счетах (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2007 N А33-10794/06-Ф02-4120/07 по делу N А 33-10794/06).

Таким образом, счета-фактуры, подписанные работниками или иными доверенными лицами вместо индивидуального предпринимателя, должны приниматься к возмещению или выплате, если сама по себе реальность хозяйственной операции не вызывает сомнений, а прочие реквизиты счета-фактуры позволяют достоверно установить личность предпринимателя.

Почему мы говорим, что работники изображают подпись индивидуального предпринимателя (своего работодателя) на счетах- фактурах, а не подделывают ее? Потому что они это делают по указанию хозяина (естественно, устному). Далее возникает спор по заявлению контрагента предпринимателя о признании незаконным (недействительным) решения налогового органа о взыскании недоимки по налогу на добавленную стоимость в связи с тем, что счета-фактуры, выставленные индивидуальным предпринимателем, являющиеся основанием для предъявления сумм НДС к вычету и возмещению, на самом деле подписаны не им самим, а неустановленным лицом. В этом случае индивидуальный предприниматель по ходатайству заявителя должен быть допрошен арбитражным судом в качестве свидетеля и показать, что подпись на счете — его. Или что он не помнит, подписывал ли данный счет-фактуру (поскольку их было много), но зато хорошо помнит хозяйственную операцию, сопровождаемую данным счетом-фактурой и НДС, который ему пришлось заплатить. И такое признание перевешивает любую почерковедческую экспертизу, потому что делает ее бессмысленной. Ведь в противном случае мы должны заставить покупателя платить НДС, уже выплаченный предпринимателем.

Рекомендации для покупателей

Что следует рекомендовать получателям счетов-фактур от индивидуальных предпринимателей? Как им быть, если письмо «между строк» рекомендует не принимать к вычету или возмещению НДС на основании счетов-фактур, выписанных предпринимателями-гражданами?

Рассмотрим дела по сходному правовому регулированию, что поможет нам выработать такие рекомендации и в какой-то мере предсказать реакцию судов на налоговые споры, которые непременно породит применение на практике письма N ШС-22-3/[email protected] ФАС Уральского округа в постановлении от 29.04.2008 N Ф09-2840/08-С3 по делу N А76-3252/07 высказано мнение: «Действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле… Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, в связи с чем проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных ст. 169 Кодекса».

Другие суды изложенную позицию не поддержали: «Факсимиле является аналогом собственноручной подписи и, следовательно, носит вторичный, производный характер от собственноручной подписи, является ее технической имитацией. Поскольку Федеральный закон N 129-ФЗ («О бухгалтерском учете». — Прим. ред.) предусматривает наличие личной подписи, проставление в счетах-фактурах факсимиле свидетельствует о нарушении предпринимателем налогового законодательства — пункта 6 статьи 169 НК РФ». К такому выводу пришел ФАС Восточно-Сибирского округа при рассмотрении нескольких дел (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.09.2008 N А33-13853/06-Ф02-4247/08, Восточно-Сибирского округа от 26.02.2008 N А33-16466/06-Ф02-479/08 по делу N А33-16466/06, Дальневосточного округа от 12.03.2008 N Ф03-А73/08-2/445). По мнению ВАС РФ, использование «оттиска факсимильного клише оригинальной подписи привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков» (см. определение ВАС РФ от 02.06.2008 N 6600/08 по делу N А11-2499/2007-К2-24/126).

Вместе с тем следует отметить: постановления, иллюстрирующие позиции арбитражных судов о возможности использования вместо подписи руководителя организации (индивидуального предпринимателя) его факсимиле, были вынесены в пользу налогоплательщиков, несмотря на то, что большинство из них признает такое использование нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ.

Почему несмотря на столь «существенное нарушение» суды приняли сторону налогоплательщиков? Потому что за каждым счетом-фактурой стояла реальная хозяйственная операция, с которой уже был уплачен налог, и противоестественно было бы обязывать к его повторной уплате.

Таким образом, использование факсимиле с отметкой «для счетов-фактур» или подпись неизвестного лица на счете-фактуре вместо подписи предпринимателя могут свидетельствовать о совершенном налоговом правонарушении, связанном с безосновательным предъявлением счетов-фактур к возмещению (вычету) НДС. Однако, по нашему мнению, нельзя отказать в возмещении (вычете) только потому, что счет подписан неизвестным лицом или вместо подписи имеется факсимиле, если достоверно известно, что договор имел место, договор исполнен, и налог уже уплачен.

www.nalvest.com

Кто подпишет счет-фактуру?

  • Смольянинова Мария | главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

З ачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%). Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.

Поэтому на практике возникают вопросы:

  • в каких случаях и кому можно передать право подписи счетов-фактур?
  • как правильно оформить такое делегирование?
  • какие есть особенности отражения в счете-фактуре факта его подписания иными (кроме руководителя организации и главного бухгалтера) лицами?

А теперь последовательно ответим на эти и сопутствующие им вопросы.

Кому делегируем право подписи счетов-фактур?

Правила оформления и состав обязательных реквизитов счетов-фактур установлены статьей 169 НК РФ.

счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным ­распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Таким образом, на счете-фактуре по общему правилу должны ­присутствовать две подписи: руководителя организации и главного бухгалтера.

Если главного бухгалтера в принципе не существует?

Иногда небольшие фирмы, в штатном расписании которых отсутствует должность главного бухгалтера, опрометчиво игнорируют реквизит подписи главного бухгалтера. Такой подход неправилен и может привести к спорам с налоговыми органами. Отсутствие какой-либо из двух подписей ­на счете-фактуре влечет его признание недействительным.

На это указывает, например, письмо Минфина России от 29.11.2004 г. № 03-04-11/212, являющееся ответом на частный вопрос налогоплательщика: «В случае отсутствия на счете-фактуре одной из вышеперечисленных подписей, в данном случае – лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой счет-фактура признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм налога ­на добавленную стоимость».

Но арбитражные суды не всегда занимают такую категоричную позицию. Ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета ­в организациях несут руководители, которые по своему усмотрению могут:

  • либо ввести в штат должность главного бухгалтера,
  • либо вести бухучет лично (ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Таким образом, законодательство допускает, что в организации вообще может отсутствовать должность бухгалтера.

Если ведение учета возложено на руководителя организации, значит, он сам и должен поставить свою подпись в отведенном для этого месте. Таким образом, закон допускает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера. При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.

Передаем право подписи своим работникам и «посторонним» лицам

Как уже было отмечено, НК РФ разрешает делегировать право подписи счетов-фактур. При этом круг лиц, которым передается право подписи, законодательно не ограничен. Таким образом, это могут быть:

  • как работники организации,
  • так и сторонние по отношению к компании лица.

Причем из формулировки НК РФ не ясно, может ли таким «иным лицом» 2 быть юридическое лицо. Ведь распространены случаи, когда ведение бухгалтерского учета передается на аутсорсинг другой компании, которая специализируется на предоставлении услуг по бухгалтерскому сопровождению. Но юридическое лицо само по себе не может ничего подписать, личный росчерк всегда ставит конкретный человек. Поэтому в подобных случаях рекомендуем делегировать право подписи этому конкретному ­человеку (работнику сторонней организации).

«Фигаро – здесь, Фигаро – там»

При принятии решения о делегировании права подписи может возникнуть еще один вопрос: можно ли доверить ставить обе подписи ­(и за руководителя организации, и за главного бухгалтера) одному лицу?

Анализ действующего законодательства о налогах и сборах позволяет сделать вывод, что можно. Как мы уже отмечали, НК РФ не содержит никаких ограничений по передаче права подписи счета-фактуры: доверив одному лицу ставить на счете-фактуре сразу обе подписи, организация ничего не нарушит.

Как документировать делегирование права подписи?

Делегирование права подписи счетов-фактур оформляется (на это есть прямое указание в п. 6 ст. 169 НК РФ):

  • либо приказом (иным распорядительным документом) по организации,
  • либо доверенностью от имени организации.

Из оформленных документов должно быть однозначно понятно, что в том или ином периоде на определенных лиц возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя организации и / или за главного бухгалтера.

Приказ или доверенность?

Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда – выдавать доверенность?

НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, что указывает законодатель, – это альтернативность документов: достаточно одного из них.

На практике на этот счет существует несколько точек зрения. Приведем основные из них:

  1. Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией.
    Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказы, иные распорядительные документы), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
  2. Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность.
    При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности – подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. Во время замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник дейст­вует на основании приказа (иного распорядительного ­документа) по организации.

Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:

  • избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и с контр­агентами – не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;
  • наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.

Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью оформляется только предоставление «права», но не делегирование впрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) и / или должностную инструкцию 3 работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, тогда соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договор возмездного оказания услуг и т.п.).

Может возникнуть ситуация, когда контрагент может возразить, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед «внешними» лицами требуется доверенность. А вот налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

  • в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое ­делегирование оформлять доверенностью;
  • при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и / или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
    • приказом (иным распорядительным документом) ­по организации, а также
    • целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и / или должностные инструкции этих лиц;
  • если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур «на постоянной основе» работнику вашей организации, то целесообразно оформить:
    • и приказ (иной распорядительный документ) по организации,
    • и доверенность от имени организации, а также
    • отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и / или должностной инструкции 4

Оформляем приказ

Приказ (иной распорядительный документ) должен оформляться соответствующим образом:

  • как правило, на бланке организации (при использовании в документо­обороте утвержденных бланков) и
  • за подписью руководителя организации (лица, его замещающего либо действующего на основании учредительных документов).

Данный документ является организационно-распорядительным и оформлять его лучше с соблюдением положений ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования ­к оформлению документов».

Текст такого документа можно составлять в произвольной форме. Мы же порекомендуем обязательно отразить в нем:

  • наименование должности 5 руководителя организации и /или главного бухгалтера, право подписи которых на счетах-фактурах делегируется иному(ым) работнику(ам) организации;
  • наименование должности и Ф.И.О. работника(ов), на которого(ых) возлагается подписание счетов-фактур, соответственно, за руководителя организации и / или главного бухгалтера;
  • срок, на который делегируется право подписи (если принято решение о делегировании права подписи на определенный срок);
  • фиксация факта ознакомления и согласия с приказом работника(ов), на которого(ых) возложено право подписи счетов-фактур.

Как оговаривалось выше, в таком приказе (ином распорядительном документе) можно закрепить соответствующие обязанности ­и ответственность работников, на которых возлагается подписание счетов-фактур.

Издавать отдельный приказ по организации, посвященный только делегированию права подписи счетов-фактур, не обязательно. Конечно, вы можете включить подобное указание в «общий» приказ, которым ­установлено распределение полномочий и предоставление права подписи по разным направлениям деятельности (производство, реализация, финансы, юридическое направление, бухгалтерская отчетность и т.п.).

Но оформление делегирования права подписи счетов-фактур отдельным распорядительным документом гораздо удобнее, поскольку его копии нужно будет предоставлять по требованию и налоговых органов, и многочисленных контрагентов. А вашей организации не всегда выгодно будет показывать им распределение иных полномочий между сотрудниками.

А теперь приведем образцы приказов, которыми вы сможете воспользоваться при оформлении делегирования права подписи счетов-фактур:

  • на время исполнения обязанностей отсутствующего руководителя организации (см. Пример 1);
  • за руководителя организации и главного бухгалтера «на постоянной основе» (см. Пример 2);
  • нескольким работникам, которые могут подписывать счета-фактуры за руководителя организации и главного бухгалтера (см. Пример 3).

www.delo-press.ru

Это интересно:

  • Аварии на морских и речных судах в россии Аварии на морских и речных судах в россии Безопасность человека на воде всегда была актуальной проблемой, но, несмотря на стремление специалистов повысить безопасность судоходства, число морских и речных катастроф не уменьшается. […]
  • Как удалить с реестра оперу Удаляем браузер Опера Ежедневно выходят новые обновления программ. Далеко не все они отличаются стабильной и качественной работой без сбоев и вылетов. В связи с этим пользователи устанавливают одни браузеры и удаляют другие, […]
  • Водительские удостоверения иностранных граждан в рф Водительское удостоверение иностранного гражданина в России: действие, использование, обмен Главный документ любого водителя — это права. В России водительское удостоверение (ВУ) — это документ установленного образца в виде […]
  • Что за доплата к пенсии была в августе Прибавка к пенсии в августе: постоянная или разовая Сегодня, когда курс рубля падает все больше, а цены на продукты в России, к сожалению, не склонны уменьшаться, любая помощь от государства может стать заметным подспорьем для того, […]
  • Молодые несовершеннолетние Психологические проблемы несовершеннолетних родителей На сегодняшний день, психологические проблемы несовершеннолетних родителей, развиваются все сильнее. По статистике молодые несовершеннолетние родители отказываются от ребенка в […]
  • Как зарегистрировать заявление в прокуратуру Как зарегистрировать заявление в прокуратуру ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 27 декабря 2007 г. N 212 О ПОРЯДКЕ УЧЕТА И РАССМОТРЕНИЯ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СООБЩЕНИЙ О […]