Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Курс ЦБ РФ

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

arhivuslugi.ru

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

Приказ – это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (75лет и 5 лет). К приказам, имеющим срок хранения 75 лет, относятся следующие:

  • о приеме, переводе, увольнении (прекращении деятельности трудового контракта);
  • об изменении фамилии;
  • о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;
  • об установлении окладов;
  • об установлении доплат, надбавок к окладу;
  • о премировании;
  • о присвоении классных чинов, разрядов;
  • о загранкомандировках;
  • о длительных внутрироссийских командировках;
  • о декретных отпусках;
  • об отпусках по уходу за ребенком.

К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет относятся следующие:

  • о предоставлении очередного и учебного отпусков;
  • о предоставлении отпуска без сохранения содержания;
  • о предоставлении отгулов за неиспользованный отпуск и работу в выходные дни;
  • о дежурствах;
  • о взысканиях;
  • о краткосрочных внутрироссийских командировках.

Приказы по личному составу о приеме на работу подготавливается и оформляется сотрудником кадровой или юридической службы на бланке унифицированной формы № Т-1 (применяется для приема одного работника), форма № Т-1а (для группы работников). Приказ подписывается руководителем организации и доводится до сведения принимаемого работника под роспись.

Правила заполнения приказов по личному составу о приеме на работу

Заполнение унифицированной формы № Т-1 и Т-1а не должно вызвать каких-либо затруднений, но все-таки есть некоторые особенности их оформления, требующие пояснения:

  • Если с работником (работниками) трудовой договор заключается на неопределенный срок, тогда в строке «Дата» формы № Т-1 (в столбце «Период работы» формы № Т-1а) графа «по» не заполняется.
  • В форме № Т-1 в качестве условий приема на работу и характера предстоящей работы необходимо указать одну из форм организации труда. Например, «по совместительству», «постоянно», «в порядке перевода из другой организации», «для выполнения определенной работы», «для замещения временно отсутствующего работника» и т.д.
  • Тарифная ставка, оклад и надбавки в приказе о приеме на работу указываются согласно штатному расписанию и должны соответствовать (совпадать) с условиями оплаты труда, прописанными в трудовом договоре.

Основным преимуществом унифицированных форм приказа о приеме на работу является их сравнительная простота. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа, медицинского осмотра и т.д.

Однако это влечет за собой необходимость составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения инструктажа и т.п.

Согласно изданному приказу работник должен с определенного дня приступить к своим профессиональным обязанностям. Если в установленный день работник не выйдет на работу без уважительных на то причин, приказ может быть аннулирован.

naar.ru

Как правильно хранить и нумеровать приказы в маленькой организации?

Здравствуйте! У нас меленькая организация, в штате работает не более 5 сотрудников, приказов очень мало и вводить разную нумерацию нет смысла (бывает, что приказов на прием или на увольнение вообще отсутствует в определенном году).

Можно ли использовать следующую нумерацию приказов:
— по основной деятельности и административно-хозяйственной деятельности нумеровать №1, №2, №3 и т.д.
— по личному составу со сроком хранения 75 лет №1ЛС, №2ЛС, №3ЛС и т.д.
— по кадрам со сроком хранения 5 лет №1К, №2К, №3К и т.д.

И правильно ли я их разделила?

Приказы по основной деятельности, срок хранения пост.

· О совершенствовании структуры организации
· О создании, слиянии, реорганизации подразделений организации
· Об изменении режима работы организации
· Об утверждении и введении в действие организационно-правовых документов
· (в т.ч. должностных инструкций)
· О внесении изменений в организационно-распорядительные документы
· О создании экспертных комиссий, рабочих групп, совещательных органах
· О проведении мероприятий (семинаров, конференций и т.п.)
· О делегировании полномочий
· О правах подписи документов
· О распределении обязанностей
· Об утверждении учетной политики организации
· По подотчетным лицам
· О проведении инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии
· О приеме, перемещении, списании основных средств
· Об утверждении штатного расписания организации
· О внесении изменений в штатное расписание
· О сокращении штатов организации
· О проведении аттестации работников организации (в т.ч. о создании аттестац.комиссий)
· О совершенствовании системы повышения квалификации работников организации

По административно-хозяйственным вопросам со сроком хранения 5 лет

· О выплате пособия / материальной помощи
· Об изготовлении маркетинговых материалов (календари, визитки и т.д.)
· О переносе выходных дней / О работе организации в праздничные и выходные дни
· О выполнении ремонтных работ
· О направлении сотрудников на учебу/семинары

Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет

· О приеме работника (работников) на работу
· О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
· О переводе работника (работников) на другую работу
· О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
· О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет
· О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет
· Об отмене действия приказа на предоставление работнику отпуска
· О направлении работника (работников) в командировку (зарубежные)
· О поощрении работника (работников)
· Об изменении фамилии
· О назначении на должность
· О совмещении должностей / профессий
· Об исполнении обязанностей (на время отпуска и т.п.)
· Об установлении надбавки к должностному окладу

Приказы по кадрам со сроком хранения 5 лет

· О предоставлении отпуска работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого, учебного отпусков
· Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
· О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
· О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны)
· О привлечении к работе в выходные и праздничные дни
· О привлечении к сверхурочным работам
· О привлечении работника к дисциплинарной ответственности
· О снятии с работника дисциплинарной ответственности
· Об отстранении от работы
· О прекращении отстранения и допуске к работе
· О вынесении взыскания работнику за прогул / Об объявлении выговора

www.buhonline.ru

Как нумеровать и хранить приказы о приеме, увольнении, переводе, отпусках?

Здравствуйте!
Я кадровик-новичок , устроилась в компанию, в которой с 2013г. шла сплошная нумерация приказов:
1-лс-п — прием
1-лс-у — увольнение
1-лс-пер — перевод
1-лс-о — отпуска без сохранения ЗП и основные
далее нумерация идет не до конца года, а по сей день.
Организация маленькая.

Как теперь хранить эти приказы? Журнал приказов не заполнен вообще Нужно привести все в порядок.

1. Я так понимаю, что хранить эти приказы можно в одной папке (правда, как быть с приказами на отпуска — не понятно).
2. Журнал учета приказов с такой нумерацией должен быть один или на каждый вид приказов отдельно?

Цитата (Юлия-Сергеевна): Я кадровик-новичок , устроилась в компанию, в которой с 2013г. шла сплошная нумерация приказов:
1-лс-п — прием
1-лс-у — увольнение
1-лс-пер — перевод
1-лс-о — отпуска без сохранения ЗП и основные
далее нумерация идет не до конца года, а по сей день.
Организация маленькая.

Как теперь хранить эти приказы? Журнал приказов не заполнен вообще Нужно привести все в порядок.

1. Я так понимаю, что хранить эти приказы можно в одной папке (правда, как быть с приказами на отпуска — не понятно).
2. Журнал учета приказов с такой нумерацией должен быть один или на каждый вид приказов отдельно?

Эти приказы необходимо разделить, поскольку у них разные сроки хранения — у отпусков одни сроки, у приказов на прием (например), другие. Соответственно, храниться в одной папке они просто не могут.
Поэтому, этот год «закройте» так как у Вас есть ,а с нового года начните правильное ведение документации.

Что касается частоты оформления журналов, то я веду эти журналы ежегодно новые. Т.е. закончился календарный год, я закрываю журнал. Веду по календарным годам — так проще разобраться и найти нужное в тот или иной момент.
К тому же, проверки обычно плановые проверяют все за 3 года (текущий и 2 предыдущих), поэтому, зачем, например, проверяющему показывать журнал за «мохнатые» года, чтобы у него возникли какие-то вопросы? ЛУЧШЕ их вести ежегодно — пусть они будут тоненькие, но за календарный год разные.

Вот я и думаю, как теперь отделить отпуска без сохранения ЗП от основных отпусков, если у них нумерация одна.

И это нормально, что в одном журнале были записи:
1-лс-п
2-лс-п
1-лс-у
3лс-п
1-лс-о .

То, что хранить можно в одной папке — согласна, а вот журнал один — не понятно. Как Вы его будете вести и сохранять нумерацию, извините, если у Вас прием отдельная нумерация, перевод — отдельная, увольнение — отдельная.
Т.е. 1-лс-п — прием, 1-лс-у — увольнение.
Вот Вы приняли на работу 3 человек, потом одного уволили, потом перевели 15. Нумеровать-то Вы их как будете в журнале?
1. 1-лс-п — Иванов
2. 2-лс-п — Петров
3. 3 -лс-п — Сидоров
4. 1-лс — у — Дворников и т.п. Это не удобно для ведения в одном журнале.
Если уж Вы прием нумеруете отдельно, перевод нумеруете отдельно, увольнение нумеруете отдельно, а не сплошной нумерацией, то и журналы ЛУЧШЕ разделить. иначе Вы запутаетесь. Так будет удобнее.

С нового года — да, согласна. А этот календарный год лучше оставить как есть.

На мой взгляд это не очень хороший совет. Объясню почему.
Вы предлагаете все просто разложить и переписать. А Вы готовы отвечать за то, что делали не Вы, извините? Вы приняты на работу в этом году, соответственно, отвечать должны за себя. А может быть там половины приказов нет (в этой папке, или они не соответствуют действительности). Вы как будете это переписывать в «новый» журнал, извините.
Журнал регистрации — это когда тот или иной документ регистрируется — ему присваивается номер, он подписан и т.п. Соответственно, сделан документ — зарегистрирован, сделан второй — зарегистрирован и регистрирует этот документ кадровик.
Простите, как Вы будете регистрировать тот документ, который Вы НЕ делали? Есть журнал за 13 год с почерком того человека, кто его делал, кто его регистрировал, вот он пусть и будет. Не нужно ничего переписывать и подделывать. Это называется не очень красивым словом (не примите за грубость).

Я бы рекомендовала автору вопроса этот год закрыть в таком виде, в котором он есть (в конце концов, это не преступление, а всего лишь нарушается срок хранения). Да и Бог с этой нумерацией. тут все приказы хранились в «кучку» с разными сроками хранения, ну и что теперь делать? Пусть отпуска тоже хранятся 75 лет (если уж они нумеруются сплошной нумерацией с приказами о приеме, например). Ничего страшного в этом нет. У Вас же есть эти приказы все, верно? Есть. Вы же их не выкинули, не выкинули. Пусть в одной папке и будут.
А вот следующий календарный год начните с «чистого» листа. Разберите все по папкам, заведите журналы и ведите правильно.

www.buhonline.ru

Можно ли подшивать приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу в одну папку?

Вопрос-ответ по теме

можно ли подшивать приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу в одну папку с последующей сдачей ее в архив?

Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:

распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Следовательно, приказы бывают:

– по личному составу;

– по основной деятельности;

– по административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

О приеме на работу;

О прекращении действия трудового договора;

О переводе на другую работу;

О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;

О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;

О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;

О направлении в зарубежную командировку;

О поощрении работника;

Об изменении фамилии;

О назначении на должность;

О совмещении должностей / профессий;

Об исполнении обязанностей (на время отпуска);

Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;

Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;

О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;

О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;

О привлечении к сверхурочным работам;

О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;

О снятии с работника дисциплинарной ответственности;

Об отстранении от работы;

О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;

Об объявлении выговора.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

2. Эксплуатация зданий, помещений;

3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

2) утверждение (изменение) штатного расписания;

3) сокращение штатной численности;

4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

5) планирование деятельности;

6) проведение аттестации персонала;

7) контроль за деятельностью (отчетность);

8) установление режима работы и внесение изменений в него;

9) финансирование деятельности;

10) материально-техническое обеспечение;

11) информационное и документационное обеспечение;

12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

Данные приказы необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

Таким образом, из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что приказы по кадрам делятся на несколько групп. При этом, на практике, рекомендуется хранить каждый вид приказов в отдельной папочке. Следовательно, все приказы по организации будут храниться в отдельных папках и располагаться в них в соответствии с нумерацией присвоенной в журнале регистрации, а также передаются в архив по каждому виду отдельно (т.е. по личному составу, по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности).

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

К организационным документам, в частности, относятся:

положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, должностные инструкции );

К распорядительным документам относятся:

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;

документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( личные карточки , личные дела ).

Подготовка организационных и распорядительных документов

При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Журнал «Кадровое дело», № 3 , март 2009 год

Приказ по личному составу: от создания до архива

Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Что служит основанием для приказа?

В каждом приказе по личному составу должна обязательно содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. Давайте посмотрим, какие основания существуют для издания того или иного приказа (таблица ниже).

о нарушении трудовой дисциплины, решение суда и другие, в зависимости от причины увольнения

Приказ о переводе по инициативе работодателя при согласии работника

Создание проекта приказа

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и включают с себя следующие реквизиты*:

название вида документа;

порядковый номер приказа;

место издания приказа;

заголовок к тексту приказа;

сам текст приказа;

подпись руководителя организации;

виза о согласовании;

Текст приказа следует излагать кратко в повелительной форме. Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Он состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа. В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа. Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа. Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед.

Согласование и подпись проекта приказа

Проекты приказов по личному составу чаще всего готовятся кадровой службой по представлению (например, в докладной или служебной записке) руководителей структурных подразделений и согласовываются с заинтересованными должностными лицами. Они представляются на подпись директору, лицу, исполняющему его обязанности, или заместителю директора в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласование проектов приказов в структурных подразделениях организации осуществляется в срок, определенный локальными актами, например до пяти дней с момента их поступления, и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. В случае внесения в проект приказа на стадии согласования существенных изменений он подле¬жит переоформлению и повторному согласованию.

Роман С., преподаватель Физико-математического лицея, 24 февраля 2009 года не вышел на работу, в тот день был составлен акт об отсутствии работника на рабочем месте. На следующий день руководитель учебной части, которому в соответствии с должностной инструкцией подчинялся работник, потребовал от него написать объяснительную записку. 27 февраля Роман указал в объяснительной записке, что уважительных причин для прогула у него не было. В тот же день руководитель учебной части подал докладную записку на имя директора лицея с просьбой привлечь Романа к дисциплинарной ответственности и обязать кадровую службу подготовить проект приказа о привлечении Романа к дисциплинарной ответственности, то есть об объявлении выговора.

Кадровой службой 2 марта был подготовлен соответствующий проект приказа. Проект приказа в течение пяти дней (в соответствии с локальным актом «Положение о документообороте») был согласован с корпоративным юристом лицея и руководителем учебной части, а 3 марта подписан директором лицея, в тот же день Роман был ознакомлен с приказом под роспись.

Валерия КАЛАШНИКОВА,
юрист независимой юридической фирмы «АЗ Групп»:

– Работникам кадровых служб необходимо помнить, что все приказы по личному составу и документы-основания к ним с юридической точки зрения должны быть оформлены безупречно. Обязательно должны присутствовать визы согласования и ознакомления, если это предусмотрено нормативно-правовыми актами. Обязательно должна быть соблюдена вся процедура оформления, собраны все необходимые документы. Ведь если, например, при наложении дисциплинарного взыскания за прогул не потребовали объяснительную записку от работника (а у сотрудника была уважительная причина для такого поступка), действия работодателя могут быть оспорены в суде. Ни одной организации не нужны лишние неприятности и расходы! Помните, что правильно оформленные, обоснованные и юридически грамотные приказы обезопасят вас при проверках контролирующих органов.

Хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (оригиналы), которые доводятся до сведения работников под роспись.

Подготовка приказов по личному составу к длительному хранению начинается в период составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи (листа-заверителя); составление внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет**.

Обратите внимание, что при большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем (о приеме, увольнении, перемещении работников), и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате (приказы о премировании, поощрении).

Сроки хранения приказов по личному составу

со сроком хранения 75 лет

со сроком хранения 5 лет

О прекращении действия трудового договора;
О переводе на другую работу;
О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
О направлении в зарубежную командировку;
О поощрении работника;
Об изменении фамилии;
О назначении на должность;
О совмещении должностей / профессий;
Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
Об установлении надбавки к должностному окладу

Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
О привлечении к сверхурочным работам;
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
Об отстранении от работы;
О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
Об объявлении выговора

Итак, подведем итог сказанному. Приказ по личному составу начинает свою жизнь с документа-основания, в соответствии с которым готовится проект самого приказа, далее он проходит согласование в структурных подразделениях организации. После этого приказ подписывается руководителем организации, доводится до сведения сотрудника и хранится в кадровой службе организации до момента сдачи в архив.

* Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»).

** Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

Ответ: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы .

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

обеспечить учет документов и контроль их исполнения;

облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;

обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Регистрировать документы можно:

в специальных регистрационных журналах;

на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Ситуация: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

www.kdelo.ru

Это интересно:

  • Аварии на морских и речных судах в россии Аварии на морских и речных судах в россии Безопасность человека на воде всегда была актуальной проблемой, но, несмотря на стремление специалистов повысить безопасность судоходства, число морских и речных катастроф не уменьшается. […]
  • Как удалить с реестра оперу Удаляем браузер Опера Ежедневно выходят новые обновления программ. Далеко не все они отличаются стабильной и качественной работой без сбоев и вылетов. В связи с этим пользователи устанавливают одни браузеры и удаляют другие, […]
  • Документы для фактического вступления в наследство Принятие наследства фактически Большинство потенциальных и действительных наследников не настолько разбираются в законодательстве, чтобы быть осведомленным о нескольких способах принятия имущества от наследодателя. Не всегда […]
  • Кнопка возврата на сайте Веб-дизайн и поисковая оптимизация Вебдизайн с jQuery - это очень просто! • Фотогалерея jQuery - просто и красиво! • Фотогалерея jQuery со слайд-шоу • Фотогалерея для интернет магазина • Фотогалерея prettyPhoto • Фотогалерея […]
  • Исковой срок при ликвидации Срок давности при ликвидации фирм Не выплатили компенсацию за отпуск.Прошло 2 года.Компании уже не существует. Что можно сделать? Спасибо. К сожелению, -уже ничего. Срок исковой давности по финансовым делам - 2 года. В бухучете […]
  • Приказ мз 765 Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 7 декабря 2005 г. N 765 "Об организации деятельности врача-терапевта участкового" Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФот 7 декабря 2005 г. N […]