Кадровые документы

Документы кадрового делопроизводства: акты и журналы

Акт – это документ, подтверждающий определенные факты или события. В отношении работника могут составляться следующие акты: об отказе давать объяснения нарушения трудовой обязанности, об отказе знакомиться с приказами, об отказе знакомиться с уведомлениями, об установлении факта опьянения и иные акты.

Журналы – кадровые документы, в которых указываются все реквизиты и сведения о документах, издаваемых в организации (например, журнал регистрации уведомлений, журнал регистрации представлений и иные журналы).

Заявления, приказы и уведомления

Заявление – это обращение работника к работодателю или к организации. Обычно в заявлениях содержится просьба или предложение работника по совершению какого-либо действия. Работником могут составляться следующие заявления: о приеме на работу, об увольнении по собственному желанию, о предоставлении отпуска.

К распространенным документам кадровой службы относятся и приказы. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации. Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу. К приказам по основной деятельности можно отнести: приказы об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры), об утверждении графиков отпусков, об утверждении и изменении штатного расписания. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме, переводе, увольнении работников, о предоставлении различных видов отпусков, о направлении в командировку, о поощрении.

Уведомление – это образец кадрового документа, содержащий извещение о чем-либо. Как правило, в кадровом делопроизводстве уведомления содержат информацию об изменении условий, определенных сторонами трудового договора (например, уведомление о расторжении трудового договора, уведомление о переводе в другую местность, уведомление о сокращении должности и т.д.).

Договоры как основной вид кадровых документов

В кадровом делопроизводстве используют такие документы, как трудовые договоры и договоры о материальной ответственности.

Главным документом, определяющим трудовые отношения между работником и работодателем, является трудовой договор. Согласно ст. 56 ТК РФ, трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда в соответствии с законодательством и другими нормативными актами, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Работник обязуется лично выполнять определенную трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

Другие кадровые документы: перечень

Должностные инструкции. Должностная инструкция – это локальный акт, издаваемый с целью определения места работника в структуре организации, его обязанностей, прав и ответственности при осуществлении трудовой деятельности.

Прочие кадровые документы. К дополнительным документам можно отнести авансовый отчет, график отпусков (Т-7), докладную записку, записку – расчет (форма Т-60 и Т-61), личную карточку (форма Т-2), объяснительную записку, штатное расписание (форма Т-3) и иные документы.

С помощью нашего онлайн-сервиса вы можете заполнить формы кадровых документов и скачать готовые образцы в формате Word или PDF.

www.freshdoc.ru

You are here

Кадровые заявления

Кадровое заявление документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д. В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

  • индивидуальным;
  • коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на стандартизованном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения, а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

  • Заявление о разделении отпуска на части в соответствии со ст. 125 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о снижении норм выработки (норм обслуживания) в соответствии с ч. 1 ст. 254 Трудового кодекса РФ в связи с беременностью работницы
  • Заявление о согласии на отзыв из ежегодного основного оплачиваемого отпуска
  • Заявление о согласии на перенос отпуска
  • Заявление о согласии на работу в выходной день
  • Заявление о согласии на работу в нерабочий праздничный день
  • Заявление о согласии на сверхурочную работу
  • Заявление об отзыве заявления об увольнении по собственному желанию
  • Заявление об отказе от перевода в другую местность вместе с работодателем
  • Заявление об оформлении новой трудовой книжки в соответствии с ч.5 ст. 65 Трудового кодекса РФ
  • Заявление об увольнении без 2-недельной отработки
  • Заявление об увольнении по собственному желанию
  • Заявление об увольнении по собственному желанию в определенную дату на основании ч.3 ст. 80 Трудового кодекса РФ поскольку увольнение обусловлено невозможностью продолжения работы
  • Заявление директора о досрочном прекращении с ним трудового договора
  • Заявление на аттестацию
  • Заявление о внешнем переводе
  • Заявление о внутреннем переводе
  • Заявление о переводе беременной женщины на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе
  • Заявление о переводе в другую местность вместе с работодателем
  • Заявление о переводе женщины, имеющей ребенка до полутора лет, на другую работу в соответствии с ч. 4 ст. 254 Трудового кодекса РФ в связи с невозможностью выполнения прежней работы, с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе
  • Заявление о переводе на неполное рабочее время
  • Заявление о переводе по медицинским показаниям
  • Заявление о выдаче копий документов
  • Заявление о выплате части зарплаты в неденежной форме
  • Заявление о замене денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с ч.1 ст. 126 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении в соответствии со ст. 256 Трудового кодекса РФ отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет
  • Заявление о предоставлении двух дополнительных выходных дней для ухода за инвалидом в соответствии с ч.1 ст. 262 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении дополнительных выходных дней для ухода за инвалидами в соответствии с ч.1 ст. 262 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ поскольку работник является одинокой матерью, воспитывающей ребенка в возрасте до четырнадцати лет
  • Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ, поскольку работник имеет детей в возрасте до четырнадцати лет
  • Заявление о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 263 Трудового кодекса РФ, поскольку работник имеет ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет
  • Заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением в порядке перевода
  • Заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением по собственному желанию
  • Заявление о предоставлении ежегодного отпуска
  • Заявление о предоставлении одного дополнительного выходного дня в месяц без сохранения заработной платы в соответствии с ч.2 ст. 262 Трудового кодекса РФ, поскольку работница работает в сельской местности
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 14 календарных дней работнику, являющемуся работающим пенсионером по старости (по возрасту), в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФВ соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 35 календарных дней работнику, являющемуся участником Великой Отечественной войны в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 5 календарных дней работнику в связи с рождением у него ребенка, в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 5 календарных дней работнику в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ в связи с регистрацией брака
  • Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 60 календарных дней работнику, являющемуся работающим инвалидом, в соответствии с ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам в соответствии со ст. 255 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ с сохранением среднего заработка, до достижения ребенком полутора лет
  • Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ с сохранением среднего заработка, до достижения ребенком полутора лет
  • Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка и присоединении их к обеденному перерыву в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении перерывов для кормления ребенка, суммировании их и перенесении на начало (конец) рабочего дня в соответствии со ст. 258 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о предоставлении работы на дому на время нахождения в отпуске по уходу за ребенком в соответствии со ст. 256 Трудового кодекса РФ с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию в установленном законом размере
  • Заявление о приеме на работу
  • Заявление о продлении отпуска по беременности и родам в соответствии со ст. 255 Трудового кодекса РФ на 54 календарных дня в связи с рождением двух детей
  • Заявление о продлении срока трудового договора до окончания беременности в соответствии с ч.1 ст. 261 Трудового кодекса РФ
  • Заявление о работе на условиях неполного рабочего времени на время нахождения в отпуске по уходу за ребенком в соответствии со ст. 256 Трудового кодекса РФ с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию
  • Заявление работника о перечислении заработной платы на счет в банке
  • Заявление о согласии на перевод по результатам аттестации
  • Заявление о согласии на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
  • Заявление о согласии на выполнение дополнительной работы путем увеличения объема работ
  • Заявление о согласии на выполнение дополнительной работы путем расширения зон обслуживания
  • Заявление о согласии на выполнение дополнительной работы в порядке совмещения профессий (должностей)
  • Заявление о досрочном отказе от выполнения дополнительной работы, порученной по ст. 60.2 ТК РФ
  • Заявление об участии в конкурсе на замещение вакантной позиции
  • Заявление об изменении определенных сторонами условий трудового договора
  • Заявление о предоставлении дополнительного дня отдыха за день, следующий за днем сдачи крови и ее компонентов в любое время в течение года
  • Заявление о предоставлении дополнительного дня отдыха за день, следующий за днем сдачи крови и ее компонентов, путем присоединения его к ежегодному оплачиваемому отпуску
  • Заявление о предоставлении работнику-донору двух дополнительных дней отдыха
  • Заявление о снятии дисциплинарного взыскания

Принятые заявления фиксируются в журнале заявлений:

  • Журнал учета заявлений работников

blanker.ru

Заявление – вид кадрового документа, с которым часто приходится сталкиваться работодателям и сотрудникам кадровой службы. В разделе вы найдете информацию о видах заявлений (на отпуск, на увольнение, о приеме на работу), правилах их приема и рассмотрения, а также возможных негативных последствиях, которые может повлечь за собой оставленное без ответа заявление работника.

САМОЕ ВАЖНОЕ

  • Образец приказа о переименовании должностей
  • Увольнение пенсионера по собственному желанию
  • Приказ об изменении штатного расписания
  • Совмещение должностей
  • Страховой стаж для больничного листа 2018
  • Правила внутреннего трудового распорядка 2018: образец
  • Максимальный срок больничного листа
  • Инструкции по охране труда
  • График отпусков
  • Локальные нормативные акты
  • Производ. календарь – 2017
  • Производ. календарь – 2016
  • Образцы документов
  • Кадровые мероприятия
  • План проверок ГИТ
  • МРОТ

  • Приложения к журналу 2018
  • Приложения к журналу 2017
  • Приложения к журналу 2016
  • Приложения к журналу 2015
  • Календарь на рабочий стол

© 2011–2018 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта
возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных
технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ
№ ФС77-62263 от 03.07.2015

www.kdelo.ru

Распространенные формы заявлений в кадровом делопроизводстве

25 августа 2008 г. 17:01

Основные формы и образцы заявлений в кадровом делопроизводстве. Описание основных используемых заявлений: о приеме, переводе, увольнении – отдельно по каждому. Привести примеры правильного заполнения и описать порядок учета и согласования.

В делопроизводстве, касающемся кадровых вопросов, можно использовать определенные наработанные формы и образцы заявлений. Они касаются всех возможных направлений относящихся к кадровой деятельности предприятия.
Это, во-первых, заявления о приеме, переводе и увольнении с работы. Далее заявления на отпуск основной, по беременности и родам и по уходу за ребенком, на отгул и пр. Причем различные особенности этих процессов предполагают и разные модификации содержимого таких заявлений.
Приказы, издаваемые на основании поданных работниками заявлений не должны ни в коей мере иметь противоречия с содержанием указанных заявлений. Так, например, если приказом по предприятию новый работник принят на работу на период нахождения другого работника в отпуске по уходу за ребенком, то заявление о приеме на работу должно включать в себя все положения этого приказа. То есть работник своим заявлением дает понять, что он согласен поступить на такую конкретно работу именно до даты выхода другого работника из такого то вида отпуска.

Заявление от будущего работника, на основании которого принимают на работу, в общем случае содержит просьбу о его зачислении на конкретное предприятие, учреждение или в организацию.
В этом документе будущим работником, написавшим заявление о приеме, указываются основные и дополнительные данные о себе. В частности может при необходимости указываться ФИО, адрес, его профессия, квалификация, специальность и должность на которую он будет принят.

Обычное требование к заявлению о приеме на работу, в прочем как и ряда иных заявлений, это требование написания от руки лично с наличием заполненных необходимых реквизитов. Так как это все требования, то может даже быть отступление по формату листа бумаги на котором пишется заявление. Хотя обычно придерживаются А4.
Такой формат совпадает с форматом других документов личного дела работника. Именно в личное дело работника подшивается его заявления о приеме, последующих переводах и увольнении с предприятия или из организации, учреждения.

Форма и стиль заявления могут быть совершенно различными. Принуждений к конкретной форме изложения нет. Но так как чиновничий аппарат не очень-то допускает вольности и в тексте заявлений, то желательно, чтобы не навлекать на себя гнев, не употреблять в тексте такие обороты, как «я вам заранее очень признателен» или «весьма убедительно вас прошу не отказать в моей просьбе…». Текст заявления должен быть более сухой и конкретный.

В обычном типовом заявлении о приеме имеется стандартный набор реквизитов:

  • наименование адресата, которому адресуется заявление о приеме;
  • ФИО будущего работника, написавшего заявление;
  • место его проживания, совпадающее с местом регистрации;
  • слово «Заявление», которое указывает на вид написанного документа;
  • текст документа;
  • личная подпись лица, написавшего заявление;
  • полная дата составления документа.

Приведем пример обычного типового заявления, который пишет собственноручно от руки гражданин Петров А.И. поступающий на работу.
Это заявление имеет следующий вид:

Дата: 08.07.2008
Прошу принять меня на работу в цех №23 на должность электрика 5 разряда.

Согласен принять на работу электриком Петрова А.И. в литейное отделение цеха с оплатой по 5 разряду согласно штатного расписания.
08.07.2008 начальник цеха №23 Сидоров И.А. Сидоров

В таком заявлении кроме конкретных названий предприятия и цеха, а также фамилий директора, начальника подразделения и работника могут быть существенные различия в виде оплаты (повременная, сдельная или иная) и характере работы (в штате постоянно, с испытательным сроком, по совместительству или иначе).

После рассмотрения заявления работника с ознакомлением его основных и дополнительных документов об уровне его квалификации, образовании, наличии допуска на отдельные виды работ и т.д., издается приказ, фиксирующий и утверждающий положения имеющиеся в заявлении, на основании которого работник в данном случае Петров А.И. приступает к исполнению своих обязанностей. Если же администрация по каким-то мотивам решила дать отрицательный ответ гр.Петрову А.И, то об этом он будет извещен устно лично или письменно по адресу заявителя, который содержит документ заявления.

Следует добавить, что при рассмотрении вопроса о приеме на работу могут рассматриваться и такие дополнительные документы, как резюме и анкета.
Резюме представляет собой сжатую краткого вида информацию, которую работник хочет предложить для внимания принимающей на работу стороне. Эта его правдивая информация о себе, как о претенденте на вакантное место. Можно резюме отнести к саморекламе, позволяющей руководству и кадровым службам предприятия, организации или учреждения предварительно ознакомиться с соискателем на конкретное рабочее место. Пример резюме может выглядеть следующим образом:

Адрес: индекс11212121 г.Хитровск, ул. Ленина д.25 кв. 113
Контактные данные: телефон: 7258790 моб. тел. 89097878856 e-mail: [email protected]
Дата и место рождения: 23 июня 1980 года в г.Хитровск
Гражданство: Российская Федерация.
Семенное положение: женат, состав семьи: жена и двое детей.

Образование: 2000 – 2005 Хитровский технологический техникум по специальности электромеханик.
Опыт работы: с 2005 по 2008 в Хитровском электромонтажном предприятии, электрик

Дополнительные сведения: знаю английский со словарем, компьютер в объеме пользователя. Разбираюсь в автоэлектрике.
Черты характера: уравновешенный, спокойный, принимаю взвешенные решения

Что можно сказать об анкете? Анкета составляется лично работником и содержит данные о себе которые могут быть подтверждены какими-то документами. Что в частности проверяется инспектором кадровой службы и заверяется его подписью и печатью предприятия.

Кроме приказа о приеме на работу с работником может быть заключен трудовой договор (трудовой контракт) в котором отражаются и регламентируются все направления и условия его деятельности на срок заключения контракта (договора).
После издания приказа о приеме работника на работу бухгалтерия обязана открыть лицевой счет новому работнику, а отдел кадров предприятия должен сделать запись в трудовой книжке об этом юридическом действии, завести личную карточку учета, определенной формы и личное дело работника. В личном деле будут подшиваться в дальнейшем все изменения в деятельности работника, его различные внутренние перемещения в виде перевода и изменения должности, разряда и пр.

Для перевода также пишется заявление и в некоторых случаях на разработанном конкретным предприятием бланке. На конкретном примере гражданина Петрова А.И. покажем форму заявления о переводе этого работника из одного цеха в другой или в пределах одного цеха на другую должность. Это будет выглядеть следующим образом:

Дата: 14.07.2008
Прошу перевести меня из литейного отделения на должность электрика 5 разряда землеприготовительного отделения цеха в связи с тем, что я лучше ориентируюсь в электроремонтных работах этого отделения цеха.

Согласен принять на работу на землеприготовительный участок Петрова А. И. электриком 5 разряда.
14.07.2008
электромеханик землеприготовительного участка цеха №23 Сидорович А. И. Сидорович

В других заявлениях о переводе в сравнении с этим конкретным заявлением могут различаться кроме ФИО участников процесса, различные варианты причин перевода. Могут различаться и должностные участники согласований при переводе например, из одного цеха в другой. После рассмотрения заявления о переводе и принятии по нему утвердительного решения оно передается в отдел кадров, где и подшивается в личное дело.

Среди кадровых документов заносятся в личную карточку данные о ежегодных отпусках работников. каждый работник ежегодно в соответствии с контрактом должен отдыхать в отпуске в соответствии с графиком отпусков и на основании личного заявления.

Форма заявления, на основании которого работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, выглядит обычно следующим образом:

Дата: 14.07.2008
Прошу предоставить очередной отпуск с 15.07.2008.

Если же это заявления на отпуска другого вида, такие, как заявление о учебном отпуске, отпуске по беременности и родам и другим, то в тексте должны присутствовать ссылки на наличие имеющихся у работника оснований для такого вида отпусков в виде конкретных документов типа больничного листа или справки из образовательного учреждения и т.д. Без такой доказательной базы в виде приложения к заявлению на отпуск такие виды отпусков работнику быть предоставлены не могут.

Заявления пишутся и в других направлениях которые учитываются кадровым делопроизводством. Имеется ввиду, например, повышение квалификационных разрядов работниками предприятия.
Можно рассмотреть образец такого заявления.

10.08.08 г. Хитровск, Тарифно-квалификационная комиссия объединения
О повышении тарифного разряда т. Петову А.А.

Прошу провести аттестацию меня на более высокий тарифный разряд слесаря по ремонту цехового оборудования с 4 на 5 разряд.

Слесарь Подпись А.А.Петов

В повышении разряда есть необходимость, так как значительную часть работ Петов А.А по ремонту цехового оборудования часто выполняет на уровне 5 разряда.
Начальник цеха Подпись А.И.Сидорович

Большой блок вопросов возникает при решении кадровой задачи по увольнению сотрудника по его собственному желанию и иным обстоятельствам. Если это увольнение по собственной инициативе работника, то это выполняется на основании заявления работника. Заявление рассматривается и на основании этого заявления издается приказ об увольнении по ст 77 п 3 Трудового кодекса РФ. Далее после прохождения обходного листа работником службы кадров предприятия, организации или учреждения производится запись в соответствии с изданным приказом в трудовой книжке работника. Также делается запись в личной карточке формы №Т-2 или в его личном деле. В завершение процедуры бухгалтерия закрывает лицевой счет уже бывшего работника.

Заявление по увольнению по причине собственного желания работник пишет обычно в соответствии с ТК РФ за две недели до срока увольнения. Можно предложить образец такого заявления.

Прошу уволить меня с должности начальника цеха №23 в связи с уходом на пенсию с 20.07.2008.
Подпись: Сидоров

Согласен уволить с должности начальника цеха №23 в связи с уходом на пенсию Сидорова И. А с 20.07.2008.

10.07.2008 Директор_ОАО «Хитровский чугунолитейный завод»
Иванов Иван Иванович

Таким образом ход этому заявлению дает подпись непосредственного руководителя. Затем, как уже говорилось, следует приказ, запись в трудовой книжке и личной карточке, бухгалтерия производит расчет и закрывает лицевой счет, копию приказа подшивают в личное дело работника и последним шагом является его сдача в архив.

Кроме заявления по собственному желанию есть ряд вариантов отраженных в трудовом кодексе увольнения по другим мотивам и причинам. В ряде случаев заявление не пишется так как действует первичным образом приказ, увольняющий за прогул, появление в нетрезвом виде, за хищение имущества предприятия и при других нарушениях.

Профессиональные сообщества

Задерживают зарплату? Не позволяют уйти в отпуск? Пытаются уволить? Проконсультируйтесь со специалистом в области трудового права.

На ваши вопросы отвечают специалисты консультационного центра «Кадис».

Сообщество Коучеров
Это сообщество объединяет профессионалов, связанных с проведением тренингов и бизнес-консалтингом: здесь общаются стратеги, специалисты по тайм-менеджменту и личностоному росту. Обсуждаем перспективные веяния, концепции, оригинальные методики и другие профессиональные вопросы.

Сообщество Специалистов по кадрам
Большинство людей и компаний не справились бы с поиском работы/специалистов без нашей помощи. Это сообщество для тех, кто помогает «встретиться» соискателям и вакансиям. Все о рекрутменте, психологии кадровой работы, решении сложных ситуаций в коллективе, корпоративной культуре.

vakant.ru

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Оглавление

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.

Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.

Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.

Локальные акты организации: обязательные и факультативные

Кадровое делопроизводство должно основываться на нормативно-методических документах по работе с кадровой документацией. К ним относятся:

  • федеральные нормативные акты, действующие на всей территории Российской Федерации и регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках и т.п.;
  • межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документаци-онному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации кадровой документации;
  • внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т.д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами;
  • региональные нормативные акты, действующие на территории отдельного региона;
  • локальные нормативные акты, действующие на конкретном предприятии.

Основной процесс документационного обеспечения управления кадрами условно можно разделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами; организация работы с кадровыми документами.

Основным документом, регулирующим вопросы трудовых отношений, является Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ), который вступил в действие с 1 февраля 2002 г. Именно в нем следует искать указание на другие нормативные документы, необходимые для работы по учету и управлению персоналом организации. Трудовой кодекс увеличил количество письменных форм документов, отражающих взаимоотношения работодателя и работника.

Создание любого документа основывается на определенных правилах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и в конечном итоге — принятию качественного управленческого решения. В нашей стране существует многолетняя традиция применения стандартов на организационно-распорядительные документы, закрепивших основные правила оформления документов (первые стандарты были введены еще в 1972 г.). Целесообразно включить в список необходимых следующие нормативные документы:

  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобренно коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказ Главархива от 25 мая 1988 г.);
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);
  • постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Заключительным этапом обработки документа является его архивирование. Для правильного оформления документов на архивное хранение следует учитывать следующие нормативы:

  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2002 г., в ред. от 27 октября 2003 г.);
  • Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-Ф3 (в ред. от 1 декабря 2007 г.).

Обязательные локальные нормативные акты и документы

Согласно ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации требует, чтобы в организации был создан ряд локальных нормативных документов:

  1. Устав организации является основным учредительным документом согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации. В этом документе прописаны основные положения организации: правовая форма, состав учредителей, сфера деятельности, порядок назначения и увольнения директора, его полномочия как представителя юридического лица. При составлении многих локальных актов организации необходимо опираться на Устав организации.
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (Приложение 1.1) -это локальный нормативный акт организации, который предусмотрен ст. 189, 190 ТК РФ. Он регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
    ПВТР утверждаются руководителем предприятия. Если в организации создан представительный орган работников, то при утверждении ПВТР необходимо учитывать его мнение. В тех организациях, где используется режим работы с ненормированным рабочим днем, должен быть Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем, который целесообразно оформлять в виде приложения к ПВТР.
  3. Положение (Инструкция) о защите персональных данных работников (Приложение 1.2) — это локальный нормативный акт, в котором в соответствии со ст. 87 ТК РФ регламентированы требования, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работников, гарантии их защиты, хранения и использования. Персональные данные работника — это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. В п. 8 ст. 86 ТК РФ содержится требование под роспись знакомить работников с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников.
  4. Положение (Инструкция) об охране труда (Приложение 1.3). Сегодня в любой организации есть работы, потенциально опасные для жизни и здоровья работников (например, работа с компьютерной техникой и копировальными аппаратами). Поэтому в отделе кадров должна иметься Инструкция по технике безопасности при работе с офисной техникой, электроприборами, с которой должен быть ознакомлен каждый работник.
    Приведем пример. В организации работает более ста человек, поэтому в соответствии с ч. 2 ст. 217 ТК РФ в штате числится специалист по технике безопасности, который решает все вопросы охраны труда. Начальник отдела по работе с персоналом обеспечивает прохождение инструктажа новых сотрудников при оформлении их на работу. Должность специалиста по технике безопасности может занимать человек, имеющий специальное образование и периодически проходящий специальную аттестационную комиссию. Все вышеуказанные документы действуют до замены их новыми.
  5. График сменности (Пример 1.1) необходим в тех организациях, где применяется сменная работа. В этом случае по требованию ч. 2 ст. 103 ТК РФ каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. Срок действия этого документа указывается в нем самом (это может быть неделя, месяц или несколько месяцев, квартал, год, т.е. любой срок, удобный для использования в организации).
  6. Документы по нормированию труда. Нормирование труда представляет собой составную часть (функцию) управления производством и включает в себя определение необходимых затрат труда (времени) на выполнение работ (изготовление единицы продукции) отдельными работниками (бригадами) и установление на этой основе норм труда.

Законодательные основы регулирования вопросов нормирования труда нашли свое отражение в гл. 22 ТК РФ, а также в Положении об организации нормирования труда в народном хозяйстве (утверждено постановлением Госкомтруда и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. № 226/П-6).

Единые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по одинаковой технологии в аналогичных условиях производства в одной или в ряде отраслей, и являются обязательными к применению во всех организациях при нормировании труда работников на соответствующих видах работ. Единые нормы труда утверждаются на определенный срок.

Нормы труда определяются по нормативным материалам, к которым относятся нормативы по труду.

Нормативы по труду — это регламентированные значения (величины) следующих показателей: затрат труда (времени) на выполнение отдельных элементов (комплексов) работ, обслуживание единицы оборудования, рабочего места, бригады, структурного подразделения и т.д.; численности работников, необходимых для выполнения производственных, управленческих функций или объема работ, принятого за единицу измерения, в зависимости от конкретных организационно-технических условий и факторов производства.

К нормативам по труду относятся также нормативы режимов работы технических средств, оборудования, по которым устанавливаются оптимальные режимы протекания процесса и определяется основное (технологическое) машинное и машинно-ручное время.

Степень дифференциации или укрупнения норм определяется конкретными условиями организации производства и трудового процесса.

По сфере применения нормативные материалы для нормирования труда подразделяются на межотраслевые, отраслевые (ведомственные, профессиональные) и местные.

Межотраслевые нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях (в учреждениях, организациях) двух и более отраслей экономики. При этом следует учитывать, что ст. 161 ТК РФ не предусматривает разработку и утверждение именно межотраслевых норм.

Отраслевые (ведомственные, профессиональные) нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях (в учреждениях, организациях) одной отрасли экономики.

Местные нормы труда устанавливаются и применяются на конкретных предприятиях (в учреждениях, организациях). Указанные нормы применяются в тех случаях, когда отсутствуют межотраслевые и отраслевые нормативные материалы, а также при создании более прогрессивных организационно-технических условий или их несоответствии по сравнению с учтенными при разработке действующими отраслевыми нормативными материалами.

Типовые нормы труда согласно ст. 161 ТК РФ разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Во исполнение данной нормы постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. № 804 «О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда» определено, что типовые нормы труда разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, на который возложены управление, регулирование и координация деятельности в отрасли (подотрасли) экономики:

  • типовые межотраслевые нормы труда утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации (в настоящее время — Министерство здравоохранения и социального развития);
  • типовые профессиональные, отраслевые и иные нормы труда утверждаются соответствующим федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Министерством труда и социального развития Российской Федерации (в настоящее время — Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации).

При этом типовые нормы труда утверждаются соответствующим федеральным органом исполнительной власти в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Пересмотр типовых норм труда в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществляется в порядке, установленном для их разработки и утверждения.

Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые и отраслевые нормативные материалы. Местные нормативные материалы утверждаются руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников или в порядке, установленном коллективным договором (ст. 159 ТК РФ).

Обязательными для организаций соответствующих федеральных органов исполнительной власти являются отраслевые и межотраслевые нормы и нормативы. Во всех случаях нормы труда должны быть обоснованными с технической, экономической, организационной, психофизиологической и социальной сторон.

Факультативные локальные нормативные акты и документы

Создание этих документов не является обязательным, но опыт показывает, что их наличие во многом облегчает взаимодействие работодателя и работника. Срок действия этих документов заканчивается при вступлении в силу новых редакций. К факультативным относятся следующие документы:

  1. Коллективный договор (Приложение 1.4). Данный документ имеет особый статус: администрация не обязана проявлять инициативу в заключении с работниками коллективного договора, поэтому в тех организациях, где не создана профсоюзная организация, такой договор практически никогда не составляется. Но даже в организациях, где профсоюз существует и действует, коллективный договор часто отсутствует, т.к. этот представительный орган работников не изъявил своего желания на заключение договора с администрацией. Но если профсоюз внес в администрацию организации предложение о заключении коллективного договора, руководство обязано вступить в конструктивный диалог с работниками, и диалог этот может завершиться только одним способом: заключением коллективного договора. Порядок разработки и заключения коллективного договора прописан во втором разделе ТК РФ.
  2. Положения о структурных подразделениях — нормативные акты, утверждаемые директором организации. В этих документах регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Работа отдела кадров организации регламентируется Положением об отделе кадров (Пример 1.2).
  3. Должностные инструкции для служащих и трудовые (рабочие) инструкции для рабочих — это нормативные акты, которыми регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Основой для составления и оформления должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, в ред. от 17 сентября 2007 г.). Примерная структура должностной инструкции приведена в Пример 1.3.

Должностные (трудовые) инструкции составляются и подписываются руководителями структурных подразделений и утверждаются директором организации.

Должностные (трудовые) инструкции являются необязательными, но очень полезными для организации, т.к. отпадает необходимость подробного прописывания должностных обязанностей в каждом трудовом договоре, заключаемом с принимаемым на работу сотрудником: достаточно оговорить в трудовом договоре в разделе «Обязанности работника», что он обязуется выполнять требования соответствующей должностной (трудовой) инструкции.

Должностные (трудовые) инструкции в процессе деятельности и развития организации могут дополняться и изменяться. В этом случае после их утверждения руководителем работники за два месяца до ввода новых инструкций в действие письменно уведомляются об ознакомлении с их изменениями.

Ниже приведены должностная инструкция офис-менеджера (служащего) и рабочая инструкция уборщика (Примеры 1.4, 1.5).

  1. Положение о персонале. Практическая ценность этого документа, как правило, весьма сомнительна, т.к. обычно в нем повторяются положения ПВТР. Однако в некоторых организациях этот документ является прекрасным стимулятором работников к труду. В нем прописывается этика взаимоотношений руководителя и подчиненных, миссия фирмы, этические нормы, принятые в организации, изложен социальный пакет.
  2. Положение об аттестации (Приложение 1.5 на с. 64) необходимо, если в организации производится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания. Например, этот документ необходим для организации, где оплата труда производится по тарифной сетке, основанной на квалификационных требованиях для научных работников. Аттестация — процедура определения квалификации, практических навыков, деловых качеств работника и установления их соответствия или несоответствия занимаемой должности; проводится с целью рациональной расстановки кадров и их эффективного использования.

При создании Положения об аттестации необходимо ориентироваться на нормы Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. от 1 декабря 2007 г.). Согласно данному Федеральному закону аттестация проводится один раз в три года; не подлежат аттестации сотрудники, с которыми заключен срочный трудовой договор; не обязаны проходить аттестацию сотрудники, замещающие должности меньше года, достигшие предельного возраста, установленного для замещения должностей, беременные женщины.

Служащий, находящийся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, проходит аттестацию не ранее чем через один год после выхода из отпуска.

По результатам аттестации аттестационной комиссией принимается решение, изменяющее или сохраняющее аттестуемому занимаемую должность:

  1. соответствует замещаемой должности;
  2. соответствует замещаемой должности и рекомендуется к включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности в порядке должностного роста;
  3. соответствует замещаемой должности при условии успешного прохождения профессиональной переподготовки или повышения квалификации;
  4. не соответствует замещаемой должности.

В случае принятия комиссией последнего решения аттестуемому рекомендуют пройти курс повышения квалификации либо перейти на другую должность. И только при отказе повышать квалификацию или переходить на другую должность служащий может быть уволен. Все решения руководитель должен принять не позднее чем через два месяца со дня аттестации, по истечении этого времени уменьшение служащему надбавки, его перевод или увольнение не допускаются.

Важно позитивно настроить работников перед проведением аттестации, убедить их, что она проводится во благо самим работникам и компании, а не будет являться поводом для сокращения и увольнения работающих.

  1. Положение о премировании и материальном стимулировании (Пример 1.6).
  2. Альбом форм документов по учету кадров. Если организация вносит постоянные изменения в унифицированные формы кадровых документов, либо создает свои унифицированные формы кадровых документов, либо создает свои унифицированные формы для тех документов, для которых они не предусмотрены Госкомстатом России, то все эти формы должны быть сведены в Альбом, утвержденный приказом директора организации.
  3. Инструкции (правила, положения) по выполнению отдельных видов работ. Инструкция по делопроизводству (Приложение 1.6) — полезный документ для сотрудника, работающего с документами, т. к. она значительно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами. В документе прописываются правила создания документов, порядок согласования и утверждения разных видов документов.

Как часть Инструкции по делопроизводству или в виде самостоятельного документа разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству. В отличие от Положения об отделе кадров, которое обязательно только для сотрудников этого отдела, Инструкция по кадровому делопроизводству обязательна для всех, кто в ней указан по должности. В ней описаны взаимоотношения между разными отделами по кадровому вопросу, например может содержаться положение о том, что все заявления, листы временной нетрудоспособности и т.д. должны поступать в отдел кадров в оговоренные сроки.

Со всеми локальными нормативными актами, действующими в организации, работники должны быть ознакомлены под роспись. Ознакомление с ними можно оформить на трудовом договоре или на листе ознакомления (Пример 1.7). В любом случае обязательно должны быть указаны индивидуальные реквизиты каждого локального нормативного акта.

Все обязательные и факультативные локальные документы могут находиться на хранении в отдельном сейфе в помещении отдела кадров, ввиду того что деятельность отдела требует повышенных мер защиты от проникновения посторонних лиц.

Штатное расписание и график отпусков

Прежде чем перейти к рассмотрению документов, непосредственно отражающих отношения работодателя и работника, остановимся на двух обязательных документах, при создании которых необходимо использовать одну из унифицированных форм, -штатном расписании и графике отпусков. Существенно и то, что данные документы являются нормативными актами, с которыми организация не обязана знакомить своих сотрудников.

  1. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3) (Пример 1.8) — документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы как по отдельным должностям, так и по организации в целом. Перечень структурных подразделений закрепляется в порядке их важности для жизнедеятельности организации. С помощью сквозной нумерации подразделений можно выявить подчиненность подразделения одному из топ-менеджеров.
    Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации. В соответствии со ст. 57 ТК РФ названия должностей и профессий в трудовых договорах должны быть указаны в соответствии с этим документом.
    Замещение должностей, или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия), — рабочая форма (копия) штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием. Кадровики иногда оформляют этот документ простым карандашом, что позволяет вносить изменения после каждого приема, перевода или увольнения работника. Некоторые предпочитают использовать электронную версию документа.
  2. График отпусков (унифицированная форма Т-7) (Пример 1.9) применяется для отражения сведений о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации) и является обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
    Документ содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; наименование профессии (должности) по штатному расписанию; фамилия, имя, отчество работника; табельный номер; количество календарных дней отпуска; запланированная и фактическая дата начала отпуска; основание для перенесения отпуска и дата предполагаемого отпуска в случае его перенесения.
    Работник за две недели до отпуска должен быть проинформирован о предоставлении ему отпуска. Для этого издается приказ об отпуске, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. В ноябре можно подготовить распоряжение, обязывающее руководителей всех подразделений к 1 декабря предоставить в отдел кадров графики отпусков по своим подразделениям (Пример 1.10). Это облегчает разработку графика отпусков и снимает проблему по разрешению споров между сотрудниками при распределении отпусков.

Документы, оформляющие отношения с работниками и содержащие информацию о них

В практической деятельности основной задачей делопроизводства по учету кадров является документальное оформление функции по управлению персоналом организации. Значение делопроизводственных правил для кадровых служб обусловлено тем, что в их деятельности, кроме нормативных правовых актов, организационных документов, значительное место занимают собственно кадровые документы или персональные данные, т.е. информация о работниках.

Договоры: трудовой и гражданско-правовой

До 6 октября 1992 г. основанием для подготовки приказа о приеме на работу служило заявление работника о его намерении быть зачисленным в ряды сотрудников для выполнения определенных обязанностей; согласием работодателя выступала положительная виза директора на этом заявлении. КЗоТ с изменениями на 25 сентября 1992 г. фактически отменил значение заявления и все его функции переложил на трудовой договор. Заключение трудового договора означает, что кандидат становится полноправным членом коллектива организации, поэтому работодатели часто изъявляют желание заключить гражданско-правовой договор, который является таковым формально, а по сути своей — трудовым. Работники кадровых служб должны уметь отличать и оформлять гражданско-правовые договоры (договор подряда, договор оказания услуг, договор поручения, лицензионный договор). Основания разграничения трудового и гражданско-правового договора приводятся в таблице 1.

Ниже приводится образец оформления одного из видов гражданско-правового договора — договора на оказание услуг (выполнение работ) (Пример 2.1).

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т.д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Трудовые договоры работодатель должен был заключать с работником еще с 1992 г., а с 2002 г. это требование стало обязательным. Поэтому содержание и форму трудового договора, срок его действия, особенности заключения срочного трудового договора можно найти в постановлении Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135 «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и Примерной формы трудового договора (контракта)».

При оформлении трудового договора некоторые кандидаты предпочитают по старинке писать заявление о приеме на работу, которое излишне, т.к. содержит волеизъявление кандидата о выполнении работы и согласие работодателя воспользоваться услугами этого человека, притом что трудовой договор является документом, регламентирующим двусторонние трудовые отношения и закрепляющим волеизъявление сторон.

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах (ст. 57, 67 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора выдается работнику под роспись. Второй экземпляр хранится у работодателя в личном деле работника или в деле «Трудовые договоры с работниками». Хранить трудовой договор лучше в папке работника, что позволяет уменьшить количество обязательных папок в работе и упрощает работу по оформлению договоров на архивное хранение после увольнения работника. Форма трудового договора приведена ниже (Пример 2.2).

Все последующие дополнения и изменения по той же схеме оформляются дополнительными соглашениями к трудовому договору (Примеры 2.3, 2.4).

С отдельными работниками могут заключаться договоры о материальной ответственности. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в Примере 2.5.

Личная карточка (форма Т-2)

После подписания трудового договора на работника оформляется пакет документов.

В первую очередь заполняется личная карточка (унифицированная форма Т-2) (Приложение 2.1) на работников, принятых на работу, на основании приказа. Карточка формы Т-2 заводится на каждого работника, оформленного по срочному или бессрочному трудовому договору. В ней используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Карточка формы Т-2 содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодном, учебном, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах.

В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит основание, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа. Личные карточки можно хранить только в отдельном деле. В личной карточке работник расписывается об ознакомлении со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, а также об изменении окладов и надбавок.

Есть организации, которые по специфике своей деятельности используют модификации личной карточки формы Т-2.

Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника заполняется параллельно с формой Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников, занимающих, например, должности старшего научного сотрудника, младшего научного сотрудника, преподавателя, ректора и т.п.

Подсчет страхового стажа

С 1 января 2007 г. вступил в силу новый закон, регламентирующий оплату листков временной нетрудоспособности, — Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию». Данный Федеральный закон отменил зависимость размера пособия по временной нетрудоспособности от непрерывного трудового стажа. Если человек не работал по трудовому договору, т.е. у него отсутствовала запись в трудовой книжке в течение временного периода, превышающего допустимый перерыв в работе хотя бы на один день, то на ближайшие пять лет оплата его больничного листа снижалась и составляла 60 % от его среднего заработка. Непрерывный стаж работника отменен, и кадровикам больше не нужно учитывать его в личной карточке формы Т-2. При этом сохранены прежние нормативы по продолжительности стажа и размеру пособий (см. таблицу 2).

www.cfin.ru

Это интересно:

  • Аварии на морских и речных судах в россии Аварии на морских и речных судах в россии Безопасность человека на воде всегда была актуальной проблемой, но, несмотря на стремление специалистов повысить безопасность судоходства, число морских и речных катастроф не уменьшается. […]
  • Как удалить с реестра оперу Удаляем браузер Опера Ежедневно выходят новые обновления программ. Далеко не все они отличаются стабильной и качественной работой без сбоев и вылетов. В связи с этим пользователи устанавливают одни браузеры и удаляют другие, […]
  • Водительские удостоверения иностранных граждан в рф Водительское удостоверение иностранного гражданина в России: действие, использование, обмен Главный документ любого водителя — это права. В России водительское удостоверение (ВУ) — это документ установленного образца в виде […]
  • Что за доплата к пенсии была в августе Прибавка к пенсии в августе: постоянная или разовая Сегодня, когда курс рубля падает все больше, а цены на продукты в России, к сожалению, не склонны уменьшаться, любая помощь от государства может стать заметным подспорьем для того, […]
  • Молодые несовершеннолетние Психологические проблемы несовершеннолетних родителей На сегодняшний день, психологические проблемы несовершеннолетних родителей, развиваются все сильнее. По статистике молодые несовершеннолетние родители отказываются от ребенка в […]
  • Как зарегистрировать заявление в прокуратуру Как зарегистрировать заявление в прокуратуру ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 27 декабря 2007 г. N 212 О ПОРЯДКЕ УЧЕТА И РАССМОТРЕНИЯ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СООБЩЕНИЙ О […]