Нумерация приказов о приеме и увольнении работников

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Раньше действовала Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, устанавливающая, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но этот документ утратил силу.

Однако нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему. Поэтому с нового года начинайте новую нумерацию.

Сама я делала так

В целях улучшения организации документооборота и делопроизводства кадровой службы предприятия

П Р И К А З Ы В А Ю:
2. Ввести с _____ года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ОАО «ХХХ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:

1. приказы о приеме работника на работу – П (прием);
2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
6. остальные приказы – К (кадры)
7. приказы по основной деятельности — ОД

www.buhonline.ru

Что делать, если нарушена сквозная нумерация приказов по личному составу?

Вопрос-ответ по теме

В нашей организации специалистом по кадрам при проверке документов в конце года было обнаружено, что сквозная нумерация приказов по личному составу нарушена, а именно: был пропущен порядковый номер. Как нам поступить в этой ситуации – не обращать на это внимание или должен быть составлен какой — либо документ? Если необходимо составить документ, то подскажите, пожалуйста, какой?

Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что законодательство не устанавливает порядок нумерации приказов. При этом, сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ.

Следовательно, при выявлении пропущенного номера в регистрации приказов, мы не рекомендуем изменять нумерацию данных приказов. Соответственно, Вы можете продолжать нумерацию.

Подробнее о нумерации приказов читайте здесь:

Однако, в журнале регистрации приказов, в графе которую пропустили, можете сделать пометку о том, что нумерация сбита. При этом, повторяемся, что законодательство не содержит порядка внесения изменений в данной ситуации. Следовательно, Вы можете установить данный порядок внутренними локальными документами самостоятельно (например, в Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, в данном случае, вы можете не обращать внимание на пропущенный номер приказа. Однако, в журнале регистрации данных приказов укажите, что данный номер является пропущенным.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ:Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

Читайте о Приказах по личному составу еще больше по ссылке.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

  • обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
  • облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
  • обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

  • порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
  • условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Регистрировать документы можно:

  • в специальных регистрационных журналах;
  • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

www.kdelo.ru

Внесение изменений в нумерацию приказов по личному составу

Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?

Ситуация: обнаружила свой недочет ( оформила сотрудника на работу — приказ, тд , а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..

Цитата (Анастасияя): Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?

Ситуация: обнаружила свой недочет ( оформила сотрудника на работу — приказ, тд , а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..

Цитата (Анастасияя): Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?

Ситуация: обнаружила свой недочет ( оформила сотрудника на работу — приказ, тд , а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..

Расскажу изначально как все было. Ген.дир. открыл ООО (наше) 16 числа. Следовательно по всей документации он с 16 числа работает. Я, не заглянув в ТК, оформила же его сразу же с 16 числа как по основному месту работы. Теперь взялась за заполнение трудовой книжки — увидела, что официально он числился до 31 числа в другой организации. Взялась оформлять совместительство-чтобы все по-правильному было.. Исправлять косяки свои.. И все приказы теперь летят..нумерация.. Что делать не знаю..
Ничего в ТК не вносила еще.

Цитата (Анастасияя): Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?

Ситуация: обнаружила свой недочет ( оформила сотрудника на работу — приказ, тд , а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..

Расскажу изначально как все было. Ген.дир. открыл ООО (наше) 16 числа. Следовательно по всей документации он с 16 числа работает. Я, не заглянув в ТК, оформила же его сразу же с 16 числа как по основному месту работы. Теперь взялась за заполнение трудовой книжки — увидела, что официально он числился до 31 числа в другой организации. Взялась оформлять совместительство-чтобы все по-правильному было.. Исправлять косяки свои.. И все приказы теперь летят..нумерация.. Что делать не знаю..
Ничего в ТК не вносила еще.

Цитата (Анастасияя): Здравствуйте!
Прошу помощи.
Что делать, если нарушена нумерация приказов? ..Чем грозит, если нумерация неправильная?

Ситуация: обнаружила свой недочет ( оформила сотрудника на работу — приказ, тд , а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..

Расскажу изначально как все было. Ген.дир. открыл ООО (наше) 16 числа. Следовательно по всей документации он с 16 числа работает. Я, не заглянув в ТК, оформила же его сразу же с 16 числа как по основному месту работы. Теперь взялась за заполнение трудовой книжки — увидела, что официально он числился до 31 числа в другой организации. Взялась оформлять совместительство-чтобы все по-правильному было.. Исправлять косяки свои.. И все приказы теперь летят..нумерация.. Что делать не знаю..
Ничего в ТК не вносила еще.

www.buhonline.ru

Что делать, если номер приказа не совпадает с номером в трудовой книжке?

Добрый день. Подскажите пожалуйста, как быть. Устроилась на работу секретарем директора, когда начала печатать приказ, оказалось, что книга учетов приказов не заполнена, а на предыдущих приказах номера стоят карандашем (в случае не вовремя подложенного приказа, номер меняется). Сейчас у меня проходит приказ на увольнение сотрудника, где фиксируется дата и номер в трудовой книжке. Написать номер какой есть я не могу, т. к. ранее скорее всего не верная нумерация от прошлого секретаря. Переномировать все приказы хотела, директор не разрешает, говорит, в конце года.Получается уволенный сотрудник уйдет с неверным номером записанным в тродовой? И у вновь принятого сотрудника номер тоже будет отсутствовать? Чем это грозит при проверки? и как можно исправить положение?

Ответы юристов (1)

Добрый день, посоветую Вам не менять номера приказов, какие написаны карандашом, такие и оставить. если необходимо зарегистрировать приказ «задним2 числом, просто на уже закрепленный номер добавьте дробь. Иначе Вы переномировав приказы можете работникам доставить неприятности в будущем. Допустим, приказ об увольнении в трудовой книжке стоит 30, а Вы в конце года переномировав приказы. присвоили этому приказу 42 номер. Проходит пару лет и этому работнику необходимо подтвердить период работы, то есть взять архивную справку и что Вы в этом случае будете делать, для начала этот приказ необходимо будет найти, потому что номер в трудовой книжке и номер в приказе будут не совпадать. А если у Вас будет какой-нибудь судебный случай. Работник предоставить копию трудовой, у Вас запросят копии приказов, номера не совпадают, суд потребует объяснения.

Необязательно, чтобы номера шли сквозной нумерации, дроби допустимы.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

m.pravoved.ru

Как быть, если номера приказов в журналах регистрации пропущены?

Вопрос-ответ по теме

Как быть с приказами, если нумерация некоторых из них пропущена, соответственно о них нет записи в журнале регистрации приказов? Кроме этого на предприятии с недавнего времени введена автоматизация, поэтому эти приказы просто не существуют.

Поскольку вы не совсем ясно изложили возникшую в вашей организации проблему, отвечу на этот вопрос так, как я его поняла.

Из-за пропуска нумерации в каких-то ситуациях, возможно, придётся доказывать, что приказ с пропущенным номером вообще не существовал и что номер был пропущен автоматически программой либо вследствие технической ошибки. По поводу того, насколько данная проблема серьёзна и стоит ли обращать на неё внимание, желательно посоветоваться с юристом организации.

Если пропуски случаются редко, то я бы рекомендовала зафиксировать факт того, что этих приказов никогда не существовало в природе, для чего в журнале регистрации приказов напротив отсутствующих номеров указать «номер механически пропущен» (чтобы не писать от руки, можно заказать штампик).

При оформлении дела с приказами на его обложке также нужно будет указать, какие номера приказов механически пропущены. Тогда ни у кого из тех, кто сейчас или впоследствии будет обращаться к документам, не будет возникать лишних вопросов.

Если же пропуск номеров происходит регулярно вследствие особенностей работы используемой организацией программы, то рекомендуется иметь под рукой (создать и утвердить, если нужно) внутренний нормативный документ, который бы отмечал эту особенность и подтверждал, что пропуск номеров допускается принятой в организации практикой учета приказов.

В этом случая я бы настаивала на том, чтобы учет приказов велся в той же программе, которая их регистрирует (при необходимости сформированный в программе журнал можно время от времени распечатывать и оформлять по правилам бумажного делопроизводства). При формировании дела с приказами в этом случае нужно будет сформировать (лучше с использованием программных средств) внутреннюю опись, по которой и можно будет судить о наличии в деле документа с определенным номером.

www.sekretariat.ru

Это интересно:

  • Правила по пожарной безопасности на рабочем месте Инструкция по пожарной безопасности 1. Общие требования пожарной безопасности 2. Требования безопасности перед началом работы 3. Требования безопасности во время работы 4. Требования безопасности по окончании работы 5. Действие […]
  • Правила сервера cs go jail Правила игры Режим "JailBreak" В режиме JailBreak все игроки делятся на заключенных и охранников. Один из охранников становится начальником тюрьмы. Начальник проводит среди заключенных игры. Заключенные проигравшие в игре будут […]
  • Отзыв на заявление частного обвинения Заявление по факту побоев Пришел ответ из суда, что заявление не соответствует требованиям 318 УПК Составили новое с помощью интернета, помогите проверить правильность искового заявления частного обвинения по 116 УК, заранее […]
  • Правила ротшильда Правила ротшильда — Все важные посты в бизнесе должны занимать только члены семьи (а не наемные работники); участвовать в делах могут только потомки мужского пола; наследовать — только прямые наследники мужского пола. Старший сын […]
  • Материальные ценности современной молодежи Ценности современной молодежи К 18-20 годам у человека, как правило, формируется система базовых ценностей, то есть тех, которые влияют на все его решения и поступки. В дальнейшем с течением лет она остается практически […]
  • Заявление на выдачу шенгенской визы в эстонию Виза в Эстонию: самостоятельно её можно получить за 4 дня через посольство Эстония входит в состав Шенгенской зоны, поэтому для въезда туда всем россиянам потребуется наличие действующей единой визы – Шенгена. Виза в Эстонию […]