Документоведение (4)

Главная > Реферат >Промышленность, производство

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Целью курса «Документоведение» является изучение документа, систем документации, комплексов документов, организации документирования и делопроизводства, составляющих основу информационных процессов в системах социально-экономического управления. Изучив курс, студент должен знать законы и терминологию документоведения, закономерности документообразования; законодательные и нормативно-методические материалы по документационному обеспечению управления; историю документоведения; методы классификации, типизации, унификации и стандартизации документов, состав унифицированных систем документации; правила составления и оформления документов с использованием как традиционных, так и современных компьютерных информационных технологий; организацию документооборота, контроля исполнения документов и информационно-справочной работы с использованием современных компьютерных информационных технологий; формирование документов в комплексы; организацию оперативного хранения документов в делопроизводстве и основы архивного хранения документов; критерии и принципы определения научно-исторической и практической ценности документов. Студент должен быть ознакомлен с историей развития документа, способов и средств документирования; с законодательными и нормативными актами, касающимися организации работы с информацией и документацией, совершенствования документационного обеспечения управления; с основной научной литературой и новейшими методическими разработками по курсу, с практикой работы учреждений, предприятий и организаций по документированию управленческой деятельности.

Назначение курса, источники и литература

Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения. Понятия «документ» и «документационное обеспечение управления». Документ – объект документоведения. Роль документа в жизни человека и общества. Документы в сфере права и управления. Влияние научно-технического прогресса на развитие документа. Современные требования к документам. Методология документоведения. Общенаучные и специальные методы. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. Законы и закономерности документоведения. Место документоведения в системе знаний. Взаимосвязь с другими фундаментальными и прикладными научными дисциплинами. Связь документоведения с практикой. Роль и задачи документоведения в совершенствовании процессов управления. Источники и литература. Законодательные акты. Нормативные документы. Государственные и отраслевые стандарты на унифицированные системы документации. Государственная система документационного обеспечения управления. Литература. Монографии. Периодические издания. Справочные и методические издания.

Развитие представлений о документе. Основные свойства и признаки документа

Соотношение понятий «информация» и «документ». Связь информации и документа. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческого решения. Роль информации в автоматизированных системах. Возникновение документа, его назначение. Развитие понятия «документ». Документ – объект исследования различных теоретических и прикладных дисциплин. Правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники. Изменение понятия «документ» в условиях автоматизации управления. Электронный документ. Определение документа в государственных стандартах. Свойства и функции документа. Информационная природа документа. Социальный, правовой и исторический характер документа. Признаки документа. Информационная емкость, информационная ценность и информативность документа. Факторы, влияющие на информационную ценность документа. Полезность и ценность документа в зависимости от полноты, достоверности, объективности, своевременности, оперативности, периодичности и информации. Оригинальность документа. Понятие оригинала. Умноженные оригиналы. Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Основные признаки подлинника. Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка. Филиграни (бумажные водяные знаки). Печати. Копийность документа. Понятия «копия». Историческое развитие копий. Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Копии, различимые по способу их удостоверения. Взаимосвязь функции социально-экономического управления и документации. Влияние свойств и функций документа на его структуру. Поли функциональность документа.

Понятие и исторический характер способов документирования. Звуковая речь, ее возможности и недостатки в закреплении и передаче информации. Развитие графики русского письма. Скоропись. Стенография. Применение текстового документирования. Техническое документирование. Фото-кино-фоно-теледокументирование. Изготовление машиночитаемых и человеко — машиночитаемых документов.

Материальные носители информации

Носители информации. Развитие материалов и средств письма. Влияние материала для письма на развитие графики письма. Материалы для технического документирования. Машинные носители информации. Влияние носителя информации на долговечность и стоимость документа.

Формуляр документа и его составные части

Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляра документа». Особенности формуляра документов, полученных различными способами документирования Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр – образец. Формуляр текстового документа. Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Унификация документов. Внутривидовая унификация. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом. ГОСТ Р 6.30-2003. Роль бланка в оформлении документа. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центральным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Авторы личных документов. Подпись, печать как признаки автора. Вид документа. Развитие видов документов. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функций управления. Указание вида документа, его место и назначение в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида. Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса. Дата документа. Значение датирования документа. Точные даты, характеризующие элементы формуляра. Авторские даты (составление, подписание), даты, относящиеся к содержанию. Даты обработки документов. Порядок оформления дат. Состав удостоверения. Состав удостоверения текстовых документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении и пользовании печатями. Порядок проставления печатей на документах. Утверждение документов. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа. Составление документа. Порядок согласования. Состав грифа согласования, его оформление, место в формуляре документа. Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции. Требование к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, исполнении документа и др. Оформление реквизитов: код организации, ОГРН, ИНН/КПП, код формы документа, идентификатор электронной копии документа.

Понятие «текст документа» при различных способах документирования. Содержание простых и сложных документов. Порядок изложения текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Формализация текстов документов. Анкета, таблица. Понятие «показатель». Содержание показателя. Особенности структуры текста организационно-распорядительных документов. Элементы текста. Понятие «заголовок документа». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления. Лингвистические особенности документа. Общелитературная лексика – основа языка любого документа. Деловая лексика. Особые служебные слова и специфические фразеологические обороты. Условия выбора слов при составлении документа. Использование синонимов. Тавтологические словосочетания. Термины и профессионализмы. Нейтральность лексики. Словообразование. Аббревиатура и способы ее образования. Правила графического сокращения слов и словосочетаний. Морфологические аспекты. Трудности в употреблении имен существительных. Употребление имен числительных. Употребление глагольных форм. Трудности в употреблении некоторых наречий, предлогов, союзов. Правила орфографии. Правописание названий учреждений, организаций, предприятий. Правописание названий документов. Правописание названий должностей и званий. Правописание дат, чисел и знаков. Синтаксические особенности документов. Синтаксические конструкции. Словосочетания. Порядок слов в предложении. Инверсия. Использование предложений с развернутой синтаксической связью. Тенденции развития делового языка.

Унификация текстов документов

Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Предпосылки унификации. Метод унификации. Унификация структуры текста. Элементы формализации. Формализованный характер текстов плановой и учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета. Основные направления унификации текстов и документов, приспособленных для функционирования в автоматизированных системах. Единая структура текста. Состав информации.

Унифицированные системы документации.

Классификация, как метод познания в документоведении. Объекты классификации. Структура и границы классифицируемых множеств. Основания классификации. Классификация документов по способам документирования. Классификация документов по происхождению. Классификация документов по видам и направлениям деятельности. Классификация документов по функциям управления. Создание и развитие унифицированных систем документации. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. Табель документов. Типовые формы документов. Назначение альбомов форм унифицированных документов.

Понятие «комплекса документов». Первичные комплексы текстовых документов и их виды. Комплексы технических и кино фотодокументов. Сложные комплексы. Понятия «документальный» и «архивный» фонды. Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды. Понятие «коллекция» документов. Архив, архивное дело. Оформление дел.

works.doklad.ru

Нормативное регулирование документоведения

Главная > Реферат >Промышленность, производство

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Как определяет Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвер­жденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28 и вве­денный в действие с 01.01.1999 г., ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (или документационное обеспечение управления) — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с офици­альными документами.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для ста­бильной деятельности организации любой организационно-правовой формы и формы собственности, а также индивидуального предприни­мателя.

Кадровая документация имеет свои особенности, поскольку она связана не только с деятельностью организации, индивидуального пред­принимателя, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Документы, оформленные специалистами кадровой службы, чрез­вычайно важны для каждого конкретного работника. Они содержат сведения о страховом (трудовом) стаже, учитываемом: при определении размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, назначаемого застрахованным лицам в соответствии с Федераль­ным законом от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подле­жащих обязательному социальному страхованию»; при решении вопроса о наличии или отсутствии права на назначение пенсии (например, права на досрочное назначение пенсии по старости лицам, осуществлявшим ле­чебную и иную деятельность по охране здоровья населения, предусмот­ренного п. 11 ст. 28 Федерального закона от 17.12.2001 г. № 173-ФЗ «О прудовых пенсиях в Российской Федерации»); при реализации иных прав, предоставленных гражданам действующим законодательством ((например, права быть удостоенным почетного звания «Ветеран труда (Новосибирской области», условия и порядок присвоения которого опре­деляются Законом Новосибирской области от 25.07.2003 г. № 127-03 «О (ветеранах труда Новосибирской области»).

Несомненно, что прежде всего, заинтересованными в правильном оформлении кадровых документов должны быть руководители органи­заций и работодатели — индивидуальные предприниматели, поскольку (именно они несут персональную ответственность за состав, сохранность и первичное оформление документов. Деятельность работодателей в на­стоящее время вызывает пристальное внимание со стороны органов го­сударственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства, в первую очередь, федеральной инспекции труда, которой при осуществлении надзорно-контрольной деятельности даны большие пол­номочия (в частности, право на составление протоколов и рассмотрение дел об административных правонарушениях в пределах полномочий, право подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответст­венности в соответствии с федеральными законами и иными норматив­ными правовыми актами РФ — ст. 357 Трудового кодекса РФ). Непра­вильное оформление приказа (например, приказа о прекращении трудо­вого договора (увольнении)) может повлечь за собой обращение уволен­ного работника в суд с иском о восстановлении на работе или об измене­нии формулировки причины и основания увольнения, возмещении мате­риального ущерба и морального вреда. Обязанность работодателя возмес­тить работнику материальный ущерб (неполученный заработок), причи­ненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться, и моральный вред предусмотрена ст. 234, 237 Трудового кодекса РФ.

Кадровая служба в организации подчинена, как правило, руководи­телю организации либо его заместителю по кадровым вопросам. Круп­ные организации имеют в своем составе управления, отделы, бюро кад­ров. В небольших организациях функции этой службы выполняет один работник — инспектор по кадрам, менеджер по персоналу, секретарь-референт или даже, что сейчас не редкость, бухгалтер. Работодатели — индивидуальные предприниматели поручают ведение кадровой докумен­тации одному из работников или ведут ее лично.

Основная задача кадровой службы — организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой работодателем и направлен­ной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для по­вышения их работоспособности, ответственности за порученное дело.

Независимо от количества работников, выполняющих функции кад­ровой службы, она предназначена для выполнения не только технических операций по документированию трудовых отношений, но и творческих функций по отбору необходимых кадров для работы у данного работода­теля. Именно поэтому для работы в кадровой службе необходимо подби­рать не только лиц, грамотно владеющих русским языком и имеющих соответствующее образование, но и людей, обладающих высокими мораль­ными качествами, ответственностью, достаточным тактом, умеющих най­ти индивидуальный подход к каждому человеку.

При оформлении документов и работе с ними необходимо руково­дствоваться рядом законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов, действующих на всей территории Российской Федера­ции, предусматривающих порядок составления и оформления докумен­тов, доведения их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства.

Наиболее значимыми федеральными законами являются: Трудовой кодекс Российской Федерации, предусматривающий, в частности:

■ обязанность работодателя заключать с работником письменный трудовой договор (ст. 67 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ);

■ вести трудовые книжки на работников (ст. 66 ТК РФ);

■ издавать различные приказы или распоряжения (например, приказ (распоряжение) о приеме на работу — ст. 68 ТК РФ, приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора- ст. 84.1 ТК РФ);

■ составлять и утверждать график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

■ выдавать работнику копии документов, связанных с работой (приказов, выписок из трудовой книжки), справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обяза­тельное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работода­теля (ст. 62 ТК РФ) и др.

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информа­ции, информационных технологиях и защите информации». Доку­мент регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информа­ции (т.е. сведений (сообщений, данных) независимо от формы их пред­ставления); применении информационных технологий; обеспечении за­щиты информации.

В названном Законе даны такие определения, как:

информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

конфиденциальность информации — обязательное для выполне­ния лицом, получившим доступ к определенной информации, требова­ние не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

документированная информация — зафиксированная на матери­альном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный но­ситель и др.

Статьей 11 указанного Закона предусмотрено: «Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установле­ны требования к документированию информации. В федеральных орга­нах исполнительной власти документирование информации осуществля­ется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федера­ции. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, уста­новленным Правительством Российской Федерации в части делопроиз­водства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному соб­ственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не под­разумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». Правовые условия использования электронной цифровой под­писи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, определены Федеральным законом от 10.01.2002 г. 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007 г. №258-ФЗ).

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (вступивший в силу с 26.01.2007 г.). Этот закон регулирует отно­шения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государствен­ной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридиче­скими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматиза­ции или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

В соответствии со ст. 3 Закона, под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или оп­ределяемому на основании такой информации физическому лицу (субъ­екту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имуществен­ное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Эта же статья дает понятия «обработка персональных данных», «распростра­нение персональных данных», «информационная система персональных данных», «конфиденциальность персональных данных» и др.

В статьях 10 и 11 Закона указываются специальные категории пер­сональных данных, в отношении которых действуют повышенные меры защиты от несанкционированной обработки и распространения. Это ин­формация, касающаяся расовой, национальной принадлежности, поли­тических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни физического лица, а также биометрические персональные данные — сведения, характеризующие физиологические особенности человека.

Операторами (в частности, работодателями) и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных, за исключением случаев, когда это правило соблюдать не требуется:

1) в случае обезличивания персональных данных (т.е. действий, в результате которых невозможно определить принадлежность персональ­ных данных конкретному субъекту персональных данных);

2) в отношении общедоступных персональных данных, доступ не­ограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными чаконами не распространяется требование соблюдения конфиденциально­сти. В общедоступные источники персональных данных (в том числе справочники, адресные книги) с письменного согласия субъекта персо­нальных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и ме­сто рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, предоставленные субъектом персональных данных.

При обработке персональных данных работников в связи с трудовыми отношениями работодателям следует руководствоваться положе­ниями указанного Закона, а также главой 14 ТК РФ «Защита персональ­ных данных работника».

Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007 г. № 214-ФЗ) регулирует отношения, связан­ные с установлением, изменением и прекращением режима коммерче­ской тайны в отношении информации, составляющей секрет производ­ства (ноу-хау). Положения указанного Закона распространяются на инфор­мацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

works.doklad.ru

Основные законы документоведения

Связи документоведения с научными дисциплинами. Место и роль документов в системе социальных коммуникации. Основные виды социальной информации. Функции, свойства и классификация документов. Типизация первичных документов. Виды научных документов.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основные законы документоведения

Документоведение изучает: как живет документ и как он функционирует в социальной сфере. Объектом документоведения является документ, а предметом — особенности его функционирования в социальной среде.

Основные законы документоведения.

— Закон обязательного документального сопровождения деятельности.

— Закон соответствия содержания и весового состава документов, потребностям общества.

— Закон соответствия объёмам документной информации, циркулирующей в обществе пропускной способности каналов коммуникации.

Документоведение тесно связано с многими научными дисциплинами, объектом изучения которых так же является документ, а предметом различные аспекты его существования.

Связи документоведения с научными дисциплинами

Наименование смежной дисциплины.

Изучаемые аспекты существования документов.

Изучает процессы комплектов обработки, расстановки, хранения и выдачи в пользование документов.

Занимается описанием документов и свертыванием информации о нём.

Осуществляет экспертизу ценности документов и даже определенных сроков их хранения.

Разрабатывает методы и способы машинной обработки, содержащейся в документах информации.

Изучает историю книги, её издание и оформление.

Изучает правило построения текста и его структуру.

Изучается материалы и орудия письма.

Определяет историю возникновения и существования водяных знаков на бумаге.

Изучает печати, матрицы и оттески.

Изучает приёмы и правила работы с деловыми документами.

Решают проблемы сохранности документов на бумажной основе.

Место и роль документов в системе социальных коммуникации.

На пути к современному информационному обществу человечество прошло через 4 информационные революции, связанных с кардинальными изменениями в сфере обработки информации:

1) Изобретение письменности (появилась возможность передачи знаний от поколения к поколению)

2) Изобретение книгопечатания (позволило распространить информацию в пространстве)

3) Изобретение электричества (обеспечение телефоном, телеграфом и радио, позволяющие оперативно передавать и накапливать неограниченные объёмы информации)

4) Изобретение микропроцессорной и техники и появление персонального компьютера.

В современном информационной обществе на первый план выходит работа с социальной информацией. Она отражает те фрагментны действительности, на которые направлена деятельности человека.

Основные виды социальной информации.

— По цели создания информации

— Массовая информация (для всех и исполняется всеми)

— Групповая информация (для целевых социальных групп)

— Межличностная информация (для узкого круга людей)

Вид социальной деятельности

Вид социальной информации

Наука (научный вид деятельности)

Свойства социальной информации.

— Имеет смысловой характер

— Имеет языковую природу

— Способность к старению (уменьшение ценности информации со временем)

— Способность кумуляции (оценка «обобщение» информации)

Социальная информация передается в обществе различными средствами и способами. Способы и методы передачи социальной информации называются социальными коммуникациями.

Социальные коммуникации бывают 2х видов:

1) Неформальный способ:

канал Код — правила языка, на котором выражено

ДОНОР — РЕЦИПИЕНТ сообщение.

код Контекст — ситуация в которой сообщение

контекст. приобретает всю полноту смысла

Недостатки неформальной коммуникации:

— Ограниченный круг распространения информации

— Отсутствие достоверной оценки передаваемой информации

— Невозможность хранения и использования информации в будущем

2) Формальный способ (документный):

Осуществляется через специально созданные обществом организации.

Достоинства формальной коммуникации:

— Возможность долговременного хранения коммуникации

— Возможность передачи информации широкому кругу лиц

К недостаткам относят отсутствие быстрой обратной связи.

Определение понятия «документ». Функции и свойства документов.

В Библиотечно-информационной сфере под документом понимается социальная информация, зафиксированная на материальном носителе в целях её преобразования, хранения, распространения и использования.

1) Атрибутивность — наличие у документа 2-х неотъемлемых слагаемых, без которых он не может существовать. (Информация и материальный носитель)

2) Функциональность — предназначенность документа для передачи информации.

3) Структурность — тесная взаимосвязь всех элементов документа.

1) Информационная — способность документа удовлетворять потребности общества в информации.

2) Коммуникативная — способность документа быть средством общения.

3) Функция памяти — закрепление, хранение и передачи во времени и в пространстве знаний социального опыта и культурных традиций.

4) Правовая — способность документа подтверждать какие-либо факты или события.

Документ не может выполнять следующие функции:

— Полностью отражать частную жизнь людей

— Документ не может полностью фиксировать личное знание специалиста

— Плохо поддаются документоведению умение и навыки делать что-либо

I. Классификация с точки зрения особенностей языковой формы, закрепления информации.

1) Читаемые документы на естественном и искусственном языках.

2) Конические документы (документы, в которых знак подобен отражаемому объекту)

3) Символьные документы (документы, существующие в 3-х измерениях, например: издания, паллетники)

4) Аудиальные документы (документы, которые фиксируют и передают информацию в виде звуков)

5) Матричные документы (документы, состоящие из кодовых ячеек с помощью которых осуществляется кодирование информации в форме доступной для прочтения машиной)

II. Классификация документов по материальному носителю информации.

III. Классификация документов по способу распространения в обществе.

1) Опубликованные (документы, которые прошли редакционно-издательский цикл)

2) Неопубликованные (документы, которые не прошли редакционно-издательский цикл и существуют в небольшом кол-ве экземпляров)

3) Непубликуемые (документы, предназначенные для узкого круга пользователей, и имеющие распространение в рамках отдельных организаций и фирм, например: служебная записка, штатное расписание и т.д.)

IV. Классификация с точки зрения регулярного выхода в свет.

1) Непериодические (документы, выходящие однократно и не имеющие распространения)

2) Продолжающиеся (документы, выходящие через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала)

3) Периодические или сериальные (документы, выходящие через определенный промежуток времени, например: газеты, журналы, книги)

V. Классификация документов в зависимости от отношения к фиксируемой информации.

1) Первичные документы (непосредственно фиксируют результат профессиональной деятельности, новое знание)

2) Вторичные документы (результат аналитико-синтетической переработки содержания первичных документов, направленной на свертывание информации из первичного документа, например: реферат, библиографическое описание)

Типизация первичных документов — разделение их по типам литературы.

Тип литературы — исторически сложившиеся основные совокупности произведений, отличающиеся друг от друга по характеру материала, особенностям языка и композиции.

В профессиональной сфере выделяют 6 основных типов литературы:

Внутри каждого типа литературы выделяется определенные виды документов. Вид документа — это форма, представления в нём информации. Для определенного типа литературы, к которому относится документ, существуют Типообразуюшие признаки:

1) Макродокументы (документы с очень широкой тематикой, например: журналы, энциклопедии). Микро документы (документы по узкой проблеме, например: статьи, патенты)

2) Структура документа.

— Документы со свободной структурой (научная литература, художественная)

— Документы с жесткой структурой (автор пишет строго по инструкции; вся официальная документальная литература)

— Документы с полужесткой структурой, которые пишутся на определенной программе (научно-популярная литература)

3) Сложности языка.

— Язык бывает сложным (вся научная литература)

— Язык бывает простым (научно-популярная литература, официальная)

— Язык бывает средней сложности (учебная литература для вузов и производственно — практическая литература)

Характеристика типов литературы.

Научная литература — содержит результаты теоретических и экспериментальных исследований, а так же подготовленные к публикации памятники культуры, исторические документы и литературные тексты.

Особенностями научной литературы являются:

1) Строгое логическое изложение материала

2) Наличие большого количества специальных терминов, вводимых в текст без объяснений.

Основные виды научных документов

Монография (относится к теме)

Это научное издание, содержащее полное и всестороннее одной проблемы или темы.

Это неопубликованный документ, содержащий описание научного исследования, проведенного одним автором и представленного на соискание ученой степени кандидата или доктора наук.

Автореферат к диссертации

Научное издание в виде брошюры, содержащее, составленный автором реферат проведенного им исследования.

Отчет о научно-исследовательской разработке

Это описание научного исследования, проведенного коллективом научных работников в научно-исследовательском институте или вузе.

Статья в научном журнале или сборнике

Это сочинение небольшого размера, описывающее состояние одного из аспектов проблемы.

Это периодическое издание, позволяющее наиболее оперативно доводить инструкцию до потребителя.

Рукопись, отправленная автором в центр депозитария, где она регистрируется, и сведения о ней попадают в специальные базы данных. В РФ существует 2 крупных центра депонирования: Всероссийский институт научной и технической информации (депонирующий рукописи по естественным, точным и прикладным наукам), Институт научной информации по общественным наукам (депонирующие рукописи по социальным и гуманитарным наукам). Обычно депонируются либо статьи большого объема, либо сборник и другие работы, на издание которых отсутствует финансирование.

Это научное произведение, которое публично доложено перед соответствующей аудиторией и опубликовано в сборнике докладов.

Это сжатое обобщенное сообщение о ряде однородных фактов, исследований, явлений, событий. Научный обзор содержит как первичную информацию, т.е. личные знания автора, так и вторичную информацию, извлеченную из литературных источников.

Производственно-практическая литература (ППЛ) — это совокупность произведений, служащих для осуществления производственной и другой практической деятельности.

ППЛ содействует овладению профессией, повышению квалификации кадров, освещает современное состояние производства. ППЛ используется как научная, так и техническая терминология и имеется большое количество иллюстраций (чертежи, схемы). ППЛ отличается четким читательским адресом.

По читательскому назначению ППЛ делится на:

1) Литературу для специалистов с высшим образованием

2) Литературу для среднего технического звена

3) Литература для специалистов массовых профессий

По целевому назначению ППЛ делится на:

1) Научно-производственная литература, содержит экспериментальные исследования и конкретные рекомендации по их внедрению в практику (производственная монография, сборники научно-практических статей, доклады на научно-практических конференциях)

2) Собственно ППЛ, содержит сведения о технике и технологии, об организации производства, распространение передового опыта. А) Практические пособия — издания, предназначенные для овладения навыками какой-либо работы. Б) Практическое руководство — издания для самостоятельного овладения приемами и навыками какой-либо профессии.

3) Нормативно-производственная литература, содержит нормы, правила и требования в разных сферах производственной жизни (неопубликованные документы, нормы, нормали, нормативы, технический паспорт)

Официально-документальная литература (ОДЛ) — издания юридического характера, обязательные для использования.

В социальной сфере к ОДЛ относят: конституцию, законы, указы, постановления, правила, положения, инструкции и так далее.

В научно-технической сфере вся ОДЛ делится на 2 группы: патентная документация и нормативная.

1). Патентная документация — документы, охраняющие промышленную собственность.

Характеристика основных видов патентных документов

Объект (промышленности, собственности)

otherreferats.allbest.ru

Это интересно:

  • Аварии на морских и речных судах в россии Аварии на морских и речных судах в россии Безопасность человека на воде всегда была актуальной проблемой, но, несмотря на стремление специалистов повысить безопасность судоходства, число морских и речных катастроф не уменьшается. […]
  • Как удалить с реестра оперу Удаляем браузер Опера Ежедневно выходят новые обновления программ. Далеко не все они отличаются стабильной и качественной работой без сбоев и вылетов. В связи с этим пользователи устанавливают одни браузеры и удаляют другие, […]
  • Водительские удостоверения иностранных граждан в рф Водительское удостоверение иностранного гражданина в России: действие, использование, обмен Главный документ любого водителя — это права. В России водительское удостоверение (ВУ) — это документ установленного образца в виде […]
  • Что за доплата к пенсии была в августе Прибавка к пенсии в августе: постоянная или разовая Сегодня, когда курс рубля падает все больше, а цены на продукты в России, к сожалению, не склонны уменьшаться, любая помощь от государства может стать заметным подспорьем для того, […]
  • Молодые несовершеннолетние Психологические проблемы несовершеннолетних родителей На сегодняшний день, психологические проблемы несовершеннолетних родителей, развиваются все сильнее. По статистике молодые несовершеннолетние родители отказываются от ребенка в […]
  • Как зарегистрировать заявление в прокуратуру Как зарегистрировать заявление в прокуратуру ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 27 декабря 2007 г. N 212 О ПОРЯДКЕ УЧЕТА И РАССМОТРЕНИЯ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СООБЩЕНИЙ О […]