Оглавление:

ГОСТ Р 7.0.97-2016 о бланках документов

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

08 – «Справочные данные об организации»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

[1]ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[2]Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

[3] Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.

[4]См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.

[5]Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.

[6]ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент
З.С. Винченко, старший научный сотрудник ВНИИДАД

www.profiz.ru

ГОСТ Р 7.0.97-2016: что нового в оформлении кадровых документов

Статьи по теме

Год назад Росстандарт планировал ввести ГОСТ Р 7.0.97-2016 с новыми правилами по делопроизводству. Проект отложили до 1 июля 2018 года. С этой даты работники отделов кадров, делопроизводители и другие специалисты, которые занимаются оформлением документов, должны руководствоваться требованиями этого стандарта.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте для юристов по трудовому праву и специалистов по кадрам. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

С 1 июля 2018 года вступают в силу новые требования к оформлению кадровых и других документов: прежний ГОСТ, Р 6.30-2003, заменяют на Р 7.0.97-2016. Это хотели сделать еще в июле 2017-го, но отложили введение поправок на год. По указанному стандарту нужно оформлять все организационно-распорядительные документы компании:

  • устав, решения владельцев компании, протоколы заседаний и другие корпоративные документы;
  • положения по компании, различные правила, инструкции (в том числе должностные), регламенты, приказы и распоряжения руководства и т. д.;
  • договоры и акты;
  • письма, справки и т. д.

В стандарте определили:

  • состав реквизитов и правила их внесения в документы, в том числе электронные;
  • виды и образцы бланков, состав их реквизитов, а также схемы расположения реквизитов на документе;
  • правила создания документов, как бумажных, так и электронных (ч. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В частности, изменения в оформлении документов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 затронули и работу кадрового отдела. Некоторые требования касаются заверения копий трудовых книжек, другие относятся к подготовке кадровых документов.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввели четыре новых реквизита

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 перечислили то же количество реквизитов, что и в ГОСТ Р 6.30-2003, но их состав отличается. В новом стандарте появились четыре реквизита, которых прежний не предусматривал. К этим реквизитам относятся:

  1. Наименование структурного подразделения – автора документа. По новому стандарту в документе необходимо разместить информацию о том, в каком подразделении коммерческой компании или иной организации его издали. Сведения об авторе следует указывать под наименованием организации в бланках писем и документов подразделений. Лучше записать эти данные прописными буквами (например, «ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ» или «ДИРЕКЦИЯ ПО МАРКЕТИНГУ»). С 1 июля документы компании, в том числе кадровые, должны содержать этот новый реквизит.
  2. Гриф ограничения доступа к документу. Теперь нужно проставлять специальный гриф на тех документах, доступ к которым работодатель ограничил. Гриф размещают в верхнем правом углу первого листа документа или проекта на границе верхнего поля листа. Виды грифов ограничения доступа указывают в локальных актах предприятия.
  3. Отметка об электронной подписи. Новый ГОСТ установил требование к отметке об электронной подписи. Теперь работодатель должен сделать соответствующую отметку на том месте, где находилась бы подпись на бумажном носителе.
  4. Наименование должности лица – автора документа. Теперь под наименованием организации в бланках должностных лиц указывается наименование должностной позиции лица – автора документа. Реквизит оформляют прописными буквами (например, «ДИРЕКТОР».

Некоторые требования к оформлению документов по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003 изменились

Новый ГОСТ изменил некоторые реквизиты, а также ввел уточнения о способах оформления документов. Реквизит «Адресат», например, дополнили сведениями об электронной почте, а текст документа порекомендовали набирать только определенными видами шрифтов.

Полезные документы

Что согласно ГОСТ 7.0.97-2016 изменилось в составе реквизитов

Рассмотрим новые требования к реквизитам кадровых документов:

  1. Адресат. Реквизит дополнили сведениями об электронной почте. Если письмо отправляют по номеру факса или по e-mail, почтовый адрес указывать не нужно. Можно указать номер факса или электронный адрес. Если адресат – должностное лицо, то перед фамилией можно указать обозначение «г-ну» или «г-же».
  2. Дата документа. Теперь, если месяц в дате указывается словом, то день месяца от 1 до 9 можно написать без нуля. Например, вместо «01 июля 2018 года» – «1 июля 2018 года».
  3. Отметка об исполнителе. Следует указывать не только фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, его должность, а также номер телефона и адрес электронной почты. Ранее этот реквизит включал только фамилию, инициалы и номер телефона.
  4. Текст документа. При оформлении текста рекомендовано использовать:
  • шрифт Times New Roman, размер 13–14, или Arial, 12–13, или Verdana, 12–13, или Calibri, 14;
  • интервал 1-1,5;
  • отступ 1,25 см.

Кроме того, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует использовать в тексте документа фразы делового этикета. Это означает, что автор письма должен начать обращение со слова «Уважаемый», а завершить свою просьбу словом «С уважением».

Что изменилось в нумерации страниц

Если документ имеет несколько страниц, по новым правилам его можно печатать на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина полей должна совпадать: левое поле лицевой стороны иметь такую же ширину, что и правое поле оборотной.

Если документ создают на двух и более страницах, автор должен пронумеровать вторую и последующие страницы. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от края листа.

www.tspor.ru

ГОСТ Р 7.0.97-2016 вместо ГОСТ Р 6.30-2003. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов

Николай Снегирев, аналитик DIRECTUM

В 2003 году был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает требования к составу реквизитов организационно-распорядительных документов, оформлению реквизитов и бланкам документов.

За время, прошедшее с 2003 года, практика документирования ушла далеко вперед: все активнее применяются информационные системы, появились новые реквизиты; были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»; получает широкое распространение межкорпоративный электронный документооборот. Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта, устанавливающего современные требования к оформлению документов.

В 2014 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. (См. статью О подготовке нового ГОСТ Р «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» взамен ГОСТ Р 6.30-2003)

Правила применения стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29.06.2015 №162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации. При этом для госорганов, компаний с госучастием и многих других использование стандарта является обязательным по внутренним положениям.

Что необходимо изменить, чтобы соответствовать новому ГОСТ

Изменения реквизитов

Продолжая оформлять документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, можно нарушить требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Необходимо обратить внимание на изменение реквизитов:

● код формы документа проставляется в правом верхнем углу рабочего поля документа и состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода;

● дата документа не допускает запись в последовательности: год, месяц, день месяца;

● в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» инициалы ставятся после фамилии;

● при согласовании документа коллегиальным органом, гриф согласования документа заполняется в последовательности: сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании;

● печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ;

● отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона;

● если копия документа выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации;

● отметка о направлении документа в дело дополнительно должна содержать год дела, в которое направляется документ, должность лица, оформившего отметку.

Появились новые реквизиты:

● наименование структурного подразделения автора документа;

● наименование должности лица – автора документа.

Был исключен реквизит «Идентификатор электронной копии документа». Это логичное действие, ранее реквизит предполагал указание наименования файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации. Указание пути к файлу – это анахронизм. Большинство систем для работы с электронными документами поддерживают поиск по разным параметрам – по реквизитам документа и тексту, а значит, документам не нужен специфический идентификатор.

Общие требования к документам

В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работы архивов:

● документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм;

● допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Оформление абзацев, строк, шрифтов

Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям.

В новом ГОСТе указано:

● предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

● Times New Roman № 13, 14;

● Calibri № 14 и приближенные к ним;

● при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

● абзацный отступ текста документа – 1,25 см;

● заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;

● заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк;

● многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;

● текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;

● если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;

● интервал между буквами в словах – обычный;

● интервал между словами – один пробел;

● текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

● длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см;

● длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Требования к бланкам

С одной стороны, использование бланков упрощает подготовку документов. С другой стороны, дает единство оформления документов, отражает имидж государства в лице ведомства и корпоративную культуру. Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте они поставлены на один уровень с бумажными:

● бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;

● бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;

● электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;

● виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными правовыми актами.

Дополнительные изменения в оформлении документов

Корпоративные и локальные стандарты

Хотя стандарт и является добровольным, но является ориентиром для всех, в том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует, что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Код формы документа может проставляться не только в соответствии с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Электронные адреса и отправка электронных документов

Реквизит «Справочные данные об организации» указывается в бланках писем и включает реквизиты из ГОСТ Р 6.30-2003:

● 04 – код организации (ОКПО);

● 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

● 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

● 09 – справочные данные об организации.

Дополнительно может указываться адрес местонахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

Отметка об исполнителе содержит фамилию, имя и отчество исполнителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес исполнителя. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Приложением может быть обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не только почтовый, но и электронный адрес заказчика и не придется пользоваться «обособленными электронными носителями». Достаточно будет только некого общего идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании уже начинают понимать преимущества такого обмена над электронной и тем более бумажной почтой.

Нормы обращения и адресования

При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» теперь должны ставиться после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

● Уважаемый господин Председатель!

● Уважаемый господин Губернатор!

● Уважаемая госпожа Захарова!

● Уважаемый Николай Петрович!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

– заключительная этикетная фраза:

Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные».

ЭДО и новый ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в системе электронного документооборота.

Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований:

● место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

● элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Нумерация и названия реквизитов

Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:

ecm-journal.ru

Это интересно:

  • Льготы по подоходному налогу на детей 2014 Стандартный вычет на ребенка внешнему совместителю Работник вправе обратиться с заявлением на получение стандартного вычета по НДФЛ на детей к любому работодателю - источнику выплаты дохода независимо от вида заключенного трудового […]
  • Как правильно оформить вычеты на детей Как получить налоговый вычет по НДФЛ на детей? Родители ребенка, на обеспечении которых он находится, имеют право ежемесячно получать стандартный налоговый вычет по НДФЛ (далее — вычет на детей). Налоговый вычет позволяет уменьшить […]
  • Кто платит по штрафу ооо Долг по ООО здравствуйте! пришол штраф на ООО от экологии (20000)не оплатил. суд присудил не оплатил. продал фирму и через месяц приходит повторное постановление по тому же штрафу в двойне (40000) я директор теперь уже бывший . что […]
  • Правила верстки буклетов Готовим материалы для дизайна и верстки буклета Рекламный буклет представляет собой непериодическое многокрасочное листовое издание, отпечатанное на одном листе бумаги, как правило формата А4 (297 х 210 мм), сложенном (сфальцованным) […]
  • Продажа квартиры в новостройке налог Уплата налога на новостройку, проданную по переуступке права наталья наталья Обычно все указывают в договоре уступки права ту же цену, которая в договоре долевого участия. Налога не возникает. Разница между ценой договора и […]
  • Вариант 13 законы сохранения в механике ответы Тест (физика, 10 класс) по теме: Материал для диагностики учебных достижений по физике в 10-м классе по теме «Законы сохранения в механике» В диагностическом тесте проверялись следующие элементы знаний: импульс тела; импульс системы […]