Оглавление:

Как заполняется журнал регистрации заявлений работников?

Поступившие письменные обращения к руководству предприятия от сотрудников, в которых они излагают свои намерения о будущих действиях в правовых отношениях с организацией, должны быть учтены в книге для фиксации внутренней документации.

Иногда для этого заводят отдельный журнал учета. Зачем нужно регистрировать письменные обращения работников, и кто это должен делать в компании — рассмотрим в нашей статье.

Зачем вести учет заявлений?

Заявления персонала являются юридическим документом и оказывают широкое влияние на решение различных вопросов в кадровой сфере. На бумаге сотрудник излагает просьбу или согласие о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении, переводе и т. д. В законодательстве РФ о письменных обращениях рабочего к руководству в процессе трудовых отношений упоминается во многих нормативных актах. Особенно часто на них ссылаются в статьях ТК России.

В заявлении лицо лично описывает свой вопрос для согласования с работодателем. Во всех случаях обращения в нём обязательно присутствует:

  • название структурного подразделения;
  • занимаемые должности работодателя и сотрудника;
  • фамилии с инициалами руководителя и подчиненного;
  • дата составления документа;
  • личная подпись обращающегося лица.

Для удовлетворения или отказа в просьбе, изложенной рабочим на бумаге, документ рассматривается руководителем, которому он адресован. Начальник описывает принятое решение в резолюции, которая служит основанием к созданию и оглашению приказа по личному составу предприятия.

При передаче письменного заявления от сотрудника к руководителю на нем указывают реквизиты о регистрационном номере и дате, когда человек сдал его в приемную. Запись о порядковом номере и дате получения данного документа от рабочего вносят в книгу регистрации.

Кто и когда ведет учет?

При внесении учетных записей в журнал происходит официальное подтверждение свершившегося факта получения письменного обращения от сотрудника. Фиксация даты приема с присвоением порядкового номера документу придает ему юридическую силу. До этого момента изложенные на бумаге мотивации по вопросам трудовых отношений между работником и руководством не имеют весомого значения.

Заводить или нет такой журнал, должно быть указано в приказе о порядке ведения документации. Если организация имеет большой штат сотрудников, то его лучше оформить отдельным документом. Компаниям с небольшим штатным расписанием можно регистрировать заявления в журналах внутреннего учета движения документов.

Регистрация заявлений при поступлении их к руководителю на рассмотрение и принятие решения проводится секретарем или работником отдела кадров. Ответственность за выполнение данной обязанности наступает по распоряжению руководства учреждения после ознакомления исполнителя под роспись.

Нужно учесть, что срок хранения личных дел работников, утвержденный Росархивом 06.10.2000, установлен в 75 лет. Поэтому заявления, автобиографии, копии приказов и журналы учета подлежат архивации и хранению на протяжении указанного срока.

Какие заявления регистрируются?

Если документ поступил по почтовой рассылке, то его регистрируют как входящую корреспонденцию. В остальных случаях учетная запись вносится в книгу учета заявлений. К ним относятся такие обращения к руководству предприятия:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • на отпуск;
  • об отгулах;
  • о переводе на другое рабочее место;
  • о других кадровых вопросах, связанных с трудовыми отношениями между сотрудниками и их работодателем.

О том, как узнать коды статистики по ИНН, вы можете прочесть тут.

Порядок заполнения документа

Поскольку общей унифицированной формы в трудовом законодательстве России не предусмотрено, то кадровые службы предприятий разрабатывают книгу в произвольной форме. Страницы в ней имеют вид таблиц, в которые построчно вносят данные о каждом полученном заявлении. В строку записывается следующая информация:

  • номер по порядку и дата получения письменного обращения;
  • занимаемая должность и ФИО заявителя;
  • кратко излагают смысл документа (об увольнении, отпуске, отгуле, и т. д.);
  • содержание вынесенной резолюции руководителя.

В книгу вносятся только такие графы, которые необходимы для дальнейшей работы. Учетные записи вносят постепенно, в порядке поступления каждого очередного документа и датируют числом предъявления его к рассмотрению.

Журнал шнуруется с указанием в заверительной надписи, сколько страниц в нем пронумеровано.

znaydelo.ru

Журнал регистрации заявлений работников

Формат: 210 х 288 (вертикальный)
64 страницы
Обложка: золотистый картон
Cъемная обложка из прозрачного ПВХ
Отверстия для шнуровки и архивации

Журнал регистрации заявлений работников — применяется для учета заявлений, поданных работниками.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений, автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет, а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения — постоянно.

Полезная информация:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал учета заявлений работников НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

www.hr-ok.ru

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Белгородский государственный технологический университет им. В.Г.Шухова»

новости / события

Бланки документов и заявлений

Оформление на работу, перевод и увольнение

1. Заявление о приеме или переводе на работу Загрузить

2. Перечень документов, предоставляемых при приеме на работу Загрузить

3. Согласие на обработку персональных данных работника Загрузить

4. Личный листок по учету кадров (анкета) Загрузить

5. Заявление об увольнении Загрузить

6. Обходной лист при увольнении Загрузить

Бланки заявлений на оформление отпусков

1. Заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска Загрузить

2. Заявление о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с болезнью Загрузить

3. Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам Загрузить

4. Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком Загрузить

5. Форма графика отпусков для подразделений Загрузить

Конкурс НПР

1. Служебная записка для объявления конкурса ППС Загрузить

2. Служебная записка для объявления выборов заведующих кафедрами Загрузить

3. Служебная записка для объявления конкурса научных работников Загрузить

4. Заявление на конкурс для ППС Загрузить

5. Заявление на конкурс для научных работников Загрузить

6. Заявление на участие в выборах заведующего кафедрой Загрузить

Оформление документов управлением кадров

1. Заявление на выдачу копии трудовой книжки Загрузить

Приказы для работников, направляемых в командировку

1. ПРИКАЗ (распоряжение) о направлении работника в командировку Загрузить

2. ПРИКАЗ (распоряжение) о направлении работников в командировку Загрузить

Если Вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите всё предложение с ошибкой и нажмите Ctrl+Enter.
Затем укажите, какое слово или цифру нужно исправить.

www.bstu.ru

7 правил ведения журнала регистрации заявлений сотрудников

Нередко работники формируют разные обращения в письменном виде на имя руководителя компании. В них обычно содержатся намерения специалистов касательно будущих отношений с фирмой. Все эти заявления должны фиксироваться и сохраняться на предприятии. Для этого оптимальным считается формирование специального журнала учета.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-64-91 Это быстро и бесплатно !

Суть и особенности журнала регистрации заявлений

Каждое заявление, которое составляется работником на имя руководства, является официальным документом, обладающим юридической силой, поэтому может оказывать значимое влияние на всю работу кадровой отрасли фирмы.

Все нюансы учета обращений от работников содержатся в ТК. Чтобы любое заявление обладало юридической силой и подлежало учету, в нем должны содержаться сведения:

  • наименование компании или ее филиала, в котором работает специалист;
  • должность самого заявителя и его работодателя;
  • ФИО заявителя и лица, на имя которого формируется обращение;
  • дата создания заявления;
  • подпись заявителя.

Важно! Каждое такое обращение непременно изучается руководителем, а также дается ответ в письменном виде.

После получения обращения, ему присваивается номер, а также устанавливается дата его передачи. Далее документ относится в приемную организации, где содержится журнал. В него вписываются основные сведения об обращении, а также подшивается его копия.

Как осуществляется регистрация в журнале заявления работника об увольнении по собственному желанию — смотрите тут:

Кто и когда ведет документ

Как только сведения о конкретном заявлении заносятся в журнал, осуществляется подтверждение того, что от сотрудника фирмы поступило обращение. К особенностям данного процесса относится:

  • документу присваивается определенный номер, а также фиксируется дата его получения, в результате чего он приобретает юридическую силу;
  • отсутствуют какие-либо строгие правила или требования к ведению этой документации, поэтому обычно данные вопросы решаются внутри каждой фирмы в индивидуальном порядке;
  • если принимается решение о формировании данного документа, то выпускается соответствующий приказ;
  • если в компании работает достаточно много специалистов, то желательно оформлять отдельный журнал для всех обращений от них к руководству;
  • занимается регистрацией всех поступающих заявлений секретарь, а также можно назначить ответственным за это какого-либо работника отдела кадров;
  • исполнитель назначается специальным приказом, а также он должен ознакомиться со своими обязанностями в письменном виде и под роспись;
  • требуется хранить личные дела всех трудоустроенных граждан в течение 5 лет, поэтому во время данного срока все копии приказов и сам журнал учета обращений должны находиться в архиве.

Какие заявления регистрируются

Вносить в этот журнал надо все поступающие грамотно оформленные обращения. Они могут присылаться по почте, а в этом случае относятся к входящей корреспонденции. Также они могут передаваться секретарю лично.

Образец заполнения журнала регистрации.

Регистрации подлежат обращения:

  • о приеме в компанию для работы;
  • об увольнении;
  • о необходимости выйти в отпуск или получить отгул (например, заявление на отпуск по уходу за ребенком);
  • о переводе на какую-либо должность;
  • об иных вопросах, имеющих отношение к кадровой работе и трудовым отношениям, возникающим между заявителями и руководством организации (например, заявление на выдачу трудовой книжки).

Все данные об этих заявлениях и о датах их подачи должны содержаться в журнале.

Форма и структура журнала регистрации

Важно! Обычно для оформления этого журнала используется стандартная таблица, причем в каждой строке содержатся данные об отдельно взятом обращении.

Во время заполнения вносятся сведения:

  • номер обращения, который может быть порядковым или регистрационным;
  • дата, когда оно было передано;
  • ФИО и должность заявителя;
  • резолюция, составленная руководством фирмы в отношении этого обращения, а также номер приказа, если он выпускался.

Все заявления оформляются в журнале одинаково, поэтому не должно быть расхождений в записях.

Тут вы узнаете, как правильно вести на предприятии журнал регистрации приказов по личному составу.

Этапы заполнения журнала

Допускается вести записи произвольно, но наиболее актуально попользоваться документом, в котором имеется специальная таблица. Весь процесс занесения записей делится на этапы:

  • подается какое-либо заявление работником;
  • в журнал вносится его номер и дата получения;
  • прописывается ФИО и должность работника, составившего обращение;
  • кратко вносится суть поданного обращения;
  • после того, как будет на него получен ответ от работодателя, записывается в журнал информация о резолюции, вынесенной руководством фирмы.

Важно! Вносить следует в документ исключительно те сведения, которые понадобятся компании в дальнейшей деятельности.

Как не допустить ошибок

Чтобы грамотно вести этот документ, следует учитывать некоторые правила:

  • фиксации подлежат абсолютно все заявления, подаваемые работниками фирмы;
  • передавать документы надо в двух экземплярах;
  • особенно правильно заполняется в журнале строка о дате подачи обращения;
  • допускается компанией создать собственный регламент, на основании которого будет вестись этот журнал, поэтому лицо, назначенное ответственным за этот процесс, должно четко следовать этим правилам.

Важно! Данный документ не проверяется ФНС или другими государственными учреждениями, поэтому наличие ошибок не считается значимым моментом, но все же желательно предусмотреть некоторые меры ответственности для лица, которое занимается ведением журнала, чтобы все записи вносились своевременно и правильно.

Как без ошибок заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — читайте в этой статье.

Пример заполнения регистрационного журнала.

Сколько надо хранить журнал

Этот документ относится к документации по личному составу, поэтому он должен храниться на протяжении 5 лет. По истечению данного времени можно уничтожать журнал или отправлять его в архив.

Заключение

Таким образом, заявления к работодателю со стороны работников подаются достаточно часто. Важно хорошо разбираться в том, как правильно они регистрируются, а для этого учитывается внутренний регламент каждой компании.

Если в организации работает действительно много людей, то желательно все обращения регистрировать, для чего ведется специальный журнал. В него вносятся записи секретарем или специально назначенным для этого работником отдела кадров.

Желательно формировать его в форме таблицы и правильно заносить в него данные по каждому заявлению.

Как вести учет входящей и исходящей корреспонденции на предприятии вы узнаете в этом видео:

fbm.ru

Заявление на замещение во время отпуска

Формирование заявления на замещение во время отпуска необходимо в тех случаях, когда один из сотрудников изъявляет желание заменить коллегу в период его отдыха.

Что это такое замещение

Замещение на время отпуска подразумевает под собой временное исполнение работником функций другого сотрудника. При этом замещение возможно в двух вариантах:

Временный перевод обозначает, что работник освобождается от исполнения своих должностных функций и полностью сосредотачивается на обязанностях отсутствующего коллеги. При совмещении такого нет: человек выполняет работу отдыхающего сослуживца в качестве дополнительной нагрузки к своим обязанностям.

Кого можно замещать, условия замещения

Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.

Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).

В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.

На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.

При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.

Для чего нужно писать заявление

Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.

Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.

Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.

В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.

В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.

Может ли руководство принудить к замещению сотрудника на время отпуска

В соответствии с Трудовым кодексом РФ руководство организации не имеет права заставить подчиненного исполнять обязанности его коллеги на время отпуска.

По закону работники должны исполнять только те функции, которые прописаны в их трудовых договорах. Все остальные действия, влекущие за собой увеличение объема рабочих обязанностей, они могут осуществлять только при отдельном на это личном согласии, зафиксированном в письменном виде.

Можно ли отказаться от замещения до истечения его срока

Как сотрудник организации, так и директор, имеют право расторгнуть соглашение о замещении отсутствующего сотрудника до истечения его периода. Единственное, что для этого нужно сделать: за три дня поставить вторую сторону в известность о своих намерениях. При этом указывать причины такого решения строгой необходимости нет.

Особенности формирования заявления, общие моменты

В случае, если перед вами встала задача по составлению заявления на замещение коллеги на время его отпуска, а вы не знаете, как грамотно это сделать, прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите пример – на его основе у вас без труда получиться сформировать собственный документ

Для начала – общая информация, которая имеет отношение ко всем подобного рода бумагам.

  1. На сегодня стандартного, унифицированного образца заявления на замещение нет, поэтому писать его разрешается в свободной форме. Также можно сделать его по типу разработанного и утвержденного внутри фирмы шаблона документа.
  2. Для заявления подойдет как обычный лист бумаги любого удобного формата (предпочтительно А4 или А5) или фирменный бланк (обычно, если такое требование устанавливается внутри предприятия). Заявление допускается набирать на компьютере, но с обязательным последующим распечатыванием, либо же писать собственноручно – в случае необходимости доказать его подлинность это сыграет свою роль.
  3. Бланк следует делать в двух одинаковых экземплярах, один из которых нужно передать работодателю, второй – оставить у себя, предварительно заручившись на нем отметкой о вручении копии представителю организации.
  4. По своему составу заявление должно отвечать некоторым нормам делопроизводства, а по тексту содержать ряд определенных сведений. К последним можно отнести:
    • должность, ФИО руководителя;
    • наименование компании;
    • должность и ФИО работника;
    • должность и ФИО замещаемого работника;
    • период, на который это замещение происходит.

Остальную информацию можно вносить в зависимости от индивидуальных обстоятельств.

Бланк должен быть подписан заявителем – без его автографа он не обретет законного статуса и датирован.

После составления заявления

После того, как работник напишет заявление на замещение коллеги на время отпуска, между ним и руководством организации составляется соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.

В дальнейшем на основе заявления издается приказ от имени директора, в котором указывается наименование замещаемой должности, период замещения и все его условия, а также назначается ответственное лицо.

После выпуска данного приказа сотрудник может приступить к осуществлению трудовых обязанностей по замещению, а как срок замещения истечет, он обязан вернуться к исполнению только тех трудовых функций, которые прописаны в его трудовом договоре.

assistentus.ru

Это интересно:

  • 148 статья старого ук Уголовный кодекс РФ c комментариями Комментарий к статье 148 1. В соответствии со ст. 28 Конституции Российской Федерации каждому гарантируется свобода совести, свобода вероисповедания, включая право исповедовать индивидуально или […]
  • Нотариус китай городе Нотариусы Москвы на станции метро Китай-город Ниже представлен список нотариусов в выбранной категории. Чтобы посмотреть подробную информацию по конкретному нотариусу, кликните по ФИО нотариуса. Нотариус Алексахина Ирина […]
  • Сайт правительства российской федерации законы Сайт правительства российской федерации законы Глава 6. Правительство Российской Федерации 1. Исполнительную власть Российской Федерации осуществляет Правительство Российской Федерации. 2. Правительство Российской Федерации состоит […]
  • Как найти свои штрафы и оплатить их Как проверить, оплатить и оспорить штрафы ГИБДД 1. Как проверить штрафы ГИБДД? Проверить штрафы, выписанные ГИБДД, можно: на портале mos.ru; на портале «Автокод»; на портале госуслуг; на сайте Госавтоинспекции. через […]
  • Прерванный трудовой стаж на что влияет Не прерывный стаж Добрый день! Скажите пожалуйста, в течении какого время надо устроится на работу или встать на учёт в бирже труда, чтобы не был потерянпотерян ( прерван ) стаж работы? Ответы юристов (2) Добрый день, […]
  • Как написать приказ праздничных днях Как написать приказ о праздничных днях Одного пожелания работодателя того,чтобы сотрудники предприятия вышли на работу в выходной или праздничный день бывает недостаточно. В своей сути, для предприятия с установленным восьмичасовым […]