Проведение пресс-конференций

Пресс-конференция представляет собой заранее спланированную акцию в сфере PR, основанную на тщательно выбранном информационном поводе.

Цель пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет процесс поступления информации в редакции, характеризуется авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей.

Самым сложным моментом в процессе подготовки любого новостного мероприятия является формирование информационного повода. Информационный повод — то своего рода зацепка, делающая событие интересным для зрителей, читателей, слушателей. Грамотный информационный повод – залог успешности любого мероприятия. Событие должно стать новостью для прессы. Существует несколько факторов, помогающие выделить данный информационный повод среди других:

  1. Повод интересен для целевых групп, вовлеченных в проект;
  2. Повод соответствует текущему социальному, политическому, культурному контексту;
  3. Формулировка краткая и емкая;
  4. Повод имеет необычную подачу или эмоциональный оттенок;
  5. Чем более событие персонализировано, тем выше у него вероятность стать новостью.

Для эффективного формирования информационного повода необходимо:

  1. Владеть текущей социально-политической, экономической ситуацией;
  2. Иметь функциональную базу СМИ, которая позволит быстро составить медиа-карту;
  3. Правильно определить целевую группу СМИ;
  4. Определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
  5. Выявить возможные риски;
  6. Исходя из вышеперечисленного, определить тему мероприятия.

При подготовке пресс-конференции необходимо решить ряд организационных вопросов:

  1. Определить дату проведения мероприятия, с учетом графика выхода в свет большинства газет;
  2. Первое приглашение на пресс-конференцию рассылается по редакциям за неделю;
  3. Второе приглашение вместе с пресс-релизом рассылается за два-три дня (чаще всего приглашения рассылаются по факсу, в случае необходимости срочного оповещения, возможны непосредственные звонки в редакцию);
  4. При подготовке фуршета, следующего за официальной частью, необходимо учитывать количество приглашенных персон;

Помещения для пресс-конференции выбираются по тем же критериям, что и учебные аудитории, и в них обязательно должны быть в наличии: микрофоны на столе президиума и в зале, осветительные приборы, телевизионные камеры, система синхронного перевода, службы аккредитации, служба безопасности, медпункт. На столе президиума выставляют таблички с Ф. И. О. выступающих. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее: они либо заучиваются наизусть, либо прочитываются.

Основные этапы пресс-конференции:

  1. Встреча и регистрация представителей прессы;
  2. Открытие, представление устроителей конференции;
  3. Вступительное слово ведущего;
  4. Выступления основных участников;
  5. Вопросы журналистов и ответы на них;
  6. Заключительное слово ведущего и закрытие.

После закрытия пресс-конференции, как правило, проводится неофициальная часть — фуршет или коктейль, причем беседы во время фуршетов оказываются иногда гораздо полезнее, так как в неформальной обстановке журналисты могут обратить внимание на волнующие их проблемы, связанные с темой пресс-конференции.

www.advertiser-school.ru

Организация пресс-конференций: ключевые правила проведения

Пресс-конференция является для многих компаний обязательной составляющей маркетинговой деятельности на рынке. Благодаря успешно проведенному мероприятию о компании узнают из средств массовой информации клиенты и партнеры. Что необходимо сделать для успешного проведения мероприятия и получения по его итогам нужного количества публикаций?

В этой статье вы прочитаете:

  • Как провести пресс-конференцию в первый раз
  • Принципы проведения пресс-конференции

Организация пресс-конференций – это весьма эффективный маркетинговый инструмент в руках компаний.

Лучшая статья месяца

Мы опросили бизнесменов и выяснили, какие современные тактики помогают увеличить средний чек и частоту покупок постоянных клиентов. Советы и практические кейсы мы опубликовали в статье.

Также в статье Вы найдете три инструмента, чтобы определить потребности клиентов и повысить средний чек. С помощью этих методов сотрудники всегда выполняют план по допродажам.

Пресс-конференции бывают двух типов: анонсирующие (проводимые в рамках рекламной и PR-кампании) и встроенные в событие (проводимые перед началом события или внутри него). Задача анонсирующей пресс-конференции — получить новостные материалы в СМИ накануне основного промоутируемого события, которому посвящена пресс-конференция. Задача встроенной в событие пресс-конференции — обеспечить присутствие СМИ, которые не смогут осветить все событие целиком, а также дать возможность всем СМИ опубликовать свежую, актуальную новость в самом начале события.

Время проведения

В зависимости от типа и масштаба мероприятия анонсирующего проведением пресс-конференции нужно проводить за 1– 6 недель до события. Чем масштабнее проект и чем больше у него в информационных партнерах печатных СМИ с длительным периодом выхода (квартальные и ежемесячные журналы), тем раньше следует организовывать пресс-конференцию.

Все пресс-конференции лучше проводить днем: утром и вечером собрать журналистов значительно сложнее.

Как приглашать и кто придет

Огромное значение для успеха мероприятия имеет качество персонала, задействованного в подготовке пресс-конференции. Немалую роль играет наличие у ключевого PR-специалиста дружеских отношений с ведущими журналистами рынка. Именно поэтому, если в штате компании нет таких людей, возможно, благоразумнее будет передать исполнение задачи по организации конференции на аутсорсинг специалистам. Это избавит еще от одной проблемы — необходимости подготовки персонализированной базы СМИ для отправки приглашений. У спецов такие базы всегда поддерживаются в актуальном состоянии.

Приглашать журналистов на пресс-конференцию нужно устно и письменно, через социальные медиа, по телефону и электронной почте — в сумме не менее трех-пяти раз (если вы хотите, чтобы они действительно не забыли прийти).

Количество журналистов, подтвердивших участие в пресс-конференции, смело делите на 2 (если событие значимое) и на 3–5 (если оно рядовое). Таким образом вы получите наиболее вероятное число журналистов, которые в конечном счете к вам придут. Все они должны до начала пресс-конференции получить раздаточные материалы.

На мероприятии

Эксперты во время организации пресс-конференции должны сидеть за столами — лучше всего, если их будет два, поставленных рядом. За их спинами должен располагаться брендированный стенд-задник. Логотипы на нем должны быть такого размера, чтобы они попадали в кадр при портретной съемке эксперта полностью или большими, легко узнаваемыми фрагментами. Вы должны позаботиться о присутствии минимум двух фотографов и одного видеооператора. Если среди экспертов есть иностранцы, необходимо иметь двух переводчиков.

Проведение пресс-конференции должно быть динамичным, интересным и продолжаться 30–60 минут в зависимости от значимости мероприятия, количества присутствующих экспертов и времени дня.

Управление пресс-конференцией

Чтобы провести пресс-конференцию удачно, у нее должен быть модератор, который тонко чувствует настроение журналистов и их желание общаться с выступающим или отвечающим на их вопросы экспертом.

Журналистам на вопрос нужно давать не более 30 секунд. Экспертам на ответ — не более 2–3 минут. Если они не укладываются в это время, необходимо дождаться паузы, деликатно остановить, резюмировать вопрос или ответ и дать слово следующему эксперту или журналисту. Оптимальное количество выступающих — 2–3 человека (не считая модератора).

Кофе-брейк

Не все журналисты поймут ответы экспертов, но каждый запомнит, угостили его чем-нибудь или нет. Поэтому, задумав провести конференцию, обязательно дайте журналистам возможность перекусить и выпить чашку чая, кофе или стакан воды, когда они ожидают начала пресс-конференции. Если, конечно, вас интересует тональность, в которой будет освещено событие.

На дорогу

После организации пресс-конференции имеет смысл предложить журналистам аудио- или видеозапись, стенограмму пресс-конференции в виде расшифровки, фотоотчет. Также необходимо напомнить о возможности подготовить более подробную новостную публикацию и задать дополнительные вопросы, на которые эксперты могут ответить по телефону или e-mail после пресс-конференции.

Информация об авторе и компании

Андрей Пуртов — член Гильдии маркетологов России, продюсер конференций HiBrand. Имеет более чем 20-летний опыт в бизнесе, брендинге и формировании корпоративной идентичности. Родился в 1971 году и параллельно с обычной средней школой в Подмосковье окончил две заочные школы — по физике и математике при МГУ и МФТИ. В 1998 году окончил конструкторский факультет МГТУ имени Баумана, после чего работал в сфере продаж электроники и бытовой техники, а также был начальником отдела сбыта в концерне «Видеосервис». Автор множества статей по брендингу, соавтор более 50 товарных знаков.

ArtGraphics.ru — брендинговая компания, основанная в 2000 году. Одной из первых вошла в созданную в 2009 году Ассоциацию брендинговых компаний России. Ключевой компетенцией студии являются комплексные проекты по брендингу и ребрендингу.

Понравилась статья? Делитесь с коллегами – пусть оценят!

www.kom-dir.ru

Конференция правила проведения

Чтобы определить, что такое «приличная научно-практическая Конференция», можно использовать метод «от противного».

Научно-практическая Конференция точно НЕ является:

— повторением общеизвестных материалов (широко применяемых на практике и преподаваемых в ВУЗах);

— обучением (хотя в рамках Конференции могут проводиться различные семинары, Мастер-классы и т.п.);

— разбором конкретных кейсов Участников (хотя это очень интересный формат работы, но для него может быть отведено специальное время и место в рамках Конференции или в рамках общения в кулуарах);

— рекламой выступающих (хотя возможна реклама Спонсоров, Организаторов и т.п., но она не должна затенять главного , ради чего все собрались – обмена опытом, как положительным, так и отрицательным);

— совместной попойкой, развлечениями и т.п. (хотя на многих конференциях предусмотрена культурная программа – в вечернее время и с различной степенью алкоголизации участников).

Принцип N 2. На научно-практических Конференциях оценивается не личность, её звания, должности, прошлые достижения и т.п., а научный вклад – см. далее подробнее: Виды Докладов на научно-практических Конференциях. (Другое дело, что основная стратегия слабых Докладчиков, настаивающих на своём выступлении – это попытка подмены небанальных результатов своим статусом).

Принцип N 4. Любой Участник Конференции – даже в случае бесплатного мероприятия – должен свободно принять решение об участии на основе информации, а не: приказов своего начальства, рекламных деклараций, обещаний и/или эмоций организаторов.

Замечу, что на ранее перечисленных типах бизнес-конференций, для этого часто используются различные самопровозглашённые регалии Спикеров, занимающие порой несколько строчек…

В разные годы мы использовали иной приём: Участник принимает решение об участии на основе открыто опубликованных Докладов, вопросов круглых столов (а не регалий, которые никто не проверял).

Что касается состава Участников, то кроме упомянутых выше выпускников, попавших в «информационный вакуум», есть и Руководители, которым бывает полезно сравнить достижения своих Сотрудников с другими специалистами, имеющимися на рынке.

Также известен эффект «эмоционально-мотивирующей встряски» для большинства Участников после удавшейся Конференции.

Замечу, что наиболее опытных Участников Конференции обычно интересуют:

— уже допущенные профессиональные (а не ученические!) ошибки и неочевидные риски;
— кейсы (примеры решённых задач);
— прогноз примерных направлений развития отрасли;
— доброжелательное и профессиональное обсуждение и развитие идей Докладов;
— новые методики, увеличивающие вероятность решения определённого класса задач;
— новости в данной области (например, готовящиеся к публикации книги; ещё не обнародованные результаты исследований и т.п.);
— оценка собственного уровня (а также уровня своих Сотрудников и Партнёров), относительно достижений других Специалистов;
— личные контакты с ведущими Специалистами;
— возможность найти достойных Коллег для сотрудничества и партнёрства в сложных / новых проектах;
— при многократном участии в одном мероприятии – эмоционально-мотивирующая встряска.

Но главный вектор приличной научно-практической Конференции никак не связан с желаниями / потребностями отдельного Участника («хотелками», как сказал бы В.С. Черномырдин), а принципиально «над-личностен», корпоративен: это обмен профессиональным как опытом, знаниями, так и «знанием о незнании».

Уместная цитата для контраста: Жан Бодрийяр: «Человек гламурного мышления есть существо, которое считает акты потребления достижениями»

[Тусовка + личное общение] с одной стороны, и
[Обмен профессиональным опытом] с другой,
проходят по принципиально разным правилам – см. также: Легендарный семинар Л.Д. Ландау

Поэтому целесообразно не смешивать «гламур» и «науку» в одном месте и времени.

vikent.ru

Проведение пресс-конференций на промышленном рынке

После изучения данной главы студент должен:

знать

• сущность понятия «пресс-конференция»;

• основные задачи пресс-конференции;

• основные этапы организации пресс-конференции;

уметь

• формулировать задачи пресс-конференции для компании на В2В-рынке;

• разрабатывать пакет основных документов, необходимых для проведения пресс-конференции;

• применять на практике основные правила проведения пресс-конференций при организации деловых мероприятий компании;

владеть

• основными правилами проведения пресс-конференций;

• навыками общения с представителями СМИ в рамках пресс-конференции.

Пресс-конференция: сущность, задачи и этапы ее организации

Особое внимание компании-производители уделяют проведению различных деловых мероприятий, которые способствуют формированию репутации компании, помогают поддерживать ее позитивный имидж. К числу подобных мероприятий относятся пресс-конференции. Обычно, под пресс-конференцией понимается встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т.п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам [1] .

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда необходимо:

• проинформировать общественность о каком-либо важном, неординарном событии в жизни фирмы;

• продемонстрировать достижения фирмы; представить новые концепции, проекты и программы развития;

• осветить позицию фирмы и ее руководства по спорным проблемам, конфликтным ситуациям, привлекшим внимание общественности;

• наладить личные контакты руководства и служб фирмы с представителями СМИ.

Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, «важные персоны», но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий. Основной целью проведения пресс-конференции является представление точки зрения компании на определенную общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей. Итак, пресс-конференция позволяет организации:

• завоевать доверие клиентов;

• создать долговременные отношения со СМИ;

• повысить престиж и положительную репутацию компании;

• принять экстренные меры в отношении неблагоприятных публикаций;

• расширить круг потребителей.

На практике выделяются два вида пресс-конференций: оперативные и регулярные (рис. 16.1).

Рис. 16.1. Разновидности пресс-конференций

Оперативные проводятся в экстренном порядке, чаще всего – на месте события. Регулярные – проводятся в заранее установленные и объявленные сроки в специально приспособленных помещениях.

Важно запомнить!

Пресс-конференция является один из наиболее эффективных инструментов работы представителей компании со СМИ, но не единственной.

Достаточно часто компании прибегают к проведению брифингов, которые представляют собой краткую пресс-конференцию, посвященную только одному вопросу.

От пресс-конференции брифинг отличается отсутствием презентационной части, т.е. практически сразу идут ответы на вопросы журналистов. Кроме того, брифинг носит закрытый характер, на него приглашаются только определенные заранее представители СМИ.

Обычно структура пресс-конференции состоит из следующих элементов:

• вводная часть (продолжительность – 3–4 минуты);

• объяснение причин проведения;

• информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).

Выступления (выступающих должно быть не более двух, с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут для каждого выступающего).

Процесс планирования и проведения пресс-конференции условно можно разбить на пять основных этапов.

Этап 1. Планирования пресс-конференции. На данном этапе решаются вопросы относительно необходимых ресурсов (кадровых, информационных, финансовых и пр.) для проведения пресс-конференции. Определяются сроки, создается информационный повод, который интересует публику и СМИ, и одновременно согласуется с общей стратегией компании. Лучшими днями для проведения традиционно считаются вторник, среда или четверг, поскольку выпуски крупных печатных изданий приходятся на вторую половину недели. Оптимальное время проведения пресс- конференции – с 11:00 до 16:00, поскольку журналисты должны успеть подготовить материал по мероприятию в текущий выпуск/номер. Однако перед тем, как установить конкретный день, необходимо убедиться, что на этот день не запланировано более значимое событие по масштабу, чем компании-организатора.

Этап 2. Подготовка пресс-конференции. На этом этапе ищется место проведения и бронируется зал, организуется фуршет (если он вообще необходим). Желательно, чтобы место проведения мероприятия располагалось в удобном с точки зрения доступности для представителей СМИ месте (возможность добраться на общественном транспорте). Размеры помещения должны соответствовать количеству запланированных приглашенных представителей СМИ или чуть меньше – пусть лучше будет тесно, чем пусто. Необходимо наличие аудио- и видеооборудования (микрофоны для участников и журналистов, плазма для демонстрации видеоматериалов и т.п.).

Разрабатывается сценарий мероприятия, формируется список СМИ. Делается список раздаточных материалов, пресс-релизов, медиа-китов. Особо заметим, что структура пресс-релиза включает:

• адрес; заголовок (не обязан отражать основную идею пресс-релиза, основной задачей его является привлечение внимание к основному тексту);

• суть/»ЛИД» (несет основную смысловую нагрузку и должен отвечать на шесть основных вопросов: что? где? когда? каким образом? благодаря кому? почему произошло или произойдет?);

• детализация (содержит более подробный рассказ о событии или факте, об организации, человеке или событии, о которых упоминается в релизе. В нем также не исключены и эмоции, оценки, мнения автора текста);

• информация об организаторе;

• координаты (телефон, факс, E-mail, адрес и т.п. автора пресс-релиза и ссылка на возможность обращаться к нему за более подробной информацией).

Также на этом же этапе определяется список ньюсмейкеров – людей, которые будут выступать от имени компании на конференции.

Этап 3. Организация пресс-конференции. Здесь основная задача организатора пресс-конференции – рассылка анонса в информационные агентства. Как правило, они выпускают специализированные выпуски анонсов публичных мероприятий и бесплатно публикуют там анонсы мероприятий для прессы. Па такие выпуски подписано большинство СМИ, и это позволяет определить редактору или журналисту СМИ, интересна ли им запланированная пресс-конференция. Потому анонс пресс-конференции должен быть кратким, но информативным. Также можно отправить анонс в подобранный перечень СМИ и журналистов. Для этого нужно определить свою целевую аудиторию и СМИ, которые наилучшим образом донесут до нес необходимые сообщения. Это могут быть деловые, общественно-политические или специализированные СМИ.

Обычно первое приглашение (пресс-релиз) отправляется за неделю, второе за три дня до запланированной даты пресс-конференции. Важно сделать контрольный обзвон не позднее чем за сутки, что позволит организатору, во-первых, узнать, получено ли вообще отправленное приглашение, а во-вторых, уточнить окончательный состав приглашенных участников.

На этом же этапе проводится аккредитация СМИ, окончательное утверждение программы выступления, проводится игра-репетиция выступления. Если появляются какие-то новые комментарии экспертов по теме или вопросы журналистов (еще до конференции), по ним могут подготавливаться дополнительные, не запланированные ранее раздаточные материалы.

Этап 4. Проведение конференции. Несмотря на то что это одним из самых непродолжительных этапов в процессе планирования и проведения пресс-конференции, он является одним из самых значимых и насыщенных в реализации мероприятия. Он включает транспортировку и настройку всего необходимого оборудования, встречу гостей, проведение выступления, ответы на вопросы. На практике, при проведении мероприятия, самых коммуникабельных и приветливых сотрудников компании назначают в группу по приему и регистрации гостей и участников пресс-конференции. Данная группа размещается за столом с надписью: «Регистрация участников» у входа. Здесь же прибывшие участники получают комплект раздаточных материалов, включая сувениры, и направляются в конференц-зал. Обычно официальная часть пресс-конференции длится 30–40 минут. Оптимальное время для выступления одного участника – 5, максимум 10 минут. После выступления участники отвечают на вопросы журнал истов. Затем, когда все вопросы заданы, и при наличии такой возможности и желания обеих сторон, интервью и общение спикеров с журналистами в индивидуальном порядке.

Этап 5. Подведение итогов. На этом этапе нужно разослать информацию с цитатами выступления журналистам, которые не смогли прийти, провести обзор выходов новостей и сообщений, сделать отчет и расшифровку выступления, которая будет полезна компании и ее руководству, если журналисты будут запрашивать цитаты на эту тему. Особое внимание уделяется публикации результатов проведенной пресс-конференции на официальном сайте компании.

studme.org

Журналистам

10 правил проведения пресс-конференций

1. Четкое определение темы, цели и соответствующая подготовленность (статистические данные, графики). Содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.

2. Раздаточный материал должен быть подготовлен так, будто обо всем предстоящем никто, никогда и ничего не слышал. Чем проще терминология и понятнее суть, тем легче достигнуть рефлексии со стороны журналистов.

3. Продумать «драматургию» хода пресс-конференции: кто что скажет, кто какую роль, какую партию и когда будет играть?

4.В меру доброжелательноеприветствие журналистов. Представление участников и оглашение предлагаемого плана конференции.

5. Максимально короткие доклады и короткая демонстрация любого наглядного материала. Все снова и снова журналисты слышат новые заголовки для своих статей и сообщений.

6. Логически последовательная аргументация. Избегать противоречий

7. Запланировать достаточно времени на вопросы журналистов.

8. Продолжительность пресс-конференции — максимум 40 минут, после чего обеспечить возможность работы журналистов с отдельными участниками.

9. Не забывать, что журналисты не верят в альтруизм. Поэтому не отрицать своих собственных бизнес-интересов, но четко и уверенно презентовать пользу идеи или продукта для третьих лиц. Лучший вариант, когда ясно видна выгода и для репрезентанта, и для широкой общественности одновременно.

10. Быть ровным по отношении ко всем журналистам. У журналистов обострено чувство несправедливости и собственного достоинства.

10 правил для журналистов на пресс-конференции

1. Собрать основную краткую информацию по теме до конференции.

2. Вечные вопросы к себе: Почему, с какими намерениями они проводят конференцию? Почему они это сказали? Что умалчивают? В чем меня собираются убедить?

3. Для них я лишь инструмент. Нужно быть начеку, не поддаваться лести.

4. У кого бы потом оперативно справиться по этой теме?

5. Спрашивать, подлавливать, достать.

6. Вскрыть несогласованность фактов, излагаемых докладчиками, неинформированность, найти противоречия в высказываниях.

7. Сравнить нынешнюю фактуру с ранее опубликованной или высказанной.

8. Четко подготовиться к письму: аудиозапись, снимки, документы.

9. Различать видимость и действительность. Не позволить себя ослепить. Быть смелым в вопросах.

www.mediasprut.ru

Это интересно:

  • Как оформить пособие на ребенка военнослужащего Выплаты военнослужащему при рождении ребенка Ежемесячные выплаты женам военнослужащих при рождении ребенка постоянно индексируются. В соответствии с законом № 384 «О федеральном бюджете» в 2016 году они составляют сумму 9839,48 […]
  • Уменьшаем налог усн 6 Уменьшение налога на взносы при УСН Актуально на: 29 июня 2016 г. Выбранный объект налогообложения на УСН влияет на право упрощенца учитывать свои расходы при определении налоговой базы. Но даже при объекте «доходы 6%» упрощенец […]
  • Алтайский край льготы матерям одиночкам Льготы для матерей-одиночек Согласно Семейному Кодексу РФ, одинокой матерью считается женщина, которая родила ребенка, будучи не замужем, либо спустя 10 месяцев после развода. Таким образом, женщина, родившая ребенка в законном […]
  • Рассрочку по уплате налога Как получить отсрочку или рассрочку уплаты налогов для физических лиц? При наличии у вас уважительных причин, препятствующих полной и своевременной уплате налогов, вы имеете право обратиться в налоговый орган в целях изменения […]
  • Займы по материнскому капиталу тюмень Займы с использованием материнского капитала Займы с использованием средств материнского (семейного) капитала на строительство дома или на приобретение недвижимости являются реальной альтернативой ипотеке, и выдаются для покупки всех […]
  • Бракоразводный иск Как подать на развод в России правильно? Содержание Если приходит время, когда оба супруга понимают, что прекращение отношений является правильным выбором, возникает вопрос — что нужно сделать, чтобы подать на развод? Известно, что […]